Unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben: Welche Kosten voll abzugsfähig sind

Die Angemessenheit im Auge behalten

Kosten müssen angemessen und verhältnismäßig sein, denn nicht alles, was von Gesetz wegen erlaubt ist, hält auch einer kritischen Prüfung durch das Finanzamt stand. Es trifft zwar nicht immer zu, aber im Prinzip sollten Selbstständige im Zuge einer Routineüberprüfung durch die Finanzbehörden damit rechnen, dass diese einem Steuerpflichtigen so etwas wie Unehrlichkeit unterstellen. Sie gehen mehr oder weniger offensichtlich davon aus, dass Steuerpflichtige den Staat um Steuereinnahmen bringen, wissentlich oder aus Unwissenheit. Wenn ihnen eine Ungereimtheit auffällt, vertiefen sie sich in die Kontrolle, um das angestrebte „Mehrergebnis" zu erreichen. Im Klartext: Betriebsprüfer haben den Job, Nachzahlungsquoten zu erfüllen, und deshalb haben viele von ihnen eine besondere Spürnase für offensichtliche und weniger offensichtliche Aspekte einer Buchführung, die nicht ganz stimmig sind.

Diese Grenze steht ausdrücklich im Gesetz: Nach § 4 Abs. 5 Nr. 7 EStG sind Aufwendungen nicht abziehbar, soweit sie „die Lebensführung berühren" und nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen gelten. Insofern ist die Angemessenheit kein Ermessen des Prüfers, sondern eine eigene Abzugsschranke — sie trifft in der Praxis vor allem sehr teure Fahrzeuge, aufwendige Einrichtung und Reisen mit privatem Beigeschmack.

Ein Beispiel für eine offensichtliche Unregelmäßigkeit: Ein kleiner Handwerksbetrieb (1 Inhaber und 1 Mitarbeiter), der jede Woche 10 Pfund Kaffee, 30 Rollen Hygienepapier und 15 kg Kekse einkauft, darf diese Kosten in seiner Buchhaltung im Prinzip erfassen. Die Kosten mindern den Gewinn und damit die Steuerlast. Doch ist der Einkauf tatsächlich betrieblich veranlasst und der Höhe nach angemessen? Diese Frage taucht spätestens im Rahmen einer Betriebsprüfung auf, die früher oder später stattfinden wird.

Prüfer suchen nach unverhältnismäßigen Kostenpositionen und steigen dann in die Detailprüfung ein, um Unregelmäßigkeiten aufzudecken. Das bedeutet, dass sie die Belege im Original verlangen und nachfragen, zu welchem Anlass die Einkäufe stattgefunden haben. Eine denkbare Erklärung wäre zum Beispiel diese:

Wenn Sie nicht schlüssig erklären und verbindlich belegen können, wofür die Einkäufe getätigt wurden, ist das ein guter Grund für einen Prüfer, die verbuchten Kosten zu streichen. Er gelangt womöglich zu der Annahme, dass Sie sich, Ihre Familie oder Ihre Freunde regelmäßig mit diesen Waren versorgt haben. Ob wahr oder nicht: Streicht der Prüfer Kosten, drohen Steuernachzahlungen. Zudem stehen dem Prüfer mit einem Anfangsverdacht wie diesem Tür und Tor offen, um Ihre Buchhaltung buchstäblich auf den letzten Hosenknopf zu prüfen. Er sucht noch intensiver nach Ungereimtheiten, um ein „gutes Prüfergebnis" im Sinne der Finanzbehörden zu erreichen. Das bedeutet eine saftige Steuernachzahlung für den Steuerpflichtigen und eine ebenso satte Einnahme für das Finanzamt.

Deshalb sollten Sie sich daran halten: Wenn Sie Kosten über die Firma laufen lassen, müssen diese Kosten ohne Ausnahme betrieblich veranlasst und verhältnismäßig sein. Abweichungen müssen Sie erklären und belegen können. Deshalb denken Sie daran, entsprechende Nachweise zu sammeln oder zu erstellen, um diese bei Bedarf vorzulegen.

