Selbstständig machen als Automatenaufsteller

Auf der Suche nach einer lukrativen Geschäftsidee, um sich selbstständig zu machen, stoßen nicht wenige ambitionierte Existenzgründer auf die Option ‚Automatenaufsteller‘. Besonders im Glücksspielbereich lassen sich gute Umfeldbedingungen nutzen, da in diesem Marktsegment jedes Jahr Milliardenbeträge umgesetzt werden. Doch welche Planung und welche formalen Rahmenbedingungen sind zu beachten, um sich erfolgreich selbstständig als Automatenaufsteller zu machen? In diesem Beitrag werden praxisorientiert alle zentralen Themen beleuchtet, um diese Geschäftsidee für eine anvisierte Existenzgründung von Beginn an ganzheitlich umzusetzen.

Strategischer Fokus: Automatenaufsteller werden, aber wofür?

Der Begriff Automatenaufsteller sagt noch nichts über die strategische Ausrichtung aus, die für eine angestrebte Existenzgründung aber unabdingbar ist. Insofern muss von Beginn an Klarheit darüber herrschen, welche Art von Automaten aufgestellt werden soll. Zu denken ist dabei vor allem an Lebensmittel- und Warenautomaten, die in öffentlichen Bereichen (Innenstadt, Bahnhöfe etc.) zu finden sind. Googelt man den Begriff Automatenaufsteller (werden), dann landet man eher im Bereich von Glücksspielen (= Unterhaltungsautomaten). Es handelt sich also um Automaten, die in Spielhallen oder auch Kneipen vorzufinden sind.

Diese Unterscheidung ist keine Begriffsklauberei, sondern die zentrale Weichenstellung: Ein Warenautomat mit Eiern, Blumen oder Getränken ist ein normales Handelsgewerbe, das mit der Gewerbeanmeldung erledigt ist. Ein Gerät mit Gewinnmöglichkeit dagegen zieht ein eigenes Erlaubnisverfahren nach sich, das Monate dauern kann. Wer beides mischt, sollte von Beginn an mit dem strengeren Regime planen.

Selbstständiger Automatenaufsteller: Fokus auf den Bereich Glücksspiel

In diesem Beitrag soll diese Option näher beleuchtet werden, zumal das gewerbliche Automatenspiel das umsatzstärkste Segment des deutschen Glücksspielmarktes ist. Nach den Zahlen der Deutschen Hauptstelle für Suchtfragen entfällt auf Geldspielgeräte in Spielhallen und Gastronomie der größte Anteil der Bruttospielerträge des regulierten Marktes, der insgesamt bei rund 13,7 Milliarden Euro liegt (DHS, Jahrbuch Sucht, Erhebungsjahr 2024). Die Ausgangslage erscheint langfristig also durchaus tragfähig, was aber trotzdem eine detaillierte Planung erforderlich macht.

Im Grunde genommen gelten die Ausführungen zur Geschäftsausrichtung hier für alle Arten von Automaten, die aufgestellt werden können. Im Glücksspielbereich werden allerdings im Rahmen der notwendigen Gewerbeanmeldung deutlich höhere Anforderungen an Existenzgründer gestellt.

Der erfolgreiche Existenzgründer plant früh…

Ohnehin sollten sich Existenzgründer frühzeitig mit den individuellen Voraussetzungen befassen, um die Planung zügig voranbringen zu können. Da in diesem Bereich oft Quereinsteiger ihr Glück versuchen, sollten (Markt)kenntnisse ebenso wie kaufmännisches Wissen im Vorfeld erworben werden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die Geschäftsführung von Anfang an nicht auf die richtigen Bahnen geleitet wird oder die Blicke nicht auf das Wesentliche fokussiert werden.

