Selbstständig machen mit dem eigenen Café

Wie mache ich mich mit einem Café selbstständig?

Arbeiten Sie hier die wichtigsten Themen ab, um sich mit einem Café selbstständig machen zu können. Nutzen Sie praktische Checklisten, Tools und Links, um sofort vom Ratgeber aus die Planung aufzunehmen bzw. geschäftliche Fakten zu schaffen. Am Ende wissen Sie, wie sich ein Café eröffnen lässt und mit welchen Kosten zu rechnen ist.

Was zeichnet das Café aus?

Direkt zu Beginn sollten Gründer eine klare Vorstellung davon haben, welche Art von Café sie eröffnen wollen bzw. welches Angebot Kunden dort im wahrsten Wortsinne genießen können sollen. Der Begriff selbst lässt an Heißgetränke bzw. Kaffeespezialitäten denken, wobei in vielen Cafés auch Speisen, Kuchen und alkoholische Getränke zum Verzehr angeboten werden.

Wer das Angebot zu Beginn klar benennen kann, wird auch die formalen Voraussetzungen und die Planungsnotwendigkeiten schnell konkret fassen können. Es muss ein einzigartiges Konzept entstehen, das Kunden magisch anzieht und für einen hohen Wiedererkennungswert steht.

Aussichten: Welche Chancen bietet die Eröffnung eines Cafés?

Grundsätzlich sind Cafés in Deutschland sehr beliebt. Mit rund 160 Litern pro Kopf ist der Kaffee das beliebteste Heißgetränk hierzulande (Deutscher Kaffeeverband). Nach dem starken Einbruch in der gesamten Gastronomie während der Corona-Pandemie hat die Nachfrage für den „Außer-Haus-Konsum“ wieder spürbar angezogen. Vor Ort ist aber immer eine konkrete Standort- und Nachfrageanalyse notwendig, um die Selbstständigkeit mit einem Café auf eine stabile, wachstumsorientierte Basis zu stellen.

Gleichwohl sei darauf hingewiesen, dass die Rahmenbedingungen durch gestiegene Kosten und den Fachkräftemangel in der Gastronomie schwierig sind. Laut Statistischem Bundesamt gibt es in Deutschland derzeit etwa 10.000 bis 11.000 umsatzsteuerpflichtige Cafés (Umsatzsteuerstatistik). Die Zahl war während der Pandemie rückläufig und hat sich zuletzt wieder stabilisiert. Das zeigt, warum Gründer ein wirtschaftlich tragfähiges und aus Kundensicht ansprechendes Konzept vor der Eröffnung eines Cafés erarbeiten müssen.

Was brauche ich, um mich mit einem Café selbstständig zu machen?

In erster Linie einen durchdachten Businessplan, mit dem die Geschäftsausrichtung und die Finanzierung der Geschäftsidee ausgearbeitet wird. Um sich mit einem Café selbstständig machen zu können, ist mitunter viel Kapital notwendig (je nach Größe und Einrichtung). Je mehr Eigenkapital Gründer mitbringen, desto größer sind ihre Verhandlungsspielräume bei Banken bzw. Kreditgesprächen.

Für die Eröffnung eines Cafés ist vor allem eines notwendig: Einsatzbereitschaft und Durchhaltevermögen, denn gerade in der Startphase wird die Arbeitsbelastung hoch sein. Gründer brauchen diesbezüglich unbedingt eine ehrliche Selbsteinschätzung. Gerade im Gastronomiegewerbe werden jedes Jahr viele Gewerbeabmeldungen und auch Insolvenzen verzeichnet, was die Notwendigkeit einer ganzheitlichen Vorbereitung verdeutlicht. Für zufriedene und schnell bediente Kunden braucht es teamfähige Mitarbeiter, die je nach Standort nicht immer leicht zu finden sein werden.

Mitarbeiterkosten-Rechner

Welche Rechtsform für ein Café wählen?

Es gibt keine allgemeine Empfehlung, welche Rechtsform für ein Café zu wählen ist. Die meisten firmieren als Einzelunternehmer, um sich nicht in die Bücher schauen lassen zu müssen und alle Entscheidungen selbst treffen zu können. Allerdings haften Einzelunternehmer auch mit ihrem gesamten Privatvermögen. Wer die Haftung begrenzen will, kann z. B. mit einer GmbH gründen; das Stammkapital beträgt hier 25.000 Euro. Je kleiner bzw. inhabergeführter ein Café ist, desto mehr spricht für ein Einzelunternehmen gemäß deutscher Gründerkultur.

