Businessplan für ein Café: Anleitung und Beispiele

Der Businessplan ist auch ohne Bankfinanzierung wichtig!

Ein Businessplan ist mehr als ein Dokument für die Bank. Er hilft Ihnen, alle Aspekte Ihrer Gründung zu durchdenken und realistische Ziele zu setzen. Selbst wenn Sie ohne Fremdkapital starten, profitieren Sie von der systematischen Herangehensweise: Sie können Marktpotenziale besser einschätzen, Risiken frühzeitig erkennen und Ihre Strategie laufend optimieren.

Die DEHOGA weist zudem darauf hin, dass viele Gastronomiebetriebe scheitern, weil die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen unterschätzt oder Kosten ungenau kalkuliert werden. Ein gut ausgearbeiteter Businessplan bietet die Sicherheit, dass Sie vorbereitet sind – von der Wahl des Standortes über das Konzept bis hin zur Rentabilitätsplanung.

Chancen und Risiken in der Gastronomie: Ein Überblick

Die Eröffnung eines Cafés kann eine aufregende und lohnende unternehmerische Entscheidung sein, da die Gastronomie viele Chancen bietet, sich von der Konkurrenz abzuheben und ein erfolgreiches Geschäft aufzubauen. Gleichzeitig gibt es jedoch spezifische Herausforderungen, die gut durchdacht werden müssen.

Chancen: Erfolg durch Trends und Innovationen

Die Gastronomiebranche, insbesondere der Bereich der Cafés, bietet zahlreiche Möglichkeiten, sich kreativ und unternehmerisch zu entfalten. Einige der größten Chancen sind:

• Steigende Nachfrage nach hochwertigen Kaffeeprodukten und individuellen Konzepten
  Verbraucher legen zunehmend Wert auf ein besonderes gastronomisches Erlebnis. Spezialisierte Angebote wie Third-Wave-Kaffee, außergewöhnliche Kaffeemischungen und individuell gestaltete Cafés sind gefragt und ermöglichen eine klare Positionierung auf dem Markt. Der Absatz ganzer Bohnen erreichte zuletzt 193.800 Tonnen und damit einen Höchstwert (Deutscher Kaffeeverband).
• Nachhaltigkeit, Regionalität und Qualität als Wettbewerbsvorteile
  Der Trend hin zu nachhaltigen und regionalen Produkten schafft ein großes Potenzial, um umweltbewusste und qualitätsorientierte Kunden zu gewinnen. Konzepte, die auf Fair-Trade-Kaffee, biologische Zutaten oder regionale Lieferketten setzen, treffen den Nerv der Zeit und stärken das Markenimage.
• Wachstum im „To-Go"-Markt
  Mit der zunehmenden Mobilität der Menschen wächst der Bedarf an hochwertigen To-Go-Produkten wie Kaffee, Snacks und Backwaren. Der Außer-Haus-Konsum lag zuletzt bei 125.500 Tonnen Kaffee und damit auf einem Rekordwert. Ein durchdachtes Angebot in diesem Bereich bietet zusätzliche Einnahmequellen und ermöglicht eine breitere Zielgruppenansprache.

Risiken: Herausforderungen, die bedacht werden müssen

Trotz der vielen Chancen ist die Gastronomie eine anspruchsvolle Branche, die auch mit erheblichen Risiken verbunden ist. Eine realistische Einschätzung dieser Risiken ist entscheidend, um langfristig erfolgreich zu sein:

