Kosten für Aus- und Weiterbildung im Betrieb geltend machen

Münzglas mit Studentenmütze

Die Begriffe Fortbildung, Aus- und Weiterbildung werden oft in einem Atemzug genannt. Das ist darauf begründet, dass es sich grundsätzlich um das Gleiche handelt: eine Unterweisung durch Dritte, die pädagogisch und fachlich geeignet dazu sind. Dennoch ist es wichtig zu differenzieren. Die drei Bildungsformen behandelt das Steuerrecht sehr unterschiedlich, außerdem ist auch die Kostenverteilung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer verschieden geregelt.
 

Was ist der Unterschied: Ausbildung – Fortbildung – Weiterbildung

Eine Berufsausbildung ist vollständig staatlich geregelt. Sie begründet sich auf einen Ausbildungsvertrag, die Kosten für die Ausbildung trägt das Unternehmen.

Eine Weiterbildung befähigt Ihren Mitarbeiter in einer höheren oder einer ganz anderen Position in Ihrem Unternehmen zu arbeiten. Weiterbildungsmaßnahmen sind meist im privaten Bereich angesiedelt.

Die Teilnahme an Fortbildungsmaßnahmen verlangen viele Unternehmen von ihren Mitarbeitern. Dabei sollen vorhandene Kenntnisse vertieft werden oder der Mitarbeiter soll sich in seinem Fachgebiet die neuesten Kenntnisse aneignen. Hier stellt sich sehr schnell die Frage nach der Kostenübernahmen, wenn Sie als Arbeitgeber die Teilnahme an entsprechenden Maßnahmen verlangen.

Eine typische Weiterbildung ist ein Aufbau-, Zusatz- oder Zweitstudium oder die Promotion, das Pflichtpraktikum, eine Umschulungsmaßnahme oder eine weitere Berufsausbildung. Auch die Teilnahme an Kongressen oder Studienreisen zählt zur Weiterbildung. Zur Fortbildung zählen Sprach-, Rhetorik- oder Meisterkurse.
 

Der Arbeitsvertrag – arbeitsrechtliche Grundlage für Fortbildungsmaßnahmen

Grundsätzlich dürfen Sie in einem Arbeitsvertrag alles regeln, sofern es nicht sitten- oder gesetzwidrig ist. Ohne eine entsprechende vertragliche Regelung haben Sie als Arbeitgeber nicht das Recht, kostenpflichtige Fortbildungsmaßnahmen anzuordnen, die Ihr Mitarbeiter selbst bezahlen muss. Andererseits sind Sie ohne eine entsprechende Regelung auch nicht dazu verpflichtet, private Fortbildungen Ihrer Mitarbeiter zu finanzieren. Selbst dann nicht, wenn sie für Ihr Unternehmen einen Mehrwert darstellen.

Als Arbeitgeber liegt es in Ihrem Interesse, dass Ihre Angestellten sich fortbilden. Denn das so angeeignete Wissen bringt einen Mehrwert für Ihr Unternehmen, beispielsweise weil der Mitarbeiter lernt mit neuen Technologien umzugehen oder effizienter zu arbeiten. Deshalb liegt es nahe, dass Sie die Maßnahmen finanziell unterstützen oder sogar die vollständigen Kosten übernehmen.
 

Vertragliche Regelungen haben auch Grenzen

Wenn Sie einen Ihrer Mitarbeiter finanziell unterstützen, wollen Sie natürlich eine „Refinanzierung“ Ihrer Investition sicherstellen. Dabei ist es üblich, über eine vertragliche Vereinbarung zu versuchen, den Mitarbeiter für eine bestimmte Zeit an das Unternehmen zu binden. Bei einer solchen Vereinbarung muss die Verhältnismäßigkeit zwischen den Kosten der Maßnahme und der Dauer der Bindung stimmen. Kommt es zu einem Rechtsstreit, werden solche Vereinbarungen häufig als rechtswidrig eingestuft. Nicht alles, was Sie mit Ihren Angestellten schriftlich in einem Arbeitsvertrag vereinbaren, hat auch tatsächlich Gültigkeit. Eine solche Klausel, auch Konkurrenzklausel genannt, schränkt die freie Berufswahl Ihrer Mitarbeiter ein. Sie ist nur in Ausnahmefällen bei Arbeitnehmern, die ein hohes Gehalt (brutto mehr als 3240 Euro) beziehen, gestattet und rechtlich nur bis zu einem Jahr zulässig.
 