Erlaubnis nach § 33c GewO: die formale Hürde vor allem anderen

Wer sich als Automatenaufsteller selbstständig machen möchte, muss vor Aufnahme der geschäftlichen Tätigkeit zwingend ein Gewerbe anmelden. Zu beachten ist zudem, dass das Aufstellen von Spielgeräten mit Gewinnmöglichkeit einer gesonderten Erlaubnis bedarf. Die rechtlichen Details regelt § 33c der Gewerbeordnung – nicht, wie gelegentlich zu lesen ist, § 14 GewO; dort geht es allein um die Anzeigepflicht des Gewerbes selbst. Für Warenautomaten ohne Gewinnmöglichkeit gilt diese Erlaubnispflicht nicht.

Angegeben werden muss im Rahmen der Gewerbeanmeldung insbesondere, welche Art von Automaten aufgestellt werden sollen. Darüber hinaus müssen Gewerbetreibende in diesem Bereich ihre persönliche und finanzielle Eignung nachweisen. Dies geschieht in aller Regel durch einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister, ein polizeiliches Führungszeugnis sowie eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Finanzamtes. Auskünfte aus dem Schuldner- und Insolvenzregister kommen regelmäßig hinzu; die Unterlagen dürfen bei Antragstellung meist nicht älter als drei Monate sein.

IHK-Unterrichtung und Sozialkonzept

Seit dem 1. September 2013 ist zusätzlich eine Unterrichtung durch die Industrie- und Handelskammer vorzuweisen. Dies gilt für alle Geräte, mit denen Gewinne erzielt werden können. Die Unterrichtung ist keine Prüfung, sondern eine eintägige Schulung von rund sechs Stunden zu Jugend- und Spielerschutz, Spielhallenrecht der Länder, Gewerbeordnung und Spielverordnung; die Gebühren liegen je nach Kammer im niedrigen dreistelligen Bereich. Wer Personal in diesem Bereich beschäftigt, muss sicherstellen, dass auch die mit der Aufstellung betrauten Mitarbeiter diese Unterrichtung durchlaufen haben.

Hinzu kommt der Nachweis eines Sozialkonzepts einer öffentlich anerkannten Institution. Damit muss der Aufsteller belegen, mit welchen Maßnahmen er sozialschädlichen Auswirkungen des Spiels vorbeugt und wie er und seine Beschäftigten problematisches Spielverhalten frühzeitig erkennen. Dieser Punkt wird von Gründern regelmäßig übersehen und ist der häufigste Grund, warum ein Antrag zurückgeht.

Die Geeignetheitsbestätigung für jeden einzelnen Standort

Die persönliche Erlaubnis nach § 33c Abs. 1 GewO ist nur die halbe Miete. Für jeden einzelnen Aufstellort braucht es zusätzlich eine Geeignetheitsbestätigung nach § 33c Abs. 3 GewO, ausgestellt von der Gemeinde- oder Stadtverwaltung, in deren Bezirk das Gerät stehen soll. Geeignet sind etwa Spielhallen und bestimmte Gaststätten; ungeeignet sind Orte, an denen sich üblicherweise viele Kinder und Jugendliche aufhalten. Die Gebühr bewegt sich je nach Kommune etwa zwischen 30 und 100 Euro pro Standort – bei einem Bestand von zwanzig Geräten ist das ein Posten, der in die Kalkulation gehört.

Ob die Gründung als Einzelunternehmen läuft oder eine Kapitalgesellschaft die bessere Hülle ist, hängt hier stark vom geplanten Gerätebestand und der Haftung ab. Ein Blick in die verschiedenen Rechtsformen lohnt sich, bevor der erste Vertrag unterschrieben wird.

Rechtsform-Finder: Einzelunternehmen, GbR, UG oder GmbH?

Die Erlaubnis wird personenbezogen erteilt. Bei einer GmbH-Gründung muss der Geschäftsführer die Voraussetzungen erfüllen – ein Wechsel in der Geschäftsführung kann also ein neues Verfahren auslösen.

Gewerbeanmeldungs-Plan: persönliche Checkliste für Ihre Anmeldung

Gründungsfahrplan: Schritt für Schritt zum eigenen Automatenbetrieb

Die folgende Übersicht ist eine unverbindliche Orientierungshilfe für die Reihenfolge der Schritte, kein rechtssicherer Leitfaden – die Anforderungen unterscheiden sich von Bundesland zu Bundesland und von Kommune zu Kommune.

