Virtuelle Assistenten: Agentur beauftragen oder Freelancer beschäftigen?

Eine virtuelle Assistentin nimmt Ihnen viel Arbeit ab. Sie ist das digitale Gegenstück zur persönlichen Assistentin im Büro. Sie ist Sekretärin auf Abruf für vielfältige Aufgaben. Ein offenbarer Vorteil der virtuellen Assistentin ist die Kostenseite. Für einen Bruchteil einer fest angestellten Kraft können Sie heutzutage eine Mitarbeiterin auf Abruf engagieren. Doch ganz so einfach und flexibel wie das klingt, ist es in der Praxis nicht. Dieser Beitrag erklärt die möglichen Aufgabengebiete und beschreibt die Zusammenarbeit im Geschäftsalltag. Nach dieser Lektüre wissen Sie, ob eine virtuelle Assistentin für Sie in Frage kommt und falls ja, ob Sie eine Agentur oder doch lieber eine Einzelperson engagieren sollten.

Was macht eigentlich eine virtuelle Assistentin?

Gleich vorweg sei geschoben, dass die überwältigende Mehrheit virtueller Assistenten weiblich ist. Deshalb verwenden wir durchweg die spezifische Schreibweise „Assistentin“. Natürlich gibt es auch Männer in diesem Geschäft, allerdings ist ihre Anzahl verschwindend gering.

Das Aufgabenfeld einer virtuellen Assistentin ist bunt gemischt und breit gefächert. Wer einen Blick auf die Agenturen wie my-vpa.com, strandschicht.de, eassistentin.de oder manage-my-business.de wirft, findet viele Hinweise auf die buchbaren Servicedienstleistungen:

Back-Office-Work

• Terminplanung und Koordination

• Reiseplanung und Buchung von Tickets, Zimmern, Eintrittskarten etc.

• Korrespondenz

• Formatierungsarbeiten

• Betreuung von Onlineshops

• Datenerfassung und -pflege

• vorbereitende Buchhaltung

• Organisation von Meetings und anderen Veranstaltungen
   

Front-Desk-Jobs und Vertrieb

• Rückruf Service

• Betreuung von Live-Chats

• beantworten von Kundenfragen

• Vertriebsaufbau

• Kaltakquise

Büromanagement

• Recherche im Internet, Telefonrecherche

• Übersetzungen

• Angebotserstellung

• Projektdokumentation

• Stundendokumentation

• Übersetzungen

• Lektorat

• Korrektorat

Marketing Unterstützung

• kreative Texterstellung

• Social Media Management

• Verwaltung von Online-Werbekampagnen

• Erstellung von Newslettern

• SEO-Optimierung

• Redaktionelle Blockbetreuung

• Organisation von Imagevideos

• erstellen von Websites inklusive SEO-Optimierung, Grafik und Bildbearbeitung

Große Leistung, kleiner Preis?

Das skizzierte Leistungsspektrum ist enorm. Prüfen Sie jetzt die Stundensätze der virtuellen Assistentinnen, könnten sie ins Schwärmen geraten. Zwischen 10 und 20 € finden Sie Angebote auf den einschlägigen Websites der Servicedienstleister. Wenn Sie tiefer in die Recherche nach Anbietern für virtuelle Assistenz einsteigen, werden sie auch Firmen aufspüren, die Leistungen deutlich unter zehn Euro pro Stunde anbieten. Auch gibt es solche, die deutlich über 20 € liegen. Wie kommt es zu diesem riesigen Preisunterschieden?

Kleine Preise, kleines Leistungsspektrum…

Was nichts kostet, kann nicht sein. Kennen sie diesen Spruch? In der virtuellen Assistenz stimmt er zum Teil. Der kleine Preis hat in der Tat Einfluss auf die Qualität, zwar nicht immer, aber sehr oft. Sie können erfahrungsgemäß davon ausgehen, dass eine Agentur, die virtuelle Assistentinnen zu einem Dumping-Preis anbietet, Schwierigkeiten hat, anspruchsvolle Aufgaben zu erledigen. Das liegt nicht unbedingt an der fehlenden Qualifikation der Mitarbeiter, sondern es hat oft andere Gründe

Nach Abzug der eigenen Marge gelangt nur einen Bruchteil des bezahlten Stundensatzes an die Mitarbeiter. Diese sind entweder selbst freiberuflich tätig und haben sich vertraglich zur Zusammenarbeit verpflichtet. Es gibt auch angestellte Mitarbeiter, deren Lohn über den von Ihnen gezahlten Preis abgedeckt wird. Eine ernstgemeinte Frage: Was erwarten Sie von einer Assistentin mit einem Stundenlohn, der weit unter dem deutschen Mindestlohn liegt. Tatsächlich erhalten manche Assistentinnen im europäischen Ausland lediglich 3,50 € die Stunde. Das wirtschaftliche Gefälle für sich auszunutzen ist zwar ökonomisch betrachtet ein verständlicher Ansatz. Unter sozialen Gesichtspunkten aber ist dieses Lohndumping nur schwer vertretbar.
 