Welche Rechtsform passt zu meinem Café?

Wie melde ich ein Gewerbe für das Café an?

Bevor das Café eröffnet wird, ist ein Gewerbe anzumelden. Eine bestimmte berufliche Qualifikation ist nicht vorzuweisen, wohl aber eine Erstbelehrung nach § 43 Infektionsschutzgesetz durch das Gesundheitsamt (das frühere „Gesundheitszeugnis“ wurde bereits abgeschafft; die Belehrung darf bei Tätigkeitsbeginn nicht älter als drei Monate sein). Zudem ist eine Gaststättenunterrichtung gemäß § 4 Gaststättengesetz zum Thema „lebensmittelrechtliche Vorschriften und Hygiene“ notwendig (die IHK bietet solche Kurse an). Diese Nachweise können im Einzelfall bei der Gewerbeanmeldung entbehrlich sein, wenn eine Ausbildung im gastronomischen Bereich mit entsprechenden Inhalten absolviert worden ist.

Notwendige Unterlagen für die Gewerbeanmeldung zur Café-Eröffnung

• Formular für die Gewerbeanmeldung und Personalausweis.
• Erstbelehrung nach § 43 IfSG durch das Gesundheitsamt (nicht älter als 3 Monate) und IHK-Unterrichtung zu lebensmittelrechtlichen Vorschriften und Hygiene (sofern keine Berufsausbildung in diesem Bereich vorliegt).
• Skizzen über die Räumlichkeiten, Miet- oder Pachtvertrag (ggf. an Nutzungsänderung denken und entsprechenden Antrag stellen, auch für geplante Umbaumaßnahmen).
• Konzession bzw. Anzeige nach Landesrecht, falls auch alkoholische Getränke ausgeschenkt werden.
• Im Falle einer Konzession zusätzlich eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes und ein polizeiliches Führungszeugnis.
• Für eine Außengastronomie: Sondernutzungserlaubnis.

Ein reiner Café-Betrieb ohne besondere Qualifikationspflicht lässt sich in aller Regel unkompliziert als Gewerbe anmelden. Wie das Schritt für Schritt abläuft und welche Ämter beteiligt sind, erfahren Sie in unserer Anleitung zur Gewerbeanmeldung.

Was kostet es, sich mit einem Café selbstständig zu machen?

Eine konkrete und möglichst belastbare Summe muss der Businessplan beziffern. In der Praxis liegt der Kapitalbedarf für ein kleines Café je nach Umfang häufig im mittleren bis hohen fünfstelligen Bereich, bei größeren Objekten mit umfangreichem Umbau auch darüber. Zu denken ist vor allem an die Inneneinrichtung und die Technik, wobei gerade leistungsstarke Kaffeemaschinen stark zu Buche schlagen. Hier sollte aber nicht am falschen Ende gespart werden, da hochwertiger Kaffeegenuss zum Aushängeschild werden soll. Sofern Kaffee selbst als Alleinstellungsmerkmal geröstet wird, fallen die Kosten nochmals höher aus. Planen Sie zusätzlich einen Liquiditätspuffer ein, um die umsatzschwache Anlaufphase zu überbrücken.

Wie viel Umsatz muss mein Café erwirtschaften?

Bevor Sie in Möbel und Maschinen investieren, sollten Sie durchrechnen, welchen Mindestumsatz Ihr Café Monat für Monat erzielen muss, um Miete, Wareneinsatz, Personal und Ihren eigenen Unternehmerlohn zu decken. Der folgende Zielumsatz-Rechner hilft Ihnen, diese Kalkulationsbasis realistisch zu ermitteln:

Auf dieser Grundlage lässt sich anschließend im Businessplan sauber ableiten, wie viele Kunden mit welchem durchschnittlichen Bon pro Tag nötig sind.

Café eröffnen: Welcher Standort ist der richtige?

Grundsätzlich sollte der Standort sehr belebt und gut zu erreichen sein. Idealerweise sind viele Geschäfte oder Unternehmen in unmittelbarer Nähe, aber möglichst wenig direkte Konkurrenz. Zentrale Innenstadtlagen sind gerade in Studentenstädten sehr vielversprechend. Wird ein leeres Ladenlokal angemietet und ist ein Café dort vorher nicht gelaufen, sind die Gründe zu erörtern. Mit einer Standortanalyse muss die finale Entscheidung letztlich abgesichert werden.

