Vorsteuerabzug: Alles, was Selbstständige wissen müssen

Was ist der Unterschied zwischen Vorsteuer, Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer?

Die Begriffe Vorsteuer und Umsatzsteuer meinen im Prinzip dasselbe. Es handelt sich immer um den Mehrwertsteuerbetrag. Das Wort Mehrwertsteuer wird aber – zumindest im Steuerrecht – inzwischen nicht mehr benutzt. Im Volksmund ist es aber gängig. Auf Rechnungen oder Quittungen finden Sie mitunter immer noch die Abkürzung „MwSt."

Je nachdem, aus welcher Sicht der Betrag betrachtet wird, wird die Mehrwertsteuer als Vorsteuer oder als Umsatzsteuer bezeichnet. Steht man auf der Seite des Käufers, dann spricht man von der Vorsteuer, die zu bezahlen ist. Der Verkäufer hingegen, der auf seine Ware oder seine Leistung die gesetzliche Umsatzsteuer erhebt, nennt diese nicht Vorsteuer, sondern Umsatzsteuer.

Vorsteuer: Die Vorsteuer ist die Steuer, die Sie bei der Begleichung einer Rechnung zahlen. Wenn Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind, können Sie die bezahlten Beträge vom Finanzamt zurückfordern. In Ihrer Firma bleiben dann nur die reinen Kosten hängen, also der Netto-Warenwert bzw. der Netto-Leistungswert.

Umsatzsteuer: Die Umsatzsteuer ist die Steuer, die Sie auf Ihrer Rechnung ausweisen und von Ihren Käufern bzw. Kunden erhalten. Sie sind verpflichtet, die vereinnahmte Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Das Geld gehört Ihnen nicht. Sie sind lediglich verwaltend für die Finanzbehörden tätig.

Es handelt sich in beiden Fällen also nicht um zwei verschiedene Steuern, sondern um dieselbe Steuer aus zwei Blickrichtungen. Wie dieser Mechanismus über die gesamte Lieferkette hinweg funktioniert, ist im Beitrag zum Umsatzsteuersystem ausführlicher beschrieben.

Was ist der Vorsteuerabzug?

Wenn Sie ein Produkt oder eine Leistung einkaufen, bezahlen Sie in der Regel 19 % Vorsteuer. Diese ist auf der Rechnung ausgewiesen. Bei bestimmten Leistungen – etwa Büchern, Lebensmitteln oder gastronomischen Speisen – gilt der ermäßigte Satz von 7 %. Beispiel:

Der Netto-Warenwert des Druckerpapiers beträgt 100 Euro. Die darauf entfallende Vorsteuer beläuft sich auf 19 Euro. Diese 19 Euro können Sie im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldung unter der Rubrik Vorsteuer zurückfordern. Sie machen dann von Ihrem Vorsteuerabzugsrecht Gebrauch. Das Finanzamt erstattet Ihnen den Betrag auf Ihr Konto.

In der Praxis werden alle abzugsfähigen Vorsteuerbeträge sowie alle meldepflichtigen Umsätze nebst der darauf entfallenden Umsatzsteuer in das Formular zur Umsatzsteuer-Voranmeldung eingetragen und miteinander verrechnet. Das soll anhand dieses Beispiels verdeutlicht werden:

Wenn Sie im Oktober für 1.190,00 Euro Waren verkaufen (1.000 Euro netto zzgl. 19 % Umsatzsteuer = 1.190,00 Euro), tragen Sie diese Werte in die Umsatzsteuer-Voranmeldung ein. Sie müssen die vereinnahmten 190,00 Euro Umsatzsteuer an das Finanzamt bezahlen.

Im gleichen Monat haben Sie Druckerpapier für 119,00 Euro brutto gekauft. Die darin enthaltene Vorsteuer in Höhe von 19,00 Euro verrechnen Sie mit der vereinnahmten Umsatzsteuer von 190,00 Euro.

Ihre Umsatzsteuer-Zahllast beträgt somit im Oktober 171,00 Euro.

Übersteigt die gezahlte Vorsteuer die vereinnahmte Umsatzsteuer – etwa in einem Monat mit großen Anschaffungen –, kehrt sich das Ergebnis um: Es entsteht keine Zahllast, sondern ein Erstattungsanspruch gegenüber dem Finanzamt. Gerade in der Gründungsphase, in der investiert, aber noch wenig umgesetzt wird, ist das der Regelfall. Genau deshalb lohnt es sich für Gründer zu prüfen, ob die Kleinunternehmerregelung im eigenen Fall wirklich die günstigere Variante ist – denn wer sie nutzt, verzichtet zugleich auf den Vorsteuerabzug.

