Rechnung für Kleinunternehmer: Vorlage oder Buchhaltungsprogramm?

Wer Leistungen für Kunden erbringt, muss diese natürlich auch in Rechnung stellen. Und Selbstständige tun dies logischerweise im eigenen Namen bzw. auf eigene Rechnung. Wer zu Beginn mit eher geringen Umsätzen rechnet, kann die Kleinunternehmerregelung nutzen und so auf den Ausweis der Umsatzsteuer verzichten.

Zur Orientierung: Maßgeblich sind die Umsatzgrenzen gemäß §19 UStG. Entscheidend ist dabei der Gesamtumsatz im Sinne des Umsatzsteuerrechts. Selbstständige müssen jedoch viele formale Details beachten, um korrekte Rechnungen zu erstellen. Paragraf 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) beschreibt die Pflichtbestandteile, die in Rechnungen enthalten sein müssen.

Auch wenn die Umsatzsteuer auf Rechnungen von Kleinunternehmern nicht ausgewiesen wird, so hat ein entsprechender Hinweis auf Paragraf 19 UStG unbedingt zu erfolgen. Dies kann z.B. in folgender Form erfolgen:

„Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Selbstständige müssen also viele formale Details beachten, sodass unerfahrene Gründer auf professionelle Unterstützung bei der Rechnungserstellung zurückgreifen sollten, um Fehler zu vermeiden und rechtssicher zu arbeiten.

Mindestanforderungen an Rechnungen aus dem Blickwinkel der Buchhaltung

Ein besonderes Merkmal von Rechnungen, die die Kleinunternehmerregelung nutzen, ist der Verzicht auf den Ausweis der Umsatzsteuer mit einem dementsprechenden, expliziten Hinweis. Abgesehen davon aber haben auch weitere Pflichtangaben in geordneter Form zu erscheinen.

Unverzichtbar für eine den formalen Anforderungen entsprechende Rechnung sind:

Natürlich ist auch anzugeben, auf welches Konto der Rechnungsbetrag bis zu welchem Zahlungsziel überwiesen werden muss, wobei individuelle Absprachen getroffen werden können. Etwaige Rabatte und Sonderkonditionen sind ebenfalls auszuweisen.

Reichen klassische Rechnungsvorlagen heute noch aus?

Mit einer professionellen Rechnungsvorlage auf Basis der Kleinunternehmerregelung können auch unerfahrene Selbstständige schnell Rechnungen erstellen, die den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden und darüber hinaus einen guten Eindruck hinterlassen. Wenige Klicks und Angaben reichen aus, um eine Rechnung individuell anzupassen. Einzelpreise bzw. erbrachte Leistungen können in aller Regel in dafür vorgesehenen Feldern aufgelistet werden.

Solche Vorlagen werden auf Grundlage der aktuellen Gesetzeslage entwickelt, sodass sie sich als nützlich erweisen. Zudem ist ein hohes Maß an Kosteneffizienz gegeben, da eine Vorlage immer wieder individualisiert werden kann. Eine besonders hilfreiche Unterstützung ist es, wenn die Kostenpunkte automatisch summiert werden und dadurch Rechenfehler vermieden werden.

Allerdings stoßen klassische Word- oder PDF-Vorlagen zunehmend an ihre Grenzen. Seit 2025 gelten im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen neue Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung). Rechnungen müssen künftig in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt und archiviert werden. Eine einfache Vorlage erfüllt diese Anforderungen in der Regel nicht vollständig.

Auch Themen wie GoBD-konforme Archivierung, automatische Rechnungsnummernvergabe, revisionssichere Dokumentenspeicherung oder die direkte Übergabe an den Steuerberater lassen sich mit herkömmlichen Vorlagen nur eingeschränkt umsetzen.

Buchhaltungsprogramme als zukunftssichere Lösung für Kleinunternehmer

Moderne Buchhaltungsprogramme ermöglichen es, Rechnungen rechtssicher und effizient zu erstellen. Sie unterstützen:

Gerade für Kleinunternehmer, die ihre Buchhaltung von Beginn an professionell strukturieren möchten, kann der Einsatz einer geeigneten Software langfristig Zeit sparen und rechtliche Risiken reduzieren.