Der richtige Standort

Welche Versicherungen brauche ich für ein Café?

Ein umfassender Versicherungsschutz ist wichtig, um das Café ganzheitlich als Geschäftsmodell zu schützen. In erster Linie ist an eine Betriebshaftpflichtversicherung zu denken, die vor Personen- oder auch Sachschäden Dritter schützt. Kommt ein Kunde aus welchen Gründen auch immer im Café zu Schaden, leistet eine solche Versicherung angesichts teils enormer Forderungen finanzielle Sicherheit. Auch eine Inventarversicherung ist zu empfehlen, um teure Technik und Einrichtungsgegenstände gegen Gefahren wie Feuer zu schützen. Zu empfehlen sind Tarife, die möglichst exakt auf das Geschäftsmodell Café zugeschnitten sind.

Diese Versicherungen benötigen Selbstständige

Hauptberuflich selbstständig mit Café: Das ändert sich bei Renten- und Krankenversicherung

Die Absicherung des Betriebs steht, die eigene darf aber nicht in den Hintergrund geraten. Wer sich mit einem Café selbstständig macht, darf durch den Status als Selbstständiger in die private Krankenversicherung wechseln, völlig unabhängig von der Höhe der Einkünfte. Die Alternative ist, freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) versichert zu bleiben, deren Beitrag sich am Einkommen orientiert. Wichtig ist in jedem Fall ein Tarif mit Krankengeld, um im Krankheitsfall finanziell abgesichert zu sein. Mit Blick auf das Alter sollten Sie zusätzlich privat vorsorgen; als Selbstständiger können Sie auch freiwillig in die gesetzliche Rentenversicherung einzahlen.

Mit welchen Steuern muss ich rechnen?

Die persönlichen Einkünfte sind ebenso steuerpflichtig wie die Unternehmensgewinne, wobei es je nach Rechtsform Unterschiede gibt. Die Gewerbesteuer greift erst jenseits des jährlichen Freibetrags von 24.500 Euro (für Einzelunternehmen und Personengesellschaften). Umsatzsteuer ist meist nur ein durchlaufender Posten in der Buchhaltung, der bei regelmäßigen Voranmeldungen abzuführen ist. Es sei denn, Gründer entscheiden sich in der Startphase für die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG: Sie gilt, solange der Umsatz im vorangegangenen Jahr 25.000 Euro und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 Euro nicht übersteigt – bei einem umsatzstarken Café ist diese Grenze allerdings schnell erreicht.

Wie viel Gewerbesteuer muss ich zahlen?

Wo bekomme ich Hilfe, falls ich mich mit einem Café selbstständig machen möchte?

Als Folge der Gewerbeanmeldung ergibt sich eine Pflichtmitgliedschaft bei der Industrie- und Handelskammer, deren Informations- und Beratungsangebot auch bereits im Vorfeld der Existenzgründung mit einem Café genutzt werden kann (etwa für die Ausarbeitung des Businessplans). Ansonsten rückt der Deutsche Hotel- und Gaststättenverband e. V. (DEHOGA) als reichweitenstarker Branchenverband auf den Plan, wenn es um Informationen und Hilfestellungen gerade für Gründer in der Gastronomie geht.

Industrie- und Handelskammer vor Ort finden  DEHOGA Bundesverband

Kapitalbeschaffung: Erhalte ich Zuschüsse bzw. staatliche Förderung?

Nutzen Sie unsere Übersicht zu Zuschüssen und Förderungen, wenn Sie sich mit einem Café selbstständig machen wollen. Sie können so die geplante Geschäftsidee auf eine möglichst breite und tragfähige Basis stellen. Auch IHK und DEHOGA sollten zu branchenspezifischen Förderungen und Kapitaloptionen befragt werden. Wichtig ist, nicht nur auf klassische Bankkredite zu setzen, sondern auch moderne Finanzierungsoptionen wie Crowdfunding im Blick zu haben.

Kostenloser Fördermittelcheck

Wie gewinne ich Kunden für mein Café?

