Selbstständig machen mit dem eigenen Café

Keine andere Geschäftsidee ist so frisch und heiß gebrüht wie diese: Wer sich selbstständig mit eigenem Café machen möchte, trifft auf eine potenziell hohe Nachfrage: Kaffee ist das beliebteste Heißgetränk der Deutschen. Mit weiteren Köstlichkeiten können Inhaber geschmackvolle Anreize setzen, um Kunden in ihr Café zu locken. Fachkräftemangel und gestiegene Kosten sind Herausforderungen, die Gründer von Beginn an auf dem Bildschirm haben sollten.

Was zeichnet das Café aus?

Direkt zu Beginn sollten Gründer eine klare Vorstellung davon haben, welche Art von Café sie eröffnen wollen bzw. welches Angebot Kunden dort im wahrsten Wortsinne genießen können sollen. Der Begriff selbst lässt an Heißgetränke bzw. Kaffeespezialitäten denken, wobei in vielen Cafés auch Speisen, Kuchen und alkoholische Getränke zum Verzehr angeboten werden.

Wer das Angebot zu Beginn klar benennen kann, wird auch die formalen Voraussetzungen und die Planungsnotwendigkeiten schnell konkret fassen können. Es muss ein einzigartiges Konzept entstehen, das Kunden magisch anzieht und für einen hohen Wiederkennungswert steht.
 

Aussichten: Welche Chancen bietet die Eröffnung eines Cafés?

Grundsätzlich sind Cafés in Deutschland sehr beliebt. Mit ca. 168 Litern pro Kopf ist der Kaffee das beliebteste Heißgetränk hierzulande. Während die Corona-Pandemie zu einem starken Einbruch in der gesamten Gastronomie führte, hat die Nachfrage für den „Außer-Haus-Konsum“ wieder spürbar angezogen: Vor Ort ist aber immer eine konkrete Standort- und Nachfrageanalyse notwendig, um die Selbstständigkeit mit einem Café auf eine stabile, wachstumsorientierte Basis zu stellen.

Gleichwohl sei darauf hingewiesen, dass die Rahmenbedingungen durch gestiegene Kosten und den Fachkräftemangel in der Gastronomie schwierig sind. Laut Verband DEHOGA gab es 2021 knapp 9.900 Cafés in Deutschland. Zum Vergleich: Im Jahr 2014 waren es noch mehr als 11.000. Das zeigt, warum Gründer ein wirtschaftlich tragfähiges und aus Kundensicht ansprechendes Konzept vor der Eröffnung eines Cafés erarbeiten müssen.
 

Was brauche ich, um mich mit einem Café selbstständig zu machen?

In erster Linie einen durchdachten Businessplan, mit dem die Geschäftsausrichtung und die Finanzierung der Geschäftsidee ausgearbeitet wird. Um sich mit einem Café selbstständig machen zu können, ist mitunter viel Kapital notwendig (je nach Größe und Einrichtung). Je mehr Eigenkapital Gründer mitbringen, desto größer sind ihre Verhandlungsspielräume bei Banken bzw. Kreditgesprächen.

Für die Eröffnung eines Cafés ist vor allem eines notwendig: Einsatzbereitschaft und Durchhaltevermögen, denn gerade in der Startphase wird die Arbeitsbelastung hoch sein. Gründer brauchen diesbezüglich unbedingt eine ehrliche Selbsteinschätzung. Gerade im Gastronomiegewerbe werden jedes Jahr viele Gewerbeabmeldungen und auch Insolvenzen verzeichnet, was die Notwendigkeit einer ganzheitlichen Vorbereitung verdeutlicht. Für zufriedene und schnell bediente Kunden braucht es teamfähige Mitarbeiter, die je nach Standort nicht immer leicht zu finden sein werden.

Muster für Arbeitsvertrag zur Einstellung nutzenMitarbeiter finden

Welche Rechtsform für ein Café wählen?

