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Grundbegriffe: Einnahmen und Ausgaben

Ordner Einnahmen und Ausgaben

Einnahmen und Ausgaben sind zwei Begriffe aus der Betriebswirtschaftslehre. Viele werfen sie mit anderen Begriffen in einen Topf und verwenden sie synonym, obwohl sie eigentlich etwas anderes meinen. Für Verwirrung sorgen Einnahmen, Ertrag, Einkünfte, Ausgaben Aufwendungen, Aufwand und Ähnliches. Wir erklären die Begriffe, damit sie mit ihrem Steuer- oder Unternehmensberater leichter kommunizieren können und außerdem betriebswirtschaftliche Auswertungen, Gewinnermittlungen, Bilanzen und Steuerbescheide besser verstehen.
 

Einnahmen

Einnahmen stellen im Rechnungswesen eine Erhöhung des Geldvermögens dar. Dabei ist das Geldvermögen der Bestand an Zahlungsmitteln, wie Bargeld in der Kasse, Sichteinlagen auf dem Girokonto oder Bankguthaben, also Geld, über das Sie kurzfristig verfügen können. Darüber hinaus gehören auch kurzfristige Geldforderungen abzüglich der kurzfristig zu bedienenden Verbindlichkeiten dazu.

Bei den Betriebseinnahmen handelt es sich um alle Einzahlungen oder Zugänge kurzfristiger Forderungen und Abgänge kurzfristiger Verbindlichkeiten.

Beispiele für Einnahmen:

  • Umsatzerlöse aus Warenverkauf oder erbrachten Leistungen

  • Provisionserlöse

  • Zinserträge

  • Entschädigungszahlungen von Versicherungen

  • Verkaufserlöse aus dem Verkauf betriebseigener Sachen

  • Umsatzsteuer, die Sie vereinnahmt haben

Ein Beispiel aus der Praxis: Das Farbengeschäft Culzoni verkauft an Familie Schuster Farben für die Hausrenovierung auf Rechnung. Es handelt sich um eine Einnahme. Die erstellte Rechnung stellt eine vermögenserhöhende Forderung dar.
 

Ausgaben

Ausgaben in Ihrem Betrieb sind alle Auszahlungen, alle Zugänge an kurzfristigen Verbindlichkeiten und Abgänge kurzfristiger Forderungen. Ausgaben sind tatsächliche Abgänge von finanziellen Mitteln abzüglich der Abgänge kurzfristiger Forderungen und zuzüglich der Erhöhung kurzfristiger Verbindlichkeiten.

Beispiele für Ausgaben

  • Personalkosten

  • Mieten für Büro- oder Geschäftsräume

  • Kosten für den Wareneinkauf

  • Erworbene Dienstleistungen

  • Kosten für Verwaltung, Fahrzeuge, Werbung oder Reisekosten

Ein Beispiel aus der Praxis: Malermeister Bauer & Söhne kauft per Barzahlung neue Pinsel im Großhandel. Es erfolgt eine direkte Auszahlung, um die Rechnung zu bezahlen. Dabei handelt es sich um Ausgaben.
 

Weitere Begrifflichkeiten

Einnahmen und Ausgaben laufen in Unternehmen unter verschiedenen Bezeichnungen und Arten, die auch unterschiedlich zustande kommen.

Erträge sind Einnahmen, die Sie erzielen, wenn Sie etwas an Dritte verkaufen, für Dritte produzieren oder wenn Sie eine Dienstleistung für Dritte erbringen.

Leistungen beziehen sich auf Ihre eigentliche Geschäftstätigkeit als Unternehmen, die Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen. Leistungen und Erträge bilden zusammen den Unternehmenserlös. Das können Umsatzerlöse sein, Lagerleistungen, Eigenverbrauch oder auch aktive Eigenleistungen.

Aufwand ist der gesamte Geldverbrauch in einer Rechnungsperiode für Güter oder Dienstleistungen. Aufwand sind alle Ausgaben, die im Zusammen mit der Erstellung von Produkten oder Dienstleistungen notwendig sind.

Kosten ist der Geldmittelverzehr in Form von Produktionsfaktoren, die für die Erstellung von Dienstleistungen oder die Herstellung von Produkten notwendig sind.
 

