Mitarbeiter einstellen
Die ersten Monate der Existenzgründung sind erfolgreich geschafft, die Einnahmen stimmen und die Auftragsbücher sind bestenfalls voll. Schnell erreichen Selbstständige einen Punkt, an dem sie nicht mehr alles alleine erledigen können. Insofern ist es nie früh genug, sich mit der Anstellung von Mitarbeitern zu beschäftigen. Wenn die Qualität der angebotenen Dienstleistungen oder Produkte unter einem Mangel an Arbeitskraft leidet, ist es eigentlich schon zu spät.
Was muss ich beachten, wenn ich einen Mitarbeiter einstelle?
Insofern zeigt dieser Beitrag praxisorientiert, welche Möglichkeiten es gibt, um neue Arbeitskräfte einzubinden. Die momentane Erzielung von Gewinnen alleine ist noch keine nachhaltige Basis für die Beschäftigung von Mitarbeitern: Da Lohnkosten fixer Natur sind, sollten die Auftragslage und die generelle konjunkturelle Stimmung idealerweise gut sein.
Das Wichtigste in Kürze: sozialversicherungspflichtige Beschäftigung eines Mitarbeiters als ‚klassischer‘ Fall
Wie kann ich einen Mitarbeiter einstellen? Wer einen (oder ggf. auch mehrere) Mitarbeiter einstellen möchte, kann dies zunächst befristet tun, wenn die betriebliche Entwicklung noch nicht anzusehen ist. Das Gesetz sieht vor, dass eine Befristung von bis zu 2 Jahren zulässig ist. Danach muss das Arbeitsverhältnis in eine Festanstellung übergehen.
Was ist bei einem befristeten Arbeitsvertrag zu beachten?
Eine Befristung jenseits von 2 Jahren ist nur mit einem zwingenden betrieblichen Grund zu rechtfertigen. Ein z.B. auf ein Jahr befristeter Arbeitsvertrag muss nicht gekündigt werden, er läuft quasi automatisch aus. Aber auch bei einer Festanstellung genießen Selbstständige in der üblicherweise 6-monatigen Probezeit eine gewisse Flexibilität, um sich von neuen Mitarbeitern zu trennen. Ansonsten greifen die Bestimmungen des Kündigungsschutzes, wobei auch das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) strikt zu beachten. Demnach ist es nicht erlaubt, direkt bei der Stellenausschreibung Bewerber z.B. anhand ihres Geschlechts oder ihrer Herkunft auszuschließen.
Was kostet es, neue Mitarbeiter einzustellen?
Was die langfristigen Kosten der Beschäftigung von Mitarbeitern angeht, so sind neben dem Lohn die Nebenkosten zu berechnen, die etwa zusätzlich bis zu 23 % ausmachen. Hierunter fallen die Arbeitgeberbeiträge zur Renten-, Kranken- sowie Arbeitslosenversicherung. Insofern muss eine Teilzeitbeschäftigung von Mitarbeitern für Arbeitgeber nicht günstiger sein als eine Vollzeitbeschäftigung.
Neben den Möglichkeiten der flexiblen Beschäftigung ist natürlich der genaue Bedarf an Arbeitskraft exakt zu bestimmen. Wer seinen Kunden einen attraktiven Service bieten will, kommt z.B. beim Support nicht um eine Festanstellung herum. Wer jedoch nur einige Aufgaben im Bürobereich erledigen lassen möchte, kann eine der folgenden Alternativen prüfen. In jedem Fall aber sind die folgenden formalen Aspekte bei der Einstellung von Mitarbeitern zu berücksichtigen.
Checkliste: Was ist bei der Einstellung von Mitarbeitern zu erledigen?
- Der Arbeitsvertrag als korrekter formaler Rahmen der Beschäftigung: zu personalisierende Vorlagen können eine nützliche Hilfe sein.
- Meldepflicht: Beantragung einer Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit, sofern erstmalig Mitarbeiter beschäftigt werden sollen.
- Anmeldung des neuen Mitarbeiters bei der Sozialversicherung (Kranken-, Renten- und Pflege- sowie Arbeitslosenversicherung).
- Der Arbeitgeber muss alle Zahlungen (auch Lohnsteuern und den Solidaritätszuschlag) vollständig und termingerecht an die Sozialversicherung bzw. das Finanzamt abführen.
- Anmeldung der Mitarbeiter bei der gesetzlichen Unfallversicherung.
- Prüfung und Sichtung der folgenden Dokumente des Mitarbeiters: Steueridentifikationsnummer, Sozialversicherungsausweis, Urlaubsbescheinigung des vorherigen Arbeitgebers, Mitgliedsbescheinigung der aktuellen Krankenversicherung, mögliche Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen, Arbeitserlaubnis im Falle ausländischer Arbeitnehmer, ggf. Schwerbehindertenausweis
- Mit Blick auf den Arbeitsbereich können weitere Nachweise erforderlich sein (z.B. eine Gesundheitsbescheinigung oder ein polizeiliches Führungszeugnis bzw. bestimmte, für die zu besetzende Stelle relevante Qualifikationsnachweise).