• Hohe Anfangsinvestitionen und Fixkosten
  Die Eröffnung eines Cafés erfordert in der Regel erhebliche Investitionen in Ausstattung, Einrichtung und technische Geräte. Die Investitionskosten in der Gastronomie sind zwischen 2022 und 2025 um rund 18 Prozent gestiegen. Hinzu kommen laufende Fixkosten wie Miete, Personal und Waren, die vor allem in den ersten Monaten eine finanzielle Belastung darstellen können.
• Strenge gesetzliche Vorgaben
  Hygieneverordnungen, Arbeitsschutzvorschriften und baurechtliche Anforderungen stellen hohe Standards, die unbedingt eingehalten werden müssen. Verstöße können nicht nur Strafen nach sich ziehen, sondern auch das Vertrauen der Kunden schädigen.
• Schwankende Nachfrage und wirtschaftliche Veränderungen
  Die Gastronomie ist anfällig für saisonale Schwankungen und wirtschaftliche Krisen. Faktoren wie Wetter, Tourismusströme oder Inflation können die Kundennachfrage beeinflussen und die Umsätze unvorhersehbar machen.
• Personalkosten als größter Einzelposten
  Die Personalkosten in der Gastronomie liegen inzwischen bei etwa 40 Cent je Euro Umsatz, gegenüber rund 32 Cent im Jahr 2020. Wer im Businessplan mit veralteten Quoten rechnet, plant den Betrieb strukturell defizitär.

Ein gut durchdachter Businessplan hilft dabei, die Chancen der Gastronomie zu nutzen und gleichzeitig die Risiken zu minimieren. Durch eine fundierte Marktanalyse, eine realistische Finanzplanung und gezielte Maßnahmen zum Risikomanagement können Gründer besser auf Herausforderungen reagieren und sich optimal auf die Gründung ihres Cafés vorbereiten. Strategien wie eine klare Differenzierung durch ein einzigartiges Konzept, die Diversifikation der Einnahmequellen oder die Zusammenarbeit mit regionalen Partnern tragen dazu bei, das Unternehmen langfristig stabil und erfolgreich zu führen.

Darauf achten Banken bei einem Café besonders

Ein Café ist für die Bank ein Betrieb mit kleinen Einzelbeträgen und hohem Fixkostenblock. Entsprechend prüft der Firmenkundenberater weniger Ihre Konzeptidee als die Frage, ob die Frequenzannahme trägt. Diese fünf Punkte entscheiden über die Zusage:

• Herleitung der Gästezahl: Nicht „ich rechne mit 100 Gästen", sondern woher diese Gäste kommen. Passantenzählung zu drei Tageszeiten, Zahl der Büroarbeitsplätze und Schulen im Umkreis, Öffnungszeiten der Nachbarbetriebe.
• Wareneinsatzquote: Für Kaffee, Kuchen und Snacks werden 25 bis 35 Prozent vom Umsatz erwartet. Wer deutlich darunter kalkuliert, wirkt unseriös; wer darüber liegt, muss die Preise erklären.
• Prime Cost: Wareneinsatz und Personalkosten zusammen sollen 55 bis 65 Prozent des Nettoumsatzes nicht überschreiten. Diese eine Kennzahl prüfen Banken zuerst.
• Kapitaldienstfähigkeit: Bleibt nach allen Kosten und Ihrem Privatentnahmebedarf genug übrig, um Zins und Tilgung zu bedienen? Rechnen Sie den Betrag ausdrücklich vor.
• Liquiditätspuffer für die Anlaufphase: Banken erwarten eine Reserve für mindestens sechs Monate laufende Kosten, weil ein Café seine Stammkundschaft erst aufbauen muss.

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Was die fachkundige Stelle beim Gründungszuschuss sehen will

Wenn Sie aus der Arbeitslosigkeit gründen und einen Gründungszuschuss beantragen, prüft eine fachkundige Stelle wie die IHK oder ein Steuerberater die Tragfähigkeit. Der Maßstab ist ein anderer als bei der Bank: Nicht die Rendite zählt, sondern ob das Café Sie voraussichtlich ernähren kann. Rechnen Sie deshalb ausdrücklich vor, welcher Betrag nach Steuern und Sozialabgaben für Ihren Lebensunterhalt übrig bleibt.

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Schritt für Schritt: Formulierungshilfen und Beispiele für den Businessplan eines Cafés

Die folgenden zehn Kapitel bilden die Gliederung eines vollständigen Businessplans für ein Café. Zu jedem Kapitel finden Sie zuerst die Erläuterung, was hineingehört und warum die Bank es sehen will, und danach eine Beispielformulierung im Briefrahmen. Die Beispiele stammen alle vom selben fiktiven Betrieb „Kaffeekunst" und sind untereinander durchgerechnet, sodass die Zahlen zusammenpassen.

