Rechnungen schreiben und verwalten - In 3 einfachen Schritten zur fehlerfreien Rechnungslegung

Die Rechnungsstellung ist für Selbstständige ein zentrales Thema. Wer im Zusammenhang mit seinem Gewerbe eine Leistung erbringt, durch die Umsatz generiert wird, ist nach deutscher Rechtsprechung (Umsatzsteuergesetz (UStG)§ 14 Ausstellung von Rechnungen) dazu verpflichtet, dem Leistungsempfänger eine rechtsgültige Rechnung auszustellen.

Diese Aussage ist uneingeschränkt gültig, wenn die Leistung gegenüber Geschäftskunden oder juristischen Personen erbracht wird. In diesem Fall sind Selbstständige in der Pflicht, dem Leistungsempfänger eine offizielle Rechnung auszustellen, da dieser wiederum als Unternehmer in der Pflicht ist, seine Ausgaben und Einnahmen gegenüber dem Finanzamt offenzulegen. Darüber hinaus kann die geleistete Vorsteuer nur gegenüber dem Finanzamt geltend gemacht werden, wenn sich diese durch eine offizielle Rechnung belegen lässt.

Wird eine Leistung gegenüber einer Privatperson erbracht, sind Selbständige dazu berechtigt, eine Rechnung zu stellen, eine gesetzliche Verpflichtung besteht hingegen nicht. Dennoch ist es ratsam, auch für einen privaten Leistungsempfänger eine rechtsgültige Rechnung auszustellen, um die eigene Buchführung zu erleichtern und im Falle einer Rechtsstreitigkeit den schriftlichen Nachweis beibringen zu können.

Das bedeutet, dass sich Selbstständige von Anfang an mit diesem vielschichtigen Thema beschäftigen müssen. Der Weg zu einer fehlerfreien Rechnungslegung führt über drei Etappen: Die Rechnung erstellen unter Berücksichtigung aller gesetzlichen Vorgaben, die Rechnung rechtskonform zustellen und die Rechnung nach den gesetzlichen Vorgaben aufbewahren.
 

1. Rechnungen rechtssicher erstellen: Professionelle Vorlagen und Softwarelösungen nutzen

Viele Selbstständige stehen diesem Thema zunächst mit Respekt gegenüber. Grundsätzlich kann aber jeder eine fehlerfreie Rechnung erstellen, auch ohne eine spezielle Ausbildung im kaufmännischen Bereich genossen zu haben.

Die gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung werden in den vom Bundesministerium für Finanzen veröffentlichten Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) geregelt. Danach müssen rechtskonforme Rechnungen die folgenden Anforderungen erfüllen:

• Nachvollziehbarkeit
• Nachprüfbarkeit
• Vollständigkeit
• Richtigkeit
• Fristgerechte Erstellung und Zustellung
• Ordnung
• Unveränderbarkeit

Eine Vorlage, die alle rechtlichen Vorgaben berücksichtigt, bildet eine gute Grundlage. Ideal ist eine Musterrechnung in digitaler Form, die bereits alle wichtigen Informationen zum Rechnungssteller enthält und mit wenigen Klicks immer wieder an den jeweiligen Rechnungsvorgang angepasst werden kann. Mit einem auf ihre Leistungen zugeschnittenen digitalen Muster können Unternehmer innerhalb kürzester Zeit eine Rechnung schreiben, ohne immer wieder neu in das Thema einsteigen zu müssen. Im Internet gibt es als ersten Anhaltspunkt auf verschiedenen Ratgeberportalen eine Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer kostenlos. Sie kann als Muster genutzt werden, um eine Rechnungsvorlage nach den individuellen Anforderungen des eigenen Unternehmens zu erstellen.

Umfangreichere Unterstützung bei der Rechnungsstellung und der Verwaltung von Rechnungen bieten digitale Dienstleister, die neben interaktiven Tools zur Rechnungserstellung auch weiterführende Services zur Verfügung stellen. Über eine entsprechende Software können Selbstständige ihre Rechnung online schreiben und automatisch versenden, die Inhalte auf Rechtssicherheit prüfen lassen, den Zahlungseingang digital nachverfolgen, im Bedarfsfall ein Mahnverfahren einleiten und alle Rechnungen und die dazugehörigen Dokumente rechtskonform aufbewahren. Mit einer ganzheitlichen Softwarelösung zur Rechnungserstellung können Selbstständige den Themenkomplex rechtssicher und ohne großen eigenen Verwaltungsaufwand bewältigen und behalten jederzeit den Überblick über laufende Vorgänge und erforderliche To-Do’s rund um die Rechnungslegung.
 

2. Rechnungen rechtskonform zustellen

Nicht nur für die Erstellung einer Rechnung gibt es rechtliche Vorgaben, die Selbstständige berücksichtigen müssen. Auch für die rechtskonforme Zustellung sind eine Rahmenbedingungen einzuhalten.

Im Zeitalter der Digitalisierung und im Sinne der Nachhaltigkeit hat der Gesetzgeber auch in Deutschland davon Abstand genommen, für eine rechtskonforme Rechnungslegung auf der Papierform zu bestehen. Rechnungen dürfen auch elektronisch übermittelt werden, das heißt per E-Mail oder über ein entsprechendes Rechnungslegungsprogramm. Der Empfänger der Rechnung muss sich im Vorfeld allerdings ausdrücklich einverstanden erklären, Rechnungen auf elektronischem Wege zu erhalten. Besteht der Leistungsempfänger auf einer Rechnung in Papierform, muss der Rechnungssteller diesem Wunsch nachkommen.