Wer ist zum Vorsteuerabzug berechtigt?

Grundsätzlich ist es so, dass jeder Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, wenn er auf seinen eigenen Rechnungen Umsatzsteuer ausweist. Wenn Sie im Rahmen der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG arbeiten, weisen Sie keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen aus und dürfen somit auch keine Vorsteuer geltend machen. Die Grenzen dafür wurden zum 1. Januar 2025 neu gefasst: Kleinunternehmer ist, wer im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 25.000 Euro Umsatz erzielt hat und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 Euro nicht überschreitet. Wird die 100.000-Euro-Grenze unterjährig gerissen, endet die Kleinunternehmereigenschaft sofort mit diesem Umsatz – ab da wird Umsatzsteuer ausgewiesen, ab da besteht auch das Recht auf den Vorsteuerabzug.

Ob sich der Verzicht auf den Vorsteuerabzug im eigenen Fall rechnet, hängt vom Verhältnis zwischen Einkaufsvolumen und Kundenkreis ab: Wer viel investiert oder überwiegend an vorsteuerabzugsberechtigte Geschäftskunden verkauft, fährt mit der Regelbesteuerung meist besser. Wer kaum Wareneinsatz hat und an Privatkunden verkauft, profitiert vom Preisvorteil der Kleinunternehmerregelung. Der folgende Rechner zeigt beide Varianten nebeneinander:

Es gibt noch weitere Ausnahmen. In diesen Fällen liegt keine Vorsteuerabzugsberechtigung vor:

• Sie kaufen etwas für private Zwecke ein und nicht für Ihr Unternehmen.
• Sie führen nur umsatzsteuerfreie Umsätze aus (z. B. Ärzte, Zahnärzte, Heilpraktiker, Hebammen).
• Die Rechnung, die Sie erhalten, ist fehlerhaft ausgestellt und entspricht nicht den gesetzlichen Vorgaben.

Ob Sie freiberuflich oder gewerblich tätig sind, ändert an der Vorsteuerabzugsberechtigung übrigens nichts – umsatzsteuerlich sind beide Unternehmer. Die Weiche wirkt sich auf die Gewerbesteuer und die Anlage zur Steuererklärung aus, nicht auf die Umsatzsteuer.

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Die vier Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug

Damit das Finanzamt den Abzug anerkennt, müssen mehrere Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein. In der Praxis scheitert der Abzug fast immer an einer davon:

Diese Voraussetzungen stehen in § 15 UStG. Sie müssen zusammenkommen – fehlt eine, ist der Abzug in diesem Voranmeldungszeitraum nicht zulässig. Welche Angaben eine Rechnung im Einzelnen tragen muss, ist im Beitrag zur Rechnungsstellung aufgeschlüsselt.

Wie hoch ist der Vorsteuerabzug?

Die Höhe des Vorsteuerabzugs richtet sich – pragmatisch betrachtet – nach dem Betrag, der auf der Rechnung ausgewiesen wird. Es gibt noch einige Sonderregelungen, die greifen, wenn der Lieferant sich bei der Berechnung des Betrags vertan hat. Weist er mehr aus, als rechnerisch richtig ist, dürfen Sie nur den rechnerisch richtigen, also den niedrigeren Betrag geltend machen – der zu viel ausgewiesene Teil schuldet der Aussteller zwar nach § 14c UStG dem Finanzamt, abziehbar ist er bei Ihnen aber nicht. Weist er weniger aus, als rechnerisch richtig wäre, dürfen Sie ebenfalls nur den ausgewiesenen, niedrigeren Betrag ansetzen. In beiden Richtungen bekommen Sie also den kleineren der beiden Werte. Das ist unfair, aber aus Sicht der Finanzbehörden die effektivste Methode, um für die Durchsetzung der Umsatzsteuervorschriften zu sorgen. Unterm Strich kommt für Sie dabei heraus, dass Sie Ihre Eingangsrechnungen sorgfältig prüfen müssen, um am Ende nicht draufzuzahlen.

Die Voraussetzung für den üblichen Vorsteuerabzug ist also, dass die ausgestellte Rechnung ordnungsgemäß ist. Der Vorsteuerabzug ist dann nicht zu gewähren, wenn die Rechnung nicht ordnungsgemäß ausgestellt wurde.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro

Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten Erleichterungen. Hier genügen Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Bruttoentgelt sowie der Steuersatz – ein gesondert ausgewiesener Steuerbetrag ist nicht nötig (§ 33 UStDV). Sie rechnen die enthaltene Vorsteuer selbst heraus und dürfen sie abziehen (§ 35 UStDV). Das betrifft in der Praxis den Großteil aller Tankquittungen, Bewirtungsbelege und Bürobedarfskassenbons.

