In der Gastronomie Kosten beim Einkauf sparen

Restaurants und Gaststätten geben einen großen Teil ihres Umsatzes im Einkauf aus. Arbeitsmittel, Maschinen, Reinigungsmittel und Lebensmittel bester Qualität sind häufig unabdingbar für den Erfolg des Betriebes. Schätzungen zufolge entfallen 40 bis 50 Prozent des Umsatzes auf den Einkauf. Das bedeutet, dass schon eine Einsparung von drei Prozent den Gewinn um mehrere Tausend Euro steigern kann! Welche Wege zu den gewünschten Einsparungen führen, erläutert dieser Beitrag.
 

Lebensmittel saisonal und regional einkaufen

Je nachdem, welche Küche Sie in Ihrer Gaststätte servieren möchten, muss der Einkauf entsprechend angepasst sein. Für eine italienische Pizzeria sind andere Lebensmittel vonnöten als für ein Restaurant mit gutbürgerlicher Küche. Grundsätzlich gilt aber für jeden selbstständigen Gastronomen, dass saisonale und regionale Produkte wesentlich günstiger sind als Produkte, die gerade keine Saison haben. Ob Erdbeer- oder Spargelzeit, ob Wild- oder Kürbissaison – fast ganzjährig sind bestimmte Produkte besonders beliebt und gleichzeitig im Einkauf sehr günstig. Um einen hohen Umsatz mit wenig Wareneinsatz zu erzielen, setzen Sie beispielsweise auf eine wechselnde Saisonkarte. Darauf finden Ihre Gäste entsprechende Gerichte, die gerade Saison haben. Diese werden häufiger bestellt und bescheren Ihnen so einen steigenden Umsatz und dank des geringen Wareneinsatzes einen höheren Gewinn. Auch die Regionalität der Produkte ist für viele Gastronomen - und für Gäste - wichtig. Einerseits sind regionale Lebensmittel günstiger als importierte Produkte. Auf der anderen Seite ist der Einkauf von regionalen Produkten besser für die Umwelt. Hohe CO2-Emissionen entfallen, da die Wege des Produkts sehr viel kürzer sind.

Tipp: Regionale und saisonale Produkte sind günstiger. Setzen Sie bei der Planung Ihrer Speisekarte nach Möglichkeit auf diese Art von Lebensmitteln.

Qualität als Mittel zur Kundenbindung

In den letzten Jahren wurde die Welt der Gastronomie durch mehrere Skandale gebeutelt. „Gammelfleisch“, „Pferdelasagne“ und Co. haben das Vertrauen in Restaurants und Imbisse bei vielen Kunden erschüttert. Nicht zuletzt deshalb ist es umso wichtiger, bei seinen angebotenen Speisen und Getränken auf Qualität zu setzen. Vor allem die Herkunft der Produkte, vor allem bei Fleisch und anderen tierischen Produkten, ist Verbrauchern wichtig. Wer hier auf Transparenz setzt, hinterlässt automatisch einen guten Eindruck bei den Kunden. Partnerschaften mit regionalen Landwirten sind in der Gastronomie-Branche nicht selten! Neben dem guten Geschmack hochwertiger Produkte geht es immer mehr Kunden auch um das gute Gefühl, keine Massentierhaltung unterstützt zu haben. Falsch deklarierte Produkte hingegen können dazu führen, dass das Restaurant bald schließen muss, da sie Kunden eher abschrecken.

Tipp: Transparenz bei der Qualität der Produkte lohnt sich. Hochwertige Lebensmittel aus regionaler Herstellung machen aus Kunden Stammkunden.

Das Preis-Leistungs-Verhältnis muss stimmen

Auch wenn Produkte hochwertig sind und aus regionalem Anbau oder regionaler Zucht stammen, muss das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmen. Die Preisspanne ist dabei groß und abhängig von der Art des Restaurants. Ein Luxus-Restaurant mit gehobenem Ambiente darf mehr für ein Gericht verlangen als ein kleiner Imbiss. In jedem Fall ist eine genaue Preiskalkulation unerlässlich, um sowohl Kosten abzudecken als auch Gewinn zu erzielen. Außerdem müssen die Umsätze nicht nur den Wareneinsatz wettmachen. Hinzu kommen andere Ausgaben und laufende Kosten, die Sie ebenfalls finanzieren müssen:

• Einkauf von Arbeitsmitteln, Einrichtung, Maschinen, Reinigungsmitteln und Verbrauchsgegenständen

