Kleingewerbe anmelden? Irrtümer, FAQ und Checkliste

Sie möchten ein Kleingewerbe anmelden? Ein Kleingewerbe bezeichnet nicht etwa ein kleines Geschäftsmodell, impliziert aber völlig zu Recht, dass die Anmeldung vergleichsweise einfach ist. Auch hier gilt: Es handelt sich nicht um eine besondere Rechtsform, sondern um ein Gewerbe, das keinen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. So einfach der eigentliche Akt der Anmeldung ist, so steinig kann der Weg bis dahin sein. Welche Entscheidungen auch im Vorfeld zu treffen sind, verrät dieser Beitrag.

Kleingewerbe anmelden: So gehen Sie vor

Wenn Sie ein Kleingewerbe anmelden möchten, müssen Sie sich an das für Sie zuständige Gewerbeamt wenden. Rechtlich melden Sie dabei kein „Kleingewerbe“ an, sondern schlicht ein Gewerbe. Die Einordnung ergibt sich automatisch aus Art und Umfang der Tätigkeit.

Die Kosten für den Gewerbeschein betragen je nach Firmensitz in der Regel zwischen 16 und 30 Euro, können jedoch – abhängig von der jeweiligen Kommune – auch höher ausfallen, da die Gebühren nicht bundesweit einheitlich geregelt sind, sondern von Städten und Gemeinden festgesetzt werden.

Viele Ämter bieten mittlerweile die Gewerbeanmeldung über einen Online-Vordruck an. Zudem stehen in zahlreichen Bundesländern digitale Serviceportale zur Verfügung, über die eine vollständige Online-Anmeldung möglich ist. Wichtig: Vor der Anmeldung sollten etwaige Genehmigungen oder Konzessionen bereits vorliegen. Dies betrifft insbesondere erlaubnispflichtige Tätigkeiten wie Gastronomie, Bewachungsgewerbe, Maklertätigkeiten, Finanzdienstleistungen oder bestimmte handwerkliche Berufe.

Kleingewerbe: Definition und Einordnung

Bei einem Kleingewerbe handelt es sich um einen Gewerbebetrieb, dessen Betreiber (in der Praxis meistens Existenzgründer) sich nicht an die Bestimmungen aus dem HGB (Handelsgesetzbuch) bzw. an die Vorschriften für einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb zu halten haben.

Maßgeblich ist § 1 HGB: Kaufmann ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt. Ein Handelsgewerbe liegt dann vor, wenn das Unternehmen nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Ist dies nicht der Fall, handelt es sich rechtlich nicht um einen Kaufmann – und damit um das, was umgangssprachlich als „Kleingewerbe“ bezeichnet wird.

Das „Kleingewerbe“ ist also keine eigene Rechtsform, sondern die Folge davon, dass kein Handelsgewerbe vorliegt.

Erfüllt der Gewerbetreibende zu einem späteren Zeitpunkt die Voraussetzungen für den Status eines Kaufmanns, so ist eine Handelsregistereintragung vorzunehmen. Die handelsrechtliche Buchführungspflicht greift grundsätzlich, wenn in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren ein Jahresumsatz von mehr als 500.000 Euro oder ein Jahresüberschuss von mehr als 50.000 Euro erzielt wird.

Im Falle einer Umfirmierung wird das Kleingewerbe im Zuge des Wachstumskurses in vielen Fällen zu einem Handelsgewerbe. Alternativ kann sich der Unternehmer freiwillig als sogenannter „Kann-Kaufmann“ ins Handelsregister eintragen lassen und beispielsweise als eingetragener Kaufmann (e.K.) firmieren.

Muss ein Kleinunternehmer bilanzieren?

In formaler Hinsicht ist für ein Kleingewerbe kennzeichnend, dass ein Jahresabschluss erst oberhalb eines Umsatzes von 500.000 Euro oder bei einem Gewinn von mehr als 50.000 Euro im Jahr erstellt werden muss. Diese Schwellenwerte ergeben sich aus § 241a HGB und sind maßgeblich für die handelsrechtliche Buchführungspflicht. Entscheidend ist, dass die Grenzen in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten werden.

Wer diese Grenzen nicht überschreitet, darf seinen Gewinn durch eine Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln. Oberhalb der genannten Grenzen greifen die erweiterten Buchführungspflichten nach dem HGB. De facto führt der Selbstständige dann kein Kleingewerbe mehr.