Gliederung im Überblick

• 1. Executive Summary (Zusammenfassung)
• 2. Beschreibung der Geschäftsidee
• 3. Marktanalyse
• 4. Standortanalyse und Gästefrequenz
• 5. Rechtliche Voraussetzungen und Genehmigungen
• 6. Unternehmensorganisation und Personal
• 7. Marketing- und Vertriebsstrategie
• 8. Betriebsabläufe (Operational Plan)
• 9. Finanzplanung
• 10. Risikomanagement
• 11. Anhang

1. Was muss die Executive Summary für ein Café beinhalten?

Die Executive Summary ist der erste und wichtigste Teil Ihres Businessplans, denn sie vermittelt Banken, Investoren oder Geschäftspartnern auf einen Blick die wesentlichen Informationen zu Ihrem Café-Konzept. Sie sollte prägnant, klar und überzeugend formuliert sein, um Interesse zu wecken. Viele Firmenkundenberater entscheiden nach dieser Seite, ob sie den Rest überhaupt lesen.

Wichtige Punkte, die enthalten sein sollten:

• Geschäftsidee: Eine kurze Beschreibung Ihres Cafés und des zugrunde liegenden Konzepts.
• Zielgruppe: Wer sind Ihre Hauptkunden, und wie wollen Sie diese erreichen?
• Marktpotenzial: Warum gibt es eine Nachfrage für Ihr Konzept?
• Alleinstellungsmerkmal (USP): Was macht Ihr Café besonders im Vergleich zur Konkurrenz?
• Finanzielle Ziele: Wie hoch ist der geplante Umsatz, und wie wird sich das Café wirtschaftlich tragen?
• Kapitalbedarf: Wie hoch ist der Finanzierungsbedarf, und wie möchten Sie diesen decken?

Die Executive Summary sollte maximal ein bis zwei Seiten umfassen und als prägnante Übersicht dienen. Schreiben Sie sie zuletzt, wenn alle anderen Kapitel und vor allem die Finanzzahlen stehen.

2. Was muss die Beschreibung der Geschäftsidee für ein Café beinhalten?

Die Beschreibung der Geschäftsidee ist das Herzstück Ihres Businessplans. Hier präsentieren Sie detailliert, was Ihr Café einzigartig macht und wie Sie Ihre Vision umsetzen wollen. Diese Sektion sollte klar und überzeugend darstellen, warum Ihr Konzept erfolgreich sein wird. Entscheidend ist, dass Sie Ihr Angebot von den Cafés in unmittelbarer Nachbarschaft abgrenzen, denn genau das prüft die Bank.

Wichtige Inhalte der Geschäftsidee:

• Das Konzept: Beschreiben Sie das Thema oder die Idee hinter Ihrem Café. Sind Sie ein klassisches Café, ein Spezialitäten-Café, oder legen Sie den Fokus auf ein besonderes Merkmal wie Nachhaltigkeit oder ein kulturelles Erlebnis?
• Produkte und Dienstleistungen: Was bieten Sie an? Kaffee, Teespezialitäten, Snacks, Backwaren, To-Go-Optionen oder Zusatzservices wie WLAN, Events oder Workshops?
• Ihr Alleinstellungsmerkmal (USP): Was hebt Ihr Café von anderen ab? Beispiele könnten ein besonderes Kaffeeangebot, ein einzigartiges Ambiente oder innovative Konzepte sein.
• Ihr Ziel: Welche Vision verfolgen Sie? Geht es um eine starke Kundenbindung, das Schließen einer Marktlücke oder die Etablierung eines Treffpunkts für die Community?

3. Was muss die Marktanalyse für ein Café beinhalten?

Die Marktanalyse ist ein zentraler Bestandteil des Businessplans und zeigt, wie gut Sie Ihre Zielgruppe, den Wettbewerb und die Marktbedingungen verstehen. Diese Analyse hilft, Chancen und Risiken zu identifizieren und Ihre Geschäftsidee strategisch zu positionieren. Belegen Sie Ihre Aussagen mit Zahlen statt mit Einschätzungen.

