Das muss in Ihrer Rechnung drinstehen

Diese Bestandteile sind Pflicht auf jeder Rechnung

Wer eine Rechnung ausstellt, muss diese Details mit angeben. Maßgeblich ist § 14 Abs. 4 UStG:

• Die Steuernummer anzuführen, ist Pflicht. So kann das Finanzamt ein-eindeutig zuordnen, welcher Betrieb diese Rechnung erstellt hat. Eine Alternative zur Angabe der Steuernummer ist es, die USt-IdNr. anzugeben.
• Unternehmerdaten gehören ebenfalls auf jede Rechnung. Das heißt, dass derjenige, der eine Leistung erbracht hat, zumindest Name und Anschrift angeben muss. Kontaktdaten wie E-Mail oder Telefon sind nicht Pflicht.
• Auch das Äquivalent zum Unternehmer, nämlich die Daten des Leistungsempfängers, sind Pflichtbestandteil auf jeder Rechnung. Dieser muss ebenfalls mit Name und Anschrift aufgeführt werden. Falls vorhanden, kann die Kundennummer mit angegeben werden.
• Auch die Leistung selbst muss Bestandteil der Rechnung sein. Hier empfiehlt es sich, die Leistung zu beschreiben. Wenn die Leistung aufgrund eines Angebots beauftragt wurde, ist es zielführend, die Angebotsformulierungen hier noch einmal aufzunehmen. Zur Leistungsbeschreibung kommt noch das Leistungsdatum.
• Zu den formalen Anforderungen für eine Rechnung gehört auch das Rechnungsdatum (= das Ausstellungsdatum) sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer. Dabei ist es aus Gründen der Übersichtlichkeit wichtig, jede Rechnungsnummer nur einmal zu vergeben.
• Um die Rechnung begleichen zu können, braucht der Rechnungsempfänger natürlich eine entsprechende Bankverbindung, die heute meist in Form einer IBAN angegeben wird. In der Praxis ist es sinnvoll, direkt auf der Rechnung mit anzugeben, mit welchem Verwendungszweck diese zu versehen ist. Das erleichtert die Buchhaltung.
• Aus steuerlichen Gründen ist es wichtig, diese Details aufzunehmen: Bemessungsgrundlage, Steuerbetrag und Steuersatz oder alternativ Hinweis auf Steuerbefreiung, ggf. Differenzbesteuerung, Hinweis auf Teilentgelte (falls es sich um eine Schlussrechnung handelt).

Zwei Angaben, die im Alltag gern untergehen, gehören ebenfalls zum Pflichtprogramm: der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung ist auch dann anzugeben, wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt – dann genügt ein Vermerk wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum". Und jede im Voraus vereinbarte Entgeltminderung, also etwa eine Skontoabrede oder ein Rabatt, muss auf der Rechnung erkennbar sein. Ein schlichtes „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen" genügt dafür.

Die hier aufgeführten Punkte sind die Pflicht-Bestandteile auf jeder Rechnung. Was darüber hinaus auf das Rechnungsformular gesetzt wird, liegt im Ermessen des Selbstständigen. Meist wird die Rechnung auf Geschäftsbriefpapier gedruckt, sodass das Logo auf der Rechnung ist, was für einen Wiedererkennungswert beim Kunden sorgt. Natürlich darf sich der Rechnungssteller für den Auftrag bedanken, auf etwaige Sonderangebote hinweisen oder um eine Weiterempfehlung bitten. Gruß- und Abschiedsformeln sind ebenfalls erlaubt. Übrigens: Wer auf Nummer Sicher gehen will, nutzt am besten Rechnungsvorlagen, um kein Detail zu vergessen.

Zu bedenken ist allerdings, dass eine Rechnung, die zugleich als Geschäftsbrief dient, die Pflichtangaben nach Handelsrecht mit abdeckt: Eingetragene Kaufleute, GmbH und UG müssen Firma samt Rechtsform, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer sowie die Geschäftsführer angeben (§ 37a HGB, § 35a GmbHG). Für das nicht eingetragene Einzelunternehmen gilt das nicht, hier genügen Vor- und Nachname sowie die Anschrift.

Bis wann muss die Rechnung beim Kunden sein?

Eine Frist gibt es durchaus, und sie wird häufig übersehen. Bei Leistungen an andere Unternehmer ist die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Dieselbe Frist gilt bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, und zwar ausdrücklich auch dann, wenn der Auftraggeber eine Privatperson ist. Handwerksbetriebe sind davon regelmäßig betroffen. Der private Auftraggeber wiederum muss diese Rechnung zwei Jahre lang aufbewahren.

