Die Kleinunternehmerregelung

Mann hält Schild mit Aufschrift Vorsteuer in Kamera

Die Kleinunternehmerregelung vereinfacht besonders für Existenzgründer die laufende Buchführung: Wenn es um Steuern geht, wünschen sich viele Selbstständige Unterstützung. Doch nicht immer gelingt es, einen Steuerberater zu finden, der ins Budget passt – erst recht nicht in der Gründungsphase. Dabei ist es am falschen Ende gespart, denn ein Steuerberater erspart Ihnen in der Regel unterm Strich mehr, als er Sie kostet. Kleinunternehmer mit schmalem Geldbeutel und geringen Umsätzen scheuen trotzdem den Gang zum Steuerberater. Dieser Beitrag richtet sich an alle, die sich einen grundlegenden Überblick über die wichtigsten Fakten verschaffen wollen, die Kleinunternehmer in steuerlicher Hinsicht beachten müssen. Haben Sie allerdings detaillierte Fragen, die aufgrund individueller Gegebenheiten entstehen, ist ein Termin bei der örtlichen IHK oder bei einem Steuerberater die beste Möglichkeit, diese zu klären.
 

Vorteile für Kleinunternehmer

Wenn Sie unter die Kleinunternehmerregelung fallen, bringt Ihnen das einige Vorteile. Diese bestehen darin, dass Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer an das Finanzamt bezahlen müssen. Das bedeutet, für Sie entfällt die monatliche Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung. Als Kleinunternehmer weisen Sie auf Ihrer Rechnung keine Mehrwertsteuer aus. Diese Erleichterungen vereinfachen die Rechnungsstellung und senken den administrativen Aufwand erheblich.
 

Wer kann die Vorteile der Kleinunternehmerregelung beanspruchen?

Die Finanzbehörden haben sehr enge Vorgaben für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung. Wenn Sie als Einzelunternehmer/Freiberufler, mit einem Partner im Team in der Rechtsform der GbR oder als haftungsbeschränkte UG arbeiten, kommen Sie grundsätzlich für die weitere Prüfung infrage. Halten Sie folgenden Grenzen ein, dann können Sie als Kleinunternehmer behandelt werden.

  1. Sie dürfen im laufenden Kalenderjahr einen voraussichtlichen Umsatz von 50.000 € nicht überschreiten.

  2. Im vorangegangenen Kalenderjahr darf der Umsatz nicht größer als 17.500 € gewesen sein.

  3. Eine besondere Regel gilt für das Gründungsjahr. In diesem darf der Wert von 17.500 € ebenfalls voraussichtlich nicht überschritten werden.

Bitte beachten Sie, dass die genannten Grenzen inklusive Umsatzsteuer gelten. Es handelt sich demnach um Bruttogrenzen!

Beispiel: Sie erbringen eine Leistung, die 100 € netto wert ist. Rechnen Sie die 19 % Umsatzsteuer obendrauf (19 €), ergibt sich ein Bruttobetrag in Höhe von 119 €. Ihre Rechnung beläuft sich dann insgesamt auf 119 €, allerdings ohne Ausweis der einzelnen Bestandteile Nettobetrag 100 € + Umsatzsteuer 19 €.


Die genannten Umsatz-Grenzwerte 17.500 € und 50.000 € beziehen sich grundsätzlich auf ein Kalenderjahr. Falls Sie mitten im Jahr Ihre Existenzgründung auf den Weg bringen, müssen Sie die zu erwartenden Umsätze auf volle zwölf Monate hochrechnen.
 

Nachfolgende Tabelle soll dabei helfen, zu verdeutlichen, wann Sie als Kleinunternehmer eingestuft werden können und wann nicht.

Jahr

Umsatz laufendes Jahr (< 50.000 €)

Umsatz Vorjahr

(< 17.500 €)

KUR* (ja oder nein)

2015

10.000 €

7.000 €

ja

2016

45.000 €

10.000 €

ja

2017

15.000 €

45.000 €

nein

2018

10.000 €

15.000 €

ja

(*KUR = Kleinunternehmerregelung)

Im Jahr 2015 lässt sich die Kleinunternehmerregelung anwenden, denn die Vorjahresgrenze von 17.500 € wurde nicht verletzt. Auch überschreitet der Umsatz im laufenden Jahr nicht die Grenze von 50.000 €.

Im Jahr 2016 verhält es sich genauso, wie im Jahr 2015. Die Kleinunternehmerregelung ist anwendbar, weil keine der Grenzen überschritten wurde. Doch im Jahr 2017 ändert sich die Einstufung. Da im Vorjahr 2016 die Grenze von 17.500 € mit einem Umsatz von 45.000 € überschritten wurde, wird der Unternehmer umsatzsteuerpflichtig. Da im Jahr 2017 der Umsatz auf 15.000 €, der Umsatz im Jahr 2018 aber nur 10.000 € beträgt, besteht prinzipiell die Möglichkeit, fortan erneut die Kleinunternehmerregelung anzuwenden.