Die Betriebsausgaben

Bei den Betriebsausgaben handelt es sich um Aufwendungen, die durch das Unternehmen entstanden sind. Das ist so in § 4 Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt. Aus Ihrer Sicht als Unternehmer sind Betriebsausgaben ein wichtiger Posten bei der Steuererklärung. Sie reduzieren den Gewinn und damit auch die Steuerlast. Betriebsausgaben können direkte monetäre Abflüsse sein. Es kann sich jedoch auch um Sachwerte handeln. Damit das Finanzamt die Ausgaben als Betriebsausgaben anerkennt, müssen sie in einem Zusammenhang mit den wirtschaftlichen Aktivitäten Ihres Unternehmens stehen. Diese Ausgaben können auch bereits vor der Aufnahme der geschäftlichen Tätigkeit entstehen oder nach der eventuellen Beendigung. Betriebsausgaben können Gewerbebetriebe geltend machen, genauso wie land- und forstwirtschaftliche Betriebe oder selbstständige Personen.
 

Betriebsausgaben sorgfältig abgrenzen

Meistens ist es eindeutig, wenn betrieblich veranlasste Ausgaben vorliegen, wie beispielsweise bei den Lohn- und Gehaltskosten für Mitarbeiter, Prämien für betrieblich bedingte Versicherungen oder Reparaturkosten für Firmenfahrzeuge oder Maschinen. Auch Anschaffungs- und Herstellungskosten für Wirtschaftsgüter sind klassische Betriebsausgaben. Dabei müssen die Kosten im Zusammenhang mit Wirtschaftsgütern nach einschlägigen steuerrechtlichen Regelungen behandelt werden. Das heißt, diese Kosten sind über die vorgeschriebene Nutzungsdauer des Wirtschaftsgutes zu verteilen, also abzuschreiben.
 

Werbungskosten

Auch Nichtunternehmer können Ausgaben, die ihnen im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit entstehen, steuerlich geltend machen. Das sind dann die sogenannten Werbungskosten. Entstehen Werbungskosten nicht nur im Zusammenhang mit einer Einkunftsart, so unterscheidet das Finanzamt zwischen abziehbaren und nicht abziehbaren Werbungskosten.

Bei den folgenden Einkünften dürfen Sie in der Steuererklärung Werbungskosten abziehen:

  • Einkünfte aus nicht selbstständiger Tätigkeit

  • Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung

  • Renten

Wer als Arbeitnehmer keine Nachweise über berufsbedingte Kosten vorlegen kann, darf in seiner Steuererklärung eine Werbungskostenpauschale einsetzen. Auch wenn Sie diese Pauschale mit Ihren Belegen nicht erreichen, können sie anstelle der tatsächlichen Aufwendungen die Werbungskostenpauschale in Anspruch nehmen.
 

Abgrenzung zum privaten Bereich

In manchen Bereichen im Unternehmen können sich unternehmerische und private Belange vermischen. Das ist beispielsweise bei der Nutzung eines Firmenwagens der Fall, wenn Sie den Wagen auch für private Zwecke fahren oder während einer Reise geschäftliche und private Belange miteinander kombinieren. Um diese Kosten steuerlich geltend machen zu können, ist es notwendig, die betrieblich veranlassten Kosten dabei genau herauszustellen. Außerdem gibt es auch Kosten, die Sie nicht zu 100 Prozent steuerlich geltend machen können, wie beispielsweise Kundengeschenke oder Kosten für ein Geschäftsessen.
 

Gewinnermittlung anhand der Betriebsausgaben

Für die Ermittlung Ihres Gewinns sind die Betriebsausgaben sehr wichtig. Diesen ermitteln viele Unternehmen mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), häufig auch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung genannt. Bei diesem Verfahren werden die Betriebseinnahmen und die Betriebsausgaben gegenübergestellt und die Differenz gebildet. Das positive Ergebnis ist der Gewinn des Abrechnungszeitraumes, das kann ein Quartal sein oder auch das Geschäftsjahr. Damit Sie am Ende ein korrektes Ergebnis erhalten, dürfen Sie in die EÜR nur echte Betriebsausgaben einfließen lassen.
 

