Die Kleinunternehmerregelung einfach erklärt

Vorteile für Kleinunternehmer

Wenn Sie unter die Kleinunternehmerregelung fallen, bringt Ihnen das einige Vorteile. Diese bestehen darin, dass Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer an das Finanzamt bezahlen müssen. Das bedeutet, für Sie entfällt die monatliche oder vierteljährliche Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung. Als Kleinunternehmer weisen Sie auf Ihrer Rechnung keine Mehrwertsteuer aus. Diese Erleichterungen vereinfachen die Rechnungsstellung und senken den administrativen Aufwand erheblich. Insbesondere für Gründer, Nebenerwerbs­selbstständige oder Einzelunternehmer mit überschaubaren Umsätzen kann dies eine spürbare Entlastung im Geschäftsalltag darstellen.

Zu beachten ist jedoch, dass es sich bei der Kleinunternehmerregelung nicht um eine Steuerbefreiung im eigentlichen Sinne handelt, sondern um eine Vereinfachungsregelung innerhalb des Umsatzsteuerrechts. Die Umsatzsteuer wird nicht erhoben, weil der Gesetzgeber kleine Umsätze von der Erhebung ausnimmt.

 

Wer kann die Vorteile der Kleinunternehmerregelung beanspruchen?

Die Finanzbehörden haben klare Vorgaben für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung. Wenn Sie als Einzelunternehmer, Freiberufler, in der Rechtsform einer GbR oder als haftungsbeschränkte UG tätig sind, kommen Sie grundsätzlich infrage. Voraussetzung ist jedoch, dass folgende Umsatzgrenzen eingehalten werden:

• Im laufenden Kalenderjahr darf der voraussichtliche Umsatz 50.000 € (Bruttogrenze) nicht überschreiten.
• Im vorangegangenen Kalenderjahr darf der Umsatz nicht mehr als 22.000 € (Bruttogrenze) betragen haben.
• Für das Gründungsjahr gilt ebenfalls die voraussichtliche Grenze von 22.000 €, auf zwölf Monate hochgerechnet. Wird das Unternehmen beispielsweise im Juli gegründet, ist der erwartete Umsatz auf ein volles Jahr hochzurechnen.

Bitte beachten Sie: Die genannten Werte sind Bruttogrenzen, das heißt inklusive Umsatzsteuer. Auch wenn Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen, verlangt das Gesetz eine rechnerische Bruttobetrachtung zur Prüfung der Umsatzgrenzen.

Tabelle zur Veranschaulichung der Kleinunternehmerregelung 2025:

(KUR = Kleinunternehmerregelung)

Erklärung:

• In den Jahren 2022 und 2023 ist die Anwendung der Kleinunternehmerregelung möglich, da die Grenzen eingehalten wurden.
• Im Jahr 2024 wird der Unternehmer umsatzsteuerpflichtig, da der Umsatz im Vorjahr 2023 bei 45.000 € lag und somit die Grenze von 22.000 € überschritten wurde. Die Umsatzsteuerpflicht greift in diesem Fall ab dem 1. Januar 2024.
• Ab dem Jahr 2025 kann die Regelung erneut angewendet werden, wenn die Umsätze wieder innerhalb der vorgegebenen Grenzen liegen. Voraussetzung ist, dass im Jahr 2024 der Umsatz erneut unter 22.000 € lag und der Umsatz 2025 voraussichtlich 50.000 € nicht überschreitet.

Außenwirkung und Wechsel zwischen den Besteuerungsarten

Die Frage, die sich in diesem Zusammenhang stellt, lautet: Wie sinnvoll ist es, zwischen den Umsatzbesteuerungsarten hin und her zu wechseln? Diese Frage können Sie sich nur selbst beantworten. Natürlich sinkt auf der einen Seite der administrative Aufwand für Sie, auf der anderen Seite aber steht die Außenwirkung. Mit der Kleinunternehmerregelung dokumentieren Sie nach außen sichtbar, dass das Unternehmen (noch) nicht oder nicht mehr umsatzstark ist. Das kann in manchen Branchen nachteilig sein. Insbesondere bei Geschäftskunden oder im B2B-Bereich kann der fehlende Umsatzsteuerausweis als Nachteil wahrgenommen werden, da vorsteuerabzugsberechtigte Kunden keinen steuerlichen Vorteil aus Ihrer Rechnung ziehen können.