Wichtig!

Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden, sind Sie dazu verpflichtet, dies nach außen zu kommunizieren. Auf den Rechnungen muss ein entsprechender Hinweis stehen. Es bestehen keine genauen Vorschriften, was Sie auf Ihre Rechnungen schreiben müssen. Sie haben bei der Formulierung einigen Spielraum. Die Formulierung muss auf jeden Fall den Hinweis auf § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) enthalten. Hier ein paar beispielhafte Formulierungen:

  • „Gemäß § 19 UStG enthält der ausgewiesene Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“

  • „Keine Umsatzsteuer ausgewiesen aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UstG.“

  • „Gemäß § 19 UstG (Kleinunternehmerregelung) wird keine Umsatzsteuer für den Rechnungsbetrag ausgewiesen.“

 

Dieser Hinweis auf Ihrer Rechnung ist eine Pflichtangabe. Sollten Sie diese Angabe „vergessen“, kann dies zu Problemen mit dem Finanzamt führen. Auch verzögerte Zahlungen vonseiten Ihrer Kunden sind eine mögliche Folge. Ihre Kunden gehen unter Umständen davon aus, dass Sie den Ausweis der Umsatzsteuer vergessen haben und fordern dann von Ihnen eine berichtigte Rechnung an. Das ist dem Kunden insbesondere dann wichtig, wenn er seinerseits vorsteuerabzugsberechtigt ist.


 

Die Frage, die sich in diesem Zusammenhang stellt, lautet: Wie sinnvoll ist es, zwischen den Umsatzbesteuerungsarten hin und her zu wechseln? Diese Frage können Sie sich nur selbst beantworten. Natürlich sinkt auf der einen Seite der administrative Aufwand für Sie, auf der anderen Seite aber steht die Außenwirkung. Mit der Kleinunternehmerregelung dokumentieren Sie nach außen sichtbar, dass das Unternehmen (noch) nicht oder nicht mehr umsatzstark ist. Das kann in manchen Branchen nachteilig sein.
 

Kleinunternehmer profitieren nicht vom Vorsteuerabzug

Wenn Sie als Kleinunternehmer am Markt auftreten und keine Umsatzsteuer in den Rechnungen ausweisen und damit auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, können Sie auch keine Vorsteuer geltend machen. Die Begriffe Umsatzsteuer und Vorsteuer meinen beide den offiziellen Mehrwertsteuersatz von 19 % bzw. 7 %. Die Mehrwertsteuer wird als Umsatzsteuer bezeichnet, wenn Sie diese auf Ihren Kundenrechnungen ausweisen. Sie wird Vorsteuer genannt, wenn diese auf Ihren Lieferantenrechnungen ausgewiesen ist.

Bei der Anwendung der Kleinunternehmerreglung dürfen Sie keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen. Tun Sie dies trotzdem, müssen Sie die ausgewiesene Umsatzsteuer an das Finanzamt bezahlen. Allerdings dürfen Sie in diesem Fall die Vorsteuer nicht gegenrechnen und vom zu zahlenden Betrag nicht abziehen.
 

Beispiel Anwendung Kleinunternehmerregelung

Die gewerblich tätige Unternehmerin Jana bietet im Internet selbst genähte Taschen an. Sie kauft Stoffe, Nähgarn, eine Nähmaschine, Knöpfe, Reißverschlüsse sowie weiteren Betriebsbedarf. Im Laufe des Geschäftsjahres kauft Jana ständig Material nach, was sich am Ende des Jahres 2017 auf 5.000 € zzgl. Mehrwertsteuer 950 € = 5.950 € summiert. Die Rechnungen ihrer Lieferanten bezahlt sie brutto mit 5.950 €, also inklusive der ausgewiesenen Mehrwertsteuer. Ihre eigenen Kundenrechnungen erstellt sie ohne Ausweis der Umsatzsteuer. Diese belaufen sich insgesamt auf 9.520 € (hierin sind 19 % MwSt. enthalten, was einem Wert von 1.520 € entspricht).

Jana darf die Vorsteuer nicht beim Finanzamt geltend machen. Sie muss die vereinnahme Umsatzsteuer nicht abführen.
 

