Die Kleinunternehmerregelung einfach erklärt
Zusammenfassung: Die Kleinunternehmerregelung
Die Kleinunternehmerregelung erleichtert Existenzgründern und kleinen Unternehmen die Buchhaltung, da sie keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen und keine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung abgeben müssen. Voraussetzung sind Jahresumsätze unter 22.000 € im Vorjahr und unter 50.000 € im laufenden Jahr (Bruttobeträge). Der Hinweis auf § 19 UStG ist auf Rechnungen Pflicht. Kleinunternehmer profitieren zwar von weniger Bürokratie, können jedoch keine Vorsteuer geltend machen. Die Regelung muss aktiv beantragt werden und sollte bei geplanten hohen Investitionen gut überdacht werden.
Nutzen Sie hierfür:
Die 3 wichtigsten Fragen für Gründer
Selbstständige und Freiberufler sind nicht kraft Gesetzes in der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) pflichtversichert. Sie müssen aktiv entscheiden, ob sie sich gesetzlich oder privat versichern. Die Beiträge zur GKV richten sich nach dem Einkommen und betragen 2025 zwischen...
In der Regel entfällt die Pflicht zur gesetzlichen Rentenversicherung für Selbstständige. Nur bestimmte Berufsgruppen (z. B. Handwerker, Lehrer, Künstler) müssen weiterhin Beiträge zahlen.
Wenn Sie nicht pflichtversichert sind, können Sie freiwillig in die gesetzliche Rentenversicherung einzahlen oder sich für eine private Altersvorsorge entscheiden – etwa mit einer Rürup-Rente oder ETF-Sparplänen.
Wichtig: Ohne eigene Vorsorge erhalten Sie später keine gesetzliche Rente.
Ja – als Selbstständige tragen Sie das Risiko allein. Es gibt keine Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und keinen Anspruch auf Arbeitslosengeld I (außer bei freiwilliger Weiterversicherung).
- Krankentagegeldversicherung: ersetzt das Einkommen bei längerer Krankheit
- Berufsunfähigkeitsversicherung: schützt vor Einkommensausfall bei dauerhafter Arbeitsunfähigkeit
Die Kleinunternehmerregelung vereinfacht besonders für Existenzgründer die laufende Buchführung: Wenn es um Steuern geht, wünschen sich viele Selbstständige Unterstützung. Doch nicht immer gelingt es, einen Steuerberater zu finden, der ins Budget passt – erst recht nicht in der Gründungsphase. Dabei ist es am falschen Ende gespart, denn ein Steuerberater erspart Ihnen in der Regel unterm Strich mehr, als er Sie kostet. Kleinunternehmer mit schmalem Geldbeutel und geringen Umsätzen scheuen trotzdem den Gang zum Steuerberater. Dieser Beitrag richtet sich an alle, die sich einen grundlegenden Überblick über die wichtigsten Fakten verschaffen wollen, die Kleinunternehmer in steuerlicher Hinsicht beachten müssen. Haben Sie allerdings detaillierte Fragen, die aufgrund individueller Gegebenheiten entstehen, ist ein Termin bei der örtlichen IHK oder bei einem Steuerberater die beste Möglichkeit, diese zu klären.
Vorteile für Kleinunternehmer
Wenn Sie unter die Kleinunternehmerregelung fallen, bringt Ihnen das einige Vorteile. Diese bestehen darin, dass Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer an das Finanzamt bezahlen müssen. Das bedeutet, für Sie entfällt die monatliche Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung. Als Kleinunternehmer weisen Sie auf Ihrer Rechnung keine Mehrwertsteuer aus. Diese Erleichterungen vereinfachen die Rechnungsstellung und senken den administrativen Aufwand erheblich.
Wer kann 2025 die Vorteile der Kleinunternehmerregelung beanspruchen?
Die Finanzbehörden haben klare Vorgaben für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung. Wenn Sie als Einzelunternehmer, Freiberufler, in der Rechtsform einer GbR oder als haftungsbeschränkte UG tätig sind, kommen Sie grundsätzlich infrage. Voraussetzung ist jedoch, dass folgende Umsatzgrenzen eingehalten werden:
- Im laufenden Kalenderjahr darf der voraussichtliche Umsatz 50.000 € (Bruttogrenze) nicht überschreiten.