Steuerrücklagen-Rechner: Rücklage für Nachzahlungen bilden

Abzugsfähige Betriebsausgaben verbuchen mit einem Standardkontenrahmen

Es gibt enorm viele verschiedene Konten, auf denen Sie Betriebsausgaben verbuchen können. Es gibt dafür verschiedene vorgefertigte Standardkontenrahmen (SKR), zum Beispiel den SKR 03 oder den SKR 04. Je nach Betriebsstruktur eignet sich der eine oder andere besser. Das besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

Ein Standardkontenrahmen verfügt über ein klar definiertes Kontensystem. So gibt es zum Beispiel den SKR 93, der explizit für Kfz-Betriebe entwickelt wurde. Dieser verfügt zum Beispiel über typische Kostenkonten, die mit Fahrzeugen zu tun haben, wie zum Beispiel Öl, Reifen etc. Die eingangs erwähnten Kontenrahmen SKR 04 und 03 sind am weitesten verbreitet. Im Prinzip unterscheiden sie sich in puncto Anordnung der Konten, weil jeder Kontenrahmen für sich unterschiedliche Prinzipien verfolgt.

Während der SKR 03 sich an Betriebsabläufen orientiert und seine Konten danach sortiert, stellt die Systematik des SKR 04 auf die Gliederung im Jahresabschluss ab. Sie werden aber in beiden Kontenrahmen vergleichbare Konten finden, wenn auch systematisch an anderer Stelle platziert. Glücklicherweise können Standardkontenrahmen individuell verändert werden. Sie können in der Buchhaltung Kontenbezeichnungen anpassen oder ganz neue Konten kreieren. So wird aus einem Standardkontenrahmen ein individueller Kontenrahmen, der nur auf Ihren Betrieb zugeschnitten wird.

Ein Hinweis zur Praxis: Der Kontenrahmen ist keine Entscheidung, die Sie jedes Jahr neu treffen. Ein Wechsel mitten im Geschäftsjahr ist technisch aufwendig und macht Vorjahresvergleiche unbrauchbar. Insofern lohnt es sich, gleich zu Beginn den Rahmen zu wählen, den auch Ihr Steuerberater führt.

Buchhaltungssoftware im Vergleich: SKR 03 und SKR 04 im Einsatz

Ob Sie überhaupt eine Bilanz aufstellen müssen oder mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung auskommen, entscheidet sich an den Grenzen des § 141 AO. Das ist deshalb bedeutsam, weil einige der unten genannten Positionen — etwa Rückstellungen — nur in der Bilanz überhaupt vorkommen.

Buchführungspflicht-Check: Bilanz oder EÜR?

Die folgende Liste mit kurzen Erläuterungen nennt einige wesentliche abzugsfähige Kostenbereiche, die für Betriebe immer wieder von Bedeutung sind. Die Liste ist nicht vollständig, sondern stellt nur eine Auswahl dar.

Wertpapiere

Manche Betriebe kaufen Wertpapiere ein und verfolgen damit unterschiedliche Zwecke. Nicht immer ist es sinnvoll, denn oft sind Wertpapiere aus steuerlichen Gründen für Einzelunternehmer (selbstständig und Freelance) besser im Privatbesitz aufgehoben.

Wichtig zur Einordnung: Der Kauf von Wertpapieren ist keine Betriebsausgabe, sondern ein Aktivtausch — Geld wird zu Wertpapier. Abziehbar sind die laufenden Kosten wie Depotgebühren, und im Verlustfall die Abschreibung. Im Betriebsvermögen greift zudem die Abgeltungsteuer nicht: Erträge erhöhen den Gewinn und werden mit Ihrem persönlichen Steuersatz belastet. Genau das ist der Grund, weshalb sich das Privatvermögen häufig besser eignet.