Wichtige Inhalte der Marktanalyse:

• Zielgruppenanalyse: Wer sind Ihre potenziellen Kunden? Analysieren Sie demografische Merkmale (Alter, Geschlecht, Einkommen) sowie deren Bedürfnisse und Vorlieben.
• Wettbewerbsanalyse: Welche Cafés oder Gastronomiebetriebe gibt es in Ihrer Nähe? Welche Stärken und Schwächen haben diese? Wie unterscheiden Sie sich von der Konkurrenz?
• Marktpotenzial: Wie groß ist die Nachfrage in Ihrem Zielmarkt? Gibt es Trends, die Sie nutzen können, wie z. B. Nachhaltigkeit oder To-Go-Produkte?
• Branchentrends: Welche Entwicklungen beeinflussen die Gastronomie? Beispiele sind der wachsende Fokus auf Spezialitätenkaffee, vegane Angebote oder die Digitalisierung.
• Risiken und Chancen: Welche Herausforderungen und Möglichkeiten ergeben sich aus der Marktsituation?

Als Rahmengröße hilft der Pro-Kopf-Verbrauch: In Deutschland werden pro Kopf rund 161 Liter Kaffee im Jahr getrunken, der Umsatz mit Röstkaffee lag zuletzt bei 8,98 Milliarden Euro (Deutscher Kaffeeverband). Für Ihren Standort zählt aber die lokale Rechnung, nicht die bundesweite.

Tipps für die Marktanalyse

• Zählen Sie selbst. Drei Zählungen an verschiedenen Wochentagen zu je einer Stunde liefern eine belastbarere Frequenzangabe als jede gekaufte Studie.
• Besuchen Sie jeden Wettbewerber mindestens einmal und notieren Sie Preise, Auslastung und Wartezeit.
• Fragen Sie beim Gewerbeamt oder der Stadtverwaltung nach Zahlen zur Passantenfrequenz in Ihrer Straße; viele Kommunen erheben diese Daten.

4. Was muss die Standortanalyse für ein Café beinhalten?

Der Standort ist beim Café der Engpass. Anders als ein Handwerksbetrieb kann ein Café seine Kunden nicht besuchen, es muss sie vorbeilaufen sehen. Deshalb ist dieses Kapitel im Businessplan eines Cafés das wichtigste nach der Finanzplanung, und deshalb prüfen Banken hier am genauesten nach. Ziel der Analyse ist es, die Vorteile und Herausforderungen des ausgewählten Standorts zu bewerten und zu zeigen, warum er optimal für Ihr Konzept geeignet ist.

Wichtige Inhalte der Standortanalyse:

• Lagebeschreibung: Wo befindet sich der Standort, und welche Merkmale zeichnen ihn aus (z. B. Innenstadt, Wohngebiet, Nähe zu Büros oder Universitäten)?
• Kundenzugänglichkeit: Wie gut ist der Standort erreichbar (zu Fuß, mit öffentlichen Verkehrsmitteln, per Auto)?
• Laufkundschaft: Wie hoch ist die Passantenfrequenz, und wie beeinflusst diese Ihre Zielgruppe?
• Infrastruktur: Gibt es ausreichend Parkplätze, Sitzmöglichkeiten oder andere relevante Einrichtungen?
• Wettbewerbsumfeld: Welche Konkurrenten befinden sich in der Nähe, und wie heben Sie sich von ihnen ab?
• Alleinstellungsmerkmale des Standorts: Warum ist dieser Standort für Ihr Konzept besonders geeignet, und welche Chancen ergeben sich daraus?

Von der Passantenzahl zur Gästezahl

Der häufigste Fehler in diesem Kapitel ist die ungeprüfte Übernahme der Passantenzahl als Gästezahl. Von allen Passanten betritt nur ein kleiner Teil das Café. Als Orientierung dient eine Eintrittsquote von zwei bis fünf Prozent bei guter Sichtbarkeit und ebenerdigem Eingang. Rechnen Sie diese Kette im Businessplan ausdrücklich vor, statt eine Endzahl zu behaupten.