Es gibt keine allgemeine Empfehlung, welche Rechtsform für ein Café zu wählen ist. Die meisten firmieren als Einzelunternehmer, um sich nicht in die Bücher schauen lassen zu müssen und alle Entscheidungen selbst treffen zu können. Allerdings haften Einzelunternehmer auch mit ihrem gesamten Privatvermögen. Wer die Haftung begrenzen will, kann z.B. mit einer GmbH gründen. Je kleiner bzw. inhabergeführter ein Café ist, desto mehr spricht für ein Einzelunternehmen gemäß deutscher Gründerkultur.

Rechtsformen

Wie melde ich ein Gewerbe für das Café an?

Bevor das Café eröffnet wird, ist ein Gewerbe anzumelden. Eine bestimmte berufliche Qualifikation ist nicht vorzuweisen, wohl aber eine Erstbelehrung mit Blick auf das Infektionsschutzgesetz durch das Gesundheitsamt. Zudem ist eine Unterrichtung gemäß § 4 Gaststättengesetz für das Thema „lebensmittelrechtliche Vorschriften und Hygiene“ notwendig (die IHK bietet solche Kurse an). Diese Nachweise können im Einzelfall bei der Gewerbeanmeldung entbehrlich sein, wenn eine Ausbildung im gastronomischen Bereich mit entsprechenden Inhalten absolviert worden ist.

Notwendige Unterlagen für Gewerbeanmeldung zur Café Eröffnung:

• Formular für die Gewerbeanmeldung und Personalausweis.
• Erstbelehrung Infektionsschutz durch Gesundheitsamt (nicht älter als 3 Monate) und IHK Unterrichtung zu lebensmittelrechtlichen Vorschriften und Hygiene (sofern keine Berufsausbildung in diesem Bereich vorliegt).
• Skizzen über die Räumlichkeiten, Miet- und Pachtvertrag (ggf. an Nutzungsänderung denken und entsprechenden Antrag stellen, auch für geplante Umbaumaßnahmen).
• Konzession, falls auch alkoholische Getränke ausgeschüttet werden.
• Im Falle einer Konzession sind auch eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes und ein polizeiliches Führungszeugnis einzureichen.
• Für eine Außengastronomie: erweiterte Gaststättenerlaubnis bzw. Sondernutzungserlaubnis.

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Gewerbeordnung Gaststättengesetz

Was kostet es, sich mit einem Café selbstständig zu machen?

Eine konkrete und möglichst belastbare Summe muss der Businessplan beziffern. Laut Experten können die Kosten, um sich mit einem Café selbstständig zu machen, einen mittleren bis hohen fünfstelligen Betrag ausmachen. Zu denken ist vor allem an die Inneneinrichtung und die Technik, wobei gerade leistungsstarke Kaffeemaschinen stark zu Buche schlagen. Hier sollte aber nicht am falschen Ende gespart werden, da hochwertiger Kaffeegenuss zum Aushängeschild werden soll. Sofern Kaffee selber als Alleinstellungsmerkmal geröstet wird, fallen die Kosten nochmal höher aus.
 

Café eröffnen: Welcher Standort ist der richtige?

Grundsätzlich sollte der Standort sehr belebt und gut zu erreichen sein. Idealerweise sind viele Geschäfte oder Unternehmen in unmittelbarer Nähe, aber möglichst wenig direkte Konkurrenz. Zentrale Innenstadtlagen sind gerade in Studentenstädten sehr vielsprechend. Wird ein leeres Ladenlokal angemietet und ist ein Café dort vorher nicht gelaufen, sind die Gründe zu erörtern. Mit einer Standortanalyse muss die finale Entscheidung letztlich abgesichert werden.

Der richtige StandortUmgang mit Konkurrenz

Welche Versicherungen brauche ich für ein Café?

