Beschränkt abziehbare Betriebsausgaben: Geschenke, Spesen, Reisekosten

Münzstapel zwischen Dominosteinen
Zuletzt aktualisiert: 06.08.2026

Die allermeisten Aktivitäten, die Sie im Zusammenhang mit Ihrer Geschäftstätigkeit unternehmen, lassen sich im vollen Umfang als Betriebsausgaben geltend machen. Das gilt aber nicht für alles. In vielen Fällen, in denen ein Berührungspunkt mit privaten oder persönlichen Vorteilen denkbar ist, hat der Gesetzgeber einen Riegel vor die Abzugsfähigkeit geschoben. Manche Kosten sind deshalb gar nicht oder nur zum Teil abziehbar. Teilweise abziehbare Betriebsausgaben werden auch als beschränkt abziehbare Betriebsausgaben bezeichnet. Was dazugehört und welche Besonderheiten zu beachten sind, ist jetzt Thema.

Geregelt ist die Materie in § 4 Abs. 5 EStG. Dort steht eine Liste von Aufwendungen, die den Gewinn nicht oder nur anteilig mindern dürfen – obwohl sie unstreitig betrieblich veranlasst sind. Insofern lohnt es sich, die Grenzen zu kennen, bevor der Betriebsprüfer sie einem vorrechnet.

Geschenke sind nicht immer abzugsfähig

Sie können für Ihre Kunden Geschenke einkaufen, Geburtstagsgeschenke an Ihre Mitarbeiter machen oder andere Zuwendungen tätigen. Diese Ausgaben sind grundsätzlich Betriebsausgaben, sie dienen der Kundenpflege und der Mitarbeitermotivation. Aber es gibt einige gesetzliche Regelungen, die Sie berücksichtigen müssen, damit Sie die Kosten in vollem Umfang steuerlich geltend machen können.

Geschenke an Kunden und Geschäftsfreunde nur bis 50 € abziehbar

Eine wichtige Grenze, die Sie kennen müssen, liegt bei 50 €. Verankert ist das in § 4 Abs. 5 Nr. 1 Einkommensteuergesetz. Sie dürfen Ihren Geschäftspartnern und Mitarbeitern Ihrer Geschäftspartner maximal Zuwendungen im Wert von 50 € pro Jahr pro Person geben. Jeder Mitarbeiter einer Firma wird dabei als Einzelperson betrachtet.

Die Grenze lag lange bei 35 € und wurde durch das Wachstumschancengesetz mit Wirkung zum 1. Januar 2024 auf 50 € angehoben. Maßgeblich ist das Wirtschaftsjahr: Die höhere Grenze gilt für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2023 beginnen. Wer noch mit dem alten Wert von 35 € kalkuliert, verschenkt bares Abzugsvolumen.

Eine Ausnahme gibt es natürlich auch hier: der Unternehmer und seine Gattin oder die Unternehmerin und ihr Gatte werden nicht als zwei Einzelpersonen angesehen, sondern als eine Einheit. Zusammen für diese beiden Personen darf das Geschenk also nicht mehr als 50 € betragen. Dabei können Sie mehrere einzelne Geschenke machen oder ein großes Geschenk. Es handelt sich bei dem Wert von 50 € um eine Freigrenze. In steuerlicher Hinsicht heißt das Folgendes: Geben Sie mehr als 50 € pro Empfänger im Jahr aus, entfällt für Sie der komplette Betriebsausgabenabzug. Das gilt im Übrigen buchstäblich – auch eine Überschreitung um einen Cent kippt den Abzug vollständig.

Beispiele zur Ermittlung der Freigrenze für Geschenke an Geschäftspartner

Die folgenden Beispiele sollen verdeutlichen, in welchen Fällen die Freigrenze überschritten wird und in welchen Fällen der Betriebsausgabenabzug erhalten bleibt.

Eine Unternehmerin verschenkt an einen Kunden im Mai zum Geburtstag ein Geschenk im Wert von 30 € und zu Weihnachten desselben Jahres ein Geschenk im Wert von 30 €. Damit ist die Freigrenze in diesem Jahr überschritten und die Ausgaben sind komplett nicht abzugsfähig.