5. Welche rechtlichen Voraussetzungen gehören in den Businessplan?

Ein Café ist nur teilweise reguliert. Der Betrieb selbst ist ein normales Gewerbe und wird beim Gewerbeamt angemeldet. Sobald Sie jedoch Alkohol ausschenken, also etwa Wein, Bier oder Kaffeespezialitäten mit Likör, brauchen Sie zusätzlich eine Gaststättenerlaubnis. Die Bank will in diesem Kapitel lesen, dass Sie alle Genehmigungen kennen und terminlich eingeplant haben, denn eine fehlende Erlaubnis verschiebt die Eröffnung und damit den ersten Umsatz.

Diese Punkte gehören hinein:

• Gewerbeanmeldung: beim Gewerbeamt der Kommune, Gebühr je nach Stadt meist zwischen 20 und 60 Euro.
• Gaststättenerlaubnis nach dem Gaststättengesetz: nur bei Alkoholausschank erforderlich, Gebühr je nach Kommune und Betriebsgröße zwischen 100 und 1.500 Euro.
• Unterrichtung nach § 4 GastG: eintägiger Kurs bei der IHK zu den Grundlagen der Lebensmittelhygiene, Kosten rund 59 Euro.
• Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz: für Sie und alle Mitarbeiter mit Lebensmittelkontakt, vor Arbeitsaufnahme beim Gesundheitsamt.
• Hygienekonzept nach HACCP: schriftlich zu führen, wird bei Kontrollen des Lebensmittelüberwachungsamts geprüft.
• Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe: Pflicht innerhalb einer Woche nach Betriebsbeginn.

Mehr zu den laufenden Anforderungen finden Sie in der Übersicht zu den Hygienevorschriften und in der Erläuterung, wann eine Konzession nötig ist.

Rechtsform-Finder

6. Was muss die Unternehmensorganisation für ein Café beinhalten?

Die Unternehmensorganisation beschreibt, wie das Café strukturiert und geführt wird. Dieser Abschnitt des Businessplans zeigt, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist, welche Unternehmensform gewählt wurde und wie das Café organisatorisch aufgestellt ist. Ziel ist es, zu demonstrieren, dass das Unternehmen gut geplant und effizient geführt werden kann. Weil die Personalkosten der größte Kostenblock sind, gehört die Personalplanung hier bereits mit Zahlen hinterlegt.

Wichtige Inhalte der Unternehmensorganisation:

• Rechtsform: Welche Rechtsform haben Sie gewählt (z. B. Einzelunternehmen, GbR, GmbH), und warum?
• Eigentümer und Geschäftsführung: Wer sind die Gründer, und welche Erfahrungen oder Qualifikationen bringen sie mit?
• Personalplanung: Wie viele Mitarbeiter werden benötigt, welche Aufgaben übernehmen sie, und welche Qualifikationen sind erforderlich?
• Aufgabenverteilung: Wie werden die täglichen Aufgaben und die Verantwortung organisiert?
• Zusammenarbeit mit Partnern: Welche Lieferanten, Dienstleister oder anderen Partner sind beteiligt?
• Unternehmenskultur und Werte: Welche Philosophie verfolgen Sie, und wie spiegelt sich diese in der Organisation wider?

Kalkulieren Sie die Personalkosten mit den Arbeitgeberbruttokosten, nicht mit dem Stundenlohn. Auf den Bruttolohn kommen rund 21 Prozent Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung sowie Umlagen und Beiträge zur Berufsgenossenschaft.

Mitarbeiterkosten-Rechner

7. Was muss die Marketing- und Vertriebsstrategie für ein Café beinhalten?

Die Marketing- und Vertriebsstrategie beschreibt, wie das Café Kunden anzieht, langfristig bindet und seine Produkte erfolgreich verkauft. Ziel ist es, aufzuzeigen, mit welchen Maßnahmen das Café im Markt positioniert wird und wie Umsätze nachhaltig gesteigert werden können. Bei einem Café mit kleinem Einzugsgebiet zählt lokale Sichtbarkeit mehr als Reichweite: Der Eintrag bei den Kartendiensten und die Bewertungen entscheiden häufiger über einen Besuch als jede Anzeige.