Unabhängig davon gelten steuerliche Dokumentationspflichten. Auch bei der Einnahmen-Überschussrechnung sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) zu beachten. Zudem müssen Unternehmer seit dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Diese Verpflichtung betrifft auch Gewerbetreibende, die umgangssprachlich als Kleingewerbe bezeichnet werden.

Was ist die EÜR?

Die Einnahmen-Überschussrechnung ist eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung. Sie steht allen Unternehmern offen, die nicht handelsrechtlich zur Bilanzierung verpflichtet sind – sie ist also kein exklusives Merkmal eines „Kleingewerbes“.

Hierbei werden Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenübergestellt. Der Gewinn ergibt sich als Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben. Eine Bilanz mit Inventar und Jahresabschluss ist in diesem Fall nicht erforderlich.

Dennoch sind sämtliche Geschäftsvorfälle vollständig, zeitnah und nachvollziehbar zu dokumentieren. Auch Aufbewahrungsfristen für steuerlich relevante Unterlagen sind zwingend einzuhalten.

Wann lohnt sich ein Kleingewerbe?

Viele Gründer entscheiden sich ganz bewusst zunächst für diese Form, um den administrativen bzw. buchhalterischen Aufwand in der Startphase so gering wie möglich zu halten. Genauer gesagt entscheiden sie sich für einen Gewerbebetrieb, der keinen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert und daher nicht als Handelsgewerbe gilt.

Perspektivisch ergeben sich nach einer Umfirmierung neue, wachstumsorientierte Handlungsspielräume. Solange Art und Umfang des Unternehmens überschaubar bleiben, ist keine Eintragung ins Handelsregister erforderlich und es genügt regelmäßig eine Einnahmen-Überschussrechnung.

Gerade im Nebenerwerb oder bei einer testweisen Existenzgründung bietet dieser Rahmen Vorteile, da keine Mindestkapitalanforderungen bestehen und die Gründung vergleichsweise unbürokratisch erfolgen kann. Mit zunehmender Größe des Unternehmens kann sich jedoch automatisch eine Kaufmannseigenschaft ergeben, ohne dass der Unternehmer dies aktiv beantragt.

Was unterscheidet das Kleingewerbe vom Handelsgewerbe?

Wer als Einzelunternehmen startet, verzeichnet sicherlich nicht direkt einen sechsstelligen Jahresumsatz und fällt damit in die Rubrik „Kleingewerbe“. Rechtlich betrachtet betreibt er ein Gewerbe, das keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert.

Wird aus dem Einzelunternehmen ein engagiertes Gründer-Duo, ist die Gesellschaft bürgerlichen Rechts, kurz: GbR, die richtige Unternehmensform. Ein Kleinunternehmen bleibt der Betrieb dennoch, da er kein Handelsgewerbe ist und entsprechend auch keinen Eintrag im Handelsregister hat.

Wächst ein Einzelunternehmen, kann dieses zur GmbH umfirmieren bzw. eine neue Firma mit der Rechtsform der GmbH gegründet werden. Eine GmbH entsteht allerdings nicht automatisch durch Wachstum, sondern durch formelle Neugründung oder durch einen Rechtsformwechsel nach dem Umwandlungsgesetz. Aus der soeben erwähnten GbR würde dann eine OHG, sofern ein Handelsgewerbe betrieben wird und eine Eintragung ins Handelsregister erfolgt.

Der entscheidende Schritt ist die Eintragung ins Handelsregister. Sobald der Firmenname hier gelistet ist, handelt es sich nicht mehr um ein Kleingewerbe, sondern um ein Handelsgewerbe. Damit steigen auch die formalen Anforderungen in Bezug auf die Buchführung. Oft ist jetzt für viele Selbstständige der richtige Zeitpunkt gekommen, um die Hilfestellungen eines erfahrenen Steuerberaters zu nutzen.

Fazit an dieser Stelle: „Kleingewerbe“ bedeutet nicht „kleine Firma“, sondern „kein Handelsgewerbe“.

Wann muss ich mich ins Handelsregister eintragen?

Eine Pflicht zur Eintragung entsteht, wenn Ihr Gewerbebetrieb nach Art und Umfang einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Maßgebliche Kriterien sind unter anderem Umsatzhöhe, Gewinn, Mitarbeiterzahl, organisatorischer Aufwand, Kreditvolumen sowie die Vielfalt der Geschäftsvorgänge.

