Beschränkt abziehbare Betriebsausgaben: Geschenke, Spesen, Reisekosten

Münzstapel zwischen Dominosteinen

Die allermeisten Aktivitäten, die Sie im Zusammenhang mit Ihrer Geschäftstätigkeit unternehmen, lassen sich im vollen Umfang als Betriebsausgaben geltend machen. Das gilt aber nicht für alles. In vielen Fällen, in denen ein Berührungspunkt mit privaten oder persönlichen Vorteilen denkbar ist, hat der Gesetzgeber einen Riegel vor die Abzugsfähigkeit geschoben. Manche Kosten sind deshalb gar nicht oder nur zum Teil abziehbar. Teilweise abziehbare Betriebsausgaben werden auch als beschränkt abziehbare Betriebsausgaben bezeichnet. Was dazugehört und welche Besonderheiten zu beachten sind, ist jetzt Thema.
 

Geschenke sind nicht immer abzugsfähig

Sie können für Ihre Kunden Geschenke einkaufen, Geburtstagsgeschenke an Ihre Mitarbeiter machen oder andere Zuwendungen tätigen. Diese Ausgaben sind grundsätzlich Betriebsausgaben, sie dienen der Kundenpflege und der Mitarbeitermotivation. Aber es gibt einige gesetzliche Regelungen, die Sie berücksichtigen müssen, damit Sie die Kosten in vollem Umfang steuerlich geltend machen können.
 

Geschenke an Kunden und Geschäftsfreunde nur bis 35 € abziehbar

Eine wichtige Grenze, die Sie kennen müssen, liegt bei 35 €. Verankert ist das in § 4 Abs. 5 Nr. 1 Einkommensteuergesetz. Sie dürfen Ihren Geschäftspartnern und Mitarbeitern Ihrer Geschäftspartner maximal Zuwendungen im Wert von 35 € pro Jahr pro Person geben. Jeder Mitarbeiter einer Firma wird dabei als Einzelperson betrachtet.

Eine Ausnahme gibt es natürlich auch hier: der Unternehmer und seine Gattin oder die Unternehmerin und ihr Gatte werden nicht als zwei Einzelpersonen angesehen, sondern als eine Einheit. Zusammen für diese beiden Personen darf das Geschenk also nicht mehr als 35 € betragen. Dabei können Sie mehrere einzelne Geschenke machen oder ein großes Geschenk. Es handelt sich bei dem Wert von 35 € um eine Freigrenze. In steuerlicher Hinsicht heißt das Folgendes: Geben Sie mehr als 35 € pro Empfänger im Jahr aus, entfällt für Sie der komplette Betriebsausgabenabzug.
 

Beispiele zur Ermittlung der Freigrenze für Geschenke an Geschäftspartner

Die folgenden Beispiele sollen verdeutlichen, in welchen Fällen die Freigrenze überschritten wird und in welchen Fällen der Betriebsausgabenabzug erhalten bleibt.

  • Eine Unternehmerin verschenkt an einen Kunden im Mai 2017 zum Geburtstag ein Geschenk im Wert von 20 € und zu Weihnachten 2017 ein Geschenk im Wert von 30 €. Damit ist die Freigrenze im Jahr 2017 überschritten und die Ausgaben sind komplett nicht abzugsfähig.

  • Eine Unternehmerin verschenkt an einen Kunden zu Weihnachten 2017 ein Geschenk im Wert von 35 € und im Januar 2018 ein Geburtstagsgeschenk im Wert von 35 €. Beide Geschenke sind abzugsfähig, wenn keine weiteren Geschenke im jeweils gleichen Jahr an dieselbe Person verschenkt werden.
     

Diese Kosten gehören zur Ermittlung der Freigrenze dazu

Wenn Sie ein Werbegeschenk machen wollen, entstehen Ihnen manchmal auch Kosten in Zusammenhang mit der Kennzeichnung, zum Beispiel für das Firmenlogo und den Firmennamen. Diese Kosten sind bei der Berechnung der 35 € Grenze mit einzubeziehen. Auch die Vorsteuer gehört zu den zu berücksichtigenden Kosten, wenn sie keinen Vorsteuerabzug geltend machen dürfen. Andernfalls müssen Sie nur die Nettokosten zusammenrechnen. Kosten für die weitere Verpackung und den Versand aber fallen aus der Rechnung heraus.

Übrigens: Wenn Sie Kränze und Blumen für eine Beerdigung kaufen oder Preise im Rahmen eines Preisausschreibens oder eines Wettbewerbs vergeben, werden diese aus steuerlicher Sicht nicht als Geschenke eingestuft. Diese Kosten sind demnach voll abzugsfähig.
 