Wichtige Inhalte der Marketing- und Vertriebsstrategie:

• Positionierung: Wie möchten Sie Ihr Café im Markt etablieren (z. B. Premium-Qualität, Nachhaltigkeit, kultureller Treffpunkt)?
• Zielgruppengerechtes Marketing: Welche Kanäle und Maßnahmen nutzen Sie, um Ihre Zielgruppe zu erreichen (z. B. Social Media, Flyer, Eröffnungsevents)?
• Vertriebswege: Wie verkaufen Sie Ihre Produkte? Fokus auf Vor-Ort-Verkauf, „To-Go"-Angebote oder zusätzliche Einnahmequellen wie Catering oder Events?
• Preisstrategie: Welche Preispolitik verfolgen Sie, und wie heben Sie sich vom Wettbewerb ab?
• Kundengewinnung: Welche Maßnahmen ergreifen Sie, um Kunden auf Ihr Café aufmerksam zu machen?
• Kundenbindung: Wie sorgen Sie dafür, dass Kunden regelmäßig wiederkommen (z. B. Treueprogramme, Sonderaktionen, Events)?

Tipps für das Café-Marketing

• Pflegen Sie den Eintrag bei den Kartendiensten mit aktuellen Öffnungszeiten und Fotos. Falsche Öffnungszeiten kosten mehr Gäste als eine fehlende Anzeige.
• Antworten Sie auf jede Bewertung, auch auf die schlechten. Das liest die nächste Generation Gäste mit.
• Das Schaufenster ist Ihr wirksamstes Werbemittel und kostet nichts außer Gestaltung.

Weitere Ansätze finden Sie im Beitrag zum Thema Umsatz in der Gastronomie steigern.

8. Was muss der Abschnitt „Betriebsabläufe" für ein Café beinhalten?

Im Abschnitt „Betriebsabläufe" werden die organisatorischen und praktischen Prozesse beschrieben, die den täglichen Betrieb des Cafés sicherstellen. Ziel ist es, aufzuzeigen, wie reibungslose Abläufe gewährleistet werden, um sowohl die Qualität der Produkte als auch die Kundenzufriedenheit zu sichern. Die Bank liest hier vor allem, ob der Betrieb auch ohne Ihre ständige Anwesenheit funktioniert.

Wichtige Inhalte des Betriebsablaufs:

• Tägliche Abläufe: Wie werden Bestellungen aufgenommen, Produkte zubereitet und an die Kunden ausgegeben?
• Personalorganisation: Wie werden Schichten geplant, und welche Aufgaben übernehmen die Mitarbeiter?
• Warenmanagement: Wie erfolgt die Beschaffung, Lagerung und Kontrolle der Produkte?
• Qualitätssicherung: Welche Maßnahmen werden getroffen, um gleichbleibende Produktqualität und Hygienestandards zu gewährleisten?
• Ausstattung und Technik: Welche Geräte und Systeme kommen zum Einsatz, und wie wird ihre Funktionsfähigkeit sichergestellt?
• Öffnungszeiten und Kapazitätsmanagement: Wann hat das Café geöffnet, und wie werden Stoßzeiten gehandhabt?

Ein Punkt, der im Businessplan oft fehlt: Das Kassensystem muss den Anforderungen an eine technische Sicherheitseinrichtung genügen und beim Finanzamt gemeldet werden. Einzelheiten dazu stehen im Beitrag zur Kassensystem-Pflicht.

9. Was muss die Finanzplanung für ein Café beinhalten?

Die Finanzplanung ist der Teil, den die Bank zuerst aufschlägt. Sie zeigt, wie die Gründung finanziert wird, welche Kosten entstehen und wann das Café profitabel arbeitet. Für ein Café gilt: Unter 50.000 Euro Investition wird es auch bei kleinem Konzept schwierig, weil Kaution, Genehmigungen, Grundausstattung und Liquiditätsreserve zusammenkommen. Die Investitionskosten in der Gastronomie sind zwischen 2022 und 2025 um rund 18 Prozent gestiegen; ältere Kalkulationshilfen liegen deshalb regelmäßig zu niedrig.