Fortbildungskosten und -nebenkosten kalkulatorisch betrachtet

Wenn Sie die Kosten für eine Fortbildung betrachten, sollten Sie dies sehr abgestuft tun. Sie setzen sich aus mehreren Teilen zusammen: Seminargebühren, Reisekosten, Prüfungsgebühren.

Reisekosten fassen sowohl die Fahrtkosten wie auch die Kosten für Verpflegung und Unterkunft zusammen. Sie haben die Möglichkeit, im Rahmen steuerlicher Freibeträge, diese Kosten vollständig oder teilweise zu übernehmen. Alternativ können Sie Ihrem Mitarbeiter Pauschbeträge zahlen. Verpflichtet sind Sie dazu nicht. Ihr Angestellter kann die entstandenen Kosten bei seiner Einkommensteuererklärung ebenfalls geltend machen. Wenn Sie sich an den Kosten beteiligen, muss der Arbeitnehmer dies in seiner Steuererklärung angeben.

Auch wenn eine Fortbildung keinen direkten Zusammenhang mit der Tätigkeit im Unternehmen hat, können Sie die Kosten dafür übernehmen. Es kann ein Signal für den Mitarbeiter sein und die Motivation enorm steigern und zur Bindung des Mitarbeiters an das Unternehmen beitragen.

Die Übernahme der Fortbildungskosten können Sie steuermindernd im Rahmen großzügiger Freibeträge geltend machen. Im Lohnsteuerrecht ist die Kostenerstattung in erster Linie eine verdeckte Gehaltsausschüttung honoriert auch der Gesetzgeber die Fortbildungswilligkeit von Arbeitnehmern und gewährt hohe Freibeträge bei Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen.

Tipp: Wenn Sie eine Fortbildung aus betrieblichen Gründen anordnen, sind Sie vollständig für die dadurch entstehenden Kosten für Reise, Unterkunft und Verpflegungsmehraufwand verantwortlich. Auch Abschluss- und Prüfungsgebühren oder andere mit der Fortbildung in Zusammenhang stehende Kosten müssen Sie erstatten. Diese Kosten sind im Rahmen Ihres Jahresabschlusses steuerlich abzugsfähig. Um sicherzugehen, dass das reibungslos funktioniert, sollten Sie den Vertrag mit dem Bildungsinstitut abschließen. So läuft auch die Rechnung direkt auf Ihr Unternehmen.

Wenn Sie die Kosten nur übernehmen wollen, wenn der Mitarbeiter die Fortbildung erfolgreich abschließt, so ist die Kostenübernahme nicht mehr steuerfrei. Es handelt sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Aber er kann die Kosten im Rahmen der Jahressteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.
 

Weiterbildung für Unternehmer – Jungunternehmer haben großen Wissensbedarf

Als Jungunternehmer hatten Sie zunächst eine Geschäftsidee. Doch Sie haben wahrscheinlich schnell gemerkt, dass ein innovatives Produkt oder eine hervorragende Dienstleistung allein nicht ausreichen, um ein Unternehmen auf die Beine zu stellen und zu führen. Es haben sich wahrscheinlich einige Wissenslücken aufgetan. Kostenrechnung, Buchführung oder Marketingstrategien zu bewältigen, will gelernt sein. Neben der Freiheit, die eine Betriebsgründung mit sich bringt, ergibt sich auch ein erheblicher Weiterbildungsbedarf.

Zunächst müssen Sie sich im Klaren darüber sein, in welchen Bereichen Sie Ihre Lücken haben und entsprechende Maßnahmen planen. Zu vielen Themen haben die Industrie- und Handelskammern ein umfangreiches Angebot. Auch ein Coaching kann Sie weiterbringen. Die Schulungen und Coachings sind selbstverständlich nicht kostenlos. Zum einen gibt es staatliche Fördermöglichkeiten und zum anderen können Sie diese Weiterbildungen steuerlich geltend machen.
 