Die Arbeit mit einer fremdsprachigen Assistentin

Die Praxis zeigt, dass Agenturen mit sehr niedrigen Preisen entweder Mitarbeiter auf Freelance-Basis beschäftigen, deren Wohnsitz

• im außereuropäischen Ausland oder

• in einem europäischen Mitgliedstaat am unteren Ende der Wirtschafts-Kette liegt.

Das heißt auch, dass die Arbeitszeiten nicht Ihrem Büroalltag entsprechen. Die virtuelle Assistentin spricht zudem kein Deutsch, sondern in erster Linie Englisch. Die Verständigung ist in vielen Fällen nicht einfach. Damit ist der Einsatzbereich stark eingeschränkt. Schauen Sie sich einmal genau die Angebotspalette der Niedrigpreis-Agenturen an. Diese ist in der Regel auf vergleichsweise einfache Arbeiten reduziert. Ein nicht zu unterschätzendes Problem ist, dass die Kommunikation oftmals nur schleppend funktioniert. Bei den meisten sehr günstigen Agenturen haben Sie keine Möglichkeit, einen persönlichen Kontakt zu Ihrer Assistentin herzustellen, sondern müssen Ihre Anweisungen und Aufgaben in vorgefertigte Formulare einfüllen, oft in Englisch. Das ist zeitraubend und kostet Nerven.
 

Fluktuation von Mitarbeitern in Agenturen ist üblich

Ein weiteres Problem zeigt sich bei Agenturen mit Niedrigpreisen. Die Fluktuation ist hoch. Zudem besteht das Risiko, dass Sie nicht dauerhaft mit einer Assistentin zusammenarbeiten. Die Agenturen behalten sich das Recht vor, die Mitarbeiter bei Bedarf anderweitig einzusetzen. Im Klartext heißt das für Sie: Haben Sie sich nach einer mühsamen Anfangsphase gerade an „Ihre“ Assistentin gewöhnt, wird diese schon bald in einem anderen Projekt eingesetzt. Sie starten bei null mit der neuen Assistentin. Zwar beteuern die Anbieter, dass die erste Assistentin der zweiten Assistentin selbstverständlich sämtliche Informationen der anstehenden Aufgaben überträgt, doch eine reibungslose Übergabe ist reines Wunschdenken. Nicht von der Hand zu weisen ist außerdem, dass in Firmen mit einer solchen Entlohnungspolitik die Fluktuation hoch ist. Wer billig kauft, der billig kriegt. Sie zahlen letztlich doppelt und dreifach.

Hohe Preise, überhöhte Erwartungen

Wollen sie Dienstleistungen abrufen, bei denen deutsche Sprachkenntnisse auf Muttersprachniveau erforderlich sind, kommen die günstigen Anbieter für Sie in der Regel nicht infrage. Hier müssen Sie auf Anbieter im mittleren oder höheren Preissektor ausweichen. Manche Agentur verlangt für eine deutsche Muttersprachlerin mehr Geld, als für eine fremdsprachige Assistentin. Das erhöht die Erwartungshaltung auf Ihrer Seite. Was viel kostet, muss gut sein! Oder etwa nicht?

An dieser Stelle ist der Hinweis angebracht, dass jede virtuelle Assistentin ein echter Mensch ist. Jeder Mensch hat Stärken und Schwächen unterschiedlicher Ausprägung. Erwarten Sie nicht vor einer virtuellen Assistentin Übermenschliches, sondern Menschliches.

Seriöse Agenturen machen Unterschiede hinsichtlich der Preisstaffelung für bestimmte Dienstleistungen. Beispiel: Wenn Sie qualifizierte Vertriebler zu 20 € netto die Stunde für sich arbeiten lassen wollen, greifen die Agenturen schon mal in die Trickkiste. Sie rechnen mit einem doppelten Faktor ab, was den Stundensatz auf 40 € netto ansteigen lässt. In Kombination mit einer verlängerten Bearbeitungszeit zahlen Sie für die beauftragte Dienstleistung noch mehr.

Ist das fair? Nun, es wäre vielleicht ökonomischer, eine qualifizierte Vertriebsdienstleistung von einem qualifizierten Vertriebler erledigen zu lassen, statt von einer virtuellen Assistentin. Allerdings trifft diese Aussage nicht auf alle Assistenten oder alle Agenturen der mittleren und hohen Preissegmente zu, denn auch in diesen Reihen verstecken sich – beispielsweise – Vertriebstalente. Wie immer steckt der Teufel im Detail und in diesem Fall in der Person, die die beauftragte Leistung für Sie erbringt. Mit Sicherheit gibt es erfahrene Vertriebler, die Ihr Können und Wissen auch in Assistenzagenturen zur Verfügung stellen. Und deren Arbeit ist vermutlich auch die doppelte oder dreifache Berechnung des Assistenz-Grundpreises Ihrer Agentur wert.
 