Wichtige Inhalte der Finanzplanung:

• Startkapital und Investitionsbedarf: Welche Mittel werden für die Gründung benötigt (z. B. für Einrichtung, Geräte, Renovierung, Marketing)?
• Laufende Kosten: Welche monatlichen Fixkosten fallen an (z. B. Miete, Personal, Wareneinsatz)?
• Umsatzplanung: Welche Umsätze werden erwartet, und wie realistisch sind diese Annahmen?
• Rentabilitätsplanung: Wann erreicht das Café den Break-even-Point?
• Liquiditätsplanung: Wie wird sichergestellt, dass jederzeit genügend finanzielle Mittel zur Verfügung stehen?
• Finanzierungsbedarf: Wie soll die Finanzierung erfolgen (Eigenkapital, Kredite, Fördermittel)?
• Risiken und Szenarien: Welche finanziellen Risiken gibt es, und wie können diese abgefedert werden?

Investitionsplan für ein Café mit 60 Plätzen

Laufende Kosten und Kennzahlen

Für die laufende Planung zählen drei Quoten, an denen die Bank die Tragfähigkeit misst. Der Wareneinsatz sollte bei einem Café zwischen 25 und 35 Prozent vom Umsatz liegen. Die Personalkosten liegen branchenweit inzwischen bei etwa 40 Cent je Euro Umsatz. Wareneinsatz und Personal zusammen, die sogenannte Prime Cost, sollen 55 bis 65 Prozent des Nettoumsatzes nicht überschreiten. Liegt Ihre Planung darüber, trägt das Konzept die Fixkosten nicht.

Den Zielumsatz, den Sie zur Deckung Ihrer Kosten und Ihres privaten Bedarfs erreichen müssen, können Sie direkt hier berechnen:

Einkommensteuerrechner

Zur Preisgestaltung Ihrer Karte hilft die Preiskalkulation in der Gastronomie, zur Senkung des Wareneinsatzes der Beitrag zum Wareneinkauf in der Gastronomie.

10. Was muss der Abschnitt „Risikomanagement" für ein Café beinhalten?

Der Abschnitt „Risikomanagement" zeigt, wie potenzielle Risiken identifiziert, bewertet und minimiert werden. Ziel ist es, zu belegen, dass das Unternehmen auf Herausforderungen vorbereitet ist. Ein gut ausgearbeitetes Risikomanagement schafft Vertrauen bei Banken und fachkundigen Stellen. Wichtig ist die ehrliche Darstellung: Ein Businessplan ohne benannte Risiken wirkt nicht souverän, sondern uninformiert.

Diese Risiken sind bei einem Café relevant:

• Marktrisiko: Neue Wettbewerber im Umkreis oder eine Kette, die mit Aktionspreisen arbeitet.
• Betriebsrisiko: Ausfall der Siebträgermaschine oder der Kühltechnik, kurzfristige Krankmeldungen in der Stoßzeit.
• Wirtschaftliches Risiko: Steigende Rohstoffpreise. Der Umsatz mit Röstkaffee stieg zuletzt um 23,5 Prozent, während die Absatzmenge leicht zurückging – ein deutliches Zeichen für gestiegene Einkaufspreise.
• Rechtliches Risiko: Beanstandungen bei der Lebensmittelkontrolle mit Bußgeld und Imageschaden.
• Standortrisiko: Baustellen oder geänderte Verkehrsführung, die die Laufkundschaft für Monate wegnehmen.

Welche Policen in der Gastronomie üblich sind, zeigt die Übersicht zu den Versicherungen in der Gastronomie.

11. Anhang

Der Anhang enthält alle Unterlagen, die die Aussagen im Hauptteil belegen. Er entscheidet häufiger über die Kreditzusage als vermutet: Fehlt der Lebenslauf oder der Mietvertragsentwurf, kann die Bank den Antrag nicht abschließend bearbeiten und der Vorgang verzögert sich um Wochen.