Für die EÜR erforderliche Aufzeichnungen

Damit Sie als Unternehmer oder Selbstständiger die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erstellen können, sind bestimmte Aufzeichnungen erforderlich. Sie müssen alle Betriebseinnahmen und -ausgaben auflisten. Sie brauchen dazu ein Kassenbuch und ein Wareneingangsbuch und außerdem ein Anlagenverzeichnis. Sofern Sie Mitarbeiter haben, müssen Sie auch Lohnkonten führen und Aufzeichnungen für umsatzsteuerliche Zwecke sind notwendig. Dazu genügt in der Regel die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Sie haben alle notwendigen Angaben parat.
 

Das Anlagenverzeichnis

Das Anlagenverzeichnis ist ein Nachweis für die jährlichen Abschreibungen. Darin enthalten sind alle Wirtschaftsgüter, die sich im Lauf der Zeit abnutzen, wie Produktionsanlagen, Büroeinrichtung oder Computeranlagen. Dabei muss das Anlagenverzeichnis folgende Angaben enthalten:

  • Bezeichnung der einzelnen Anlagegüter

  • Lieferanten der Anlagegüter mit Name sowie Anschrift

  • Anschaffungsdatum

  • Kosten der Anschaffung oder Herstellung

  • Jährlicher Betrag für die Absetzung für Abnutzung (AfA)

  • Voraussichtliche Nutzungsdauer

  • Restbuchwert am Ende des Geschäftsjahres

Wenn ein Anlagegut schon komplett abgeschrieben ist, Sie es jedoch weiterhin nutzen, bleibt es im Anlageverzeichnis mit einem Erinnerungswert vermerkt. Das kann beispielsweise der symbolische Betrag von einem Cent sein.
 

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung – nicht für alle Unternehmen

Eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung stellt die einfachste Form der Buchführung dar. Alle Unternehmen und Selbstständige, die keine doppelte Buchführung machen müssen, dürfen damit ihren Gewinn ermitteln und den Jahresabschluss erstellen. Diese Regelung gilt insbesondere für Freiberufler. Auch Einzelfirmen dürfen sie unter bestimmten Voraussetzungen anwenden.

Einzelkaufleute, die im Handelsregister eingetragen sind, dürfen die EÜR anwenden, sofern ihr Umsatz in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren 500.000 Euro nicht übersteigt und der Gewinn maximal 50.000 Euro beträgt. Sobald Sie eine der beiden Grenzen überschreiten, sind Sie zur Bilanzierung verpflichtet. Kapitalgesellschaften müssen in jedem Fall eine Bilanz erstellen. Ist Ihr Unternehmen nicht im Handelsregister eingetragen können Sie unter den Voraussetzungen wie ein Freiberufler den vereinfachten Jahresabschluss durchführen.
 

Ziel der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Beide Formen, also sowohl die Einnahmen-Überschuss-Rechnung als auch die doppelte Buchführung haben eigentlich dasselbe Ziel: Ermittlung von Gewinn- oder Verlusthöhe. Der wesentliche Unterschied dabei ist die Art der Aufzeichnung und die Technik.

Bei der doppelten Buchführung gibt es Kontenrahmen und Konten. Die Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben erfolgt in Form von Geschäftsvorfällen. Sie müssen alle Belege sammeln und monatlich die Umsatzsteuer abführen.

Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erstellen Sie eine Summe der Betriebseinnahmen und eine Summe der Betriebsausgaben, die am Ende voneinander abgezogen werden. Hatten sie höhere Einnahmen als Ausgaben, haben Sie einen Gewinn erwirtschaftet. Waren Ihre Ausgaben höher, haben Sie einen Verlust erwirtschaftet. Als Basis für die Belege, sollten Sie ein Kassenbuch führen. Auch Bankbelege sind wichtig.

Tipp: Mit den Gesetzesänderungen für 2018 müssen Unternehmen nicht mehr zwingend alle Belege vorlegen. Das dürfte für viele, insbesondere kleinere Unternehmen, eine wesentliche Erleichterung sein. Bei Bedarf kann das Finanzamt die Unterlagen anfordern. Sie dürfen selbstverständlich freiwillig auch weiterhin alle Belege einreichen. Das kann dann ratsam sein, wenn ungewöhnlich hohe, abzugsfähige Kosten entstanden sind. In diesem Fall ist eine Nachfrage des Finanzamtes sehr wahrscheinlich. Wenn Sie in diesem Fall die Belege mitschicken, beschleunigt dies das Verfahren.

 

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