Mit der Firma umziehen - diese 14 Schritte müssen Sie veranlassen

Was ist zu beachten, wenn eine Firma umzieht? Änderungen im privaten Leben oder das Wachstum eines Unternehmens können den Umzug des Firmensitzes erfordern. Allerdings gehören viele Details zu einem erfolgreichen Unternehmensumzug. Wir nennen Ihnen 14 wichtige Schritte, an die Sie bei Ihrem Firmenumzug denken müssen. Es versteht sich von selbst, dass der neue Standort einer umfassenden Analyse unterzogen werden sollte.
 

Vor dem Umzug

Vor dem tatsächlichen Umzug sollten Sie folgende Schritte erledigen.

1. Schritt: Berufsgenossenschaft

Ihre Berufsgenossenschaft ist der Träger der gesetzlichen Unfallversicherung für Ihr Unternehmen und gegebenenfalls für Ihre Beschäftigten. Damit Sie diesen Schutz jederzeit in Anspruch nehmen können, sollten Sie Ihren Unternehmensumzug bei der Berufsgenossenschaft bereits im Voraus mitteilen. Geben Sie dabei das Datum an, zu dem Sie umziehen.

2. Schritt: Gewerbeamt

Ihr Unternehmen ist beim Gewerbeamt gemeldet. Sie sind nach § 14 Absatz 1 der Gewerbeordnung (GewO) verpflichtet, eine Änderung des Firmensitzes unverzüglich beim Gewerbeamt zu melden. Eine solche Ummeldung kostet Sie je nach Gemeinde zwischen 20 bis 60 Euro. Sie gehen hierfür zunächst zu Ihrem ursprünglichen Gewerbeamt und melden Ihr Unternehmen zu dem Umzugstermin ab. Dann melden Sie Ihr Gewerbe beim für Sie zuständigen Gewerbeamt am neuen Standort zu dem entsprechenden Datum an.
 

3. Schritt: Industrie- und Handelskammer (IHK)

Auch wenn die IHK die Information von den Gewerbeämtern erhält, empfiehlt sich die eigene kurze Meldung bei der IHK. Sollten Sie bei Ihrem Umzug den Ort wechseln, informieren Sie Ihre alte IHK sowie die IHK vor Ort.
 

4. Schritt: Finanzamt

Ändern Sie Ihren Firmensitz, teilen Sie dies Ihrem bisher zuständigen Finanzamt inklusive der neuen Anschrift mit. Ihr altes Finanzamt leitet Ihre Akten an das neu für Sie zuständige Finanzamt weiter. Sie machen dennoch eine eigene Meldung bei Ihrem neuen Finanzamt mit der Bitte um eine neue Steuernummer. Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer behalten Sie.
 

5. Schritt: Mitteilung an Banken und Versicherungen

Vor Ihrem Umzug mit der Firma sollten Sie bereits Ihre Hausbank und Ihre Versicherungsträger über den anstehenden Firmenumzug informieren. Lassen Sie sich bei einem Umzug in ein anderes Gebiet von Ihrer Hausbank gegebenenfalls über neue Zuständigkeiten beraten. Für einige Geschäfte ist ein direkter Ansprechpartner vor Ort wichtig.

Nach dem Umzug

Zeitnah nach Ihrem Firmenumzug gehen Sie folgende Punkte an.
 

6. Schritt: Geschäftspapiere nach Firmenumzug anpassen

Sobald Sie Ihre neue Steuernummer haben, sollten Sie all Ihre Vorlagen für Geschäftsbriefe mit der neuen Anschrift und der neuen Steuernummer aktualisieren. Denken Sie auch daran, dass Sie gegebenenfalls das Registergericht und die Handelsregisternummer aktualisieren. Nutzen Sie für Ihre Korrespondenzen Stempel, lassen Sie auch diese aktualisieren.

7. Schritt: Handelsregister und Firmenumzug

Ihr Unternehmen ist im Handelsregister verzeichnet. Je nach Art Ihres Unternehmens sind unterschiedliche Daten beim Handelsregister angegeben.

• eingetragene Kaufleute (e.K): Hauptniederlassung
• Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG): Gesellschaftssitz

Im Handelsregister steht der Ort, von dem Sie die Geschäfte Ihres Unternehmens leiten. Die – ebenfalls dort eingetragene - postalische Geschäftsanschrift und dieser Ort müssen sowohl bei eingetragenen Kaufleuten als auch bei Personenhandelsgesellschaften identisch sein. Für eine Änderung ist eine notariell beglaubigte Form über den neuen Firmensitz notwendig. Diese legen Sie beim zuständigen Registergericht vor.

Befindet sich der neue Firmensitz im selben Registerbezirk, wird die Änderung in dessen Handelsregister eingetragen. Ist ein anderes Registergericht für den neuen Firmensitz zuständig, werden die Unterlagen vom alten Registergericht an das neue Registergericht weitergeleitet. Das Handelsregistergericht wendet sich an die örtliche Industrie- und Handelskammer (IHK), um die Änderung zu überprüfen. Dementsprechend können Sie diese Änderung erst zeitnah nach dem tatsächlichen Umzug vornehmen.
 

