Preiskalkulation in der Gastronomie

Restaurant Bezahlung mit Karte

In der Gastro-Branche ist eine gute Preiskalkulation unerlässlich. Entstehen hier Fehler, kann das Unternehmen große Summen kosten. Deshalb sollten Sie Ihre Preise bereits im Vorfeld sorgfältig planen und festlegen, um später böse Überraschungen zu vermeiden. Auch regelmäßige Neukalkulationen sowie etwaige Preisanpassungen sind wichtig, damit das Unternehmen erfolgreich sein kann. Das erfordert in der Planungsphase zwar Zeit, ist aber erfolgversprechend, auch in finanzieller Hinsicht. Folgendes ist daher bei der Preiskalkulation zu beachten.

 

Brutto- und Nettopreis

Verschiedene Faktoren beeinflussen die Preisbildung, auch in der Gastronomie. Der Kartenpreis sollte alle Faktoren berücksichtigen, um Ausgaben des Unternehmens abzudecken. Denn nur so können Sie Gewinn erwirtschaften. Die einzelnen Preisbildungs-Faktoren sind:

  1. Wareneinsatz

  2. Gemeinkosten

  3. Personalausgaben

  4. Gewinnspanne

  5. Mehrwertsteuer

Die ersten vier Punkte machen den Netto-Verkaufspreis aus. Dazu kommen 19 % Mehrwert- oder Umsatzsteuer, die sich schlussendlich zum Kartenpreis aufsummieren.

Zum Wareneinsatz zählt unter anderem der Einkaufspreis für die Lebensmittel. Hinzu kommen Transport- und Lieferkosten sowie eventuelle Einfuhrzölle. Auch Rabatte finden hier Berücksichtigung. Die Gemeinkosten bezeichnen sämtliche Ausgaben des Unternehmens, die nicht zu den Personalkosten gehören. Dabei handelt es sich beispielsweise um die Miete für das Restaurant, alle Mietnebenkosten (Strom, Gas, Wasser, Müllabfuhr, …) sowie Leasingraten für Kraftfahrzeuge oder Versicherungen. Auch Kosten, die für das Marketing anfallen, zählen zu den Gemeinkosten und sollten nicht vernachlässigt werden. Das Marketingbudget müssen Sie gesondert festlegen und als festen Betrag auf die Gemeinkosten umlegen.

Davon abzugrenzen sind die Personalkosten. Sowohl Löhne als auch Lohnnebenkosten sind bei der Preiskalkulation zu berücksichtigen, da Sie diese von den Einnahmen decken müssen, bevor Sie Gewinn machen. Achtung: Auch eine gute Personaleinsatzplanung ist für die Preiskalkulation essenziell. Sowohl zu viel als auch zu wenig Personal schadet dem Geschäft.

Schließlich ist der Gewinn im Auge zu behalten. Je nachdem, wie viel Sie auf die errechneten Kosten für ein Produkt aufschlagen, fällt Ihr Gewinn aus. Deshalb kalkulieren viele Gastro-Betriebe ihre Preise vom Gewinn aus.
 

Verschiedene Kalkulations-Möglichkeiten

Natürlich bestehen unterschiedliche Varianten, wie Sie die Preise in Ihrem Betrieb kalkulieren können. Lange war die einfache Aufschlagskalkulation eine beliebte Möglichkeit, bei der der Einkaufswert einfach mal 400 Prozent genommen wurde. Doch heutzutage haben sich ausführlichere Kalkulationen bewährt, die mehr Faktoren in die Berechnung einbeziehen und daher genauere Ergebnisse liefern.
 

Einkaufswert x 4

Diese einfache Aufschlagkalkulation legt als sicheren Wert lediglich den Warenwert der einzelnen Produkte zugrunde. Dieser wird dann mit vier multipliziert, um einen Aufschlag um 400 Prozent zu erhalten. Den errechneten Preis runden Sie dann entsprechend auf oder ab, um Ihren Verkaufspreis zu kalkulieren. Ein Beispiel:

Einkaufspreis: 1,57 Euro

Aufschlag: 400 Prozent

Brutto-Verkaufspreis: 6,28 Euro (gerundet 6,30 Euro)
 