Ein umfassender Versicherungsschutz ist wichtig, um das Café ganzheitlich als Geschäftsmodell zu schützen. In erster Linie ist an eine Betriebshaftpflichtversicherung zu denken, die vor Personen- oder auch Sachschäden Dritter schützt. Kommt ein Kunde aus welchen Gründen auch immer im Café zu Schaden, leistet eine solche Versicherung angesichts teils enormer Forderungen finanzielle Sicherheit. Auch eine Inventarversicherung ist zu empfehlen, um teure Technik und Einrichtungsgegenstände gegen Gefahren wie Feuer zu schützen. Zu empfehlen sind Tarife, die unabhängig vermittelt werden und möglichst exakt auf das Geschäftsmodell Café zugeschnitten sind.

Diese Versicherungen benötigen Selbstständige
 

Hauptberuflich selbstständig mit Café: Das ändert sich bei Rentenversicherung und Krankenversicherung

Die Absicherung des Betriebs steht, die eigene darf aber nicht in den Hintergrund geraten. Wer sich mit einem Café selbstständig macht, darf durch den Status als Selbstständiger in die private Krankenversicherung wechseln, völlig unabhängig von der Höhe der Einkünfte. Die Alternative ist, freiwillig in der GKV krankenversichert zu bleiben. Ein gezielter Vergleich zeigt, welche Option für Sie die beste ist: Nutzen Sie den hinterlegten Krankenkassenrechner, um die Kosten für die Planung besser einschätzen zu können. Ob PKV oder GKV: Wichtig ist ein Tarif mit Krankengeld, um im Krankheitsfall finanziell abgesichert zu sein. Mit Blick auf das Alter sollten Sie privat vorsorgen, wozu Ihnen viele Optionen zur Verfügung stehen. Sie können auch als Selbstständiger freiwillig in die gesetzliche Rentenversicherung einzahlen.

Wie viel kostet die Krankenversicherung? Altersvorsorge planene

Mit welchen Steuern muss ich rechnen?

Nutzen Sie den hinterlegten Link, um sich schnell einen Überblick zu den Steuern zu verschaffen. Sie können auch den Gewerbesteuerrechner nutzen, der jenseits des jährlichen Freibetrags von 24.500 Euro Bedeutung erlangt. Die persönlichen Einkünfte (= ausgezahlter Lohn) sind ebenso steuerpflichtig wie die Unternehmensgewinne, wobei es je nach Rechtsform Unterschiede gibt. Umsatzsteuer wird nur ein durchlaufender Posten in der Buchhaltung für ein Café sein, der bei regelmäßigen Vorauszahlungen zu tilgen ist. Es sei denn, Gründer entscheiden sich in der Startphase für die Kleinunternehmerregelung.

Überblick bei den Steuern behalten Wie viel Gewerbesteuer muss ich zahlen?

Wo bekomme ich Hilfe, falls ich mich mit einem Café selbstständig machen möchte?

Als Folge der Gewerbeanmeldung ergibt sich eine Pflichtmitgliedschaft bei der Industrie- und Handelskammer, deren Informations- und Beratungsangebot auch bereits im Vorfeld der Existenzgründung mit einem Café genutzt werden kann (etwa für die Ausarbeitung des Businessplans). Ansonsten rückt der Deutsche Hotel- und Gaststättenverband e. V. (DEHOGA) als reichweitenstarker Branchenverband auf den Plan, wenn es um Informationen und Hilfestellungen gerade für Gründer in der Gastronomie geht.

Industrie und Handelskammer vor Ort findenDEHOGA Bundesverband

Kapitalbeschaffung: Erhalte ich Zuschüsse bzw. staatliche Förderung?

Nutzen Sie unsere Übersicht zu Zuschüssen und Förderungen, wenn Sie sich mit einem Café selbstständig machen wollen. Sie können so die geplante Geschäftsidee auf eine möglichst breite und tragfähige Basis stellen. Auch IHK und DEHOGA sollten zu branchenspezifischen Förderungen und Kapitaloptionen befragt werden. Wichtig ist, nicht nur auf klassische Bankkredite zu setzen, sondern auch moderne Finanzierungsoptionen wie Crowdfunding auf dem Bildschirm zu haben.