Kapitalgesellschaft

Bei einer Kapitalgesellschaft (UG, GmbH, AG) darf der Firmensitz von der inländischen Geschäftsanschrift abweichen. Diese inländische Geschäftsanschrift muss im Handelsregister eingetragen sein und Zustellungen jeglicher Art müssen an diese Adresse möglich sein. Bei einer Änderung ist eine notarielle Beglaubigung zur Vorlage beim Handelsregister notwendig.

Umzug eines Geschäftsführers/Gesellschafters

Auch diese müssen Sie bei jeder Art von Gesellschaft beim Handelsregister vom Notar beglaubigt vorlegen.

8. Schritt: Krankenkasse und Sozialversicherungsträger

Teilen Sie Ihrer Krankenkasse als Einzugsstelle Ihrer Sozialversicherungsbeiträge Ihren neuen Firmensitz mit.
 

9. Schritt: Steuerberater und Rechtsanwälte

Wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten oder eine feste rechtliche Vertretung haben, teilen Sie diesen kurz Ihre neue Unternehmensdaten mit. Sinnvollerweise teilen Sie dem Steuerberater direkt Ihre neue Steuernummer mit, sodass er diese Daten ändern kann.
 

10. Schritt: Agentur für Arbeit

§ 5 Absatz 5 der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) verpflichtet jeden Arbeitgeber zu einer Mitteilung über Änderungen der Firmendaten an die Bundesagentur für Arbeit. Hierfür wenden Sie sich an den Betriebsnummern-Service. Sollten Sie mit der Bundesagentur für Arbeit für Vermittlungen zusammenarbeiten, melden Sie sich bei der neuen Bundesagentur für Arbeit vor Ort.
 

11. Schritt: Homepage

Denken Sie daran, die Angaben auf Ihrer Homepage zu aktualisieren. Juristisch wichtig ist die Angabe im Impressum. Denn nach § 5 Absatz 1 Nummer 1 des Telemediengesetzes (TMG) sind Sie zu einer korrekten Angabe Ihrer Geschäftsadresse im Impressum Ihrer Geschäftshomepage verpflichtet. Für Ihre Kunden sind aktuelle Geschäftsdaten ebenfalls wichtig, damit Sie sie finden und erreichen.
 

12. Schritt: Beitragsservice öffentlich-rechtlicher Rundfunk

Laut § 6 ff. des Rundfunkbeitragsstaatsvertrags sind Sie als Unternehmer dazu verpflichtet, sowohl die Aufgabe eines Standortes als auch den neuen Firmenstandort zu melden.
 

13. Schritt: Firmenwagen ummelden nach Umzug

Verfügen Sie über Firmenwagen, müssen Sie diese zeitnah ummelden. Denn nach § 13 Absatz 1 Nr. 1 der Fahrzeugzulassungsverordnung (FZV) ist eine Veränderung der Anschrift des Fahrzeughalters unverzüglich bei der Zulassungsbehörde zu melden. Entscheidend ist dabei, dass die Fahrzeuge auf Ihr Unternehmen und auf die aufgegebene Firmenadresse gemeldet sind. Sollten Sie mit Ihrem Unternehmen in einen neuen Bezirk ziehen, melden Sie die Firmenfahrzeuge bei der neuen Zulassungsbehörde in diesem Bezirk. Eine solche Änderung kostet 30 bis 50 Euro pro Fahrzeug. In einigen Fällen berechnen die Ämter den Schilderdruck zusätzlich.
 

14. Schritt: EORI-Nummer Stammdatenänderung

Sobald Sie einen aktuellen Handelsregisterauszug haben, geben Sie einen Änderungsantrag bei der Generalzolldirektion-Dienstort Dresden – Stammdatenmanagement (GZD – DO Dresden – Stammdatenmanagement) ab. Hierfür können Sie den Internetbeteiligtenantrag oder das Formular 0870 nutzen.

Übersicht mit dieser Checkliste für den Firmenumzug behalten

Beim Umzug Ihres Unternehmens gilt es, einen kühlen Kopf zu bewahren und sich rechtzeitig um die Änderungen zu kümmern. Gerade die neue Steuernummer benötigen Sie für weitere Schritte. Somit ist es sinnvoll, diese rechtzeitig zu beantragen. Wir fassen in einer kurzen Checkliste die einzelnen Schritte übersichtlich zusammen, wenn Sie mit Ihrer Firma umziehen wollen:

1. Berufsgenossenschaft
2. Gewerbeamt
3. Industrie- und Handelskammer
4. Finanzamt
5. Banken und Versicherungen
6. Geschäftspapiere
7. Handelsregister
8. Krankenkasse und Sozialversicherungsträger
9. Steuerberater und Rechtsanwälte
10. Agentur für Arbeit
11. Homepage
12. Beitragsservice öffentlich-rechtlicher Rundfunk
13. Firmenwagen
14. EORI-Nummer Stammdatenänderung