Praktisch relevanter als die gesetzliche Frist ist ohnehin die eigene Liquidität: Je später die Rechnung raus ist, desto später kommt das Geld. Wer über offene Posten den Überblick verliert, findet im Beitrag zum Mahnwesen und den zugehörigen Fristen das nötige Rüstzeug.

Wer muss eine Rechnung stellen?

Hierfür gibt es eine klare Regelung: Für Selbstständige und Unternehmer ist das Erstellen einer Rechnung Pflicht. Eine Rechnung ist immer dann nötig, wenn eine Leistung erbracht wird, die dem Umsatz dient. Bei Privatpersonen entfällt die Pflicht, eine Rechnung zu erstellen. Wer unbedingt eine Rechnung ausstellen möchte, muss diese zumindest mit diesen Inhalten ausstatten:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Lieferdatum/Rechnungsdatum
• Beschreibung der Ware

Wer den Aufwand scheut, dennoch aber etwas Schriftliches in der Hand haben möchte, könnte sich mit der Ausstellung einer Quittung behelfen.

Wann es sich um einen Privatverkauf handelt und wann hinter dem Verkauf eine gewerbliche Intention steht, ist schwierig zu definieren. Grundsätzlich gilt: Wer ab und an alten Krempel auf dem Flohmarkt verkauft, der tut das nicht vor einem gewerblichen Hintergrund. Wer jedoch Verkaufsmaterial aus Wohnungsauflösungen zusammenträgt, um die Gegenstände dann gezielt auf dem Flohmarkt verkaufen zu können, der agiert im Grunde genommen schon gewerblich. Die Folge: Eine Gewerbeanmeldung steht an. Künftig muss eine Rechnung gestellt werden. Die Erlöse sind in der Steuererklärung zu nennen.

Maßgeblich ist dabei die Nachhaltigkeit der Tätigkeit, nicht die Höhe des Erlöses. Wiederkehrender Einkauf zum Zweck des Weiterverkaufs, dauerhafte Verkaufsaktivität und ein professionelles Auftreten sprechen für ein Gewerbe – ein hoher Einzelerlös aus dem Verkauf privater Gegenstände für sich genommen nicht. Wer sich über die Einordnung unsicher ist, klärt zunächst den eigenen Status:

Gewerbe oder Freiberuf? Status in wenigen Fragen klären

Steht die Gewerbeanmeldung tatsächlich an, hilft ein Plan, der die Reihenfolge der Behördengänge vorgibt:

Gewerbeanmeldungs-Plan: persönliche Checkliste mit PDF

Schritt für Schritt zur korrekten Rechnung

Die folgende Übersicht dient der Orientierung und ersetzt im Zweifel weder die Prüfung des Einzelfalls noch den Rat des Steuerberaters.

Steuerrücklagen-Rechner: Wie viel sollten Sie zurücklegen?

Diese Sonderformen von Rechnungen gibt es

Die wohl bekannteste Form ist die Rechnungsstellung als Kleinunternehmer. Hier wird klar, was eingangs mit dem „Hinweis auf Steuerbefreiung" angesprochen wurde. Kleinunternehmen müssen (ähnlich wie Privatpersonen) keine Umsatzsteuer ausweisen. Der Unterschied liegt jedoch darin, dass ein Kleinunternehmer darauf hinweisen muss, dass er eben diesen Geschäftsstatus hat. Um auf den Kleinunternehmer-Status direkt in der Rechnung hinzuweisen, muss ein Vermerk wie dieser platziert werden: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG". Ein bestimmter Wortlaut ist nicht vorgeschrieben, erkennbar sein muss lediglich die Steuerbefreiung nach § 19 UStG.

Ob Sie mit Ihren Zahlen unter oder über den Grenzen liegen und was der Wechsel zur Regelbesteuerung bedeuten würde, lässt sich schnell durchrechnen:

Ein Punkt, der in der Praxis für Ärger sorgt: Weist ein Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer aus, schuldet er diesen Betrag nach § 14c UStG – obwohl er gar nicht steuerpflichtig ist. Der Kunde wiederum darf sie nicht als Vorsteuer ziehen. Solche Rechnungen müssen berichtigt werden, was bei vielen betroffenen Belegen erheblichen Aufwand bedeutet.

Die Kleinbetragsrechnung

Nicht zu verwechseln ist die Kleinunternehmer-Regelung mit der sogenannten Kleinbetragsrechnung. Steht auf einer Rechnung ein Bruttorechnungsbetrag von höchstens 250 Euro, gilt diese als sogenannte Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV – und damit sind weniger Pflichtangaben auf der Rechnung nötig. Auch wenn die Begrifflichkeit vielleicht unbekannt war, in der Praxis sieht man diese Kleinbetragsrechnungen ganz häufig – beispielsweise ist der Kassenbon aus einer Registrierkasse auch eine sogenannte Kleinbetragsrechnung.