Die Erleichterung gilt allerdings nicht ausnahmslos: Beim Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG und bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist immer eine vollständige Rechnung erforderlich, auch unterhalb der 250 Euro. Beim Reverse Charge schulden ohnehin Sie als Leistungsempfänger die Steuer – Sie melden sie an und ziehen sie im selben Atemzug als Vorsteuer wieder ab, sofern Sie zum Abzug berechtigt sind. Ein gesonderter Steuerausweis des Leistenden fehlt dort systembedingt und wäre sogar falsch.

Buchhaltungssoftware im Vergleich: Belege sauber erfassen

Was passiert, wenn unberechtigt Vorsteuer zurückgefordert wurde?

In der Praxis halten sich manche Unternehmer aber nicht an die Vorgabe, dass ein ordnungsgemäßer Beleg vorliegen muss, um den Vorsteuerabzug geltend zu machen. Sie bringen auch Vorsteuerbeträge zum Abzug, die eigentlich nicht zulässig sind – sei es, weil das Datum fehlt, der Steuersatz nicht korrekt ausgewiesen oder die Leistung nicht bezeichnet wurde. Solange das Finanzamt keine Betriebsprüfung vornimmt und Einsicht in die Belege verlangt, passiert Ihnen nichts. Doch in dem Moment, wo fälschlicherweise zurückgeforderte Vorsteuerbeträge dem Fiskus bekannt werden, kann es problematisch werden. Betriebsprüfer gehen nämlich dann davon aus, dass auch andere Belege unberechtigterweise dem Vorsteuerabzug zugeführt wurden. Im schlimmsten Fall schätzen Betriebsprüfer anhand der vorliegenden Daten Beträge hinzu, ohne alle anderen Belege im Detail zu überprüfen. Dass eine Zuschätzung nicht zu Ihren Gunsten ausfällt, liegt wohl auf der Hand. Ein unberechtigt gezogener Vorsteuerbetrag verstößt gegen das Steuergesetz und wird entsprechend streng geahndet.

Hinzu kommt die zeitliche Komponente: Wird der Abzug rückwirkend gestrichen, verzinst das Finanzamt die Nachzahlung nach § 233a AO mit 0,15 Prozent je Monat, also 1,8 Prozent im Jahr. Bei einer Prüfung, die mehrere Jahre zurückreicht, summiert sich das spürbar. Die Rücklage dafür sollte in der Liquiditätsplanung mitgedacht sein.

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Wann ist die Vorsteuer abziehbar?

Damit Sie die Vorsteuer abziehen dürfen, müssen einige Faktoren zusammenkommen. Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass die Rechnung allein nicht reicht, um die Vorsteuer geltend zu machen. Die Lieferung muss ebenfalls erfolgt sein. Liegt Ihnen eine Rechnung vor, ohne dass die Lieferung erfolgt ist, dürfen Sie die Vorsteuer entsprechend nicht in der Umsatzsteuer-Voranmeldung eintragen.

Maßgeblich ist damit der Voranmeldungszeitraum, in dem beide Bedingungen erfüllt sind – Leistung ausgeführt und ordnungsgemäße Rechnung im Haus. Ob Sie die Rechnung bereits bezahlt haben, spielt für den Vorsteuerabzug hingegen keine Rolle. Das überrascht viele: Wer nach vereinnahmten Entgelten versteuert (Istversteuerung, § 20 UStG), meldet seine eigene Umsatzsteuer zwar erst bei Zahlungseingang an – der Vorsteuerabzug bleibt davon aber unberührt und richtet sich weiterhin nach Leistung und Rechnung.

Während des Geschäftsjahres stellt ein Auseinanderfallen vom Zeitpunkt der Lieferung und Vorlage der Rechnung in der Praxis meist kein Problem dar, solange die Lieferung noch im selben Jahr stattfindet. Sie sollten aber nicht vergessen, dass Sie streng genommen die Vorsteuer erst in dem Monat geltend machen dürfen, in dem Ihnen die Lieferung zugegangen ist. Problematisch wird es zum Stichtag 31. Dezember. Hier werden bei Betriebsprüfungen regelmäßig konkrete Überprüfungen vorgenommen. Die Betriebsprüfer lassen sich die Rechnungen zum Stichtag 31. Dezember zeigen, manche fordern auch alle Belege aus Dezember oder des letzten Quartals an. Sie überprüfen gezielt in Hinblick auf Dienstleistungen und Lieferungen, die einen vergleichsweise hohen Rechnungsbetrag mit sich bringen und deren Lieferung offenbar erst im Folgejahr geplant ist. Beispiel:

Sie bestellen zwischen Weihnachten und Neujahr bei einem Lieferanten eine Maschine im Wert von 10.000 Euro netto. Darauf entfallen 1.900 Euro Umsatzsteuer. Die Lieferung der Maschine wird erst im April des Folgejahres stattfinden. In der Buchhaltung darf der Vorsteuerbetrag deshalb erst in dem Monat beim Finanzamt angemeldet werden, in dem die Lieferung der Maschine erfolgt.