Anzahlungen

Anzahlungen sind Kosten, die Sie natürlich unbeschränkt abziehen dürfen. Allerdings fließt Geld von Ihrem Konto ab, bevor Sie eine Leistung erhalten haben. Verbuchen Sie nach dem sogenannten Zufluss-/Abflussprinzip (§ 11 EStG), spielt das eine untergeordnete Rolle. Nicht immer ist die bereits bezahlte Vorsteuer auch abzugsfähig. Das bedeutet, dass es passieren kann, dass Sie zwar die Vorsteuer bezahlt haben, diese aber nicht mit der regulären Umsatzsteuervoranmeldung zurückerhalten. Anzahlungen werden in Abhängigkeit von der Jahresabschlussform und/oder der Rechtsform unterschiedlich behandelt.

Der Vorsteuerabzug aus einer Anzahlung setzt zweierlei voraus: eine ordnungsgemäße Anzahlungsrechnung mit ausgewiesener Steuer und die tatsächlich geleistete Zahlung. Fehlt eines von beiden, geht der Abzug erst später — die Einzelheiten stehen unter Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs.

Löhne und Gehälter

Arbeitgeber bezahlen nicht nur das Gehalt und übernehmen Teile der Sozialversicherung, sie haben darüber hinaus noch weitergehende Aufwendungen. Die Lohnnebenkosten betragen in Deutschland je nach Form des Arbeitsverhältnisses rund 21 bis 25 Prozent des Bruttolohns allein an Arbeitgeberanteilen zur Sozialversicherung. Wer einen Mitarbeiter einstellt, sollte genau wissen, was ihn erwartet. Zusatzkosten wie Beiträge zur Berufsgenossenschaft, die Umlagen U1 und U2, die Insolvenzgeldumlage und Kosten beim Steuerberater für die Lohnabrechnung sind nur der Anfang einer Liste von dauerhaften Belastungen für Arbeitgeber. Incentives und Benefits sind hier noch gar nicht eingerechnet.

Mitarbeiterkosten-Rechner: Arbeitgeberbrutto für Ihren Fall berechnen

Materialaufwand für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe

Wenn Sie produzieren, kaufen Sie Rohstoffe ein. Hilfs- und Betriebsstoffe gehören genauso dazu. Hinzu kommen Aufwendungen für Fracht, Verpackung, Zoll und Verbrauchssteuern. Herunterzurechnen sind Abzüge wie Rabatte, Boni, Skonti oder Preisnachlässe aufgrund von Reklamationen.

Wareneinkauf

Falls Sie in der Gastronomie tätig sind, müssen Sie tagtäglich mit Warenaufschlagsätzen arbeiten, um einigermaßen rentabel zu arbeiten. Der Wareneinkauf ist für Steuerprüfer immer wieder von großem Interesse und ein intensiv geprüftes Feld. Hier steckt viel Potenzial drin, um Steuernachzahlungen festzusetzen. Der Wareneinkauf ist von zentraler Bedeutung, wenn es um die Rentabilität eines Betriebs geht. Sie sollten hier so sorgfältig wie möglich arbeiten und buchen.

Der Hebel des Prüfers heißt hier Rohgewinnaufschlagsatz: Er vergleicht Ihren Wareneinsatz mit Ihrem Umsatz und hält das Ergebnis gegen die amtliche Richtsatzsammlung der Branche. Wer deutlich darunter liegt, muss das erklären können — sonst folgt eine Hinzuschätzung nach § 162 AO. Verderb, Bruch, Eigenverbrauch und Personalessen gehören deshalb dokumentiert, nicht nur gewusst.

Zielumsatz-Rechner: Welchen Umsatz braucht Ihr Betrieb?

Kosten für Fremdleistungen

Fremdleistungen sind immer dann zu verbuchen, wenn externe Mitarbeiter oder Firmen dazu beitragen, ein Produkt oder eine Dienstleistung zu erschaffen, welches oder welche dann weiterverkauft wird. Typische Kostenpositionen im Bereich der Fremdleistungen sind Freelancer oder Subunternehmer.