Zuschüsse und Förderungen

Wie Kunden gewinnen für Café?

Im Idealfall leistet ein guter Standort schon mehr als die sprichwörtlich halbe Miete für die Kundengewinnung. Ein ansprechendes Äußeres, bequeme Sitzmöglichkeiten innen wie außen, eine gemütliche Atmosphäre und eine möglichst einzigartige Speise- und Getränkekarte sollten viele schmackhafte Argumente für Kunden bereithalten. Mit besonderen Kaffeesorten, eigener Röstung, hausgemachtem Kuchen, günstigen Mittagssnacks, einem Frühstücksbuffet, vegetarischen oder veganen Spezialitäten lässt sich eine breite Zielgruppe ansprechen.

Neukunden gewinnen

Kein Gewinn ohne Rechnung

Wichtig! Alle Angebote sollten betriebswirtschaftlich solide durchgerechnet werden. Ein für Kunden sicherlich attraktives Frühstücksbuffet ist für Cafébetreiber nicht automatisch ein Gewinn. Die Preise sind beim Einkauf in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Dumping-Preise verbieten sich somit, auch angesichts der notwendigen Qualitätsphilosophie für das eigene Café.

Wie soll das Café heißen?

Wie viel Geld kann man mit einem Café verdienen?

Wie viel verdient ein Café Inhaber? Das muss der Finanzteil des Businessplans mit möglichst realistischen Annahmen zeigen, sodass bezüglich der aufgeworfenen Frage eine gewisse Planungssicherheit herrschen kann. Viele kleine Cafébetreiber lassen sich nicht in die Geschäftsbücher schauen. Im Schnitt verdienen die meisten Betreiber 3.000 Euro brutto im Monat mit einem eigenen Café, wobei es auch die Größe, Auslastung und Kostenstruktur des Betriebs ankommt. Im Einzelfall können es je nach Angebot und Preisstruktur auch deutlich mehr sein. Die Frage ist allerdings immer, wie viel sich Café Betreiber als Lohn auszahlen oder wieder in den Betrieb investieren?

Fazit: Bin ich bereit, mich mit einem Café selbstständig zu machen?

• Habe ich genügend Gastroerfahrungen und ein starkes Netzwerk, um ein Café eröffnen zu können?
• Bin ich belastbar genug, um das hohe Arbeitspensum auf Dauer stemmen zu können?
• Checkliste abhaken: Die genannten Voraussetzungen für die Gewerbeanmeldung kann ich erfüllen.
• Ich habe bereits ein individuelles Konzept im Hinterkopf, das mein eigenes Café unverwechselbar macht.
• Im Team stark: Erste Mitarbeiter habe ich bereits, die mit mir gemeinsam den Traum vom eigenen Café leben wollen.
• Ich habe Antworten auf den steigenden Kostendruck im Businessplan formuliert und weiß, wie ich mein Café zukunftsorientiert aufstelle.

Zusammenfassung als Checkliste: Jetzt mit Café selbstständig machen!

• Geeignetes Ladenlokal suchen oder Übernahmegespräche führen.
• Businessplan ausarbeiten, vorher oder währenddessen Beratung durch die hier genannten Stellen nutzen.
• Ein einzigartiges Café Konzept erarbeiten, das Kunden in jeder Hinsicht begeistert und in betriebswirtschaftlicher auch potenzielle Investoren.
• Finanzierung sicherstellen: Bankgespräche führen und Förderungen konsequent nutzen.
• Ist alles erledigt? Dann kann mit der Checkliste zu den notwendigen Unterlagen die Gewerbeanmeldung erfolgen, was vielerorts auch online bereits möglich ist.