Kleiner Trick: Geschenke aussuchen, die ausschließlich beruflich nutzbar sind!

Wenn Sie Geschäftspartner und deren Mitarbeiter mit mehr als 35 € beschenken wollen, ohne dass der Betriebsausgabenabzug verloren geht oder der Vorsteuerabzug nicht geltend gemacht werden kann, gibt es einen Ausweg. Sie müssen ein Geschenk finden, dass nur im Rahmen der beruflichen Aktivitäten nutzbar ist. Nur dann greift die gesetzliche Freigrenze von 35 € nicht.

Beispiele:

  • Sie schenken einer Mitarbeiterin Ihres Rechtsanwalts Fachbücher im Wert von 300 €.

  • Sie schenken Ihrer Freelance-Geschäftsassistentin eine Projektmanagement-Software.

  • Sie schenken Ihren Kunden (Berufsstand Bäcker) eine Gastromaschine, die Teig knetet.


Ihre Pflicht im Zusammenhang mit beschränkt abzugsfähigen Geschenken

Das Finanzamt kontrolliert beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben ganz genau. Deshalb müssen Sie unbedingt wissen, wie Sie sich verhalten müssen. Es ist erforderlich, dass Sie Geschenke dem Anlass und dem Namen nach zuordnen. Nur auf diese Weise ist es möglich, zwischen abzugsfähigen, beschränkt abzugsfähigen und nicht abzugsfähigen Geschenken zu unterscheiden. Kommen Sie dieser Pflicht nicht nach, sind die Ausgaben automatisch nicht abzugsfähig
 

Werbekosten oder Geschenk?

Werbekosten sind im Gegensatz zu Geschenken voll abzugsfähig. Haben Sie die Möglichkeit ein Werbegeschenk an Geschäftsfreunde zu geben, sollten Sie diesen kleinen Umweg ruhig gehen. Warenproben oder Werbeartikel in hoher Anzahl – typisch sind Streuartikel wie Kugelschreiber, USB Sticks oder Visitenkartenhalter – können zu einem kleinen Paket geschnürt und an Geschäftspartner ohne jegliche steuerlichen Fallstricke weitergegeben werden. Ebenfalls als Werbekosten können Sie Ausgaben ansetzen, die Sie für das Errichten von Bänken, Kunstwerken oder einer Schutzhütte aufwenden. Sie lassen eine Hinweistafel anbringen, auf der sie als Spender stehen. Damit sind die Kosten voll abzugsfähige Betriebsausgaben.
 

Geschenke an Arbeitnehmer: monatlicher Sachbezug von 44 € möglich

Sie können Geschenke an Mitarbeiter als sogenannte Sachzuwendung steuervergünstigt oder steuerfrei verbuchen. Es gibt eine Besonderheit in diesem Zusammenhang. Es greift die monatliche Sachbezugsfreigrenze in Höhe von 44 €. Wichtig ist, dass alle Sachleistungen summiert werden. Gewähren Sie ihren Mitarbeitern bereits ein Jobticket oder einen Tankgutschein, müssen Sie die Positionen zusammenrechnen. Der Vorteil für Sie ist, dass bei Zuwendungen an Arbeitnehmer bis 44 € monatlich keine Lohnsteuer und keine Sozialversicherungsabgaben anfallen.
 

Beispiele für Sachbezüge an Mitarbeiter

  • Gutscheine mit festem Geldbetrag

  • Zahlungen an Mitarbeiter mit festem Verwendungszweck

  • Guthabenkarten, Prepaidkarten

Bei den Gutscheinen und bei Prepaidkarten darf eine Barauszahlung nicht möglich sein.
 

Steuerfreie Aufmerksamkeiten bis 60 € bei besonderen Ereignissen

Gerade zu zu speziellen Anlässen wie einem runden Geburtstag, dem Einzug in ein neues Haus, der Geburt eines Kindes oder einer Hochzeit, stehen Geschenke an Mitarbeiter an. Dabei handelt es sich um Anlässe, die aus der persönlichen Sphäre herrühren. Die Freigrenze in Höhe von 44 € greift bei persönlichen Ereignissen nicht. Hier dürfen Geschenke im Wert von maximal 60 € gemacht werden.