Vorbild: erfolgreich selbstständig machen als Automatenaufsteller

Wer sich selbstständig als Automatenaufsteller machen möchte, sollte das Erfolgsbeispiel von Paul Gauselmann näher betrachten, der als ‚Herr der Automaten‘ gesehen wird. Auf diesen erfolgreichen Unternehmer geht u.a. das Konzept der ‚Merkur-Spielothek‘ zurück. Als junger Unternehmer wagte er den Schritt, sich als Automatenaufsteller selbstständig zu machen. Als er irgendwann an seine Grenzen stieß bzw. mit Herstellern nicht mehr weiter kam, entwickelte er seine eigenen Automaten. Nach 7 Jahren beruflicher Selbstständigkeit wagte er den Schritt, ein eigenes Unternehmen zu gründen. Aus anfänglich 15 Mitarbeitern ist mittlerweile ein Konzern geworden, der weltweit mehrere tausend Mitarbeiter beschäftigt und in zahlreichen Ländern aktiv ist. Gauselmann bezeichnete sich selber als ‚Techniker mit einem kaufmännischen Händchen‘. Insofern wird deutlich, dass neben einem fundierten technischen Verständnis für den einwandfreien Betrieb von Automaten auch das nötige kaufmännische Wissen eine Grundvoraussetzung für Erfolg ist. Schließlich gilt es, einen Geschäftsbetrieb erfolgreich zu führen. Und wer irgendwann Mitarbeiter einstellt, trägt auch für sie und deren Familien als Unternehmer Verantwortung.

Mitarbeiterkosten-Rechner: Was kostet der erste Angestellte wirklich?

Dieses erfolgreiche Beispiel inspiriert & zeigt, wie es geht!

Der Fall Gauselmann zeigt darüber hinaus auch, was erfolgreiche Existenzgründer bzw. Unternehmer auszeichnet: ein Gespür für den Markt (Trends) sowie der Wille zur ständigen Innovation. So verwundert es auch nicht, dass Gauselmann im Laufe der Jahre eine dreistellige Zahl an Patenten angemeldet und als Techniker selber lange Zeit Automaten entwickelt hat. In diesem Sinne können sich angehende selbstständige Automatenaufsteller von diesem erfolgreichen Geschäftsmann nur für die eigene Planung inspirieren lassen…

Selbstständiger Automatenaufsteller: Marketing und Kundengewinnung

Ist die strategische Geschäftsausrichtung geklärt, so sollten im Businessplan in allen Bereichen die Grundlagen für langfristigen Erfolg gelegt werden. Das gerade skizzierte Erfolgsbeispiel zeigt, dass vor allem der Existenzgründer selbst die nötigen Kenntnisse und Qualifikationen mitbringen sollte, die dann von unternehmerischem Enthusiasmus befeuert werden. Vor allem dem Standort bzw. Aktionsradius kommt dabei eine Schlüsselrolle zu. Folgende Fragen sollten in einem überzeugenden Businessplan nicht unbeantwortet bleiben:

• Mit welcher Nachfrage ist am gewählten Standort zu rechnen?
• Welchen Bedarf gibt es für die Aufstellung welcher Automaten?
• Wie sieht die Konkurrenzsituation aus?
• Wie groß soll das Unternehmen werden (Ein-Mann-Betrieb oder größere Unternehmung)?
• Woher sollen die Automaten stammen, und zu welchen Konditionen?
• Welche Art von Kooperationen sollen mit Kneipen, Spielhallen etc. getroffen werden?
• Welche Alleinstellungsmerkmale sorgen dafür, sich als selbstständiger Automatenaufsteller von der Konkurrenz abheben zu können (z.B. mit Blick auf das Leistungsspektrum bzw. Servicekonzept)?
• Wie soll die Finanzierung in den ersten Jahren aussehen? Mit welchen Einnahmen (Gewinnmargen) ist zu rechnen?