- Im vorangegangenen Kalenderjahr darf der Umsatz nicht mehr als 22.000 € (Bruttogrenze) betragen haben.
- Für das Gründungsjahr gilt ebenfalls die voraussichtliche Grenze von 22.000 €, auf zwölf Monate hochgerechnet.
Bitte beachten Sie: Die genannten Werte sind Bruttogrenzen, das heißt inklusive Umsatzsteuer.
Beispiel: Sie erbringen eine Leistung, die 100 € netto wert ist. Addieren Sie 19 % Umsatzsteuer (19 €), ergibt sich ein Bruttobetrag von 119 €. Ihre Rechnung lautet dann 119 €, jedoch ohne Ausweis der Umsatzsteuer, wenn Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden.
Tabelle zur Veranschaulichung der Kleinunternehmerregelung 2025:
| Jahr | Umsatz laufendes Jahr (< 50.000 €) | Umsatz Vorjahr (< 22.000 €) | KUR* (ja oder nein) |
|---|---|---|---|
| 2022 | 10.000 € | 7.000 € | ja |
| 2023 | 45.000 € | 10.000 € | ja |
| 2024 | 15.000 € | 45.000 € | nein |
| 2025 | 10.000 € | 15.000 € | ja |
(KUR = Kleinunternehmerregelung)
Erklärung:
In den Jahren 2022 und 2023 ist die Anwendung der Kleinunternehmerregelung möglich, da die Grenzen eingehalten wurden.
Im Jahr 2024 wird der Unternehmer umsatzsteuerpflichtig, da der Umsatz im Vorjahr 2023 bei 45.000 € lag und somit die Grenze von 22.000 € überschritten wurde.
Ab dem Jahr 2025 kann die Regelung erneut angewendet werden, wenn die Umsätze wieder innerhalb der vorgegebenen Grenzen liegen.
Wichtig!
Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden, sind Sie dazu verpflichtet, dies nach außen zu kommunizieren. Auf den Rechnungen muss ein entsprechender Hinweis stehen. Es bestehen keine genauen Vorschriften, was Sie auf Ihre Rechnungen schreiben müssen. Sie haben bei der Formulierung einigen Spielraum. Die Formulierung muss auf jeden Fall den Hinweis auf § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) enthalten. Hier ein paar beispielhafte Formulierungen:
- „Gemäß § 19 UStG enthält der ausgewiesene Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
- „Keine Umsatzsteuer ausgewiesen aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UstG.“
- „Gemäß § 19 UstG (Kleinunternehmerregelung) wird keine Umsatzsteuer für den Rechnungsbetrag ausgewiesen.“
Dieser Hinweis auf Ihrer Rechnung ist eine Pflichtangabe. Sollten Sie diese Angabe „vergessen“, kann dies zu Problemen mit dem Finanzamt führen. Auch verzögerte Zahlungen vonseiten Ihrer Kunden sind eine mögliche Folge. Ihre Kunden gehen unter Umständen davon aus, dass Sie den Ausweis der Umsatzsteuer vergessen haben und fordern dann von Ihnen eine berichtigte Rechnung an. Das ist dem Kunden insbesondere dann wichtig, wenn er seinerseits vorsteuerabzugsberechtigt ist.
Die Frage, die sich in diesem Zusammenhang stellt, lautet: Wie sinnvoll ist es, zwischen den Umsatzbesteuerungsarten hin und her zu wechseln? Diese Frage können Sie sich nur selbst beantworten. Natürlich sinkt auf der einen Seite der administrative Aufwand für Sie, auf der anderen Seite aber steht die Außenwirkung. Mit der Kleinunternehmerregelung dokumentieren Sie nach außen sichtbar, dass das Unternehmen (noch) nicht oder nicht mehr umsatzstark ist. Das kann in manchen Branchen nachteilig sein.
