Chancen und Risiken der Digitalisierung für KMU

Über 98 % aller deutschen Unternehmen sind kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), oft seit Generationen in Familienhand. Sie sind im Handwerk, Handel, Dienstleistungsbereich, Landwirtschaft und Industrie angesiedelt und tragen größtenteils zum Steueraufkommen des Landes bei. Man kann sie mit Fug und Recht als Wirtschaftsmotor Deutschlands bezeichnen. Um ihre Position auch gegenüber Großkonzernen zu behaupten, müssen sich KMU in digitalen Veränderungen anpassen. Nur Unternehmen, die sich der digitalen Transformation öffnen, können trotz intensivem Wettbewerb erfolgreich sein und weiter wachsen.

Grundlagen

Definition Digitalisierung - was ist Digitalisierung?

Es gibt keine eindeutige Definition für Digitalisierung. Der Begriff wird seit den 1970er Jahren für die Veränderung von Objekten, Prozessen und Ereignissen, die durch die Nutzung digitaler Geräte erfolgt, verwendet. Digitalisierung meint die Umwandlung von analogen Medien und Daten in digitale, aber auch der gesamte technologische Wandel. Digitale Daten werden gespeichert, verbreitet und weiterverarbeitet. Die Umwälzungen, die durch die neuen digitalen Technologien stattfinden und noch zu erwarten sind, werden gerne als digitale Transformation, häufig auch als Revolution bezeichnet.
 

Definition KMU

KMU ist die Abkürzung für kleine und mittelständische Unternehmen. Diese bilden heute das Rückgrat der deutschen Wirtschaft. Um als KMU zu gelten, müssen diese Unternehmen jährlich mehr als zwei Millionen und weniger als 10 Millionen € Umsatz erwirtschaften. Sie dürfen höchstens 50 Mitarbeiter haben. Nur dann haben sie die Berechtigung für europäische Fördergelder. Entsprechend liegt die Mitarbeiterzahl von mittleren Unternehmen unter 250 und der Jahresumsatz unter 50 Millionen €. KMU können verschiedene Rechtsformen haben.
 

Digitalisierung für KMU – von der Bestandsaufnahme zur Umsetzung

Wer den digitalen Status seines Unternehmens kennt, sollte einen Fahrplan für die Digitalisierung im Betrieb erstellen. Wer seinen digitalen Status noch nicht kennt, sollte sich in puncto IT/Digitalisierung von KMUs beraten lassen. Der Fahrplan für die Digitalisierung im Betrieb erfolgt am besten in diesen fünf Schritten:
 

1. Bestandsaufnahme

Welche digitale Infrastruktur ist bereits im Unternehmen vorhanden und was kann ausgebaut werden? Wo muss völlig neu gedacht werden?
 

2. Handlungsbedarf ermitteln

Nicht alles, was sinnvoll erscheint, muss auch (sofort) umgesetzt werden. Welche Ziele, die mit der Digitalisierung erreicht werden sollen, haben Priorität? Wie erreicht man sie am leichtesten?
 

3. Personellen und technischen Bedarf ermitteln

Welche technische Ausstattung ist notwendig, wie binden Sie die Belegschaft in Veränderungsprozesse ein und wie viel Fachpersonal brauchen Sie zusätzlich? Brauchen Sie Fachpersonal oder wollen Sie eine verwenden? Vielleicht ist für die digitale Transformation auch die Hilfe externer, auf den Mittelstand spezialisierter Einrichtungen notwendig.
 

4. Kosten klären

Wie die geplanten Investitionen finanziert werden können, ist eine elementare Frage, die Sie möglichst früh klären sollten.
 

5. Umsetzung

Bei der Planung der Umsetzung müssen Sie berücksichtigen, welche Auswirkungen digitale Umwandlungsprozesse auf sämtliche Geschäftsbereiche, Partnerunternehmen, Lieferanten und Kunden haben. Informieren Sie alle Beteiligten frühzeitig über die geplanten Veränderungen.
 

Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung für KMU

Chancen

Der digitale Arbeitsplatz bietet auch für kleine und mittelständische Unternehmen zahlreiche Vorteile. Digitale Infrastrukturen optimieren innerbetrieblicher Abläufe. Mitarbeiter werden bei Routineaufgaben entlastet und moderne digitale Tools wie beispielsweise online Buchhaltungssoftware gestalten interne Prozesse effizienter. Durch das Teilen von Daten werden Arbeitsabläufe schneller und einfacher, wobei mittlerweile auch KMUs auf Projektmanagement Tools wie beispielsweise Trello zurückgreifen. Smarte online Kommunikationsnetzwerke, wie zum Beispiel Slack, erlauben es, die digitale Kommunikation noch einfacher und persönlicher zu gestalten Es muss nicht immer die formale E-Mail an den Vorgesetzten oder eine Teambesprechung im Nebenzimmer sein, sondern oft reicht eine kurze Nachricht oder ein kurzes Gruppentelefonat – und das vor allem ortsungebunden und auch über das Mobiltelefon.

Selbst begonnene Aufträge lassen sich nun leichter nachverfolgen und fehlende Produkte schneller nachbestellt werden. Die Möglichkeit der virtuellen Verständigung eröffnet auch neue Zielgruppen und ganz neue Geschäftszweige. Neue Vertriebswege tun sich auf, da Unternehmen jetzt Onlineshops installieren können. Im Zuge dessen lassen sich Produkte online individualisieren und neu vermarkten. Die optimierten Abläufe bringen Zeitersparnis, die zu einer besseren die Work-Life-Balance aller Mitarbeiter führt.
 

Herausforderungen

Für viele kleine und mittelständische Unternehmen stellt der digitale Wandel eine enorme Herausforderung dar. Die Einführung neuer Technologien wird durch fehlendes Know-how oft noch gebremst. Auf dem Arbeitsmarkt fehlen IT-Fachkräfte. Auch die Investitions- und Instandhaltungskosten für digitale Infrastrukturen stellen für viele Betriebe ein Problem dar. Ein weiteres Risiko der Digitalisierung ist die Datensicherheit. Auch hier sind Investitionen notwendig. Veränderungen im Unternehmen können immer zu Konflikten innerhalb der Belegschaft führen. Vorgesetzte tun gut daran, diese zu identifizieren und frühzeitig gegenzusteuern. Trotzdem ist sich jedes zweite KMU sicher, die Digitalisierung vorantreiben zu müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
 

Fazit

Digitalisierte Daten sind der erste Schritt zur Automatisierung von Arbeitsabläufen. Daher braucht jedes Unternehmen eine klare Definition der Arbeitsabläufe, die digitalisiert werden sollen. Auch wenn durch digitale Veränderungsprozesse im Unternehmen ein neues Produkt entsteht, heißt das längst nicht, dass alle Vorgänge im Betrieb automatisiert werden müssen. Technische Lösungen können ihre Vorteile vor allem im Bereich Vernetzung ausspielen. Neue Formen der Zusammenarbeit machen alte, meist kostspielige Lösungen überflüssig. Die Neueinführung praktischer digitaler Tools muss transparent kommuniziert werden. Nur so kommt sie in den Köpfen der Belegschaft auch an. Um Chancen und Risiken der Digitalisierung abwägen zu können, sind strategische Planung und offene Kommunikation erforderlich. Häufig lohnt es sich, externe Spezialisten mit ins Boot zu holen, die einen neutralen Blick auf das Unternehmen und die Abläufe darin haben.