Wie finden Sie eine passende Assistenz-Agentur?

Sie müssen wissen, was Sie wollen, um zu bekommen, was Sie brauchen. Das gilt bei der virtuellen Assistenz ganz besonders. Der folgende Leitfaden soll Ihnen helfen, einen geeigneten Anbieter ausfindig zu machen.

Bereiten Sie sich auf das Gespräch vor und erstellen eine Fragen- und Anforderungsliste. Auf dieser Liste könnten Sie zum Beispiel diese Punkte notieren:

1. Woher kommen die virtuellen Mitarbeiter des Anbieters?

2. Je nach Ihren Anforderungen sollte die Assistentin in derselben Zeitzone arbeiten +/- 2 Stunden, damit Zusammenarbeit und Kommunikation kurzfristig gut klappen.

3. Falls Ihr Englisch nicht so gut ist, sollte die Assistentin verständlich Deutsch sprechen oder selbst Deutsche sein.

4. Wie läuft die Kommunikation ab? Wenn es für Sie wichtig ist: Bestehen Sie auf telefonischer Kontaktmöglichkeit zur Assistentin. Manche Dinge lassen sich mündlich wesentlich effizienter erklären und delegieren, als per E-Mail.

5. Gibt es Preisstaffelungen? Wenn ja, welche und wann kommen sie zur Anwendung?

6. Erhalten Sie eine einzelne Assistentin für alle ihre Aufgaben oder werden Sie von einem Team betreut? Klären Sie die konkrete Arbeitsweise ab.
   Die Arbeit mit einem Team hat Vor- und Nachteile. Der größte Vorteil ist, dass Sie mehr und recht unterschiedliche Aufgaben abgeben können. Der Nachteil ist, dass Sie sich merken müssen, wem Sie was gesagt haben, um Missverständnisse zu vermeiden. Manche Anbieter sorgen vor und weisen Ihnen eine konkrete Teamleiterin als einzige Ansprechpartnerin zu. Sie nimmt Ihre Aufgaben an, delegiert sie an ihr Team und liefert die Ergebnisse.
    

Die Arbeit mit einer persönlichen Assistentin auf Freelance-Basis

Im Vergleich zur Agentur haben Sie bei der Arbeit mit einer persönlichen virtuellen Assistentin auf Freelance Basis alle Karten selbst in der Hand. Im Prinzip suchen Sie eine freie Mitarbeiterin entsprechend Ihrem üblichen Anforderungsprofil. Die virtuell aktive Mitarbeiterin muss zu Ihnen, dem Team und zu Ihrer Firma passen. Das lässt sich in der Regel am besten in einem Vorstellungsgespräch klären. Aufgrund der räumlichen Entfernung ist ein Gespräch von Angesicht zu Angesicht über Skype eine gute Idee. So lässt sich ein gewisser persönlicher Eindruck gewinnen, da Sie sich die Person genauer ansehen und dabei Mimik und Gestik wahrnehmen können.

Der Vorteil einer selbstständigen Freelance-Assistentin ist, dass sie sich stark engagieren wird, um den Job langfristig zu behalten. Eine Langfristige Zusammenarbeit ist das Ziel der meisten Internet-Dienstleister. Wenn das Preis-Leistungsverhältnis stimmt und die Kenntnisse und Fähigkeiten der Freelance-Assistentin zu Ihren Anforderungen passen, kann daraus eine lange, positive Zusammenarbeit entstehen. Allerdings sollen die Nachteile nicht verschwiegen werden. Die folgende Liste stellt die Vor- und Nachteile von persönlichen Assistentinnen und einer Assistenz-Agentur dar.

Agentur oder Freelancer? Beides!

Fazit: Backoffice-Aufgaben, bei denen die Assistentin nicht in Kundenkontakt treten muss, Rechercheaufgaben und andere Tätigkeiten, die keine besondere Qualifikation erfordern, sind für jede Assistentin geeignet. Dann spielt es im Prinzip keine Rolle, ob Sie sich für die Zusammenarbeit mit einer Agentur oder mit einer ausgewählten Freelancerin entscheiden. Doch, wenn Sie auf eine langfristige, vertrauensvolle Kooperation aus sind, dann lohnt sich die Mühe, von Anfang an nach „der perfekten virtuellen Assistentin“ auf Freelance-Basis zu suchen, die ein ausgewogene Preis-Leistungsverhältnis bietet und sich gerne langfristig in Ihr Team integrieren will.

Clever ist auch eine Kombination aus beiden. Es hat sich zum Beispiel bewährt, hauptsächlich mit einer Assistentin auf Freelance-Basis zu arbeiten und parallel Kontakt zu einer Agentur zu halten. Diese springt dann im Notfall ein, wenn Krankheit oder Urlaub die Verfügbarkeit der Freelancerin einschränken.