Kleinunternehmer profitieren nicht vom Vorsteuerabzug
Wenn Sie als Kleinunternehmer am Markt auftreten und keine Umsatzsteuer in den Rechnungen ausweisen und damit auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, können Sie auch keine Vorsteuer geltend machen. Die Begriffe Umsatzsteuer und Vorsteuer meinen beide den offiziellen Mehrwertsteuersatz von 19 % bzw. 7 %. Die Mehrwertsteuer wird als Umsatzsteuer bezeichnet, wenn Sie diese auf Ihren Kundenrechnungen ausweisen. Sie wird Vorsteuer genannt, wenn diese auf Ihren Lieferantenrechnungen ausgewiesen ist.
Bei der Anwendung der Kleinunternehmerreglung dürfen Sie keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen. Tun Sie dies trotzdem, müssen Sie die ausgewiesene Umsatzsteuer an das Finanzamt bezahlen. Allerdings dürfen Sie in diesem Fall die Vorsteuer nicht gegenrechnen und vom zu zahlenden Betrag nicht abziehen.
Beispiel Anwendung: "Kleinunternehmerregelung"
Die gewerblich tätige Unternehmerin Jana bietet im Internet selbst genähte Taschen an. Sie kauft Stoffe, Nähgarn, eine Nähmaschine, Knöpfe, Reißverschlüsse sowie weiteren Betriebsbedarf. Im Laufe des Geschäftsjahres kauft Jana ständig Material nach, was sich am Ende des Jahres 2017 auf 5.000 € zzgl. Mehrwertsteuer 950 € = 5.950 € summiert. Die Rechnungen ihrer Lieferanten bezahlt sie brutto mit 5.950 €, also inklusive der ausgewiesenen Mehrwertsteuer. Ihre eigenen Kundenrechnungen erstellt sie ohne Ausweis der Umsatzsteuer. Diese belaufen sich insgesamt auf 9.520 € (hierin sind 19 % MwSt. enthalten, was einem Wert von 1.520 € entspricht).
Jana darf die Vorsteuer nicht beim Finanzamt geltend machen. Sie muss die vereinnahme Umsatzsteuer nicht abführen.
Beispiel Anwendung: "Verzicht auf Kleinunternehmerregelung"
Wenn Jana nicht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen würde, müsste sie die vereinnahmte Umsatzsteuer mit der vorausbezahlten Vorsteuer verrechnen und den Differenzbetrag beim Finanzamt geltend machen. Verzichtet Jana auf die Kleinunternehmerregelung, stellt sie folgende Rechnung auf:
Umsatzsteuer: 1.520 €
./. abzüglich Vorsteuer: 950 €
Differenz: 570 €
Die Differenz von 570 € müsste Jana insgesamt an das Finanzamt abführen. Nun könnten Sie sich fragen, ob es klug ist, 570 € an das Finanzamt abzuführen. Die Antwort liegt in der Besteuerung des Gewinns. Sie müsste nämlich den Jahresgewinn mit ihrem persönlichen Einkommensteuersatz versteuern. Kleinunternehmer ermitteln den Gewinn anhand der Bruttobeträge, was grundsätzlich zu höheren Zahlen führt, die sie in ihrer Einkommensteuererklärung eintragen müssen.
Solange es sich um geringe Beträge wie bei Jana handelt, brauchen Sie nicht darüber nachzudenken, ob eine Kleinunternehmerregelung sinnvoll ist oder nicht – sie ist sinnvoll. Doch berücksichtigen Sie immer, dass Sie den Gewinn Ihrem zu versteuernden Einkommen zurechnen müssen. Wenn sie im Nebengewerbe selbständig sind und einen gut bezahlten Teilzeit- oder Vollzeitjob haben, spielt es durchaus eine Rolle, ob sie als Kleinunternehmer zusätzliche Einnahmen generieren oder nicht. Prüfen Sie anhand der Einkommensteuer-Grundtabelle, inwieweit die Steuerlast für Sie steigen würde.