Damit die Zustellung der Rechnung gesetzlichen Vorgaben genügt, muss das Dokument nicht nur inhaltlich korrekt und vollständig sein, sondern auch zweifelsfrei dem Ersteller zuzuordnen, fristgerecht erstellt und zugestellt und auf dem Zustellungsweg unveränderbar. Die Unveränderbarkeit ist insbesondere mit der wachsenden Bedeutung von digitalen Rechnungen wichtig geworden. Das Bundesministerium für Finanzen empfiehlt in der elektronischen Rechnungszustellung Kontrollverfahren, die sowohl beim Versand als auch beim Rechnungseingang wesentliche Faktoren wie Absender, Empfänger, Bezeichnung der Leistung, in Rechnung gestellte Kosten, ggf. Umsatzsteuerausweisung und weitere rechtlich relevante Details wie Zahlungsziele prüfen. Eine Möglichkeit ist die Verwendung spezieller digitaler Signaturen und Zertifizierungen. Wie die Korrektheit und Unveränderbarkeit einer digital versandten Rechnung geprüft wird, obliegt in der Regel aber dem Rechnungssteller und dem Empfänger und wird vom Gesetzgeber nicht einheitlich vorgegeben. Die Pflicht zur eigenhändigen Signatur von Rechnungen hat der Gesetzgeber bereits 2011 aufgehoben, sodass elektronisch erstellte Rechnungen auch ohne Signatur gültig sind.

Selbstständige, die Leistungen in materieller Form oder in Form von Dienstleistungen erbringen, müssen Rechnungen hierfür innerhalb einer gesetzlichen Frist von sechs Monaten erstellen und zustellen. Die Frist beginnt zu laufen, sobald die Leistung vollständig erbracht wurde. Für die Einhaltung dieser Frist gilt der fristgerechte Eingang der Rechnung beim Empfänger. Bei einer Zustellung in Papierform gilt der Posteingangsstempel des Empfängers oder das Datum und die Unterschrift auf einer Eingangsbestätigung. Wird eine Rechnung elektronisch zugestellt, gilt sie als rechtskonform eingegangen, sobald sie im E-Mail-Postfach des Empfängers vollständig und einsehbar eingegangen ist oder entsprechend im Postfach des Providers zur Einsicht und zum Download zur Verfügung steht. Wesentlich ist dabei, dass der Rechnungsempfänger davon ausgehen kann, dass eine Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist eingeht und grundsätzlich die Möglichkeit hat, von der Zustellung einer elektronischen Rechnung Kenntnis zu nehmen, zum Beispiel indem er Zugriff auf ein E-Mail-Postfach für den Rechnungseingang hat, auch wenn es sich dabei nicht um sein persönliches Postfach handelt. Das E-Mail-Postfach muss dem Unternehmen des Rechnungsempfängers eindeutig zuzuordnen sein. Das private E-Mail-Postfach eines Mitarbeiters, bei dem es sich nicht auch um ein offiziell als Unternehmenspostfach genutztes E-Mail-Konto handelt, kann den fristgerechten Eingang einer Rechnung gefährden.

Für Rechnungssteller ist es empfehlenswert, die Einhaltung der gesetzlichen Frist zu gewährleisten und nachzuweisen, indem sie die elektronische Zustellung einer Rechnung immer mit einer verbindlichen Eingangsbestätigung verknüpfen.
 

3. Rechnungen aufbewahren: Pflichten und praktische Tipps für Selbstständige

Nach der rechtssicheren Erstellung und Zustellung einer Rechnung sind die gesetzlichen Pflichten Selbstständiger im Rahmen der Rechnungslegung noch nicht beendet. Auch zur Aufbewahrung erstellter Rechnungen gibt es Vorgaben, die Unternehmer einhalten müssen. Sie sind in den Grundlagen zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) festgelegt.

Ist ein Rechnungsvorgang vollständig abgeschlossen, ist der Rechnungssteller gesetzlich verpflichtet, die Rechnung und alle dafür relevanten Dokumente noch zehn Jahre lang so aufzubewahren, dass sie jederzeit einsehbar sind. Dasselbe gilt auch für dem Empfänger einer Rechnung. Auch er muss eingegangene Rechnungen im Rahmen der buchhalterischen Nachweispflicht zehn Jahre lang aufbewahren. Die Aufbewahrung kann in Papierform oder elektronisch erfolgen. Wesentlich ist dabei allerdings, dass die Dokumente für den gesamten Aufbewahrungszeitraum unveränderbar und leserlich bleiben.

Werden Rechnungen elektronisch gespeichert, ist der Rechnungssteller verpflichtet, für eine ausreichende Datensicherung zu sorgen, zum Beispiel durch regelmäßige Backups und Sicherungskopien, sodass ein unerwarteter Datenverlust die Aufbewahrungsfrist der Rechnungsdokumente nicht gefährdet.

Rechnungen, die in Papierform aufbewahrt werden, müssen so abgelegt werden, dass sie auch nach zehn Jahren noch leserlich sind. Das heißt sie müssen vor dem Ausbleichen und vor Zerfall durch Feuchtigkeit und andere Witterungseinflüsse geschützt werden.

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und andere wichtige Geschäftsdokumente beginnt mit dem Ende eines Geschäftsjahres und endet auch immer zum vollen Geschäftsjahr.