Insgesamt sollte der Businessplan stimmig sein und überzeugen, denn nur so werden externe Geldgeber gewonnen werden können. In Zeiten einer immer schwieriger werdenden Kreditvergabe müssen es auch nicht unbedingt nur Banken sein, zumal es neben staatlichen Förderprogrammen weitere Optionen gibt. Gerade die Erstausstattung mit Geräten bindet erhebliches Kapital, bevor der erste Euro zurückfließt – ein Grund, die Förderlandschaft vor der Bank abzuklopfen.

Kostenloser Fördermittelcheck: Zuschüsse und Startgeld für Ihre Gründung

Vor allem die Vermarktung sollte von Beginn an auf eine breite Basis gestellt werden, um eine möglichst gute Auftragslage sicherstellen zu können. Daher sollte neben einer suchmaschinenoptimierten Homepage vor allem großer Wert auf ein gutes Netzwerk mit potenziellen Partnern gelegt werden. In diesem Geschäft entscheidet weniger die Werbung als die persönliche Beziehung zum Wirt oder Hallenbetreiber – Standorte wechseln meist auf Empfehlung, nicht über Anzeigen.

Die Arbeit beginnt schon vor der Existenzgründung

Wer sich mit Ernsthaftigkeit als Automatenaufsteller selbstständig machen möchte, wird im Vorfeld auch das eine oder andere Gespräch mit möglichen Partnern führen müssen. Auf diese Weise lässt sich übrigens schon in der Phase der Geschäftsplanung abschätzen, wie die Nachfrage einzuordnen ist. Zeigt sich auch nach vielen Gesprächen kein Bedarf für die Automatenaufstellung, so ist der Standort zu überdenken. Oder aber der Fokus wird auf eine andere Art von Automaten gelegt.

Im Nebenerwerb selbstständig als Automatenaufsteller machen

Zudem besteht die Möglichkeit, die Selbstständigkeit als Automatenaufsteller zunächst im Nebenerwerb zu testen, auch um Risiken zu minimieren. Für diese Option sollte der Arbeitgeber informiert und um sein Einverständnis gebeten werden; ein pauschales Verbot jeder Nebentätigkeit ist zwar unwirksam, wohl aber darf der Arbeitgeber Tätigkeiten untersagen, die ihn konkret beeinträchtigen. Wie sich das nebenberufliche Gründen neben der Anstellung im Einzelnen regelt, ist einen eigenen Blick wert. Auch für den Nebenerwerb muss ein Gewerbe angemeldet und die Erlaubnis nach § 33c GewO eingeholt werden – die Erlaubnispflicht kennt keine Bagatellgrenze.

Bleiben die Umsätze zu Beginn klein, kann die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Betracht kommen. Sie greift, wenn der Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro netto nicht überstiegen hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro netto nicht übersteigt. Was das konkret bedeutet, zeigt der Blick auf das Kleingewerbe und seine Grenzen.

Kleinunternehmer-Rechner: Lohnt sich die Regelung nach § 19 UStG?

Woran verdient ein selbstständiger Automatenaufsteller?

Im Regelfall wird es so sein, dass selbstständige Automatenaufsteller die Geräte vom Hersteller kaufen und dann an gewerbliche Kunden vermieten. Von der Grundmiete, die der Nutzer zu zahlen hat, geht monatlich ein fixer Anteil an den Automatenaufsteller. Insofern ist neben einer guten Liquidität langfristig zu planen, damit die Vermietung von Automaten gewinnbringend sein kann. Es ist üblich, dass der Automatenaufsteller vertraglich an den Gewinnen beteiligt wird, die ein Gerät über einen bestimmten Zeitraum einfährt. In einem zugrunde liegenden Vertrag müssten dementsprechend alle Details geklärt werden, um für beide Seiten wünschenswerte Rechtssicherheit herbeizuführen. Selbstständige Automatenaufsteller müssen die Variablen ‚fixe Mieteinnahmen‘ und ‚Gewinnbeteiligung‘ im wahrsten Wortsinne auf der Rechnung haben. Mit diesen beiden Werten lässt sich abschätzen, wie hoch die Einnahmen sein können.