Beispiel Anwendung Verzicht auf Kleinunternehmerregelung

Wenn Jana nicht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen würde, müsste sie die vereinnahmte Umsatzsteuer mit der vorausbezahlten Vorsteuer verrechnen und den Differenzbetrag beim Finanzamt geltend machen. Verzichtet Jana auf die Kleinunternehmerregelung, stellt sie folgende Rechnung auf:

Umsatzsteuer: 1.520 €

./. abzüglich Vorsteuer: 950 €

Differenz: 570 €

Die Differenz von 570 € müsste Jana insgesamt an das Finanzamt abführen. Nun könnten Sie sich fragen, ob es klug ist, 570 € an das Finanzamt abzuführen. Die Antwort liegt in der Besteuerung des Gewinns. Sie müsste nämlich den Jahresgewinn mit ihrem persönlichen Einkommensteuersatz versteuern. Kleinunternehmer ermitteln den Gewinn anhand der Bruttobeträge, was grundsätzlich zu höheren Zahlen führt, die sie in ihrer Einkommensteuererklärung eintragen müssen.

Solange es sich um geringe Beträge wie bei Jana handelt, brauchen Sie nicht darüber nachzudenken, ob eine Kleinunternehmerregelung sinnvoll ist oder nicht – sie ist sinnvoll. Doch berücksichtigen Sie immer, dass Sie den Gewinn Ihrem zu versteuernden Einkommen zurechnen müssen. Wenn sie im Nebengewerbe selbständig sind und einen gut bezahlten Teilzeit- oder Vollzeitjob haben, spielt es durchaus eine Rolle, ob sie als Kleinunternehmer zusätzliche Einnahmen generieren oder nicht. Prüfen Sie anhand der Einkommensteuer-Grundtabelle, inwieweit die Steuerlast für Sie steigen würde.
 

Kleinunternehmerregelung muss aktiv beantragt werden

Ob Sie als Kleinunternehmer behandelt werden oder nicht, liegt anfangs in Ihrer Hand. Sie müssen nämlich aktiv werden und einen Antrag stellen. Das geschieht zum Beispiel direkt im steuerlichen Fragebogen zur Ersterfassung, der im Zuge der Anmeldung beim Finanzamt auszufüllen ist. Dort gibt es einen Abschnitt, der sich mit der Kleinunternehmerregelung befasst. Hier steht sinngemäß Folgendes:

Der auf das Kalenderjahr hochgerechnete Gesamtumsatz wird die Grenze von 17.500 € voraussichtlich nicht überschreiten. Es wird die Kleinunternehmer-Regelung (§ 19 Abs. 1 UStG) in Anspruch genommen. In Rechnungen wird keine Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen und es kann kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden.

Setzen Sie das Kreuz an diese Stelle, werden Sie nach der Kleinunternehmerregelung behandelt. Vorsicht: Die Angaben zu Ihrem Umsatz müssen wie weiter oben beschrieben stimmig sein, andernfalls folgen Rückfragen oder Ihr Sachbearbeiter stuft sie entgegen Ihres Antrags als umsatzsteuerpflichtig ein.

Wenn Sie aktuell Rechnungen mit Umsatzsteuer ausstellen und Vorsteuer geltend machen, sich aber zum nächstmöglichen Zeitpunkt aufgrund geringer Umsätze als Kleinunternehmer einstufen lassen wollen, können Sie jederzeit einen formlosen Antrag stellen. Darin verwenden sie zum Beispiel den oben zitierten Text aus dem Steuerformular. Die Finanzbehörde wird auf Ihren Antrag reagieren und Ihnen entweder zum nächsten Kalenderjahr die Einstufung als Kleinunternehmer bestätigen oder Rückfragen zur Klärung eventueller Unstimmigkeiten stellen.
 

Kleinunternehmerregelung erspart bürokratischen Aufwand

Solange die Umsätze brutto die Grenze von 17.500 € nicht überschreiten, können Unternehmer sich viel bürokratischen Aufwand sparen. Für viele ist die Vereinfachung in der Anfangszeit als (Klein-)Unternehmer hilfreich, doch es ist wichtig, die Bruttogrenzen im Blick zu behalten. Spätestens mit Einreichung der Steuererklärungen zum Jahresende wird die Finanzbehörde gegebenenfalls die Einstufung zurücknehmen und fortan sind Sie verpflichtet, die Umsatzsteuer abzuführen. Problematisch wird es, wenn Sie die Steuererklärungen sehr spät einreichen und nachträglich umsatzsteuerpflichtig gemacht werden. Denn dann müssen Sie auf die vereinnahmten Umsätze nachträglich Umsatzsteuer bezahlen und nachträglich die Rechnungsbelege ändern. Das bedeutet eine Menge vermeidbaren Papierkram, der Zeit, Geld und Nerven kostet.

Tipp: Planen Sie hohe Ausgaben für Wareneinkäufe oder Investitionen, durch die hohe Vorsteuerzahlungen entstehen, kann es sinnvoll sein, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten.

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