Die genaue Aufschlagskalkulation

Hier werden alle anfallenden Kosten genau in die Preiskalkulation miteinbezogen. So entsteht eine genaue Aufstellung, die die Zubereitungsdauer einzelner Gerichte, die Personalkosten für alle beteiligten Mitarbeiter sowie die Kosten für alle verwendeten Geräte und Nebenkosten wie Strom, Gas und Wasser enthält. Hieraus ergibt sich ein Grundpreis, auf den der Gewinn und die Steuer aufzuschlagen sind, um den Bruttoverkaufspreis zu erhalten. Auch hier folgt ein Beispiel:

Einkaufspreis: 1,57 Euro

Personalaufwand: 0,50 Euro

Energieaufwand: 0,25 Euro

Sonstiger Aufschlag: 350 Prozent (inklusive Mehrwertsteuer)

Brutto-Verkaufspreis: 8,12 Euro (gerundet 8,20 Euro)
 

Die Zielkostenkalkulation

Bei der dritten Herangehensweise an die Preiskalkulation ist das Ziel, also der Bruttoverkaufspreis, die Grundlage. Davon sind der Gewinn und sämtliche Kosten abzuziehen. Durch optimierte Einkaufsprozesse können Unternehmen Geld einsparen, welches sich dann für Personal und andere Kosten verwenden lässt. Diese Kalkulation beruht vor allem auf Schätzungen sowie Erfahrungen vorangegangener Jahre. Alle Varianten der Preiskalkulation haben ihre spezifischen Vor- und Nachteile, die im Folgenden beleuchtet werden.

 

Kalkulationsvariante

Vorteile

Nachteile

Einfache Aufschlagkalkulation

Zeitsparend und besonders für sehr kleine Betriebe geeignet

Ungenaue Preise, die zum Teil nicht gastfreundlich sind

Ausführliche Aufschlagkalkulation

Gastfreundlich, da die Preise detailliert angepasst sind

Zeitaufwendig, da viele einzelne Posten berücksichtigt werden müssen

Zielkostenkalkulation

Einkaufe werden optimiert, Gewinnspanne kann sich stets vergrößern

Basiert vor allem auf Schätzungen, daher hohes Risiko, Gewinn nicht zu erreichen

 

Faktoren, die den Preis zusätzlich beeinflussen

Neben den oben genannten Aspekten, die Sie bei der Preiskalkulation berücksichtigen müssen, beeinflussen weitere Faktoren den Verkaufspreis für ein Gericht zusätzlich. Dazu zählen:

  • Einkaufspreis

  • Qualität

  • Warenpflege

  • Verluste bei der Zubereitung

  • Rezepturen

  • Portionsgröße

  • Marktsituation
     

Der Einkaufspreis

Der Einkaufspreis variiert, je nachdem, wie groß die Menge ist, die Sie abnehmen. Auch verlangen unterschiedliche Händler unterschiedlich hohe Preise, die es vorab zu vergleichen gilt. Zudem nehmen Sonderpreise und Rabatte Einfluss auf den Einkaufspreis für ein Produkt. Überdies gibt es Produkte, vor allem im Bereich Obst und Gemüse, die zu einer bestimmten Jahreszeit Saison haben und dann wesentlich günstiger verkauft werden als im restlichen Jahr. Gerade bei saisonalen Artikeln ist eine Saison-Karte eine gute Idee. Im Frühjahr bieten deshalb viele Restaurants eine Spargel-Karte an und im Herbst eine Kürbis-Karte und so weiter.
 

Der Qualitätsanspruch

Jedes Restaurant hat unterschiedliche Ansprüche an die Qualität der Produkte, die es verkauft. Dieser Anspruch ist auch abhängig vom Preissegment sowie der typischen Kundschaft. Und natürlich wirkt sich die Qualität auch direkt auf den Preis der Gerichte aus – da sie zudem einen Einfluss auf den Einkaufspreis der einzelnen Zutaten ausübt.
 

Die Warenpflege

Dieser Bereich ist besonders wichtig, da Lebensmittel, die Sie aus irgendwelchen Gründen entsorgen müssen, automatisch Verluste für Ihr Unternehmen bedeuten. Zur Warenpflege zählen die Bereiche richtiger Einkauf, Warenannahme und Warenlagerung. Dabei ist es unerlässlich, die Kühlketten einzuhalten, Produkte nur bis zum angegebenen Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) zu verwenden und bei der Warenannahme stets zu kontrollieren, ob sich alle Produkte in einem einwandfreien Zustand befinden. Auch die Menge, die Sie einkaufen, will gut kalkuliert werden, damit nichts weggeworfen werden muss.
 

