Privatentnahmen und Privateinlagen: Tipps, Tricks und Fakten

Finger mit Geldmünzen und Chart

Viele Selbstständige arbeiten in der Rechtsform eines Einzelunternehmens oder zusammen mit einem Partner als Personengesellschaft. Andere wählen die Rechtsform der OHG oder der KG. Sie alle brauchen Geld, um ihren Lebensunterhalt zu bestreiten und entnehmen es auf die ein oder andere Weise dem Betrieb.

Manche Selbstständige bezahlen über das Geschäftskonto zum Beispiel regelmäßig private Versicherungen, die Wocheneinkäufe oder die Shoppingtour im Urlaubsort. Das ist aber keine gute Idee, denn im Falle einer Betriebsprüfung sind die Privatentnahmen oft im Fokus der Prüfer. Sie können hier viel falsch machen und ungewollt für Konsequenzen sorgen, die teuer werden können. Dieser Beitrag erklärt, was Privatentnahmen sind, wie sie sich auf den Gewinn auswirken und welche Gefahren Selbstständigen bewusst sein sollten. Außerdem beantworten wir weitere Fragen rund um das Thema Privatentnahmen.
 

Privatentnahmen - Definition und Beispiele

Wenn Sie Geld oder Vermögensgegenstände aus dem Betrieb für Ihre privaten Zwecke entnehmen, dann spricht man von Privatentnahmen. Hier kommen einige Beispiele im Überblick:

Warenentnahme

Entnimmt die Besitzerin einer Boutique ein Kleid aus ihrem Geschäft, handelt es sich um eine Privatentnahmen.

Entnahme von Erzeugnissen

Entnimmt der Besitzer einer Konditorei eine selbst hergestellte Torte aus dem Betrieb zum Verzehr, dann tätigt er eine Privatentnahmen.

Beanspruchung von Leistungen

Bringt der Inhaber einer Kfz-Werkstatt sein privates Fahrzeug zur Reparatur und lässt die Arbeiten von einem Angestellten Kfz-Mechatroniker erledigen, nutzt er betriebliche Leistungen und tätigt damit eine Privatentnahme.

Nutzung von betrieblichen Gegenständen

Fährt der Inhaber mit dem Betriebs-Lkw, um damit den Umzug seines Sohnes zu unterstützen, nutzt er einen betrieblichen Gegenstand zu privaten Zwecken, was identisch mit einer Privatentnahmen ist.

Barentnahme

Die Inhaberin entnimmt Geld aus der Kasse, und damit im Supermarkt einzukaufen. Außerdem überweist sie die Beiträge für ihre private Krankenversicherung ebenfalls vom Firmenkonto. Beide Vorgänge werden als Privatentnahme verbucht.

 

Privateinlagen Definition und Beispiele

Wenn Sie Geld oder Vermögensgegenstände in einen Betrieb einbringen, dann spricht man von einer Privateinlage. Folgende Beispiele verdeutlichen die praktischen Sachverhalte:

Wirtschaftsgüter und Vermögensgegenstände in das Betriebsvermögen einbringen

Bei der Gründung bringt der Unternehmer seinen privaten Pkw in das Geschäft ein. Außerdem verwendet er seine private Arbeitszimmer-Einrichtung als Erstausstattung im neuen betrieblichen Büro. Bei beiden Vorgängen handelt es sich um eine Privateinlage.

Bareinlage

Eine Architektin legt Bargeld in die Firmenkasse ein und überweist 10.000 Euro auf das Firmenkonto. In beiden Fällen handelt es sich um eine Privateinlage.

 

Privatentnahmen und Privateinlagen dürfen den Gewinn nicht beeinflussen

Private Entnahmen und Einlagen sind in vielen Betrieben an der Tagesordnung. Allerdings haben sie keine Auswirkung auf den Gewinn. In der Praxis bedeutet es, dass die Entnahme von Bargeld zwar das Betriebsvermögen und die Liquidität schmälert, der Gewinn dadurch aber nicht angegriffen wird. Das gleiche gilt analog für eine Einlage. Legen Sie 100 € in die Kasse ein, dann erhöht sich zwar das Vermögen und die Liquidität im Betrieb, doch der Gewinn verändert sich nicht. Schließlich handelt es sich bei einer Privatentnahme nicht um Kosten, die eine mindernde Gewinnauswirkung haben und bei Privateinlagen handelt es sich nicht um einen regulären Umsatz, der den Gewinn erhöhen würde. Aus diesem Grund werden Privatentnahmen und Privateinlagen auf gesonderten Konten verbucht, die in der Buchungssystematik ohne gewinnverändernde Auswirkungen bleiben.
 