Die gesetzlichen Schwellenwerte von 500.000 Euro Umsatz oder 50.000 Euro Jahresüberschuss in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren gelten als maßgeblicher Anhaltspunkt für die handelsrechtliche Buchführungspflicht. Dennoch erfolgt die Beurteilung stets im Einzelfall.

Alternativ kann eine freiwillige Eintragung als sogenannter Kann-Kaufmann erfolgen. In diesem Fall gelten sämtliche handelsrechtlichen Vorschriften, insbesondere die Pflicht zur doppelten Buchführung.

Die Vor- und Nachteile eines Kleingewerbes im Überblick

Wer im Begriff ist, sich selbstständig zu machen, kann abwägen, ob ein Kleingewerbe der richtige Ausgangspunkt für das Unternehmensziel ist. Wer sich als Freiberufler selbstständig macht, der genießt einen Sonderstatus. In diesem Fall ist weder eine Anmeldung beim Gewerbeamt noch ein Eintrag im Handelsregister Pflicht. Freiberufler sind im Einkommensteuergesetz definiert und üben in der Regel wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder heilberufliche Tätigkeiten aus.

Ob ein Kleingewerbe angemeldet werden darf, ist nicht abhängig von der Branche oder der Beschäftigung. Fakt ist jedoch, dass derjenige, der das Gewerbe anmeldet, auch als Inhaber auftritt und den Betrieb nach außen vertritt.

Mit Blick auf die Steuerlast muss der Gewerbetreibende Einkommensteuer, Gewerbesteuer und gegebenenfalls Umsatzsteuer bezahlen. Für Einzelunternehmer und Personengesellschaften gilt ein Gewerbesteuer-Freibetrag von 24.500 Euro pro Jahr. Zudem wird die gezahlte Gewerbesteuer in der Regel auf die Einkommensteuer angerechnet.

Vorteile eines Kleingewerbes

Als Kleingewerbetreibender reicht der Nachweis einer einfachen Buchführung in Form einer Einnahmen-Überschussrechnung.
Ein Kleingewerbe zu gründen, ist formlos und kostengünstig.
Um ein Kleingewerbe zu gründen, braucht es kein gesetzlich vorgeschriebenes Mindestkapital.
Eine Eintragung ins Handelsregister ist nicht erforderlich.
Die laufenden formalen Anforderungen sind im Vergleich zu Kapitalgesellschaften deutlich geringer.

Nachteile eines Kleingewerbes

Bei der Firmierung hat ein Kleingewerbetreibender deutlich weniger Gestaltungsfreiräume. Kleingewerbetreibende werden mit Vor- und Nachnamen bezeichnet. Ein erlaubter Zusatz darf nicht firmenähnlich wirken. Zulässig sind jedoch Geschäftsbezeichnungen, solange sie nicht den Eindruck eines Handelsregistereintrags erwecken.
Der Kleingewerbetreibende haftet wie ein Einzelunternehmer mit seinem Privatvermögen.
Eine Außenwirkung als „eingetragener Kaufmann“ oder Kapitalgesellschaft ist nicht möglich, was je nach Branche Einfluss auf die Wahrnehmung durch Geschäftspartner haben kann.

Klein starten und dann groß wachsen: Wie ist diese Gründungsform zu verstehen?

Selbst wenn es das Adjektiv „klein“ einfach klingen lässt, so sollten Gründer bei der Planung eines Kleingewerbes nichts dem Zufall überlassen. Die Bezeichnung sagt nichts über das wirtschaftliche Potenzial des Unternehmens aus, sondern lediglich über dessen handelsrechtliche Einordnung.

Wer langfristig denkt und sich am Markt etablieren will, muss auch für ein Kleingewerbe einen belastbaren und strategisch durchdachten Businessplan ausarbeiten. Gründer sollten nicht ins Blaue hinein starten und warten, was auf sie zukommt. Das Kleingewerbe ist eher als formaler Rahmen zu sehen, um sich mit geringerem administrativem Aufwand um das eigentliche Kerngeschäft kümmern zu können. Mit zunehmendem Wachstum kann jedoch automatisch die Pflicht entstehen, als Kaufmann zu gelten und entsprechende Strukturen aufzubauen.

Im Businessplan sollte bereits ein Wachstumskurs zahlenbasiert sichtbar sein. Insofern ist es nur eine Frage der Zeit, bis Existenzgründer den Rahmen eines sogenannten Kleingewerbes verlassen – oder besser gesagt müssen.