Betriebswirtschaftliche Handlungsflexibilität wahren: Welche Beschäftigungsformen gibt es?
Wie neue Mitarbeiter einstellen? Neben einer Vollzeitbeschäftigung (befristet oder unbefristet) kommen auch die folgenden Beschäftigungsformen in Frage, die mit ihren wichtigsten Eigenschaften vorgestellt werden.
Falls wenig zu erledigen ist: Minijob
Unter die so genannten Minijobs fallen unter anderem Tätigkeiten mit einer Entlohnung von regelmäßig bis zu 520 Euro im Monat. Ab Oktober 2022 wird die Grenze somit von vormals 450 Euro angehoben. Der Arbeitnehmer muss hierfür keine Sozialversicherungsbeiträge bezahlen. Arbeitgeber zahlen lediglich eine Pauschalabgabe i.H.v. rund 30 Prozent an die Minijobzentrale der Bundesknappschaft, die der zentrale Ansprechpartner ist. Hierin enthalten sind 13 Prozent Krankenversicherung, 15 Prozent Rentenversicherung und eine pauschale Lohnsteuer von 2 Prozent. In Zusammenarbeit mit dem Steuerberater kann geklärt werden, ob die Pauschalbesteuerung oder die Besteuerung nach Lohnsteuerkarte zu wählen ist (hier kann nur eine Einzelfallprüfung Klarheit bringen). Zu bedenken ist, dass durch einen derartigen Minijob nur geringe zeitliche Arbeitsressourcen entstehen. In der Regel wird sich die wöchentliche Arbeitszeit etwa um 10 Stunden bewegen. Es besteht des Weiteren eine Dokumentationspflicht des Arbeitgebers.
Niedriglohn-Beschäftigung (Stichwort ‚Gleitzone‘ / Midijob)
Unter die Arbeitnehmer mit einer Niedriglohn-Beschäftigung fallen Gehälter zwischen 520,01 und bis zu 1.600 Euro monatlich (ab Oktober 2022). Zuständig sind die jeweiligen Krankenkassen sowie das Finanzamt. Als Arbeitgeber zahlt man maximal ca. 21 Prozent des Arbeitsentgeltes als Lohnsteuer. Der Begriff Niedriglohn-Beschäftigung ist nicht wörtlich zu verstehen, denn mittlerweile gilt flächendeckend der gesetzliche Mindestlohn, der 2022 auf 12 Euro angehoben wurde. Da in einigen Branchen bis 2017 Übergangsfristen gelten, sind etwaige Tarifverträge zu prüfen. Arbeitgeber müssen zudem weiteren Dokumentationspflichten in Bezug auf den Mindestlohn nachkommen.
Teilzeitbeschäftigung (20 bis 30 Wochenstunden) als Alternative zur Vollzeit
Die Teilzeitbeschäftigung hat leider nicht immer den Vorteil, den man ihr nachsagt. Bei einer Beschäftigung eines Arbeitnehmers auf Teilzeit entstehen nahezu dieselben Kosten wie bei einer Vollzeitstelle. Der einzige Vorteil ist die Flexibilität durch zwei Mitarbeiter, z.B. kann im Krankheitsfall eines Angestellten der andere einspringen. Per Gesetz haben Mitarbeiter das Recht auf Teilzeitarbeit, es sei denn, wichtige betriebliche Gründe stehen dem gegenüber. Auch eine Teilzeitbeschäftigung bietet in der Startphase der Existenzgründung eine gewisse Flexibilität, da ein plötzlicher Mehrbedarf über Überstunden oder eine Aufstockung der Stunden bis hin zur Vollzeit jederzeit offensteht, sofern der Mitarbeiter einverstanden ist.
Praxistipps: Wie geeignete Arbeitskräfte finden?
Eine aussagekräftige, schriftliche Bewerbung sollte die Basis für den notwendigen Auswahlprozess sein. Die eingereichten Unterlagen sollten vollständig sein und die inhaltlichen Angaben nachvollziehbar bzw. frei von Widersprüchen. Eine gute Bewerbung erkennt man daran, dass diese nicht als Serienbrief allgemein gehalten ist, sondern der Bewerber sich mit der Tätigkeit im Betrieb auseinandergesetzt hat und dementsprechend seine Qualifikationen zielorientiert schildert. Wenn der Bewerber bereits in einem anderen Unternehmen gearbeitet hat, so sollte das Arbeitszeugnis vom ehemaligen Arbeitgeber geprüft werden. Eine persönliche Nachfrage bei diesem kann sich lohnen. Da Arbeitszeugnisse jedoch eine bestimmte Sprache aufweisen, sind Erfahrungswerte und Fachkenntnisse wichtig, um auch ‚zwischen den Zeilen‘ lesen zu können.