Das Minimalprogramm an nötigen Angaben umfasst:

• Vollständiger Name und Firmenanschrift des Rechnungsstellers
• Rechnungsdatum
• Art und Menge der Lieferung bzw. Leistung
• Brutto-Entgelt in einer Summe
• Umsatzsteuersatz bzw. Hinweis auf die Umsatzsteuer-Befreiung

Rechnungen im Reverse-Charge-Verfahren

Erbringen Sie eine Leistung, bei der die Steuerschuld auf den Kunden übergeht, wird die Rechnung ohne Umsatzsteuer ausgestellt und trägt den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers". Typische Fälle sind Bauleistungen zwischen Bauunternehmern sowie sonstige Leistungen an Unternehmer im EU-Ausland. Bei letzteren gehören beide USt-IdNr. – Ihre eigene und die des Kunden – auf die Rechnung, und der Umsatz ist in der Zusammenfassenden Meldung anzugeben.

Kleinunternehmer-Rechner: Grenzen 25.000 / 100.000 € prüfen

Die E-Rechnung: Was jetzt schon gilt

Die vielleicht wichtigste Änderung betrifft das Format. Im inländischen B2B-Geschäft müssen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und aufzubewahren. Diese Pflicht traf alle sofort und ohne Übergangsfrist – ein E-Mail-Postfach genügt zwar technisch, die Rechnung muss aber im strukturierten Format verarbeitet und revisionssicher archiviert werden können.

Wichtig für das Verständnis: Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Verlangt ist ein strukturiertes elektronisches Format nach der Norm EN 16931, in der Praxis meist XRechnung oder ZUGFeRD.

Beim Ausstellen gelten gestaffelte Fristen:

Wer seine Rechnungen bislang in einer Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation schreibt, kommt an einer Umstellung insofern kaum vorbei. Ein Programm, das die Formate beherrscht, erledigt zugleich die Nummernvergabe, die Festschreibung und die Archivierung:

Buchhaltungssoftware im Vergleich: E-Rechnung, EÜR, ELSTER

Aufbewahrung: Wie lange die Rechnung bleiben muss

Rechnungen sind zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Für sonstige Geschäftsbriefe wurde die Frist inzwischen auf acht Jahre verkürzt. Elektronisch eingegangene Rechnungen sind auch elektronisch und im Originalformat aufzubewahren – der Ausdruck einer E-Rechnung genügt den Anforderungen nicht.

Tücken und häufige Fehler

• Die Leistungsbeschreibung ist zu pauschal. „Beratungsleistung" oder „Diverses" reicht dem Prüfer nicht. Die Leistung muss so beschrieben sein, dass sie eindeutig identifizierbar ist – gegebenenfalls mit Verweis auf Angebot oder Leistungsnachweis.
• Das Leistungsdatum fehlt. Der häufigste Grund für die Versagung des Vorsteuerabzugs, weil viele Vorlagen nur das Rechnungsdatum vorsehen.
• Kleinunternehmer weisen versehentlich Umsatzsteuer aus. Nach § 14c UStG wird der Betrag geschuldet, obwohl keine Steuerpflicht besteht.
• Die 250-Euro-Grenze wird mit einer Nettogrenze verwechselt. Maßgeblich ist der Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer.
• Rechnungsnummern werden doppelt vergeben, etwa nach einem Wechsel des Programms. Das nährt den Verdacht nicht erfasster Umsätze.
• E-Rechnungen werden ausgedruckt und das Original gelöscht. Damit ist die Aufbewahrungspflicht verletzt.
• Die Sechs-Monats-Frist bei Grundstücksleistungen wird übersehen, gerade bei Privatkunden im Handwerk.

Wie viel von der Rechnungssumme am Ende tatsächlich bei Ihnen bleibt, entscheidet sich ohnehin erst nach Steuern:

Einkommensteuerrechner: Ihre voraussichtliche Steuerlast

Wer die Systematik hinter Umsatzsteuer und Vorsteuer im Zusammenhang verstehen möchte, findet die Grundlagen im Beitrag zum Umsatzsteuersystem. Welche Belege Ihnen umgekehrt den Vorsteuerabzug sichern, ist dort ebenfalls Thema. Und ob Sie überhaupt Umsatzsteuer ausweisen müssen, klärt der Beitrag dazu, ab wann Sie umsatzsteuerpflichtig sind.