Wie viel davon am Ende übrig bleibt, ist eine reine Rechenfrage – und sie beginnt nicht bei den Einnahmen, sondern beim Bedarf. Wer weiß, welche Fixkosten und welcher private Bedarf gedeckt sein müssen, kann daraus zurückrechnen, wie viele Geräte an wie vielen Standorten laufen müssen, damit sich das Geschäft trägt:

Was die Einnahmen wieder auffrisst

Auf der Kostenseite stehen dem Aufsteller nicht nur der Gerätekauf und die Finanzierung gegenüber. Hinzu kommen der Anteil, der beim Standortpartner verbleibt, die Vergnügungssteuer der Kommune, Wartung und Störungsdienst, Fahrtkosten für das Auslesen und Befüllen sowie die turnusmäßig nötige Erneuerung der Geräte. Die Vergnügungssteuer ist dabei der Posten mit der größten Streuung: Sie wird von jeder Gemeinde eigenständig festgesetzt, meist als Prozentsatz des Einspielergebnisses, und kann zwischen zwei benachbarten Kommunen um ein Vielfaches auseinanderliegen. Sie gehört deshalb vor der Standortentscheidung erfragt, nicht danach.

Der Fahrzeugpark ist bei größerem Aktionsradius ein eigener Kostenblock – die Frage, ob der Wagen ins Betriebsvermögen gehört und wie er versteuert wird, stellt sich hier früher als in vielen anderen Branchen.

Firmenwagenrechner: 1-%-Regelung oder Fahrtenbuch?

Geräte sind Anlagevermögen und werden über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben, nicht im Anschaffungsjahr voll abgesetzt. Das verschiebt die steuerliche Entlastung nach hinten und trifft Gründer im ersten Jahr besonders.

Abschreibungsrechner: Nutzungsdauer und AfA für Ihre Geräte

Da es sich um ein Gewerbe handelt, fällt zudem Gewerbesteuer an, sobald der Freibetrag von 24.500 Euro überschritten wird.

Gewerbesteuerrechner: Was zahlt Ihr Betrieb?

Weil Einnahmen und Steuerzahlungen zeitlich auseinanderfallen, sollte von Anfang an ein fester Anteil jedes Einspielergebnisses beiseitegelegt werden. Wer das versäumt, steht bei der ersten Nachzahlung mit gebundenem Kapital in den Geräten und leerem Konto da.

Steuerrücklagen-Rechner: Wie viel müssen Sie zurücklegen?

Ab bestimmten Umsatz- und Gewinngrenzen endet die einfache Einnahmenüberschussrechnung und es beginnt die Bilanzierungspflicht.

Buchführungspflicht-Check: EÜR oder Bilanz?

Automatenaufsteller werden: weitere formale Aspekte

Der Gesetzgeber schreibt vor, wie viele Automaten auf welcher Fläche zulässig sind. Nach § 3 der Spielverordnung dürfen in Schank- und Speisewirtschaften, Beherbergungsbetrieben und Wettannahmestellen höchstens zwei Geld- oder Warenspielgeräte aufgestellt werden – bis zur Änderung der Spielverordnung waren es drei. In Spielhallen gilt: je 12 Quadratmeter Grundfläche höchstens ein Gerät, insgesamt aber nie mehr als zwölf. Diese Zahlen sind die Grundrechenart des Geschäfts – sie begrenzen unmittelbar, wie viel Umsatz ein einzelner Standort überhaupt hergeben kann.