Verluste bei der Zubereitung

Bei den vorbereitenden Arbeiten, wie etwa Putzen, Schälen, Filettieren, kommt es zu Gewichtsverlusten der einzelnen Waren. Gerade Fleisch enthält oft viel Wasser, das beim Braten austritt. Nicht umsonst steht in vielen Menükarten bei Fleischgerichten mit Gewichtsangabe der Hinweis „Angabe bezieht sich auf Rohgewicht“. Durch diese Verluste kommt es zu einer Differenz zwischen den Mengen, die Sie eingekauft haben, und jenen, die Sie verkaufen. Es ist besonders wichtig, diese Differenz möglichst gering zu halten, um große finanzielle Verluste zu vermeiden.
 

Rezepturen

In der Gastro-Branche ist es leider oft so, dass viele Unternehmen ohne feste Rezepte arbeiten. Bei der Preiskalkulation müssen die Unternehmer dann schätzen, wie viel von den einzelnen Zutaten pro Gericht benötigt wird – was zu großen Differenzen führt. Deshalb sollten Sie Rezepturen für jedes Gericht auf der Karte erstellen, an das sich alle Köche strikt halten. So können alle beteiligten Personen auf festgelegte Informationen zurückgreifen und sicherstellen, dass jeder Gast ein einwanderfreies Produkt erhält. Auch finanziell ist es sinnvoll, Rezepturen zu erstellen, da darin die Mengen der einzelnen Zutaten bestimmt sind. So können Sie einfacher kalkulieren.
 

Portionsgröße

Die einzelnen Portionen sollten grundsätzlich immer gleich groß sein. Eine Ausnahme bilden hier Kindergerichte und Seniorenteller, die dafür aber selbstverständlich günstiger angeboten werden. Eine Portionsgröße muss daher genau festgelegt sein, vor allem bei Fleischgerichten. Hier gilt, dass Sie regelmäßig Stichprobenkontrollen in der Küche vornehmen, um die Einhaltung der Portionsgrößen zu kontrollieren. Werden die Portionsgrößen nämlich nicht eingehalten, führt das direkt zu finanziellen Verlusten.
 

Die Marktsituation

In jeder Branche müssen Gründer und Unternehmer die aktuelle Marktsituation sowie die Konkurrenz im Auge behalten. Denn insbesondere in Gegenden, in denen viel Konkurrenz herrscht, müssen Sie als Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben. Gerade deshalb ist die Wahl des richtigen Standorts unerlässlich für den Geschäftserfolg. Gegebenenfalls müssen Sie in Einzelfällen von Ihrer ursprünglichen Preiskalkulation abweichen, um genug Kunden in Ihr Restaurant zu holen. Denn nur durch ausreichend Kundschaft rechnet sich Ihre Kalkulation letztlich.
 

Wie gut verkauft sich ein Produkt?

Für den letztendlich erzielten Gewinn ist es wichtig, zu wissen, welche Produkte sich gut verkaufen und welche Produkte eher keine Verkaufsschlager sind. Dafür unterteilen Gastronomen Ihre angebotenen Speisen in vier Kategorien: Stars, Puzzle, Renner und Penner. Diese zeichnen sich zum einen dadurch aus, wie oft sie von Kunden bestellt werden, und zum anderen dadurch, wie hoch ihre Deckungsbeiträge sind. Ein Deckungsbeitrag ist der Betrag, der zur Deckung der Fixkosten einer Firma zur Verfügung steht. Je höher der Deckungsbeitrag und je häufiger ein Gericht bestellt wird, desto besser:

Hohe Deckungsbeiträge

Stars

Puzzle

Niedrige Deckungsbeiträge

Renner

Penner

 

Oft bestellt

Selten bestellt

 

Wichtig bei der Kalkulation ist, regelmäßig zu evaluieren, welche Produkte sich gut verkaufen und welche nicht. „Penner“ sollten nach Möglichkeit aus dem Programm genommen werden, da sie auf Dauer zu roten Zahlen führen können. Auch hier ist es unerlässlich, wiederholt zu überprüfen, ob die Preiskalkulation für die einzelnen Gerichte passt oder Anpassungen nötig sind, um zum Beispiel aus einem „Puzzle“ einen „Star“ zu machen. Denn natürlich ist der Preis ein wichtiger Faktor bei der Entscheidung des Kunden, ein Produkt zu kaufen oder nicht.

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