 

Bewirtung: Nur 70 % der Kosten sind abzugsfähig

Gemeinsam mit der Belegschaft in ein Restaurant gehen oder einen Kunden zum Italiener einladen – Tag für Tag gibt es Anlässe, um jemanden aus betrieblichen Gründen zum Essen einzuladen. Sei es, um des guten Betriebsklimas willen oder, um den Abschluss von Verträgen und die Qualität von Verhandlungen voranzutreiben. Die Kosten sind im Prinzip abzugsfähig, doch nur mit Einschränkung. Der Gesetzgeber hat sich eine etwas komplizierte Lösung dafür ausgedacht. Die Vorsteuer dürfen sie komplett abziehen. Aber die Nettokosten sind nur zu 70 % abzugsfähig. Oder anders ausgedrückt: 30 % der Nettokosten dürfen den Gewinn nicht mindern.

Beispiel: Sie laden Ihren Geschäftspartner zum Essen ein. Die Rechnung beträgt insgesamt 119 € inklusive Mehrwertsteuer. Sie dürfen die komplette Mehrwertsteuer in Höhe von 19 € geltend machen. Von den 100 € Nettokosten mindern aber nur 70 € als Betriebsausgaben den Gewinn. 30 € werden auf ein gesondertes Konto mit der Bezeichnung „nicht abzugsfähige Betriebsausgaben“ gebucht. Sie sind gewinnneutral.

Der Grund, aus dem die Finanzbehörden zu dieser Regelung gegriffen haben, mag vielleicht sein, dass so mancher Unternehmer bei Geschäftsessen Kaviar und Champagner bestellt, und durch seine Eskapaden unverhältnismäßig hohe Ausgaben produziert.

Das müssen Sie wissen: Auf ihrem Bewirtungsbeleg müssen Sie immer den Anlass und die Namen der Teilnehmer aufführen. Außerdem dürfen Ort und Datum sowie die Höhe der Ausgaben inklusive Trinkgeld nicht fehlen. Diese Daten müssen Sie eintragen, bevor ein Betriebsprüfer durch ihre Tür kommt und den Beleg in den Händen hält. Wenn dieser nämlich einen Bewirtungsbeleg ohne vollständige Angaben überprüft, ist er nicht verpflichtet, die dort verzeichneten Kosten anzuerkennen. Dann sind Sie auf seinen guten Willen angewiesen. Bei kleineren Beträgen tut das vielleicht nicht weh, aber bei größeren Beträgen umso mehr. Außerdem sind unvollständige Bewirtungsquittungen ein Anlass für einen Betriebsprüfer, in dieser sensiblen Sparte noch genauer nachzuforschen. Das wollen die wenigsten Unternehmer.


Verpflegungsmehraufwand, Reisekosten – was steckt dahinter?

Der sperrige Begriff Verpflegungsmehraufwand (VMA) wird auch als Verpflegungspauschale bezeichnet. Dahinter steckt die Option, Ihren Arbeitnehmern Spesen zu bezahlen. Selbstständige können die VMA bei ihrer jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Sind Sie Geschäftsführer einer GmbH, können Sie das Geld unterjährig der Firma entnehmen. Reisekosten umfassen aber nicht nur die Verpflegungspauschale für Abwesenheiten, sondern auch Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Nicht alles, was Sie auf Reisen ausgeben, können Sie zu 100 % absetzen. Hier kommt ein Überblick mit den wichtigsten Informationen:

  • Verpflegungsmehraufwendungen erhalten Sie, um Essen und Trinken außer Haus auf einer Geschäftsreise abzugelten. Ein Arbeitnehmer oder Selbstständiger gibt auf Reisen in der Regel mehr Geld für die Verpflegung aus, als wenn er im Supermarkt zu Hause einkauft. Die Gründe dafür sind betrieblich veranlasst und deshalb sind sie als Betriebsausgaben abzugsfähig. Der Gesetzgeber sieht eine Ungerechtigkeit darin, wenn reisende Steuerzahler genauso behandelt werden, wie daheimbleibende Steuerzahler. Denn das würde bedeuten, dass jemand, der beruflich verreist, weniger Geld in der Tasche hat als jemand, der rund ums Jahr zuhause bleibt. Aus diesem Grund gibt es die Verpflegungsmehraufwendungen.

  • Wenn Sie auf einer Geschäftsreise 8 bis 24 Stunden abwesend sind, wird eine kleine Pauschale in Höhe von 12 Euro fällig. Sind sie 24 Stunden und länger unterwegs, steht Ihnen für den Tag eine Verpflegungsmehraufwandspauschale in Höhe von 24 € zu.

