Tipp: Die richtige Buchhaltungssoftware für Selbstständige

Abgesehen von der notwendigen Geschäftsplanung und strategischen Ausrichtung rücken im operativen Betriebsalltag schnell formale Erfordernisse in den Fokus. Ganz in diesem Sinne haben viele Existenzgründer großen Respekt vor der komplexen Materie ‚Buchhaltung‘, die von Beginn an konsequent und vor allem professionell erledigt werden will. Denn wer Geschäftszahlen und -vorgänge nicht mit der notwendigen Sorgfalt buchhalterisch erfasst/abbildet, wird schnell Probleme bekommen. In erster Linie besteht die Gefahr, dass keine aktuellen und vor allem belastbaren Zahlen genutzt werden können, um die Geschäftsentwicklung einzuschätzen. Gerade in der frühen Phase der Existenzgründung gilt es, die überlebenswichtige Liquidität zu jeder Zeit zu bewahren. Natürlich müssen auch die gesetzlich definierten Buchhaltungspflichten eingehalten werden, da ansonsten empfindliche Bußgelder drohen. Und der Jahresabschluss wird zu einer zeitintensiven Nervenprobe, falls in den Konten und Zahlen generell nur Chaos herrscht.

Die digitale & kosteneffektive Alternative zum Steuerberater

Wer angesichts dessen als Existenzgründer wenig Erfahrungen in der Buchhaltung mit einbringen kann, sollte umfangreiche Softwarelösungen prüfen. Die intuitive Beschaffenheit der Benutzeroberfläche stellt in der Regel sicher, dass anfallende Buchhaltungsaufgaben auch ohne Expertenkenntnisse professionell bewältigt werden können. Und in kleinen Betrieben bleiben meistens keine finanziellen Mittel in der Startphase über, um sich einen Buchhalter leisten zu können. Auch daher erklärt sich, warum sich professionelle Softwarelösungen für die Buchhaltung sich in den letzten Jahren einer wachsenden Beliebtheit erfreuen.
 

Viele Aufgaben, eine Softwarelösung für die Buchhaltung

Die Aufgabengebiete der Buchhaltung können je nach Umfang der Unternehmung breit gefächert sein, sodass neben der Lohn- und Finanzbuchhaltung auch eine regelmäßige Reisekostenabrechnung auf dem Plan stehen kann. Grundsätzlich müssen die Prinzipien der doppelten Buchführung beachtet werden: Jahresabschluss, Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung stehen somit für die meisten Existenzgründer auf der to do Liste. Der Vorteil von praxiserprobten Softwarelösungen für die Buchhaltung besteht darin, dass der Leistungsumfang in der Regel perfekt an die betrieblichen Bedürfnisse angepasst werden kann. Neben dem Leistungsumfang besteht je nach Version der Buchhaltungssoftware ferner die Option, sie durch mehrere User nutzen zu lassen, was ebenfalls zur Effizienzerhöhung beiträgt. Wer sich für Buchhaltungssoftware in einer Premium Version entscheidet, wird ein ganzheitliches Leistungsspektrum mit vielen praktischen Features nutzen können. Ganz in dieser Hinsicht können auch offene Posten beispielsweise verwaltet und so aktive Hilfestellungen für das Forderungsmanagement genutzt werden. Gerade dieser Bereich ist in der Startphase der Existenzgründung essentiell, um die Liquidität zu wahren.
 

Beispiele: Was kann eine Buchhaltungssoftware konkret leisten?

Selbst Basisversionen einer Buchhaltungssoftware erfüllen alle Kriterien der doppelten Buchführung, um einen korrekten Jahresabschluss durchführen zu können. Mit Blick auf die bereits angesprochene vorteilhafte Flexibilität ist zu beachten, dass bei nicht wenigen Lösungen eine Vielzahl an Kontenrahmen (z.B. DATEV kompatibel) genutzt werden kann. Dadurch werden für jede Branche optimale Lösungen nutzbar. Von praktischer Bedeutung bei einigen Versionen für Buchhaltungssoftware ist, dass ein Export für vorgesehene Betriebsprüfer möglich ist. Einige Softwarelösungen im Buchhaltungsbereich beinhalten ein so genanntes Business Cockpit, sodass alle Unternehmensdaten sowie betriebswirtschaftliche Auswertungen auf einen Blick nachvollzogen werden können. DATEV-Schnittstellen oder Import- und Exportfunktionen erhöhen das nutzbare Leistungsspektrum. Sofern nicht auf die Kleinunternehmerregelung bei der Existenzgründung zurückgegriffen werden soll, wird die Umsatzsteuer-Voranmeldung je nach Umsätzen monatlich im wahrsten Wortsinne auf dem Programm stehen. Insofern ist es praktisch, dass entsprechende Module in einer Softwarelösung integriert sein können. In Abhängigkeit von der Höhe der Umsätze kann bei vielen Buchhaltungssoftwarelösungen zwischen der SOLL- und IST-Besteuerung unterschieden werden. Auch notwendige SEPA-Mandate für die Einziehung von Zahlungen können mit vielen Buchhaltungsprogrammen leicht erstellt und verwaltet werden.
 

Vorteile von digitalen Lösungen für die Buchhaltung

Wer sich für die Buchhaltung praxiserprobte und funktional umfangreiche Programme ins Haus holt, genießt einen sehr wichtigen Vorteil: Solche Programme sind immer up-to-date, sodass aktuelle gesetzliche Bestimmungen konsequent eingehalten werden. In dieser Hinsicht sind Rechtssicherheit und Verbindlichkeit als wichtige Qualitätsindikatoren für Buchhaltungssoftwarelösungen zu sehen. Als Nutzer profitieren Existenzgründer zudem von ständigen Weiterentwicklungen, sodass die eine oder andere neue nützliche Funktion zur Verfügung steht. Das Internet wird in seiner Nutzung immer mobiler: Daher verwundert es auch nicht, dass einige Programmversionen ebenfalls schon mobil genutzt werden können. Ein Blick auf aktuelle Geschäftszahlen wird so jederzeit möglich, ohne Papiere oder gar Aktenordner mit sich führen zu müssen. Die Programme sind in der Regel so konzipiert, dass auch Laien sie ohne Probleme korrekt nutzen können. Entsprechende Hilfestellungen machen es möglich, dass aufkommende Fragen nicht lange unbeantwortet bleiben müssen. Insofern sind professionelle Softwarelösungen für die Buchhaltung langfristig gesehen ebenfalls eine lehrreiche Hilfe, um sich Stück für Stück ohne immense Kostenbelastung in die komplexe Materie einzuarbeiten.
 

Zusammenfassung: Vorteile mit Softwarelösungen für die Buchhaltung nutzen

• Softwarelösungen für die Buchhaltung ermöglichen es auch Existenzgründern ohne fundierte Erfahrungswerte, alle anfallenden Aufgaben korrekt zu erledigen

• Es sollte von Beginn Ordnung in den Zahlen herrschen, um die Geschäftsentwicklung immer aussagekräftig einschätzen und um den gesetzlichen Anforderungen nachweislich zu jeder Zeit nachkommen zu können

• Durch unterschiedliche Versionen/Pakete lässt sich der Umfang optimal an die betrieblichen buchhalterischen Erfordernisse anpassen

• Kostensparende Alternative für kleine Unternehmen zum Steuerberater

• Immer auf den neuesten Stand dank regelmäßiger Updates: Neben neuesten Funktionen wird wünschenswerte Planungssicherheit durch ein hohes Maß an Rechtssicherheit gewahrt.