Kleinunternehmer? Spätestens jetzt sollten Sie Rechnungen digital erstellen
Wenn Sie Kleinunternehmer sind, profitieren Sie von der vereinfachten Besteuerung nach § 19 UStG. Sie weisen keine Umsatzsteuer aus und haben weniger bürokratischen Aufwand als umsatzsteuerpflichtige Unternehmen. Gerade deshalb nutzen viele Kleinunternehmer zu Beginn einfache Word- oder Excel-Vorlagen, speichern Rechnungen als PDF ab oder drucken diese sogar noch aus und versenden sie per Post. Das war lange Zeit praktikabel. Doch mit der Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich verändert sich die Ausgangslage deutlich. Eine einfache PDF-Datei gilt künftig nicht mehr automatisch als gesetzeskonforme elektronische Rechnung. Gefordert sind strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Unternehmen müssen seit 2025 in der Lage sein, solche Rechnungen zu empfangen – und mittelfristig auch selbst auszustellen. Für Kleinunternehmer bedeutet das: Spätestens jetzt ist der richtige Zeitpunkt, die eigene Rechnungsstellung zu professionalisieren und auf eine digitale Lösung umzustellen.
Wer weiterhin ausschließlich mit Vorlagen arbeitet, läuft Gefahr, zukünftige Anforderungen nicht zu erfüllen oder bei Geschäftspartnern auf technische Hürden zu stoßen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, ob und wann die E-Rechnungspflicht für Sie konkret greift, welche Übergangsfristen gelten und welche digitale Lösung wir Kleinunternehmern empfehlen, um rechtssicher und effizient zu arbeiten.
E-Rechnungspflicht – was gilt wirklich für Kleinunternehmer?
Die E-Rechnungspflicht bedeutet nicht, dass Sie als Kleinunternehmer ab sofort jede Rechnung in einem speziellen XML-Format erstellen müssen. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen Empfangs- und Ausstellungspflicht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmer in Deutschland – und damit auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG – technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Gemeint sind strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Eine einfache PDF-Datei gilt rechtlich nicht als E-Rechnung im engeren Sinne, weil sie nicht automatisiert weiterverarbeitet werden kann. Für das Ausstellen solcher E-Rechnungen gelten hingegen Übergangsfristen. Kleinunternehmer dürfen derzeit weiterhin klassische Rechnungen als PDF oder in Papierform verwenden, insbesondere wenn ihr Jahresumsatz unterhalb der relevanten Schwellen liegt. Eine verpflichtende Umstellung auf strukturierte Formate greift stufenweise und wird erst in den kommenden Jahren vollständig wirksam.
Für Sie bedeutet das: Es besteht aktuell keine sofortige Pflicht zur aktiven Ausstellung von E-Rechnungen – wohl aber die Notwendigkeit, sich technisch darauf vorzubereiten. Wer frühzeitig auf eine geeignete digitale Lösung setzt, vermeidet spätere Umstellungen unter Zeitdruck und arbeitet bereits heute rechtskonform und zukunftssicher.
Der Umstieg auf eine einfache digitale Lösung sollte dennoch jetzt erfolgen
Auch wenn für Kleinunternehmer derzeit noch Übergangsfristen gelten, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, die eigene Rechnungsstellung zu modernisieren. Wer weiterhin mit Word- oder Excel-Vorlagen arbeitet, verschiebt das Problem lediglich nach hinten. Spätestens wenn Geschäftspartner strukturierte E-Rechnungen erwarten oder gesetzliche Vorgaben vollständig greifen, wird eine schnelle Umstellung notwendig – häufig unter Zeitdruck.
Eine einfache cloudbasierte Buchhaltungslösung ermöglicht Ihnen bereits heute: rechtssichere Rechnungen mit korrekten Pflichtangaben automatische Nummernkreise digitale Belegarchivierung nach GoBD Vorbereitung auf XRechnung oder ZUGFeRD sicheren Empfang strukturierter E-Rechnungen Der Umstieg ist in der Praxis unkompliziert und meist innerhalb weniger Stunden erledigt. Sie benötigen keine IT-Kenntnisse und keine komplexe Einrichtung. Gleichzeitig reduzieren Sie Fehlerquellen, sparen Zeit bei der Verwaltung und sind für zukünftige Anforderungen vorbereitet. Gerade als Kleinunternehmer zählt Effizienz. Eine professionelle digitale Lösung ist daher weniger Bürokratie – sondern ein strategischer Schritt hin zu stabilen, sauberen Geschäftsprozessen.
Das empfehlen wir Kleinunternehmern...
In unserem Vergleich stellen wir Ihnen drei bewährte Buchhaltungsprogramme vor – darunter auch eine Lösung, die sich besonders für Kleinunternehmer eignet. Denn nicht jede Software passt zu jedem Geschäftsmodell. Viele Programme sind unnötig komplex oder enthalten Funktionen, die in der Praxis kaum benötigt werden. Wichtig ist vor allem, dass Sie Rechnungen schnell und rechtssicher erstellen, Angebote einfach umwandeln, Mahnungen versenden, Belege digital archivieren und die EÜR sauber vorbereiten können – inklusive der Möglichkeit, E-Rechnungen zu empfangen. Unser Vergleich hilft Ihnen, die passende und unkomplizierte Lösung für Ihr Gewerbe zu finden – ohne überflüssige Funktionen und ohne unnötige Kosten.
Buchhaltungssoftware: Unsere Empfehlung für Kleinunternehmer
Bin ich umsatzsteuerpflichtig?
Mit unserem praktischen Kleinunternehmerrechner können Sie schnell und einfach prüfen, ob Sie die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllen. Diese Regelung nach § 19 UStG bietet Selbstständigen und kleinen Unternehmen steuerliche Erleichterungen, indem sie von der Umsatzsteuer befreit werden. Weitere Informationen zur Kleinunternehmerregelung.
Nutzen Sie auch unsere weiteren Rechner:
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Viele Selbstständige sind privat krankenversichert – warum eigentlich?
Viele Selbstständige wählen die private Krankenversicherung, weil sie in der Regel nicht an die gesetzliche Versicherungspflicht gebunden sind. Während sich die Beiträge in der GKV am Einkommen orientieren, werden sie in der PKV nach Eintrittsalter, Gesundheitszustand und gewähltem Tarif kalkuliert. Abhängig von Ihrer persönlichen Situation können sich daraus deutliche Unterschiede bei Beitragshöhe und Leistungsumfang ergeben.
