Rechnungsvorlage für Selbstständige

Der Businessplan ist geschrieben, alle formalen Schritte für den Weg in die berufliche Selbstständigkeit sind abgearbeitet, nun kann der selbststimmte operative Geschäftsalltag losgehen. Doch nun beginnt auch das, wovor viele Selbstständigen großen Respekt haben: die Rede ist von der Buchführung, die in den meisten Fällen sogar doppelter Natur sein wird. Einen zentralen Aspekt im Geschäftsalltag wird die Erstellung von Rechnungen einnehmen. Diese buchhalterische Tätigkeit ist für das eigene Geschäft bzw. die Liquidität äußerst wichtig, denn ohne Zahlungseingänge herrscht bald Ebbe auf dem Konto. Und auch das Mahnwesen schließt sich direkt hieran an, wenn der (ausstehende) Zahlungseingang von offenen Rechnungen stets nachvollzogen wird. Doch welche formalen Anforderungen hat eine richtige Rechnung zu erfüllen? Welche Angaben sind nötig bzw. absolut erforderlich?

Rechnung richtig erstellen als Selbstständiger: viele Angaben sind Pflicht

Paragraf 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) sieht vor, welche Mindestangaben eine formal korrekte Rechnung zu enthalten hat. Dabei spielt es keine Rolle, ob eine Rechnung schriftlich oder digital per E-Mail ihren Empfänger erreicht. Die vollständigen Adressdaten des Leistungserbringers und des Empfängers dürfen ebenso wenig fehlen wie die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Von zentraler Wichtigkeit sind auch das Ausstellungsdatum sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer (jede Nummer darf dabei nur einmal vergeben werden). Der Inhalt der Rechnung (Art und Menge bzw. Leistungsbeschreibung) nimmt ebenfalls einen zentralen Stellenwert ein. Auch der Zeitpunkt der Leistungserbringung muss deutlich erkennbar sein. Der Rechnungsbetrag ist in brutto und netto aufzuschlüsseln, sodass auch die Umsatzsteuer in Höhe von 19 oder 7 % sichtbar wird. Wer die Kleinunternehmerregelung gewählt hat und dementsprechend keine Umsatzsteuer ausweist, muss einen dementsprechenden Hinweis auf § 19 Absatz 1 UStG hinzufügen. Zudem müssen etwaige Rabatte und Skonti in der Rechnung ersichtlich werden. Bankverbindungen und ein vereinbartes Zahlungsziel dürfen natürlich nicht fehlen. Zu beachten ist mit Blick an die Anforderungen der Buchhaltung, dass erstellte Rechnungen nicht mehr geändert werden dürfen und in der Regel für einen Zeitraum von 10 Jahren archiviert werden müssen.
 

Professionelle Vorlagen für Rechnungen als Selbstständiger nutzen

Gerade unerfahrene Existenzgründer sparen durch die Nutzung von Mustern für Rechnungen viel Zeit, da sie sich nicht erst mühsam eine Rechnungsvorlage zusammenstellen müssen. Zeit ist Geld, und gerade in der arbeitsintensiven Startphase bleibt oft nicht die Zeit, sich mühevoll in alle Details der Rechnungserstellung einzuarbeiten. Ein weiterer wichtiger Vorteil von Vorlagen für Rechnungen ist, dass mögliche Fehlerquellen auf ein Minimum reduziert werden, da durch den formalen Erfassungsrahmen eigentlich nichts vergessen werden kann. Durch Vorlagen ist es ferner möglich, Individualisierungen schnell selber durchzuführen. Nach wenigen Arbeitsschritten erhält man eine professionelle und allen Anforderungen entsprechende Rechnung, die nur noch zugestellt werden muss. Die damit verbundenen Zahlungseingänge müssen natürlich buchhalterisch erfasst werden. Obwohl der Begriff ‚Vorlage für Rechnungen‘ starr klingen mag, genießen Selbstständige dennoch wünschenswerte Handlungsflexibilität, denn der Mehrwertsteuersatz lässt sich z.B. in der Regel problemlos anpassen. Durch integrierte Rechenfunktionen können Steueranteile bzw. Netto- und Bruttopreise schnell und zuverlässig ermittelt werden. Individuelle Leistungsbeschreibungen können problemlos in das dafür vorgesehene Feld integriert werden.

Muster/Vorlagen für Rechnungen als Selbstständiger: Vorteile in der kompakten Zusammenfassung

• Auf der rechtlich sicheren Seite: unerfahrene Existenzgründer können so schnell professionelle Rechnungen erstellen, die den aktuellen rechtlichen Anforderungen vollends entsprechen
• Vorlagen enthalten alle Angaben, die das deutsche Steuerrecht zwingend vorsieht
• Rechnungen schnell erstellen: die Vorlagen können mit wenigen Angaben personalisiert bzw. individualisiert werden (Leistungsbeschreibungen, Zahlungsziele etc.)
• Muster/Vorlagen wahren dennoch Flexibilität, denn der Steuersatz (19 oder 7 % Umsatzsteuer) lässt sich in der Regel ändern
• Wer eine professionelle Vorlage für Rechnungen nutzt, reduziert mögliche Fehlerquellen erheblich
• Buchhaltung 2.0: mit weiteren digitalisierten Vorlagen bzw. Hilfestellungen kann die gesamte Buchhaltung von Beginn an auf korrekte Bahnen gelenkt werden

Welche Rechnungsvorlage sollte ich verwenden?

Wir empfehlen Ihnen hier das Excel-Vorlagen-Paket von formblitz. Die Rechnungsvorlagen erfüllen die Anforderungen des Finanzamtes mit voreinstellbarem Mehrwertsteuersatz. Desweiteren werden die einzelnen Rechnungspositionen automatisch zusammengerechnet.