Kurzfristige Wechsel zwischen der Kleinunternehmerregelung und der Regelbesteuerung sind gesetzlich nicht beliebig möglich. Wer freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, ist in der Regel für einen Zeitraum von fünf Kalenderjahren an die Regelbesteuerung gebunden. Erst nach Ablauf dieser Frist kann erneut zur Kleinunternehmerregelung zurückgekehrt werden, sofern die Umsatzgrenzen wieder eingehalten werden.

 

Kleinunternehmer profitieren nicht vom Vorsteuerabzug

Wenn Sie als Kleinunternehmer am Markt auftreten und keine Umsatzsteuer in den Rechnungen ausweisen und damit auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, können Sie auch keine Vorsteuer geltend machen. Die Begriffe Umsatzsteuer und Vorsteuer meinen beide den offiziellen Mehrwertsteuersatz von 19 % beziehungsweise 7 %. Die Mehrwertsteuer wird als Umsatzsteuer bezeichnet, wenn Sie diese auf Ihren Kundenrechnungen ausweisen. Sie wird Vorsteuer genannt, wenn diese auf Ihren Lieferantenrechnungen ausgewiesen ist.

Bei der Anwendung der Kleinunternehmerregelung dürfen Sie keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen. Tun Sie dies trotzdem, müssen Sie die ausgewiesene Umsatzsteuer an das Finanzamt bezahlen. Allerdings dürfen Sie in diesem Fall die Vorsteuer nicht gegenrechnen und vom zu zahlenden Betrag nicht abziehen. Ein unberechtigter Umsatzsteuerausweis kann daher zu finanziellen Nachteilen führen und sollte unbedingt vermieden werden.

 

Beispiel Anwendung: "Kleinunternehmerregelung"

Beispiel Anwendung: "Verzicht auf Kleinunternehmerregelung"

Solange es sich um geringe Beträge wie bei Jana handelt, brauchen Sie nicht darüber nachzudenken, ob eine Kleinunternehmerregelung sinnvoll ist oder nicht – sie ist sinnvoll. Doch berücksichtigen Sie immer, dass Sie den Gewinn Ihrem zu versteuernden Einkommen zurechnen müssen. Wenn Sie im Nebengewerbe selbständig sind und einen gut bezahlten Teilzeit- oder Vollzeitjob haben, spielt es durchaus eine Rolle, ob Sie als Kleinunternehmer zusätzliche Einnahmen generieren oder nicht. Prüfen Sie anhand der Einkommensteuer-Grundtabelle, inwieweit die Steuerlast für Sie steigen würde. Die Kleinunternehmerregelung beeinflusst ausschließlich die Umsatzsteuer, nicht jedoch die Einkommensteuer oder gegebenenfalls die Gewerbesteuer.

Kleinunternehmerregelung muss aktiv beantragt werden

Ob Sie als Kleinunternehmer behandelt werden oder nicht, liegt anfangs in Ihrer Hand. Sie müssen nämlich aktiv werden und einen Antrag stellen. Das geschieht zum Beispiel direkt im steuerlichen Fragebogen zur Ersterfassung, der im Zuge der Anmeldung beim Finanzamt auszufüllen ist. Dort gibt es einen Abschnitt, der sich mit der Kleinunternehmerregelung befasst. Hier erklären Sie sinngemäß, dass der Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 € nicht überschritten hat und der Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 € nicht übersteigen wird. Zudem bestätigen Sie, dass in Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen wird und kein Vorsteuerabzug geltend gemacht wird.

Setzen Sie das Kreuz an diese Stelle, werden Sie nach der Kleinunternehmerregelung behandelt. Vorsicht: Die Angaben zu Ihrem Umsatz müssen wie weiter oben beschrieben realistisch und nachvollziehbar sein, andernfalls folgen Rückfragen oder Ihr Sachbearbeiter stuft Sie entgegen Ihres Antrags als umsatzsteuerpflichtig ein. Eine bewusste oder fahrlässige Falschangabe kann zu Nachzahlungen führen.