Eine Unternehmerin verschenkt an einen Kunden zu Weihnachten ein Geschenk im Wert von 50 € und im Januar des Folgejahres ein Geburtstagsgeschenk im Wert von 50 €. Beide Geschenke sind abzugsfähig, wenn keine weiteren Geschenke im jeweils gleichen Jahr an dieselbe Person verschenkt werden.

Diese Kosten gehören zur Ermittlung der Freigrenze dazu

Wenn Sie ein Werbegeschenk machen wollen, entstehen Ihnen manchmal auch Kosten in Zusammenhang mit der Kennzeichnung, zum Beispiel für das Firmenlogo und den Firmennamen. Diese Kosten sind bei der Berechnung der 50-€-Grenze mit einzubeziehen. Auch die Vorsteuer gehört zu den zu berücksichtigenden Kosten, wenn Sie keinen Vorsteuerabzug geltend machen dürfen – das betrifft insbesondere Kleinunternehmer. Andernfalls müssen Sie nur die Nettokosten zusammenrechnen. Kosten für die weitere Verpackung und den Versand aber fallen aus der Rechnung heraus.

Übrigens: Wenn Sie Kränze und Blumen für eine Beerdigung kaufen oder Preise im Rahmen eines Preisausschreibens oder eines Wettbewerbs vergeben, werden diese aus steuerlicher Sicht nicht als Geschenke eingestuft. Diese Kosten sind demnach voll abzugsfähig.

Kleiner Trick: Geschenke aussuchen, die ausschließlich beruflich nutzbar sind!

Wenn Sie Geschäftspartner und deren Mitarbeiter mit mehr als 50 € beschenken wollen, ohne dass der Betriebsausgabenabzug verloren geht oder der Vorsteuerabzug nicht geltend gemacht werden kann, gibt es einen Ausweg. Sie müssen ein Geschenk finden, das nur im Rahmen der beruflichen Aktivitäten nutzbar ist. Nur dann greift die gesetzliche Freigrenze von 50 € nicht.

Beispiele:

  • Sie schenken einer Mitarbeiterin Ihres Rechtsanwalts Fachbücher im Wert von 300 €.
  • Sie schenken Ihrer Freelance-Geschäftsassistentin eine Projektmanagement-Software.
  • Sie schenken Ihren Kunden (Berufsstand Bäcker) eine Gastromaschine, die Teig knetet.

Ein zweiter Ausweg ist die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG: Sie übernehmen für den Beschenkten die Steuer mit pauschal 30 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Der Empfänger muss das Geschenk dann nicht selbst versteuern. Achtung, das ist kein Freifahrtschein: Bei Geschenken über der 50-€-Freigrenze bleibt die Zuwendung für Sie trotzdem nicht abziehbar – und die Pauschalsteuer teilt dieses Schicksal. Die Entscheidung für § 37b EStG gilt zudem einheitlich für alle Zuwendungen eines Wirtschaftsjahres.

Ihre Pflicht im Zusammenhang mit beschränkt abzugsfähigen Geschenken

Das Finanzamt kontrolliert beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben ganz genau. Deshalb müssen Sie unbedingt wissen, wie Sie sich verhalten müssen. Es ist erforderlich, dass Sie Geschenke dem Anlass und dem Namen nach zuordnen und sie einzeln sowie getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzeichnen. Nur auf diese Weise ist es möglich, zwischen abzugsfähigen, beschränkt abzugsfähigen und nicht abzugsfähigen Geschenken zu unterscheiden. Kommen Sie dieser Pflicht nicht nach, sind die Ausgaben automatisch nicht abzugsfähig – und zwar unabhängig davon, ob die Freigrenze eingehalten wurde.

Wer diese Trennung sauber führen will, kommt an einem ordentlich geführten Konto für nicht abzugsfähige Betriebsausgaben nicht vorbei. Eine Buchhaltungslösung nimmt Ihnen das Sortieren weitgehend ab.

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Werbekosten oder Geschenk?

Werbekosten sind im Gegensatz zu Geschenken voll abzugsfähig. Haben Sie die Möglichkeit, ein Werbegeschenk an Geschäftsfreunde zu geben, sollten Sie diesen kleinen Umweg ruhig gehen. Warenproben oder Werbeartikel in hoher Anzahl – typisch sind Streuartikel wie Kugelschreiber, USB-Sticks oder Visitenkartenhalter – können zu einem kleinen Paket geschnürt und an Geschäftspartner ohne jegliche steuerlichen Fallstricke weitergegeben werden. Ebenfalls als Werbekosten können Sie Ausgaben ansetzen, die Sie für das Errichten von Bänken, Kunstwerken oder einer Schutzhütte aufwenden. Sie lassen eine Hinweistafel anbringen, auf der Sie als Spender stehen. Damit sind die Kosten voll abzugsfähige Betriebsausgaben.