Wichtige Inhalte des Anhangs:

• Lebenslauf und Qualifikationen: tabellarisch, mit Nachweisen zu gastronomischer Erfahrung.
• Nachweise und Bescheinigungen: Unterrichtung nach § 4 GastG, Belehrung nach Infektionsschutzgesetz, ggf. Ausbildungszeugnisse.
• Mietvertrag oder Vertragsentwurf: mit Angabe von Fläche, Miete und Laufzeit.
• Detaillierte Finanztabellen: Investitionsplan, Rentabilitätsvorschau über drei Jahre, Liquiditätsplan monatlich für das erste Jahr.
• Pläne und Skizzen: Grundriss mit Bestuhlung, Foto der Fläche und der Straßenansicht.
• Angebote von Lieferanten: für Kaffeemaschine, Möblierung und Kaffeelieferung.
• Ergebnis Ihrer Passantenzählung: mit Datum, Uhrzeit und Zählmethode.

Häufige Fehler im Businessplan für ein Café

Die folgenden Fehler führen in der Praxis am häufigsten zur Ablehnung oder zu Nachforderungen der Bank. Sie lassen sich alle vor der Abgabe beheben.

• Die Gästezahl wird behauptet statt hergeleitet. Folge: Die Bank kann die gesamte Umsatzplanung nicht nachvollziehen und lehnt ab. Lösung: Passantenzählung mit Datum und Uhrzeit dokumentieren und die Eintrittsquote von zwei bis fünf Prozent ausdrücklich anwenden.
• Der Wareneinsatz wird zu niedrig angesetzt. Folge: Der geplante Gewinn ist rechnerisch zu hoch, die Planung verliert ihre Glaubwürdigkeit. Lösung: Mit 25 bis 35 Prozent kalkulieren und Schwund, Bruch und Personalverzehr einrechnen.
• Personalkosten werden mit dem Stundenlohn statt mit den Arbeitgeberkosten gerechnet. Folge: Der Personalblock fällt um etwa ein Fünftel zu niedrig aus. Lösung: Rund 21 Prozent Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung aufschlagen und Urlaubs- sowie Krankheitsvertretung einplanen.
• Der eigene Lebensunterhalt fehlt in der Rechnung. Folge: Die fachkundige Stelle verweigert die Tragfähigkeitsbescheinigung. Lösung: Privatentnahme, Krankenversicherung und Altersvorsorge als feste Position aufnehmen.
• Die Anlaufphase wird ausgeblendet. Folge: Nach drei Monaten fehlt Liquidität, obwohl der Plan aufging. Lösung: Im ersten Halbjahr mit etwa 80 Prozent der Zielgästezahl rechnen und eine Reserve für sechs Monate Fixkosten einplanen.
• Genehmigungen sind nicht terminiert. Folge: Die Eröffnung verschiebt sich, Miete läuft ohne Umsatz. Lösung: Gaststättenerlaubnis, IHK-Unterrichtung und Nutzungsänderung mit Vorlaufzeiten in einen Zeitplan schreiben.
• Werbende Sprache statt belegbarer Aussagen. Folge: Der Plan wirkt unseriös. Lösung: Formulierungen wie „besonders leckere Torten" streichen und durch überprüfbare Angaben ersetzen, etwa die Zahl der Wettbewerber im Umkreis und deren Angebot.

Fazit

Ein Businessplan für ein Café steht und fällt mit einer einzigen Kette: Passanten, Eintrittsquote, Gäste pro Tag, durchschnittlicher Bon, Monatsumsatz. Wer diese Rechnung sauber herleitet und mit einer Wareneinsatzquote von 25 bis 35 Prozent sowie realistischen Personalkosten unterlegt, hat den schwierigsten Teil hinter sich. Alles andere ist Beschreibung.

Beginnen Sie deshalb nicht mit dem Konzept, sondern mit der Zählung. Stellen Sie sich an drei Werktagen für je eine Stunde an Ihren Wunschstandort und zählen Sie die Passanten. Diese Zahl ist das Fundament, auf dem alle weiteren Kapitel aufbauen.

Eine Übersicht über die Verdienstmöglichkeiten und den Alltag im Beruf finden Sie auf der Seite Selbstständig machen mit dem eigenen Café. Wenn Sie noch zwischen Konzepten schwanken, hilft der Vergleich mit dem Businessplan für einen Foodtruck oder die allgemeine Anleitung zum Businessplan in der Gastronomie.