• Laufende Kosten für Miete, Mietnebenkosten, Telefon, Internet und Strom

• Gehälter für die Mitarbeiter im Lokal

• Ausgaben für Werbung, Marketing und PR, um neue Kunden anzulocken

Der Kunde sieht natürlich nicht, welche Kosten auf Sie zukommen. Der Preis für ein Gericht muss trotzdem plausibel sein. Hier schafft Transparenz Abhilfe: Wenn Sie einen Preis ändern müssen, wenn dadurch die Qualität des Gerichts gesteigert wird, teilen Sie dies mit! Sie können den Kunden optional auch anbieten, das neue Gericht zu probieren und sich so selbst vom Unterschied zu überzeugen.
 

Tipp: Eine ausführliche Preiskalkulation hilft dabei, die Gewinnspanne zu maximieren. Preisänderungen müssen Sie Ihren Stammkunden plausibel erklären können. Nur so werden sie positiv aufgenommen.

Den richtigen Lieferanten finden

Auch in der Gastronomie ist ein guter Händler unerlässlich, um erfolgreich arbeiten zu können. Gerade Lebensmittel und Getränke benötigen Sie regelmäßig, sodass Sie sich auf Ihren Lieferanten verlassen können müssen. Jeder Unternehmer hat dabei andere Ansprüche an einen Lieferanten. Die Regionalität der Produkte ist für viele unabdingbar. Auch qualitativ haben viele Gastronomen hohe Bedürfnisse, so müssen die Lebensmittel oft von Bio-Qualität sein. Ob Sie bei der Wahl auf einen kleinen Familienbetrieb setzen oder ihre Lebensmittel von einem großen Landwirt beziehen, bleibt Ihnen überlassen. Zudem ist diese Entscheidung abhängig davon, wie groß Ihre Abnahmemengen sind.

Für andere Produkte neben den Lebensmitteln gibt es wieder andere Kriterien. Aufgrund der strengen Hygienevorschriften in der Gastronomie ist es wichtig, den Einkauf von Reinigungs- und Arbeitsmitteln nicht zu vernachlässigen. Diese Produkte kaufen Gastronomen häufig im klassischen Großhandel wie etwa der Metro. Hier erhalten Sie auch Geschirr, Tischwäsche und andere Arbeitsmaterialien aus einer Hand. Manche Gastronomen setzen hier auf den Onlinekauf über große Plattformen. Ebay bietet beispielsweise eine eigene „Gastronomie“-Kategorie auf der Website. Hier müssen Sie lediglich beachten, dass die Produkte in der Regel gebraucht angeboten werden. Vor allem bei einem kleinen Budget ist dies eine gute Option.

Wenn Sie potentielle Lieferanten gefunden haben, sollten Sie mit einem persönlichen Ansprechpartner die weiteren Konditionen und Möglichkeiten klären. Dazu gehören folgende Fragen:

1. Wie lange soll die Zusammenarbeit dauern? Je langfristiger Verträge abgeschlossen werden, desto günstiger werden sie.

2. Welche Rabattmöglichkeiten gibt es, beispielsweise bei großen Abnahmemengen?

3. Nimmt der Lieferant Verpackungsmaterialien zurück oder können diese sogar wiederverwertet werden?

4. Bietet der Lieferant Schulungen oder Seminare für die Unternehmen an?

5. Gibt es Werbekostenzuschüsse?

Wenn Sie diese und andere für Sie relevante Fragen geklärt haben, schließen Sie einen Vertrag mit einem oder mehreren Lieferanten ab. Das bedeutet natürlich nicht, dass Sie in der Folge keine neuen Gespräche führen dürfen. Es ist jederzeit möglich, die Vertragsbedingungen neu zu verhandeln.

Tipp: Überlegen Sie sich, was Sie sich von einem Lieferanten wünschen. Besprechen Sie diese Wünsche direkt mit einem Ansprechpartner des Unternehmens und wählen Sie danach Ihren Lieferanten aus.

Tipps für das Verhandlungsgespräch

Neben dem Wissen um die eigenen Wünsche und Bedürfnisse sollten Sie sich gut auf Gespräche mit den Lieferanten vorbereiten. Welches Ziel verfolgen Sie im Gespräch? Treten Sie stark auf und verfolgen Sie diese Ziele konsequent. Bleiben Sie dabei freundlich und positiv. Im Prinzip stehen Sie und Ihr Gegenüber auf der gleichen Seite: Sie beide wollen die Geschäftsbeziehung weiterführen. Deshalb ist es sinnvoll, Ziele klar zu formulieren. Sie möchten einen günstigeren Preis für ein Produkt? Sagen Sie Ihrem Gegenüber genau, welchen Preis Sie sich wünschen. Eine derart klare Kommunikation hilft dabei, ein gutes Verhandlungsgespräch zu führen.