Geschenke an Arbeitnehmer: monatlicher Sachbezug von 50 € möglich

Sie können Geschenke an Mitarbeiter als sogenannte Sachzuwendung steuervergünstigt oder steuerfrei verbuchen. Es gibt eine Besonderheit in diesem Zusammenhang. Es greift die monatliche Sachbezugsfreigrenze in Höhe von 50 €. Wichtig ist, dass alle Sachleistungen summiert werden. Gewähren Sie Ihren Mitarbeitern bereits ein Jobticket oder einen Tankgutschein, müssen Sie die Positionen zusammenrechnen. Der Vorteil für Sie ist, dass bei Zuwendungen an Arbeitnehmer bis 50 € monatlich keine Lohnsteuer und keine Sozialversicherungsabgaben anfallen.

Zu beachten ist die Abgrenzung: Anders als bei Geschenken an Geschäftsfreunde sind Zuwendungen an die eigenen Mitarbeiter als Personalaufwand voll abzugsfähig. Die 50-€-Grenze entscheidet hier nicht über Ihren Betriebsausgabenabzug, sondern darüber, ob beim Mitarbeiter Lohnsteuer und Sozialabgaben anfallen. Wer plant, dauerhaft mit Personal zu arbeiten, sollte die Nebenkosten vorher durchrechnen.

Mitarbeiterkosten-Rechner: Was kostet ein Angestellter wirklich?

Beispiele für Sachbezüge an Mitarbeiter

  • Gutscheine mit festem Geldbetrag
  • Zahlungen an Mitarbeiter mit festem Verwendungszweck
  • Guthabenkarten, Prepaidkarten

Bei den Gutscheinen und bei Prepaidkarten darf eine Barauszahlung nicht möglich sein. Der Gesetzgeber hat hier nachgeschärft: Begünstigt sind nur noch Gutscheine und Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die Vorgaben des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllen. Eine reine Geldkarte mit unbegrenzter Akzeptanzstelle fällt heraus und ist steuerpflichtiger Barlohn.

Steuerfreie Aufmerksamkeiten bis 60 € bei besonderen Ereignissen

Gerade zu speziellen Anlässen wie einem runden Geburtstag, dem Einzug in ein neues Haus, der Geburt eines Kindes oder einer Hochzeit stehen Geschenke an Mitarbeiter an. Dabei handelt es sich um Anlässe, die aus der persönlichen Sphäre herrühren. Die Freigrenze in Höhe von 50 € greift bei persönlichen Ereignissen nicht. Hier dürfen Geschenke im Wert von maximal 60 € pro Anlass gemacht werden. Beide Grenzen laufen nebeneinander: Der monatliche Sachbezug bleibt daneben bestehen, die 60-€-Aufmerksamkeit rechnet sich nicht darauf an. Den Anlass sollten Sie im Lohnkonto festhalten.

Bewirtung: Nur 70 % der Kosten sind abzugsfähig

Gemeinsam mit der Belegschaft in ein Restaurant gehen oder einen Kunden zum Italiener einladen – Tag für Tag gibt es Anlässe, um jemanden aus betrieblichen Gründen zum Essen einzuladen. Sei es, um des guten Betriebsklimas willen oder um den Abschluss von Verträgen und die Qualität von Verhandlungen voranzutreiben. Die Kosten sind im Prinzip abzugsfähig, doch nur mit Einschränkung. Der Gesetzgeber hat sich eine etwas komplizierte Lösung dafür ausgedacht. Die Vorsteuer dürfen Sie komplett abziehen. Aber die Nettokosten sind nur zu 70 % abzugsfähig. Oder anders ausgedrückt: 30 % der Nettokosten dürfen den Gewinn nicht mindern.