Beispiel: die Meisterprüfung

Wenn Sie einen Lehrgang oder eine Meisterschule besuchen, um sich auf die Meisterprüfung vorzubereiten, dient das der beruflichen Fortbildung. Sie können die Kosten dafür als Arbeitnehmer in vollem Umfang als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Als Unternehmer dürfen Sie die Kosten voll als Betriebsausgaben geltend machen.

Zu den abzugsfähigen Aufwendungen gehören beispielsweise:

  • Kosten für Bücher und Lernmaterialien

  • Gebühren für die Anmeldung, den Kurs und die Prüfung

  • Fahrtkosten zu den Lehrveranstaltungen

  • Eventuell anfallende Übernachtungskosten und Verpflegungspauschbeträge

  • Materialkosten für Ihr Meisterstück

Wichtig: Wenn Sie Aufwendungen für eine Fortbildung in einem nicht erlernten Beruf haben, können Sie die dabei entstehenden Kosten nicht als Betriebsausgaben geltend machen. Sie zählen zu den Sonderausgaben, die Sie in Ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung geltend machen können.


Fortbildungstipps für Jungunternehmer

Wenn Sie eine Fortbildung absolvieren, die am Ende mit einem Zertifikat abschließt, kann das Ihre spätere Karriere unterstützen. Sie können schließlich nicht wissen, was Ihnen die Zukunft bringt. Möglicherweise streben Sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder eine nicht selbstständige Anstellung an. Heutzutage ist es nicht mehr selbstverständlich, dass ein Arbeitnehmer in seinem ursprünglich erlernten Beruf arbeitet, bis er in Rente geht.

Als Unternehmer können Sie nicht nur Mitarbeiter bei Fortbildungen fördern. Sie können auch Ihre eigenen Fortbildungskosten steuerlich geltend machen.

Durch entsprechende Weiterbildungsmaßnahmen eignen Sie sich nicht nur neues Wissen an. Gerade wenn Sie als Einzelkämpfer anfangen, entsteht Abwechslung im Arbeitsalltag und Sie können wertvolle Kontakte knüpfen.

Während kritischer Phasen in Ihrem Unternehmen sollten Sie keine Weiterbildung anfangen. Das kann die Einführung eines neuen Produktes sein oder die Umstellung Ihres Geschäftsfeldes.
 

Tipp: Die Bildungsprämie

Mitarbeiter, die sich in Ihrem Beruf fortbilden, möchten sich langfristig Ihren Arbeitsplatz sichern und Ihren Marktwert steigern. Die Bundesregierung unterstützt die berufliche Weiterbildung finanziell durch die Bildungsprämie.

Wer sich beruflich weiterbilden will, kann unter bestimmten Voraussetzungen die Bildungsprämie beantragen. Auf diese Weise beteiligt sich der Staat an den Kosten für die Weiterbildung. Darüber hinaus können Arbeitnehmer die Kosten für Fort- und Weiterbildung als Werbungskosten von der Steuer absetzen.

Um einen staatlichen Zuschuss zu bekommen, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Der Arbeitnehmer ist mindestens 25 Jahre alt.

  • Die Maßnahme kostet nicht mehr als 1.000 Euro.

  • Das zu versteuernde Einkommen beträgt nicht mehr als 20.000 Euro (bei Zusammenveranlagung 40.000 Euro).

Der staatliche Zuschuss beträgt 50 Prozent der anfallenden Kosten, maximal 500 Euro. Auf Antrag können Arbeitnehmer die Bildungsprämie alle zwei Jahre in Anspruch nehmen.

Allerdings gilt: Bekommt der Arbeitnehmer die staatliche Bildungsprämie, dürfen Sie sich als Arbeitgeber nicht an den verbleibenden Kosten beteiligen.

Diese Bildungsprämie steht auch Ihnen als Unternehmer zur Verfügung. Sie müssen die gleichen Voraussetzungen erfüllen wie Arbeitnehmer.

 

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