Tipp: Freundlichkeit, Respekt und klare Worte helfen dabei, das eigene Ziel zu erreichen. Eine gute Vorbereitung auf das Verhandlungsgespräch ist zudem unabdingbar.

Einkaufsgemeinschaften bilden

Eine besondere Möglichkeit, Geld beim Einkauf einzusparen, sind sogenannte Einkaufsgemeinschaften. Hier tun sich mehrere Gastronomiebetriebe zusammen und bestellen gemeinsam bei einem Lieferanten. Durch die höhere Abnahmemenge sinkt der Preis und alle Abnehmer müssen schlussendlich weniger für die gleiche Menge zahlen. Natürlich gibt es diese Möglichkeit nicht nur für Güter wie Lebens- oder Arbeitsmittel. Auch Strom oder Gas können Sie über Einkaufsgemeinschaften beziehen. Um eine Einkaufsgemeinschaft zu bilden, gibt es prinzipiell zwei Optionen:

1. Sie schließen sich mit anderen Gastronomen in Ihrer Region zusammen und kaufen gemeinsam Güter und Produkte ein. Die Abwicklung läuft über eines Ihrer Unternehmen und die Zahlungen werden von allen Gastronomen gemeinsam getätigt.

2. Professionelle Einkaufsgemeinschaften bieten die Möglichkeit, zusätzlich zum eigentlichen Einkauf weitere Leistungen in Anspruch zu nehmen. So wickelt der Dienstleister auch die Zahlungen und Weiterlieferung an die einzelnen Gastronomen zentral ab. Sie schließen also einen Vertrag mit der Einkaufsgemeinschaft.

Beide Möglichkeiten haben Vor- und Nachteile. Bei der ersten Option bleiben Sie unabhängiger, tragen dafür aber für alles selbst die Verantwortung. Bei der zweiten Möglichkeit ist es genau umgekehrt. In jedem Fall spart die Nutzung einer Einkaufsgemeinschaft bares Geld.

Tipp: Einkaufsgemeinschaften senken aufgrund hoher Abnahmemengen den Preis. Nutzen Sie dies, um sich mit anderen Gastronomen zusammenzuschließen.

Die Getränkeliefervereinbarung

Gastronomen haben die Möglichkeit, mit einzelnen Brauereien oder Getränkeherstellern exklusive Verträge abzuschließen. Diese umfassen in der Regel eine Mindestabnahmemenge pro Jahr. Im Gegenzug erhält der Gastronom beispielsweise eine finanzielle Unterstützung für sein Lokal, die über den Bezug der Getränke wieder zurückgezahlt wird. Auch Gläser, Werbematerialien und Schilder sind häufig Teil dieser Verträge. Da Brauereien und andere Hersteller die Gastronomen möglichst an sich binden möchten, sind Verträge mit anderen Getränkemarken dabei häufig untersagt. Deshalb ist es wichtig, Angebote mehrere Brauereien einzuholen, um den bestmöglichen Preis zu erzielen. Eine Getränkeliefervereinbarung ist keine Pflicht für einen Gastronomen. Es ist ebenso möglich, verschiedene Getränke einzukaufen und im Angebot zu haben.
 

Die Bonus-Malus-Regelung

Diese wichtige Regel muss Bestandteil von Getränkeliefervereinbarungen sein. Sie steht in Zusammenhang mit der vertraglich geregelten Mindestabnahmemenge des Lokals. Wird der Vertrag übererfüllt, erhält der Gastronom eine zusätzliche Vergütung. Wird der Vertrag nicht erfüllt, muss er hingegen eine Strafe zahlen. Umso wichtiger ist es also für Gastronomen, Kunden zu akquirieren und an das Lokal zu binden, um den Vertrag mit dem Getränkelieferanten zu erfüllen.

Tipp: Eine Getränkeliefervereinbarung bindet Sie an einen bestimmten Hersteller. Dies kann finanzielle Vorteile haben, allerdings sind diese Verträge sehr exklusiv. Überlegen Sie gut, ob Sie eine solche Vereinbarung treffen möchten.