Beispiel: Sie laden Ihren Geschäftspartner zum Essen ein. Die Rechnung beträgt insgesamt 119 € inklusive Mehrwertsteuer. Sie dürfen die komplette Mehrwertsteuer in Höhe von 19 € geltend machen. Von den 100 € Nettokosten mindern aber nur 70 € als Betriebsausgaben den Gewinn. 30 € werden auf ein gesondertes Konto mit der Bezeichnung „nicht abzugsfähige Betriebsausgaben“ gebucht. Sie sind gewinnneutral.

Der Grund, aus dem die Finanzbehörden zu dieser Regelung gegriffen haben, mag vielleicht sein, dass so mancher Unternehmer bei Geschäftsessen Kaviar und Champagner bestellt und durch seine Eskapaden unverhältnismäßig hohe Ausgaben produziert.

Geschäftliche oder betriebliche Bewirtung? Der Unterschied entscheidet

Die 70-%-Kürzung trifft nur die geschäftliche Bewirtung, also die Bewirtung von Geschäftspartnern, Kunden und Interessenten. Bewirten Sie ausschließlich eigene Arbeitnehmer – etwa bei einer internen Besprechung oder einer Betriebsveranstaltung –, liegt eine betrieblich veranlasste Bewirtung vor. Diese Kosten sind zu 100 % abzugsfähig. Sitzen an einem Tisch Kunden und eigene Mitarbeiter zusammen, gilt die Kürzung allerdings für die gesamte Rechnung, auch für den Anteil der eigenen Leute.

FallgruppeBetriebsausgabenabzugVorsteuer
Geschäftliche Bewirtung (Kunden, Geschäftspartner)70 % der Nettokostenvoll
Bewirtung nur eigener Arbeitnehmer100 %voll
Betriebsveranstaltung bis 110 € je Teilnehmer100 %, lohnsteuerfreivoll
Aufmerksamkeiten (Kaffee, Gebäck bei Besprechungen)100 %voll
Bewirtung aus privatem Anlass0 %keine

Das müssen Sie auf dem Bewirtungsbeleg festhalten

Das müssen Sie wissen: Auf Ihrem Bewirtungsbeleg müssen Sie immer den Anlass und die Namen der Teilnehmer aufführen – einschließlich Ihres eigenen Namens. Außerdem dürfen Ort und Datum sowie die Höhe der Ausgaben inklusive Trinkgeld nicht fehlen. Diese Daten müssen Sie eintragen, bevor ein Betriebsprüfer durch Ihre Tür kommt und den Beleg in den Händen hält. Wenn dieser nämlich einen Bewirtungsbeleg ohne vollständige Angaben überprüft, ist er nicht verpflichtet, die dort verzeichneten Kosten anzuerkennen. Dann sind Sie auf seinen guten Willen angewiesen. Bei kleineren Beträgen tut das vielleicht nicht weh, aber bei größeren Beträgen umso mehr. Außerdem sind unvollständige Bewirtungsquittungen ein Anlass für einen Betriebsprüfer, in dieser sensiblen Sparte noch genauer nachzuforschen. Das wollen die wenigsten Unternehmer.

Bei Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb genügt der handschriftliche Eigenbeleg nicht. Das Bundesfinanzministerium verlangt, dass die Rechnung maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet ist – also aus einem elektronischen Kassensystem stammt und die Angaben nach der Kassensicherungsverordnung enthält. Ab einem Rechnungsbetrag über 250 € muss zusätzlich Ihr Name als Rechnungsempfänger auf dem Beleg stehen. Eine reine Registrierkassenquittung ohne diese Merkmale kostet Sie den Abzug.

Verpflegungsmehraufwand, Reisekosten – was steckt dahinter?

Der sperrige Begriff Verpflegungsmehraufwand (VMA) wird auch als Verpflegungspauschale bezeichnet. Dahinter steckt die Option, Ihren Arbeitnehmern Spesen zu bezahlen. Selbstständige können die VMA bei ihrer jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Sind Sie Geschäftsführer einer GmbH, können Sie das Geld unterjährig der Firma entnehmen. Reisekosten umfassen aber nicht nur die Verpflegungspauschale für Abwesenheiten, sondern auch Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Nicht alles, was Sie auf Reisen ausgeben, können Sie zu 100 % absetzen. Hier kommt ein Überblick mit den wichtigsten Informationen:

Verpflegungsmehraufwendungen erhalten Sie, um Essen und Trinken außer Haus auf einer Geschäftsreise abzugelten. Ein Arbeitnehmer oder Selbstständiger gibt auf Reisen in der Regel mehr Geld für die Verpflegung aus, als wenn er im Supermarkt zu Hause einkauft. Die Gründe dafür sind betrieblich veranlasst und deshalb sind sie als Betriebsausgaben abzugsfähig. Der Gesetzgeber sieht eine Ungerechtigkeit darin, wenn reisende Steuerzahler genauso behandelt werden wie daheimbleibende Steuerzahler. Denn das würde bedeuten, dass jemand, der beruflich verreist, weniger Geld in der Tasche hat als jemand, der rund ums Jahr zuhause bleibt. Aus diesem Grund gibt es die Verpflegungsmehraufwendungen.

Die Pauschalen im Inland

Wenn Sie auf einer Geschäftsreise mehr als 8 Stunden abwesend sind, wird eine kleine Pauschale in Höhe von 14 € fällig. Sind Sie 24 Stunden und länger unterwegs, steht Ihnen für den Tag eine Verpflegungsmehraufwandspauschale in Höhe von 28 € zu. An An- und Abreisetagen einer mehrtägigen Reise gibt es jeweils 14 €, und zwar unabhängig davon, wie lange Sie an diesen Tagen tatsächlich unterwegs waren. Geregelt ist das in § 9 Abs. 4a EStG.

Beispiel: Sie reisen am 3. Dezember von Hamburg nach Berlin und fahren morgens um 9:00 Uhr los. Dann bleiben Sie drei Tage in der Hauptstadt und fahren am 7. Dezember wieder zurück. Für den Anreisetag und den Abreisetag erhalten Sie jeweils 14 €. Für die drei vollen Tage Aufenthalt in Berlin bekommen Sie dreimal 28 €. Insgesamt erhalten Sie somit einen Betrag in Höhe von 112 €.

Werden Ihnen Mahlzeiten gestellt – etwa das Frühstück im Hotelpreis oder ein Essen durch den Geschäftspartner –, ist die Pauschale zu kürzen: um 20 % für das Frühstück und um jeweils 40 % für Mittag- und Abendessen. Maßstab ist dabei immer die volle Tagespauschale von 28 €, also 5,60 € beziehungsweise 11,20 €. Auch am An- und Abreisetag mit nur 14 € wird mit diesen Beträgen gekürzt.

Im Ausland gelten andere Beträge als in Deutschland. Deshalb ist es wichtig, sich eine Tabelle mit allen aktuellen Werten beim Bundesfinanzministerium zu besorgen. Die Sätze werden dort regelmäßig per Schreiben neu bekannt gegeben. Zudem haben die örtlichen Finanzämter oft ein Merkheft.

Gut zu wissen: wenn Sie eine langfristige Dienstreise unternehmen, erhalten Sie die Spesen nur für die ersten drei Monate. Allerdings gibt es einen kleinen Trick. Unterbrechen Sie Ihre Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte für mindestens vier Wochen und setzen sie dann fort, beginnt die Dreimonatsfrist von Neuem (§ 9 Abs. 4a Satz 7 EStG). Der Grund der Unterbrechung ist dabei ausdrücklich unerheblich – Urlaub und Krankheit zählen genauso wie ein anderer Einsatzort. Nur die Dauer entscheidet.

Was sind Reisekosten und was sind Reisenebenkosten?

Unter dem Begriff Reisekosten summieren sich sämtliche Positionen, die im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise entstehen. Dazu gehören Fahrtkosten, Übernachtungskosten, der Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten wie die folgenden:

  • Kosten für Telefonate
  • Trinkgelder
  • Eintrittskarten für Messen, Ausstellungen und andere beruflich veranlasste Events und Veranstaltungen
  • Kosten für Mietwagen, Taxi und öffentliche Verkehrsmittel
  • Straßengebühren/Mautgebühren
  • Reisegepäckversicherung
  • Kosten für Schließfächer am Bahnhof
  • Parkgebühren
  • Schadensersatzforderungen, falls ein Verkehrsunfall passiert
  • Kosten für WLAN im Hotel

Was Sie allerdings nicht geltend machen können, sind zum Beispiel Bußgelder, Kosten für einen Koffer, Aufwendungen für Massagen und Wellnessbehandlungen, Entnahmen aus der Minibar oder Kosten für Pay-TV.