Wenn Sie aktuell Rechnungen mit Umsatzsteuer ausstellen und Vorsteuer geltend machen, sich aber zum nächstmöglichen Zeitpunkt aufgrund geringer Umsätze als Kleinunternehmer einstufen lassen wollen, können Sie jederzeit einen formlosen Antrag stellen. Darin erklären Sie, dass die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Die Finanzbehörde wird auf Ihren Antrag reagieren und Ihnen entweder zum nächsten Kalenderjahr die Einstufung als Kleinunternehmer bestätigen oder Rückfragen zur Klärung eventueller Unstimmigkeiten stellen. Ein rückwirkender Wechsel innerhalb eines laufenden Jahres ist in der Regel nicht möglich.

Kleinunternehmerregelung und unterjährige Grenzüberschreitungen

Solange die gesetzlichen Umsatzgrenzen eingehalten werden, kann die Kleinunternehmerregelung ohne weitere steuerliche Folgen angewendet werden. Problematisch wird es jedoch, wenn sich im Laufe des Jahres abzeichnet, dass der Umsatz höher ausfällt als ursprünglich prognostiziert. Wird die Grenze von 50.000 € im laufenden Kalenderjahr überschritten, endet die Anwendung der Kleinunternehmerregelung grundsätzlich ab dem Zeitpunkt der Überschreitung. Ab diesem Zeitpunkt müssen Rechnungen mit Umsatzsteuer ausgestellt und die Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden.

Eine rückwirkende Besteuerung der zuvor erzielten Umsätze findet in diesem Fall in der Regel nicht statt, sofern die ursprüngliche Umsatzprognose realistisch und nachvollziehbar war. War die Überschreitung hingegen absehbar oder wurde sie bewusst in Kauf genommen, kann das Finanzamt eine andere Beurteilung vornehmen.

Spätestens mit Einreichung der Steuererklärungen prüft die Finanzbehörde, ob die Voraussetzungen tatsächlich vorlagen. Eine saubere Buchführung und eine realistische Umsatzplanung sind daher essenziell, um spätere Nachzahlungen oder Korrekturen zu vermeiden.

Besonderheiten bei Leistungen ins EU-Ausland und Reverse-Charge

Auch Kleinunternehmer können grenzüberschreitend tätig sein. Die Kleinunternehmerregelung gilt jedoch ausschließlich für die deutsche Umsatzsteuer. Erbringen Sie Leistungen an Unternehmer in anderen EU-Mitgliedstaaten oder beziehen Sie Leistungen aus dem Ausland, gelten besondere Regelungen.

Bei bestimmten Leistungen greift das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren. In diesen Fällen schuldet nicht der leistende Unternehmer, sondern der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer. Diese Regelung kann auch für Kleinunternehmer gelten, obwohl sie im Inland keine Umsatzsteuer erheben.

Zudem kann eine Pflicht zur Abgabe einer Zusammenfassenden Meldung oder zur Verwendung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bestehen. Die Kleinunternehmerregelung schützt nicht vor diesen Pflichten. Gerade bei digitalen Dienstleistungen, Online-Plattformen oder internationalen Geschäftsbeziehungen sollten Kleinunternehmer daher besonders aufmerksam sein.

Kleinunternehmerregelung erspart bürokratischen Aufwand

Solange die Umsätze brutto die Grenze von 22.000 € im Vorjahr nicht überschreiten und der Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich unter 50.000 € bleibt, können Unternehmer sich viel bürokratischen Aufwand sparen. Für viele ist die Vereinfachung in der Anfangszeit als (Klein-)Unternehmer hilfreich, doch es ist wichtig, die Bruttogrenzen im Blick zu behalten. Gerade bei wachsendem Geschäft oder einmaligen Großaufträgen sollte regelmäßig überprüft werden, ob die Voraussetzungen noch erfüllt sind.

Problematisch wird es, wenn Steuererklärungen sehr spät eingereicht werden und sich erst im Nachhinein herausstellt, dass die Voraussetzungen nicht vorlagen. Denn dann müssen auf bereits vereinnahmte Umsätze nachträglich Umsatzsteuerbeträge abgeführt und Rechnungen gegebenenfalls korrigiert werden. Das bedeutet vermeidbaren Papierkram, der Zeit, Geld und Nerven kostet. Eine laufende Kontrolle der Umsätze kann hier viel Ärger ersparen.