Von der erhobenen Vergnügungssteuer ist der Automatenaufsteller nicht direkt betroffen, es sei denn, er betreibt selber einen entsprechenden Geschäftsbetrieb. Sofern Automaten in der Öffentlichkeit platziert werden sollen, muss eine Sondernutzungserlaubnis bei der jeweiligen Stadt oder Gemeinde beantragt werden. Zudem ist jeder selbstständige Automatenaufsteller dazu verpflichtet, genau zum Zeitpunkt der Aufstellung seinen vollständigen Namen, eine ladungsfähige Anschrift sowie die geschäftliche Hauptniederlassung deutlich sichtbar anzubringen. Ferner sollten Existenzgründer in diesem Bereich beachten, dass es von Bundesland zu Bundesland abweichende Regelungen im Detail für Automatenaufsteller geben kann – das gilt besonders für die Spielhallengesetze der Länder mit ihren Mindestabständen und Verbundverboten.

Tücken, die Gründer in diesem Geschäft unterschätzen

Neben den formalen Hürden gibt es einige Punkte, an denen in der Praxis regelmäßig etwas schiefgeht:

• Die Erlaubnis wird zu spät beantragt. Zwischen IHK-Unterrichtung, Sozialkonzept, Registerauskünften und dem Bescheid vergehen leicht mehrere Monate. Wer schon Geräte gekauft hat, zahlt in dieser Zeit Finanzierungsraten ohne Einnahmen.
• Der Standortvertrag ist zu dünn. Laufzeit, Kündigungsfristen, Beteiligungsschlüssel und Zuständigkeit bei Störungen gehören schriftlich geregelt. Mündliche Absprachen mit dem Wirt halten genau so lange, bis der Wirt wechselt.
• Der Wirtwechsel selbst. Wird eine Gaststätte übergeben oder schließt sie, steht das Gerät still. Ein Bestand, der auf wenigen Standorten ruht, ist damit hoch verwundbar.
• Die Vergnügungssteuer wird nicht eingerechnet. Sie ist kommunal völlig unterschiedlich und kann eine an sich tragfähige Standortkalkulation kippen.
• Der Kapitalbedarf wird unterschätzt. Geräte binden Kapital, das erst über Jahre zurückfließt – und in dieser Zeit veralten sie technisch.
• Bargeld will organisiert sein. Auslesen, Zählen, Einzahlen und die saubere Dokumentation sind laufender Aufwand, der bei wachsendem Bestand schnell den halben Arbeitstag frisst.

Wer Automaten überwiegend für ein einziges Aufstellunternehmen oder eine einzige Kette betreut, sollte zudem prüfen, ob er tatsächlich selbstständig tätig ist oder faktisch weisungsgebunden arbeitet. Die Folgen einer Scheinselbstständigkeit treffen rückwirkend und können existenzbedrohend sein.

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Think big? Langfristige Perspektiven entwickeln

Solche Perspektiven helfen nicht nur, das Geschäft immer weiter voranzutreiben, sondern aus psychologischer Sicht halten sie auch die notwendige Motivation hoch. Das Paradebeispiel Gauselmann hat deutlich gemacht, dass sich in diesem Bereich durchaus auch globale Märkte erreichen lassen. Insofern kann nach einem erfolgreichen Start durchaus ein Blick über die Landesgrenzen hinaus geworfen werden, zumal sich das Glücksspiel nicht nur hierzulande einer milliardenschweren Beliebtheit erfreut. Fremde Märkte erfordern allerdings eine noch gründlichere Vorbereitung, um alle Variablen bzw. strategischen Einflussfaktoren auf dem Bildschirm zu haben.

Naheliegender als der Sprung ins Ausland ist für die meisten allerdings die Verbreiterung im Inland: Wer die Erlaubnis und die Logistik ohnehin vorhält, kann Warenautomaten ergänzen, Standorte in benachbarten Segmenten erschließen – etwa an Tankstellen, in Kiosken oder in Wettbüros – oder den Betrieb eines eigenen Standorts prüfen. Wer selbst eine Lotto-Annahmestelle oder einen Spielbetrieb führen will, wechselt allerdings in ein anderes Erlaubnisregime und braucht die entsprechenden Genehmigungen und Lizenzen.

Auch der Blick auf die eigene Preisgestaltung gegenüber den Standortpartnern lohnt sich regelmäßig – die Beteiligungsquote ist Verhandlungssache und der wirksamste Hebel auf die Marge.

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