Ein Sonderfall sind die Übernachtungskosten: Sie sind in tatsächlicher Höhe abziehbar, allerdings nur der reine Beherbergungsanteil. Weist die Hotelrechnung ein Frühstück gesondert aus, gehört dieser Betrag zur Verpflegung und kürzt die Tagespauschale. Ist das Frühstück im Gesamtpreis enthalten und nicht separat beziffert, wird für die Kürzung mit einem pauschalen Anteil gearbeitet.

Fahrtkosten abrechnen

Fahrtkosten abzurechnen ist relativ einfach. Wenn Sie mit einem privaten Fahrzeug auf einer betrieblichen Reise allein unterwegs sind, erhalten Sie 0,30 € pro gefahrenem Kilometer. Fahren Sie mit einem privaten Motorrad oder einem vergleichbaren Zweirad, sind 0,20 € ansetzbar. Nutzen Sie aber ein Betriebsfahrzeug, dessen Kosten ohnehin voll abzugsfähig in der Buchhaltung stehen, können Sie hier keine weiteren Kosten ansetzen.

Die abrechenbaren Kosten pro gefahrenem Kilometer mit einem privaten Pkw sind eigentlich ein Witz mit Blick auf die Preisexplosion beim Sprit. Zudem wird mit der Pauschale nicht nur der Kraftstoff abgegolten, sondern alle anderen Zusatzstoffe wie Kühlwasser, Öl usw. ebenfalls. Auch die Kosten für die Versicherung, für die Kfz-Steuer, für die Abnutzung sowie für notwendige Wartungen und Reparaturen stecken in der vergleichsweise winzigen Kilometerpauschale. Sie sollten also abwägen, mit welchem Fahrzeug Sie eine Dienstreise unternehmen. Eventuell ist es sinnvoller, einen Mietwagen zu buchen, statt den eigenen privaten Pkw zu verwenden.

Wer viel unterwegs ist, steht letztlich vor der grundsätzlicheren Frage, ob sich ein Firmenwagen im Betriebsvermögen lohnt – und ob dann die 1-%-Regelung oder das Fahrtenbuch günstiger ist. Diese Rechnung hängt vom Listenpreis und vom Anteil der Privatfahrten ab und lässt sich nicht pauschal beantworten.

Firmenwagenrechner: 1-%-Regelung oder Fahrtenbuch?

Häusliches Arbeitszimmer: Jahrespauschale oder voller Abzug

Auch das häusliche Arbeitszimmer gehört zu den in § 4 Abs. 5 EStG beschränkten Aufwendungen. Bildet das Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung, können Sie die tatsächlichen Kosten in voller Höhe absetzen oder wahlweise eine Jahrespauschale von 1.260 € ansetzen, ohne einzelne Kosten nachzuweisen. Liegt der Mittelpunkt nicht dort, ist der Abzug für das Arbeitszimmer ausgeschlossen. In diesem Fall bleibt die Tagespauschale von 6 € je Arbeitstag, gedeckelt auf 1.260 € im Jahr – die sogenannte Homeoffice-Pauschale, die auch ohne separaten Raum greift.

Die frühere Regelung mit dem Deckel von 1.250 € für den Fall, dass „kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht“, ist entfallen. Wer noch mit dieser Fallgruppe kalkuliert, rechnet mit überholtem Recht.

Häusliches Arbeitszimmer: Wann es steuerlich anerkannt wird

Gewerbesteuer ist zum Teil abzugsfähig, wenn…

…Sie das Glück haben, in einer Gemeinde zu sitzen, die einen Hebesatz von maximal rund 400 % verlangt. Der Grund ist einfach. Die Gewerbesteuer selbst ist seit der Unternehmensteuerreform keine abziehbare Betriebsausgabe mehr (§ 4 Abs. 5b EStG) – sie mindert den Gewinn also nicht. Operieren Sie aber als Einzelunternehmer oder Personengesellschafter, haben Sie Glück. Natürliche Personen können sich die Gewerbesteuer bei der Einkommensteuer anrechnen lassen. Und zwar beläuft sich der anrechenbare Anteil auf das 4-fache des Gewerbesteuermessbetrags. Das bedeutet: Verlangt Ihre Gemeinde maximal rund 400 %, gleicht die Anrechnung die Gewerbesteuer im Regelfall vollständig aus. Verlangt Ihre Gemeinde aber einen höheren Hebesatz, dann zahlen Sie in Höhe der Differenz drauf.