Genau hier lauert ein Risiko, das nicht die Buchhaltung, sondern die Sozialversicherung betrifft: Arbeitet ein Subunternehmer im Wesentlichen nur für Sie, weisungsgebunden und ohne eigenes Auftreten am Markt, steht der Vorwurf der Scheinselbstständigkeit im Raum. Dann werden Sozialversicherungsbeiträge nachgefordert — rückwirkend und in aller Regel vom Auftraggeber allein.

Scheinselbstständigkeits-Check: 12 Fragen zu Ihrem Auftragsverhältnis

Bei Bauleistungen kommt die Bauabzugsteuer hinzu: Ohne gültige Freistellungsbescheinigung des Subunternehmers müssen Sie 15 Prozent der Rechnungssumme einbehalten und ans Finanzamt abführen (§ 48 EStG). Wer das übersieht, haftet für den Betrag.

Gewährte Skonti und Rabatte

Gewähren Sie Ihren Kunden Preisnachlässe in Form von Skonti und Rabatten, verzichten Sie auf Umsatz. Insofern sind Skonti und Rabatte als Kostenfaktor zu betrachten. Da in der Buchhaltung grundsätzlich ein Verrechnungsverbot besteht, müssen Sie die Umsätze auf einem Konto und die Kosten auf einem anderen separaten Konto einbuchen. Bei der Preiskalkulation sollten Skonti und Rabatte stets berücksichtigt werden, damit Sie bei Preisverhandlungen mit Kunden Verträge nicht zu Ihrem Nachteil abschließen.

Kaufmännisch ist das teurer, als es aussieht: 2 Prozent Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 statt 30 Tagen entsprechen einem Jahreszins von rund 36 Prozent. Wer Skonto gewährt, verkauft letztlich Liquidität — und sollte den Nachlass in den Preis einkalkuliert haben, nicht vom Gewinn abziehen.

Stundensatz-Rechner: Nachlässe in die Kalkulation einpreisen

Umsatzsteuerlich ist zu beachten: Wird das Skonto tatsächlich in Anspruch genommen, ändert sich die Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG. Sie müssen die abgeführte Umsatzsteuer entsprechend berichtigen.

Raumkosten

Raumkosten gehören zu den klassischen Fixkosten eines Unternehmens. Wer eine eigene Immobilie besitzt, zahlt anstelle von Miete Finanzierungsraten bei der Bank ab. Die Finanzierungskosten können also pauschal betrachtet durchaus Bestandteil bei der Kalkulation von Raumkosten sein. Hinzu kommen Positionen wie Heizung, Strom, Reinigung und spezielle Versicherungen.

Versicherungen, Beiträge und Gebühren

Versicherungen sowie Beiträge zu berufsständischen Verbänden und Vereinigungen sind grundsätzlich unbeschränkt abzugsfähig. Auch wenn es um Gebühren geht, sind die Kosten bei betrieblicher Veranlassung voll einsetzbar.

Die Trennlinie verläuft zwischen betrieblichen und privaten Versicherungen. Betrieblich veranlasst und damit voll abziehbar sind etwa Betriebshaftpflicht, Inhaltsversicherung, Rechtsschutz für den Betrieb und die Beiträge zur Berufsgenossenschaft. Nicht in die Betriebsausgaben gehören dagegen Kranken-, Renten- und private Haftpflichtversicherung: Diese wirken sich als Sonderausgaben in der Einkommensteuererklärung aus, nicht in der Gewinnermittlung. Der Effekt kann ähnlich sein, die Zuordnung ist es nicht.

Kfz-Kosten

Gehört das Fahrzeug zum Betrieb, so sind alle damit im Zusammenhang stehenden Kosten voll abzugsfähig. Fahren Sie aber Ihren privaten Pkw zu betrieblichen Zwecken, dann gibt es klare Regeln, denen Sie folgen müssen. Sie erhalten eine Pauschale, die sämtliche Kosten abdecken soll: 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer für betriebliche Fahrten. Voraussetzung ist eine einfache Aufzeichnung mit Datum, Ziel und Zweck der Fahrt. Ab wann sich die Anschaffung eines Firmenwagens lohnt, hängt von mehreren Faktoren ab.

