Geschäftsbriefe: Für bestimmte Anlässe auf Vorlagen zurückgreifen!

Die Planung der Geschäftsidee ist abgeschlossen, die operative Tätigkeit kann endlich aufgenommen werden. Zum Leidwesen vieler Existenzgründer wird Büroarbeit aber leider zum Arbeitsalltag gehören und viele Ressourcen binden. Erfolgsorientierte Gründer sollten daher von Beginn an alle anfallenden Aufgaben so effektiv wie nur möglich managen. In dieser Hinsicht ist an eine ganze Reihe von Geschäftsbriefen zu denken, die auch im Zeitalter der Digitalisierung immer noch eine wichtige Rolle spielen. Wer Zeit effektiv nutzen will oder muss und trotzdem bei allen geschäftlichen Belangen einen professionellen Eindruck hinterlassen möchte, kann auf Musterbriefe bzw. Vorlagen für Geschäftsbriefe zurückgreifen. Durch eine große verfügbare Vielfalt lässt sich schnell eine praxiserprobte Lösung für alle Belange finden. Übrigens steht der gute alte Geschäftsbrief keineswegs im Widerspruch zur voranschreitenden Digitalisierung im Geschäftsleben, denn zahlreiche Dokumente werden mittlerweile per Mail im PDF-Format versendet. Auf diese Weise lassen sich Kosten sparen und Prozesse beschleunigen.

Guter erster Eindruck bei der gesamten Geschäftskorrespondenz

Wer als Unternehmer Ziele erreichen bzw. Entscheidungen professionell in Schriftform kommunizieren möchte, kommt an Geschäftsbriefen nicht vorbei. Doch was hat in einem Geschäftsbrief für einen bestimmten Ablass zu stehen? Welche Form sollte eingehalten werden? Wie müssen die Formulierungen gewählt werden? Unerfahrene Gründer können diese Fragen schnell beantworten, indem sie auf Vorlagen/Musterbriefe für die geschäftliche Korrespondenz zurückgreifen. Dabei spielt es im Grunde keine Rolle, wie groß ein Unternehmen ist bzw. in welcher Branche es angesiedelt ist. Es gilt, mit Blick auf Mitarbeiter oder Kooperationspartner Professionalität und somit letztlich auch Zuverlässigkeit auszustrahlen. Dies kann nur gelingen, wenn mit angemessenen Geschäftsbriefen die Form gewahrt wird, die von allen stillschweigend vorausgesetzt wird. Der erste Eindruck zählt! Insofern können Vorlagen für Geschäftsbriefe dabei helfen, auf Anhieb einen guten Eindruck zu hinterlassen. Die vorgegebene Struktur lässt sich schnell mit individuellen Inhalten füllen, sodass Büroarbeit sehr effektiv realisiert werden kann.
 

Beim Inhalt kommt es auch auf Rechtssicherheit an

Abgesehen von Layout und Inhalt kommt es auch auf die Formulierungen selbst an. Diese müssen verständlich und eindeutig sein. Je nach Bereich kommt es ferner auf Rechtssicherheit an: Wird z.B. mit einem offiziellen Geschäftsbrief einem Bewerber abgesagt, so sollten die Formulierungen rechtssicher bzw. nicht angreifbar sein. In diesem Kontext sei exemplarisch auf den Rahmen des Allgemeinen Gleichberechtigungsgesetzes verwiesen. Angesichts dessen sollte bei der Auswahl von Vorlagen für Geschäftsbriefe (Musterbriefe) auf hohe Qualität geachtet werden. Daher empfiehlt es sich, dass die offiziellen Geschäftsdokumente von Experten sorgfältig zusammengestellt worden sind.
 

Vorlagen für Geschäftsbriefe: Übersicht möglicher Themen/Inhalte

In welchen Bereichen spielen Geschäftsbriefe eine wichtige Rolle? Für welche geschäftlichen Themen können Unternehmer individualisierbare Musterbriefe nutzen? Im Folgenden soll ein kleiner Überblick gegeben werden. Schnell wird deutlich, wie breit das Spektrum an Vorlagen für Geschäftsbriefe inhaltlich und formal gefächert ist.