Ist die Auswahl an Bewerbern getroffen, so ist das Vorstellungsgespräch intensiv vorzubereiten. Nur wer klare Vorstellungen davon hat, welche Qualifikationen der Bewerber aufweisen muss, kann die Eignung im Gespräch anhand gezielter Fragen und des persönlichen Eindrucks überprüft werden. Im Bewerbungsgespräch sollten daher wenn immer möglich keine geschlossenen Fragen gestellt werden, auf die der Bewerber nur mit ja oder nein antworten kann. Durch offene Fragen wird der Bewerber dazu bewegt, Dinge von sich selbst aus der eigenen Perspektive zu erzählen. Seine eigene Initiative bzw. Herangehensweise in möglichen Arbeitssituationen lässt sich so erschließen. Beispiele für offene Fragen sind:
- Wie muss für Sie ein ideales Arbeitsverhältnis aussehen?
- Welche Dinge sind Ihnen im Berufsleben und Privatleben wichtig?
- Was waren Ihre größten Erfolge/Misserfolge?
Beschäftigung von Studenten als begehrte Option
Studenten sind eine besonders interessante Zielgruppe, denn sie sind nicht versicherungspflichtig in der Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung und daher äußerst kostengünstig. Wenn ein Student weniger als 400 Euro im Monat erhält, ist dieser zudem nicht rentenversicherungspflichtig. Wichtig: Bei Studenten ist immer nach einem gültigen Immatrikulationsnachweis zu fragen. Wird ein Student mehr als 20 Stunden in der Woche beschäftigt, unterliegt dieser der Versicherungspflicht. Gerade Studenten aus einer relevanten Fachrichtung können viel frisches Wissen mitbringen und aktiv für die Umsetzung sorgen. Perspektivisch bietet sich für beide Seiten die Möglichkeit einer langfristigen Beschäftigung.
Einstellung von Auszubildenden
Wer in seinem Tätigkeitsfeld eine abgeschlossene Berufsausbildung vorweisen kann, darf in aller Regel auch selbst ausbilden. Im Handwerksbereich ist das in der Regel Meisterbetrieben vorbehalten.
Warum Auszubildende einstellen?
Auszubildende sind kostengünstiger als normale Angestellte, aber aufgrund der Lernphase und Berufsschulpflicht noch nicht voll einsatzbereit. In einer zumeist 3-jährigen Ausbildungsphase können Arbeitgeber die Entwicklung und Eignung gut überprüfen und nach Beendigung dieser bequem entscheiden, ob aus dem Auszubildenden ein Angestellter wird. Natürlich muss ein Ausbildungsbetrieb gewisse Kriterien erfüllen und auch die Betreuung der Auszubildenden wird einige zeitliche Ressourcen in Anspruch nehmen.
Wie Einstellungszuschuss der Bundesagentur für Arbeit nutzen?
Die Personalkosten können in der Anfangszeit der Geschäftsgründung durch einen Einstellungszuschuss des Arbeitsamtes reduziert werden. Einen Zuschuss bekommen Arbeitgeber dann, wenn sie eine Person einstellen, die zuvor mindestens 3 Monate arbeitslos gemeldet war. Wer besonders schwer vermittelbare Personen einstellt, bekommt den so genannten Eingliederungszuschuss. Der Zuschuss dient dazu, die längere Einarbeitungszeit auszugleichen. Die Einstellung körperlich Behinderter wird noch stärker gefördert.
Eine Übersicht über alle staatlichen Fördermöglichkeiten finden Sie HIER in der kompakten Übersicht.
Mitarbeiter einstellen: Das sollte Selbstständige als angehende Arbeitgeber im Blick haben
- Mitarbeiter schaffen auf der Habenseite zusätzliche Ressourcen für den wichtigen Wachstumskurs eines Unternehmens.
- Wer selber an seine Grenzen stößt und die Qualität seiner Geschäftsprozesse gefährdet, sollte schnell handeln.
- Auf der Sollseite stehen fixe Kosten für den Lohn und die nicht unerheblichen Nebenkosten in Höhe von bis zu 23 % (zusätzlich zum vertraglich vereinbarten Bruttogehalt)
- Wer Mitarbeiter einstellt, legt mit einem professionellen Arbeitsvertrag einen verlässlichen Rahmen.
- Neben der befristeten oder unbefristeten Anstellung in Vollzeit kann eine flexible Beschäftigungsform je nach Einnahmesituation des Unternehmens sinnvoller sein.
- In den ersten 6 Monaten der Probezeit greift der strenge Kündigungsschutz noch nicht, sodass beide Seiten sich kennenlernen können.
- Wer Mitarbeiter einstellt, übernimmt Verantwortung für deren Sicherheit (man denke neben der Unfallversicherung an spezielle Unfallverhütungsmaßnahmen, Sicherheitsbestimmungen je nach Umfeld etc.).
- Unwissenheit schützt nicht vor Strafe: Neben der korrekten und fristgerechten Abführung von Steuern und Sozialabgaben (hohe Bußgelder drohen Arbeitgebern bei Missachtung) sind auch grundlegende Kenntnisse des Arbeitsrechts und des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes dringend anzueignen.