Im Idealfall leistet ein guter Standort schon mehr als die sprichwörtlich halbe Miete für die Kundengewinnung. Ein ansprechendes Äußeres, bequeme Sitzmöglichkeiten innen wie außen, eine gemütliche Atmosphäre und eine möglichst einzigartige Speise- und Getränkekarte sollten viele schmackhafte Argumente für Kunden bereithalten. Mit besonderen Kaffeesorten, eigener Röstung, hausgemachtem Kuchen, günstigen Mittagssnacks, einem Frühstücksbuffet, vegetarischen oder veganen Spezialitäten lässt sich eine breite Zielgruppe ansprechen.

Neukunden gewinnen

Tücken und häufige Fehler bei der Café-Gründung

Gerade in der Gastronomie scheitern viele Gründungen an vermeidbaren Fehlern. Wer sie kennt, kann gezielt gegensteuern:

• Wareneinsatz falsch kalkuliert: Ein für Kunden attraktives Frühstücksbuffet ist für Betreiber nicht automatisch ein Gewinn. Die Einkaufspreise sind in den letzten Jahren deutlich gestiegen – Dumping-Preise verbieten sich, auch angesichts der notwendigen Qualitätsphilosophie.
• Kein Unternehmerlohn eingeplant: Wer sich selbst keinen Lohn in die Kalkulation einrechnet, arbeitet schnell für die Miete statt für sich.
• Liquidität unterschätzt: Die Anlaufphase kostet Geld, bevor sie welches einbringt. Fehlende Rücklagen sind ein häufiger Insolvenzgrund.
• Personal nicht gefunden: Der Fachkräftemangel trifft die Gastronomie hart. Ohne verlässliches Team leidet Servicequalität und Öffnungszeit.
• Kassenführung unterschätzt: Ein gesetzeskonformes Kassensystem mit technischer Sicherheitseinrichtung ist Pflicht; Kassen müssen zudem dem Finanzamt gemeldet werden.

Aktuelle Trends in der Café-Branche

• Spezialitätenkaffee und eigene Röstung: Kunden honorieren nachvollziehbare Herkunft und handwerkliche Qualität mit höherer Zahlungsbereitschaft.
• Nachhaltigkeit: Bio-, Fairtrade- und regionale Produkte sowie Mehrweglösungen für das To-go-Geschäft werden zunehmend erwartet.
• To-go und Lieferung: Der Außer-Haus-Konsum wächst; Vorbestell-Apps und Lieferdienste erschließen zusätzliche Umsätze.
• Café als Erlebnisort: Kombinationen aus Café und Co-Working, Buchladen oder Veranstaltungsfläche schaffen zusätzliche Standbeine.
• Digitale Sichtbarkeit: Bewertungsportale und ein gepflegtes Google-Unternehmensprofil entscheiden heute mit über die Laufkundschaft.

Wie viel Geld kann man mit einem Café verdienen?

Wie viel verdient ein Café-Inhaber? Das muss der Finanzteil des Businessplans mit möglichst realistischen Annahmen zeigen, sodass bezüglich der aufgeworfenen Frage eine gewisse Planungssicherheit herrschen kann. Belastbare Durchschnittswerte sind schwer zu benennen, weil sich viele kleine Café-Betreiber nicht in die Bücher schauen lassen und Größe, Auslastung sowie Kostenstruktur stark variieren. Als grobe Orientierung nennen Branchenquellen für kleinere, gut geführte Cafés einen Unternehmerlohn im niedrigen bis mittleren vierstelligen Bereich pro Monat; bei guter Lage, hoher Auslastung und cleverer Preisstruktur kann es deutlich mehr sein. Entscheidend ist immer, wie viel sich Betreiber als Lohn auszahlen und wie viel sie wieder in den Betrieb investieren.

Fazit: Bin ich bereit, mich mit einem Café selbstständig zu machen?

• Habe ich genügend Gastroerfahrung und ein starkes Netzwerk, um ein Café eröffnen zu können?
• Bin ich belastbar genug, um das hohe Arbeitspensum auf Dauer stemmen zu können?
• Kann ich die genannten Voraussetzungen für die Gewerbeanmeldung erfüllen?
• Habe ich bereits ein individuelles Konzept im Kopf, das mein eigenes Café unverwechselbar macht?
• Habe ich erste Mitarbeiter, die mit mir gemeinsam den Traum vom eigenen Café leben wollen?
• Habe ich Antworten auf den steigenden Kostendruck im Businessplan formuliert und weiß ich, wie ich mein Café zukunftsorientiert aufstelle?