Klassischerweise kommen Geschäftsbriefe zum Einsatz, wenn Termine bestätigt oder Versammlungen einberufen werden. Auch Termine oder Angebote werden zumeist mit einem offiziellen Schreiben angenommen oder auch abgelehnt. Was den Bereich ‚Mitarbeiter‘ angeht, der für viele Existenzgründer zeitaufwändig ist, können Zusagen für eine Einstellung oder auch eine Absage stil- und rechtssicher formuliert werden. In diesem Sinne können Vorlagen für Geschäftsbriefe ebenso mit Blick auf eine aussagekräftige Stellenbeschreibung oder einen Fragebogen für Bewerber sehr hilfreich sein. Wer seine Professionalität und Kundenorientierung unter Beweis stellen will, wird eine Garantieerklärung abgeben wollen. Je nach Zielgruppe und Verkaufsaktivitäten kann diese durchaus auch in englischer Sprache verfasst werden. Eine Vorlage für dieses Vorhaben kommt insofern wie gelegen, um Kunden schnell verbindliche Aussagen mit auf den Weg geben zu können. Darüber hinaus sind Vorlagen für Geschäftsbriefe für folgende Themen nutzbar:

• Referenzschreiben

• Anweisungen des Geschäftsführers in puncto Sicherheit

• Musterbrief für die betriebliche Anweisung von Überstunden

• Freistellformular (z.B. für geringfügige Beschäftigung)

• diverse Empfehlungsschreiben

• Einladung zu Veranstaltungen/Festen

• Gratulationsschreiben (für Mitarbeiter und Geschäftspartner)

Wer sich durch das oben angesprochene Angebot klickt, wird für sämtliche Geschäftsbereiche einen aussagekräftigen Musterbrief nutzen können. Einen funktionalen Allrounder stellt dabei gewissermaßen der allgemeine Musterbrief dar: Er bietet einen formalen und layouttechnischen Rahmen, um einen betrieblichen Sachverhalt angemessen zu kommunizieren.
 

Warum Vorlagen für Geschäftsbriefe nutzen?

Mit hier vorgestellten Vorlagen für professionelle Geschäftskorrespondenz lässt sich die Büroarbeit schnell und effektiv erledigen. Dies kommt vor allem Existenzgründern zugute, die in der Anfangsphase alles alleine erledigen müssen. Der große Vorteil von Vorlagen für Geschäftsbriefe besteht darin, dass sie nach dem Download sofort genutzt werden können, und zwar in allen gängigen Formaten. Dieser Aspekt ist nicht zuletzt für den Versand als Anhang in einer Email bedeutend. Die vorgegebene Struktur samt Inhalten lässt sich mit wenigen Klicks und Eingaben individuell an die konkreten Erfordernisse anpassen. Mitunter folgenschwere Fehler in der Kommunikation werden durch Vorlagen für Geschäftsbriefe effektiv gemindert, zumal wichtige Aspekte nicht in Vergessenheit geraten. Wer sich einmal eine breite Grundlage an Musterbriefen für die geschäftliche Korrespondenz zusammengestellt hat, wird in Bezug auf jedes auf der Tagesordnung stehende Thema schnell handlungsfähig sein. Nicht anderes wird von modernen Unternehmern im schnelllebigen Umfeld erwartet. Unveränderbare Daten wie die Geschäftsadresse können praktischerweise für jeden Geschäftsbrief übernommen werden.
 

Kurzzusammenfassung mit den wichtigsten Vorteilen von Vorlagen für Geschäftsbriefe

+ Vorlagen in diesem Bereich decken sämtliche Themen der Geschäftskorrespondenz ab

+ verbindliche und rechtssichere Formulierungen nutzen, um sich auch als unerfahrener Existenzgründer abzusichern

+ zeit- und ressourcenschonende Lösung, um schnell handlungsfähig zu sein

+ professionelles Layout, das für einen guten ersten Eindruck sorgt

+ Musterbriefe lassen sich schnell individualisieren und immer wieder nutzen

+ direkt nach dem Download können aussagekräftige Dokumente verwendet werden