    Beispiel: Sie reisen am 3. Dezember von Hamburg nach Berlin und fahren morgens um 9:00 Uhr los. Dann bleiben Sie drei Tage in der Hauptstadt und fahren am 7. Dezember wieder zurück. Für den Anreisetag und den Abreisetag erhalten Sie zwölf Euro. Für die drei Tage Aufenthalt in Berlin bekommen Sie dreimal 24 €. Insgesamt erhalten Sie somit einen Betrag in Höhe von 96 €.

  • Im Ausland gelten andere Beträge als in Deutschland. Deshalb ist es wichtig, sich eine Tabelle mit allen aktuellen Werten beim Bundesfinanzministerium zu besorgen. Zudem haben die örtlichen Finanzämter oft ein Merkheft.

Gut zu wissen: wenn Sie eine langfristige Dienstreise unternehmen, erhalten Sie die Spesen nur für die ersten drei Monate. Allerdings gibt es einen kleinen Trick. Unterbrechen Sie Ihre Reise für mindestens vier Wochen und setzen diese dann fort, können Sie erneut drei Monate lang Verpflegungsmehraufwendungen absetzen. Ihre Unterbrechung darf übrigens auch eine Krankheit oder ein langer Urlaub sein.
 

Was sind Reisekosten und was sind Reisenebenkosten?

Unter dem Begriff Reisekosten summieren sich sämtliche Positionen, die im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise entstehen. Dazu gehören Fahrtkosten, Übernachtungskosten, der Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten wie die folgenden:

  • Kosten für Telefonate

  • Trinkgelder

  • Eintrittskarten für Messen, Ausstellungen und andere beruflich veranlasste Events und Veranstaltungen

  • Kosten für Mietwagen, Taxi und öffentliche Verkehrsmittel

  • Straßengebühren/Mautgebühren

  • Reisegepäckversicherung

  • Kosten für Schließfächer am Bahnhof

  • Parkgebühren

  • Schadensersatzforderungen, falls ein Verkehrsunfall passiert

  • Kosten für WLAN im Hotel

Was sie allerdings nicht geltend machen können, sind zum Beispiel Bußgelder, Kosten für einen Koffer, Aufwendungen für Massagen und Wellnessbehandlungen, Entnahmen aus der Minibar oder Kosten für Pay-TV.
 

Fahrtkosten abrechnen

Fahrtkosten abzurechnen ist relativ einfach. Wenn sie mit einem privaten Fahrzeug auf einer betrieblichen Reise allein unterwegs sind, erhalten Sie 0,30 € pro gefahrenen Kilometer. Fahren Sie mit einem privaten Motorrad oder einem vergleichbaren Zweirad, sind 0,20 € ansetzbar. Nutzen Sie aber ein Betriebsfahrzeug, dessen Kosten ohnehin voll abzugsfähig in der Buchhaltung stehen, können Sie hier keine weiteren Kosten ansetzen.

Die abrechenbaren Kosten pro gefahrenen Kilometer mit einem privaten Pkw sind eigentlich ein Witz mit Blick auf die Preisexplosion beim Sprit. Zudem wird mit der Pauschale nicht nur der Kraftstoff abgegolten, sondern alle anderen Zusatzstoffe wie Kühlwasser, Öl usw. ebenfalls. Auch die Kosten für die Versicherung, für die Kfz-Steuer, für die Abnutzung sowie für notwendige Wartungen und Reparaturen stecken in der vergleichsweise winzigen Kilometerpauschale. Sie sollten also abwägen, mit welchem Fahrzeug Sie eine Dienstreise utnernehmen. Eventuell ist es sinnvoller, einen Mietwagen zu buchen, statt den eigenen privaten Pkw zu verwenden.
 

Gewerbesteuer ist zum Teil abzugsfähig, wenn…

…Sie das Glück haben in einer Gemeinde zu sitzen, die einen Hebesatz von maximal 380 % verlangt. Der Grund ist einfach. Für viele Unternehmen ist Gewerbesteuer eine nicht abziehbare Betriebsausgabe. Operieren sie aber als Einzelunternehmer, haben sie Glück. Natürliche Personen können sich einen Teil der Gewerbesteuer bei der Einkommensteuer anrechnen lassen. Und zwar beläuft sich der anrechenbare Anteil auf das 3,8 fache des Gewerbesteuermeßbetrags. Das bedeutet, verlangt ihre Gemeinde maximal 380 % (was dem 3,8-fachen des Gewerbesteuermeßbetrags entspricht), können Sie die Kosten voll ansetzen. Verlangt ihre Gemeinde aber einen höheren Hebesatz, dann zahlen Sie in Höhe der Differenz drauf.

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