Kleinunternehmerregelung muss aktiv beantragt werden
Ob Sie als Kleinunternehmer behandelt werden oder nicht, liegt anfangs in Ihrer Hand. Sie müssen nämlich aktiv werden und einen Antrag stellen. Das geschieht zum Beispiel direkt im steuerlichen Fragebogen zur Ersterfassung, der im Zuge der Anmeldung beim Finanzamt auszufüllen ist. Dort gibt es einen Abschnitt, der sich mit der Kleinunternehmerregelung befasst. Hier steht sinngemäß Folgendes:
Der auf das Kalenderjahr hochgerechnete Gesamtumsatz wird die Grenze von 17.500 € voraussichtlich nicht überschreiten. Es wird die Kleinunternehmer-Regelung (§ 19 Abs. 1 UStG) in Anspruch genommen. In Rechnungen wird keine Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen und es kann kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden.
Setzen Sie das Kreuz an diese Stelle, werden Sie nach der Kleinunternehmerregelung behandelt. Vorsicht: Die Angaben zu Ihrem Umsatz müssen wie weiter oben beschrieben stimmig sein, andernfalls folgen Rückfragen oder Ihr Sachbearbeiter stuft sie entgegen Ihres Antrags als umsatzsteuerpflichtig ein.
Wenn Sie aktuell Rechnungen mit Umsatzsteuer ausstellen und Vorsteuer geltend machen, sich aber zum nächstmöglichen Zeitpunkt aufgrund geringer Umsätze als Kleinunternehmer einstufen lassen wollen, können Sie jederzeit einen formlosen Antrag stellen. Darin verwenden sie zum Beispiel den oben zitierten Text aus dem Steuerformular. Die Finanzbehörde wird auf Ihren Antrag reagieren und Ihnen entweder zum nächsten Kalenderjahr die Einstufung als Kleinunternehmer bestätigen oder Rückfragen zur Klärung eventueller Unstimmigkeiten stellen.
Kleinunternehmerregelung erspart bürokratischen Aufwand
Solange die Umsätze brutto die Grenze von 17.500 € nicht überschreiten, können Unternehmer sich viel bürokratischen Aufwand sparen. Für viele ist die Vereinfachung in der Anfangszeit als (Klein-)Unternehmer hilfreich, doch es ist wichtig, die Bruttogrenzen im Blick zu behalten. Spätestens mit Einreichung der Steuererklärungen zum Jahresende wird die Finanzbehörde gegebenenfalls die Einstufung zurücknehmen und fortan sind Sie verpflichtet, die Umsatzsteuer abzuführen. Problematisch wird es, wenn Sie die Steuererklärungen sehr spät einreichen und nachträglich umsatzsteuerpflichtig gemacht werden. Denn dann müssen Sie auf die vereinnahmten Umsätze nachträglich Umsatzsteuer bezahlen und nachträglich die Rechnungsbelege ändern. Das bedeutet eine Menge vermeidbaren Papierkram, der Zeit, Geld und Nerven kostet.
Tipp: Planen Sie hohe Ausgaben für Wareneinkäufe oder Investitionen, durch die hohe Vorsteuerzahlungen entstehen, kann es sinnvoll sein, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten.
Bin ich umsatzsteuerpflichtig?
Mit unserem praktischen Kleinunternehmerrechner können Sie schnell und einfach prüfen, ob Sie die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllen. Diese Regelung nach § 19 UStG bietet Selbstständigen und kleinen Unternehmen steuerliche Erleichterungen, indem sie von der Umsatzsteuer befreit werden. Weitere Informationen zur Kleinunternehmerregelung.
Nutzen Sie auch unsere weiteren Rechner:
Einkommensteuerrechner Gewerbesteuerrechner Krankenkassenrechner Abschreibungsrechner Firmenwagenrechner
Wichtig: Das ändert sich bei Ihrer Krankenversicherung, wenn Sie selbstständig sind
Als Selbstständige/r oder Freiberufler/in sind Sie nicht mehr automatisch in der gesetzlichen Krankenkasse (GKV) pflichtversichert. Sie müssen sich nun aktiv für eine Form der Krankenversicherung entscheiden. Die Beitragshöhe in der GKV orientiert sich am Einkommen. Die Kosten für Selbstständige betragen in diesem Jahr zwischen ...