Die Entscheidung steht: So funktioniert die Anmeldung

Wer gründet, muss melden. So lautet die einfache Faustformel für Gewerbetreibende. Das gilt selbstverständlich auch für den Fall, dass es sich um eine nebenberufliche Existenzgründung handelt.

Die erste wichtige Adresse ist das Gewerbeamt, bei dem sich der Gewerbetreibende anmelden sowie später gegebenenfalls um- oder abmelden muss.

Achtung: Sind mit der Branche spezielle Auflagen verbunden, muss der Selbstständige diesen Pflichten nachkommen. So kann der Geschäftsbetrieb einer Erlaubnispflicht unterliegen, sodass der Gründer seine fachliche und persönliche Eignung nachzuweisen hat.

Die zweite wichtige Adresse ist das Finanzamt. Die Mitarbeiter dort melden sich meist automatisch, um einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung bereitzustellen und eine Steuernummer zu vergeben. Seit einigen Jahren erfolgt dies regelmäßig digital über ELSTER.

Praxistipp: Nur wer eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragt, kann innergemeinschaftliche Leistungen korrekt abrechnen. Eine USt-IdNr. ist insbesondere bei grenzüberschreitenden Geschäften innerhalb der EU erforderlich.

Die dritte wichtige Adresse ist der Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit. Eine Betriebsnummer wird benötigt, sobald sozialversicherungspflichtige Beschäftigte, Auszubildende oder Minijobber beschäftigt werden.

Die vierte wichtige Adresse ist die IHK oder HWK. Die Mitgliedschaft ist für Gewerbetreibende grundsätzlich verpflichtend, sofern keine freiberufliche Tätigkeit vorliegt.

Die fünfte wichtige Adresse ist die zuständige Berufsgenossenschaft. Die Anmeldung muss unverzüglich nach Aufnahme der Tätigkeit erfolgen. Auch Einzelunternehmer ohne Mitarbeiter unterliegen je nach Branche der gesetzlichen Unfallversicherungspflicht.

FAQ zur Anmeldung eines Kleingewerbes

Wer kann ein Kleingewerbe gründen?

Aufgrund der in Deutschland geltenden Gewerbefreiheit grundsätzlich jede voll geschäftsfähige Person. Zu beachten sind jedoch branchenspezifische Erlaubnispflichten.

Wichtig: Der Begriff „Kleingewerbe“ beschreibt keine besondere Zugangsvoraussetzung. Maßgeblich ist allein, ob ein Gewerbe betrieben wird, das keinen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert.
 

Gibt es eine Buchführungspflicht für Kleingewerbe?

Obwohl die Buchführung für sogenannte Kleingewerbe deutlich einfacher ist, müssen sämtliche Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß dokumentiert werden. Auch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind zu beachten. Seit 2025 besteht zudem eine Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich.
 

Ist ein Kleingewerbe steuerfrei?

Nein, ein Gewerbe ist grundsätzlich nicht steuerfrei. Es unterliegt der Einkommensteuer. Gewerbesteuer fällt an, sobald der jährliche Gewinn 24.500 Euro übersteigt. Die gezahlte Gewerbesteuer wird bei Einzelunternehmern regelmäßig auf die Einkommensteuer angerechnet. 

Umsatzsteuer muss abgeführt werden, sofern nicht die Kleinunternehmerregelung genutzt wird. Diese greift, wenn der Umsatz im Vorjahr 22.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigt.
 

Ist Kleingewerbe und Kleinunternehmer dasselbe?

Nein. Beim sogenannten Kleingewerbe geht es um die handelsrechtliche Einordnung. Der Begriff Kleinunternehmer hingegen stammt aus dem Umsatzsteuerrecht. Wer die Voraussetzungen erfüllt, kann auf den Ausweis der Umsatzsteuer verzichten, ist jedoch nicht von der Einkommen- oder Gewerbesteuer befreit.
 

Kapital und Haftung

Wie ein Einzelunternehmen haften Gewerbetreibende grundsätzlich mit ihrem Privatvermögen.

Wer eine Haftungsbeschränkung wünscht, muss eine Kapitalgesellschaft wie etwa eine GmbH oder eine UG (haftungsbeschränkt) gründen. Für eine GmbH ist ein Stammkapital von 25.000 Euro vorgesehen, wovon bei Gründung mindestens 12.500 Euro eingezahlt werden müssen.