Firmenwagenrechner: 1-%-Regelung oder Fahrtenbuch?

Werbekosten

Unter dem Begriff Werbekosten fallen sämtliche Positionen in Zusammenhang mit voll abzugsfähigen Ausgaben für Werbung, Marketing und Ähnliches. Nicht zu verwechseln ist dieses Konto mit den Werbungskosten, die aus dem Einkommensteuerrecht bekannt sind — Werbungskosten sind der Abzug bei Arbeitnehmern, Werbekosten eine Kostenart Ihrer Buchhaltung.

Gewährleistungskosten

Wenn Sie Produkte herstellen und verkaufen, müssen Sie deren Funktionsfähigkeit sicherstellen. Der Gesetzgeber schreibt aus Verbraucherschutzgründen bestimmte Regelungen dazu vor. Eine Garantieleistung ist jedoch freiwillig. Die Sachmängelhaftung, die früher Gewährleistung genannt wurde und bis heute in den Standardkontenrahmen als solche bezeichnet wird, ist gesetzlich verbrieft. Betroffen sind davon in erster Linie Verkäufer und Händler gegenüber ihren Käufern; im Verhältnis zu Verbrauchern beträgt die Frist zwei Jahre. Damit Sie Gewährleistungsansprüche bedienen können, müssen Sie vorsorgen. Gewährleistungsrückstellungen sind eine solche Vorsorgemöglichkeit — sie setzen allerdings voraus, dass Sie bilanzieren. Wer die Einnahmen-Überschuss-Rechnung führt, kann keine Rückstellung bilden und zieht die Kosten erst im Jahr der Zahlung ab.

Abschreibungen

Eine Abschreibung wird in der Buchhaltung vorgenommen, um die fortlaufende Wertminderung eines Vermögensgegenstands abzubilden. Im Gegensatz dazu fungiert übrigens die Zuschreibung, die einen Wertzuwachs abbildet. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten der Abschreibungen, und es ist immer ratsam, sich darüber mit einem Steuerberater abzustimmen.

Zwei Wertgrenzen sollten Sie dabei im Kopf haben: Wirtschaftsgüter bis 800 Euro netto sind als geringwertiges Wirtschaftsgut sofort abziehbar (§ 6 Abs. 2 EStG), darüber wird über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt. Welche Methode für eine konkrete Anschaffung gilt und was das im Jahr bedeutet, rechnet der folgende Rechner aus.

Bürokosten

Bürokosten sind eine große Sammelposition für vielfältige unterschiedliche Ausgaben, die Sie tätigen, um Ihren Betrieb am Laufen zu halten. Kosten für Porto und Telefon, Telefax, Bürobedarf, Miete und Leasing von Geräten und vieles mehr lässt sich unter dem Oberbegriff Bürokosten subsumieren.

Tücken und häufige Fehler

• „Unbeschränkt" mit „unbegrenzt" verwechselt: Auch ohne gesetzlichen Höchstbetrag bleibt die Angemessenheitsschranke des § 4 Abs. 5 Nr. 7 EStG bestehen.
• Geschenke über Werbekosten gebucht: Das Konto entscheidet nicht über die Abziehbarkeit. Die 50-Euro-Freigrenze und die Aufzeichnungspflicht gelten unabhängig davon, wo gebucht wird.
• Tilgung als Betriebsausgabe: Bei finanzierten Immobilien und Fahrzeugen mindert nur der Zinsanteil den Gewinn.
• Private Vorsorge in der EÜR: Kranken- und Rentenversicherungsbeiträge gehören in die Sonderausgaben, nicht in die Gewinnermittlung.
• Wareneinsatz ohne Dokumentation: Verderb, Bruch und Eigenverbrauch müssen aufgezeichnet sein, sonst greift die Richtsatzschätzung.
• Freistellungsbescheinigung nicht geprüft: Bei Bauleistungen haftet der Auftraggeber für die nicht einbehaltene Bauabzugsteuer.

Einkommensteuerrechner: Wie wirken Betriebsausgaben auf Ihre Steuerlast?