Die Ausnahme: Anzahlungen

Ein Sonderfall durchbricht diese Regel. Leisten Sie eine Anzahlung, bevor die Leistung ausgeführt ist, dürfen Sie die darin enthaltene Vorsteuer bereits im Zeitpunkt der Zahlung abziehen – vorausgesetzt, es liegt eine ordnungsgemäße Anzahlungsrechnung mit gesondertem Steuerausweis vor. Hier ist die Zahlung also ausnahmsweise das auslösende Moment. Wird die Leistung später nicht erbracht und die Anzahlung zurückgezahlt, ist der Vorsteuerabzug wieder zu berichtigen.

Der Vorsteuerabzug vor der Anmeldung

Auch wer noch gar kein Gewerbe angemeldet hat, kann bereits vorsteuerabzugsberechtigt sein. Maßgeblich ist nicht der Gewerbeschein, sondern die durch objektive Anhaltspunkte belegte Absicht, unternehmerisch tätig zu werden. Wer für seine geplante Selbstständigkeit Geräte kauft oder Beratung einkauft, sollte diese Belege also unbedingt aufheben – Näheres dazu steht im Beitrag zu den vorweggenommenen Betriebsausgaben.

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Tücken und häufige Fehler

Die meisten Streitpunkte in der Betriebsprüfung wiederholen sich. Diese sechs tauchen besonders oft auf:

• Vorsteuer aus einer Rechnung von einem Kleinunternehmer gezogen. Weist ein Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer aus, schuldet er sie zwar nach § 14c UStG – abziehbar ist sie bei Ihnen trotzdem nicht, weil die Steuer nicht gesetzlich geschuldet wird.
• Falscher Leistungsempfänger. Läuft die Rechnung auf den privaten Namen statt auf die Firma oder auf einen Mitgesellschafter, fehlt eine Pflichtangabe. Bei größeren Anschaffungen lohnt der Blick auf den Adressblock vor der Zahlung.
• Bewirtungsbelege pauschal gekürzt. Bei der Bewirtung sind ertragsteuerlich nur 70 Prozent abziehbar – die Vorsteuer bleibt aber zu 100 Prozent abzugsfähig. Wer sie mitkürzt, verschenkt bares Geld.
• Zuordnungsentscheidung versäumt. Bei gemischt genutzten Gegenständen muss die Zuordnung zum Unternehmen zeitnah dokumentiert werden. Wer sie nicht rechtzeitig trifft, verliert den Abzug ganz.
• Reisekosten aus dem Ausland. Ausländische Umsatzsteuer auf Hotelrechnungen ist im deutschen Voranmeldungsformular nicht abziehbar. Sie läuft über das gesonderte Vergütungsverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern.
• Vorsteuerberichtigung bei Investitionen übersehen. Ändert sich die Nutzung eines Wirtschaftsguts innerhalb des Berichtigungszeitraums – fünf Jahre, bei Gebäuden zehn Jahre –, ist der Abzug anteilig zu korrigieren (§ 15a UStG). Das trifft vor allem beim Wechsel in die Kleinunternehmerregelung.

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Tipps für Selbstständige

Wenn Sie zum Ende eines Jahres eine große Bestellung aufgeben, mindern die Kosten im laufenden Jahr den zu erwartenden Gewinn. Das senkt die Steuerlast. Allerdings dürfen Sie die Vorsteuer erst dann geltend machen, wenn die Lieferung erfolgt ist. Das bedeutet, dass Sie die Vorsteuer unter Umständen über einen längeren Zeitraum vorfinanzieren müssen. Bei hohen Summen kann das einen Zwischenkredit erfordern. Bedenken Sie das bei Ihrer Finanzplanung.

Kreditrechner: Raten und Zinsen für die Zwischenfinanzierung

Insofern ist die Vorsteuer für die Liquidität das, was sie für die Gewinnrechnung nicht ist: eine echte Größe. Sie fließt ab, bevor sie zurückkommt, und wer knapp kalkuliert, gerät genau an dieser Stelle in die Klemme. In der Umsatzplanung gehört sie deshalb als durchlaufender Posten sauber getrennt – nicht als Teil des eigenen Umsatzes.

Zielumsatz-Rechner: wie viel Umsatz brauchen Sie wirklich?