Privatkonten buchen

Man könnte auf die Idee kommen, dass es reicht, ein Konto in der Buchhaltung für Privatentnahmen und das andere für Privateinlagen zu verwenden. Dort werden sämtliche Beträge eingebucht, da sie ja schließlich keinerlei Auswirkungen auf den betrieblichen Gewinn haben. Eine Unterteilung erscheint zunächst überflüssig. Doch das stimmt nur bedingt.

Wenn Sie schon jeden einzelnen Beleg buchhalterische erfassen müssen, sollten Sie das mit Köpfchen tun. Schließlich benötigen Sie am Ende des Jahres bestimmte Informationen aus den privat verursachten Kosten für ihre Einkommensteuererklärung. Deshalb kann es sinnvoll sein, für verschiedene Privatentnahmen jeweils unterschiedliche Konten in der Buchhaltung anzulegen. Diese werden separat gebucht. Hilfreich ist das beispielsweise dann, wenn im Zuge der Einkommensteuererklärung die Sonderausgaben für Krankheit eingetragen werden müssen. Wenn Sie das Jahr über alle Krankenkassenbeiträge. Arztrechnungen und Apothekenquittungen über ein und dafür vorgesehenes Konto verbuchen, brauchen Sie am Ende des Jahres nur die Summe in die Einkommensteuererklärung zu übertragen.

Es empfiehlt sich auch, ein separates Privatkonto für Einkommensteuervorauszahlungen anzulegen, auf dem alle getätigten Zahlungen erfasst werden. Diesen Betrag benötigen Sie, wenn Sie die zu erwartende Zahllast oder die zu erwartende Erstattung für die Einkommensteuer ermitteln.
 

Vorteile der cleveren buchhalterischen Erfassung von Privatentnahmen und -einlagen

Die Vorteile der buchhalterischen Erfassung liegen auf der Hand: Wenn Sie Ihre Privatentnahmen sinnvoll aufschlüsseln, sparen Sie sich mittelfristig sehr viel Zeit. Erledigt ihr Steuerberater für Sie auch die Einkommensteuererklärung, dann könnte sich die gute Vorbereitung auch auf den Preis seiner Arbeit auswirken.

Tipp: Geld sparen bei der Einkommensteuererklärung

In der Regel rechnen Steuerberater ihre Leistungen nach Gegenstandswerten ab. Das bedeutet, dass der Zeitaufwand keine Rolle spielt. Sie können in eine Preisverhandlung gehen, wenn Sie folgendes im Hinterkopf behalten:

Eine durchschnittlich schwierige Leistung, egal ob Steuererklärung, Jahresabschluss oder Buchführung, wird mit dem sogenannten Mittelwert abgerechnet. Dieser verbirgt sich in den meisten Fällen auf der Rechnung hinter der Angabe „Gegenstandswert 5/10“. Wenn auf Ihrer Rechnung ein höherer Wert steht, also zum Beispiel 8/10, dann stuft der Steuerberater die Schwierigkeit überdurchschnittlich ein. Finden Sie hingegen den Abrechnungsschlüssel 4/10 oder noch weniger, dann berechnet der Steuerberater einen unterdurchschnittlichen Preis.

Wenn Sie die Verbuchung der Privatentnahmen und Einlagen im Vorfeld sauber und logisch vorbereiten, ist das ein guter Grund, um den Preis für die jährliche Einkommensteuererklärung nach unten zu verhandeln.


Das Problem mit den Privatentnahmen und Privateinlagen

Im Prinzip ist das Geld auf dem Firmenkonto Ihr Geld und Sie können damit machen, was sie wollen. Doch wenn die Geldentnahme unkontrolliert erfolgt – sei es für regelmäßige private Ausgaben oder eine spontane Urlaubsreise – kann das böse Folgen haben. Angenommen, sie bedienen ein Darlehen und können aufgrund überproportional hoher Privatentnahmen die Raten nicht mehr tilgen. Spätestens dann werden Banken auf Sie zukommen und fordern, dass Sie das Geld zurück in den Betrieb geben. Letztlich greift die Haftung auf sie durch. Sie sind persönlich verantwortlich dafür, dass das Darlehen vereinbarungsgemäß getilgt wird.

Es lauern aber noch Probleme an ganz anderer Stelle, über die sich nur wenige Selbständige klar sind. Wenn Sie von ihrem Firmenkonto oft Überweisungen auf Ihr Privatkonto machen und umgekehrt häufig Rücküberweisungen tätigen, so können Betriebsprüfer im Zweifel die Offenlegung dieses Privatkontos fordern. Damit könnten Dinge ans Tageslicht befördert werden, die Sie aus betrieblichen oder privaten Gründen lieber für sich behalten würden. Abgesehen davon können Betriebsprüfer bei ungeklärten Buchungsvorgängen zu Schätzungen neigen. Eine Schätzung ist so gut wie nie günstig für den Steuerpflichtigen. Geht ein Betriebsprüfer davon aus, dass eine als betrieblich deklarierte Buchung auch nur ansatzweise privat sein könnte, dann rechnet er diesen Verdacht in Euro hoch. Ein Praxisbeispiel soll Ihnen die erschreckenden Konsequenzen vor Augen führen:

Ein Selbstständiger verbucht regelmäßig Ausgaben für betriebliche Reisen mit seinen privaten Pkw und entnimmt dafür entsprechend Geld aus der Firma. Er setzt dafür die zulässigen 0,30 € pro gefahrenen Kilometer an. Bei der Betriebsprüfung verlangt der Prüfer den Nachweis der Fahrten, zum Beispiel durch Tankquittungen in diesem Zeitraum, durch Übernachtungsbelege oder Bewirtungskosten oder durch Mailkorrespondenz, die mit den Angaben zu den Terminen übereinstimmen. Das Ziel ist, dass der Selbstständige dem Finanzamt glaubhaft macht, dass diese Fahrten tatsächlich stattgefunden haben. Doch der Selbständige kann zu keinem der Termine passende Belege vorlegen. Die Konsequenz ist, dass der Betriebsprüfer die Fahrt nicht anerkennt und eine Schätzung anstellt. „Wenn diese eine Fahrt offenkundig gar nicht stattgefunden hat, dann haben mindestens 50 % der angegebenen Fahrten nicht stattgefunden.“ So oder so ähnlich lautet seine Annahme. Bissige Prüfer könnten sogar sämtliche betrieblich veranlasste Fahrten bezweifeln und die Schätzung auf 100 % anheben. Das bedeutet für Sie, dass sämtliche Kfz-Kosten, die Sie gewinnmindernd verbucht haben, nun nicht mehr gelten und der Gewinn entsprechend höher ausfällt. Ein höherer Gewinn bedeutet höhere Steuern – der Betriebsprüfer hat sein Ziel erreicht.
 

Extratipp "Kontentrennung"

Um die Auswirkungen der unangenehmen Begleitumstände einer Betriebsprüfung die Spitze zu nehmen, können Sie vorbeugen: Trennen Sie Ihre Konten und überweisen Sie nur ein Mal pro Monat Geld auf Ihr privates Konto – praktisch wie ein Gehalt. Dieses schlichte System hat gleich mehrere Vorteile:

  1. Sie bieten Betriebsprüfer die kleinste mögliche Angriffsfläche.

  2. Sie behalten die Höhe der privaten Kosten im Blick.

  3. Sie verhindern unkontrollierte Privatentnahmen und sichern damit das Vermögen des Betriebs.

  4. Der Betrieb behält die größtmögliche Liquidität.

  5. Sie vereinfachen die betriebliche Buchführung, was kostenmindernd beim Steuerberater ist und zudem weniger Zeitaufwand bedeutet, wenn Sie die Buchungen selbst vornehmen.
     

Dürfen Kleinunternehmer Privatentnahmen machen?

Ja, Kleinunternehmer dürfen selbstverständlich Privatentnahmen machen. Für sie gelten dieselben Regelungen, wie für anderen Selbstständigen auch, die als Einzelunternehmer, im Rahmen einer Personengesellschaft, einer OHG oder KG arbeiten.
 

Gibt es in einer GmbH Privatentnahmen?

Nein, Privatentnahmen gibt es in einer GmbH nicht. Das Geld, das Geschäftsführer oder Gesellschafter dem Betrieb entnehmen oder zuführen, wird über das so genannte Gesellschafterskonto verrechnet. In einer GmbH ist es sehr wichtig, die Privatsphäre von Gesellschaftern bzw. Geschäftsführern von der betrieblichen Sphäre zu separieren. Jede wirtschaftliche Beziehung zwischen der GmbH und Gesellschaftern oder Geschäftsführern muss genauso behandelt werden, als wenn es um einen fremden Lieferanten ginge. Beispiel: Wenn ein Gesellschafter Geld in eine GmbH einlegt, handelt sich um ein Darlehen. Dieses ist zu verzinsen.
 

Fazit: Sauber trennen und verbuchen spart Zeit und Geld

Wenn es um Privatentnahmen und Privateinlagen geht, sollten Sie eine saubere Trennung vornehmen. Am unkompliziertesten ist es, wenn Sie möglichst wenige private Buchungen auf dem Betriebskonto vornehmen. Die einfachste Möglichkeit ist, sich einmal im Monat eine Summe zu überweisen, mit der dann die anstehenden privaten Ausgaben bestritten werden. Wie hoch diese Summe ist, liegt bei Ihnen. Insofern sind Sie frei, sollten aber immer daran denken, dass er Betrieb die nötige Liquidität braucht, um langfristig gesund zu bleiben und zu wachsen.

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Buchführung allgemein

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