Der Faktor lag früher bei 3,8 und wurde durch das Zweite Corona-Steuerhilfegesetz auf 4,0 angehoben. Zwei Bremsen bleiben allerdings: Angerechnet wird höchstens die tatsächlich gezahlte Gewerbesteuer, und nur bis zur Höhe der anteiligen Einkommensteuer, die auf die gewerblichen Einkünfte entfällt. Wer keine Einkommensteuer zahlt, bekommt aus der Anrechnung auch nichts zurück.

Gewerbesteuerrechner: Was zahlen Sie tatsächlich?

Ob Sie überhaupt gewerbesteuerpflichtig sind, hängt an der Statusfrage: Freiberufler nach § 18 EStG zahlen keine Gewerbesteuer, Gewerbetreibende schon. Die Abgrenzung ist in Grenzfällen weniger eindeutig, als viele annehmen.

Gewerbe oder Freiberuf? Status in wenigen Fragen klären

Tücken und häufige Fehler

Die Beschränkungen aus § 4 Abs. 5 EStG sind ein Dauerbrenner in der Betriebsprüfung, weil sie leicht zu kontrollieren sind. Diese Fehler kosten in der Praxis am häufigsten Geld:

  • Freigrenze mit Freibetrag verwechselt. Bei 51 € Geschenkwert sind nicht 50 € abziehbar, sondern nichts. Es gibt keinen Sockel, der stehen bleibt.
  • Geschenke nicht getrennt aufgezeichnet. Wer die Zuwendungen im allgemeinen Aufwand mitlaufen lässt, verliert den Abzug auch dann, wenn die Grenze eingehalten wurde.
  • Mehrere Geschenke an dieselbe Person übers Jahr nicht addiert. Die Grenze gilt pro Empfänger und Jahr, nicht pro Anlass.
  • Bewirtungsbeleg nachträglich ausgefüllt. Die Angaben zu Anlass und Teilnehmern gehören zeitnah auf den Beleg, nicht erst, wenn die Prüfung angekündigt ist.
  • Eigenbeleg statt Kassenbeleg. Bei Bewirtung in einer Gaststätte reicht der handschriftliche Eigenbeleg nicht; es braucht die maschinell erstellte Rechnung.
  • Vorsteuer bei Geschenken über der Grenze gezogen. Ist der Betriebsausgabenabzug wegen Überschreitung der Freigrenze weg, entfällt in aller Regel auch der Vorsteuerabzug.
  • Verpflegungspauschale trotz gestellter Mahlzeit ungekürzt angesetzt. Das Hotelfrühstück kürzt die Pauschale, auch wenn es „im Preis inbegriffen“ war.
  • Gewerbesteuer als Betriebsausgabe gebucht. Sie ist seit § 4 Abs. 5b EStG nicht abziehbar und gehört außerhalb der Bilanz beziehungsweise auf ein neutrales Konto.

Was die Beschränkungen unter dem Strich kosten

Wie stark sich ein gekippter Betriebsausgabenabzug auswirkt, hängt allein an Ihrem persönlichen Steuersatz. Bei 30 % Grenzsteuersatz kostet ein um einen Cent überschrittenes 50-€-Geschenk gut 15 € echtes Geld, bei 42 % entsprechend mehr. Wer die nicht abzugsfähigen Anteile sauber aussortiert, kennt seinen steuerlichen Gewinn genauer – und damit auch den Betrag, den er für die Nachzahlung zurücklegen sollte.

Steuerrücklagen-Rechner: Wie viel zurücklegen?

Auf der anderen Seite stehen die Kosten, die Sie vollständig ansetzen dürfen. Der Überblick über beide Gruppen lohnt sich, bevor Sie die abzugsfähigen Betriebsausgaben zusammenstellen; für Anschaffungen, die über mehrere Jahre verteilt werden, gilt ohnehin die Abschreibung.

Abschreibungsrechner (AfA)

Ob Sie die Beschränkungen überhaupt in einer Bilanz oder in einer schlichten Einnahmen-Überschussrechnung abbilden müssen, entscheidet Ihre Gewinnermittlungsart.

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