Zuschüsse und Fördermittel

Geschenktes Geld zu bekommen scheint auf den ersten Blick eine tolle Sache zu sein. Doch bei genauerem Hinsehen stellt sich heraus, dass an Zuschüsse bestimmte Bedingungen geknüpft sind. Sie dürfen das Geld zum Beispiel nicht einfach nach Gutdünken ausgeben, sondern müssen auf den Cent genau nachweisen, was Sie im Einzelnen gekauft haben. Ob die Ausgabe zuschussfähig ist, hängt von den expliziten Regelungen des Zuschusses ab.

Was Sie grundsätzlich über Zuschüsse wissen sollten sowie einige Tipps und Tricks erfahren Sie jetzt.

Keinen Auftrag vor der Förderzusage erteilen

In den Richtlinien heißt es regelmäßig, dass nur Projekte gefördert werden, die noch nicht begonnen haben. Die Definition des Projektbeginns spielt dabei eine entscheidende Rolle. Es handelt sich nicht etwa um den ersten Spatenstich. Vielmehr geht es um etwas ganz anderes: Die allermeisten Förderbehörden betrachten ein Projekt als begonnen, sobald ein verbindlicher Liefer- oder Leistungsvertrag abgeschlossen wurde. Das Datum auf diesem Dokument ist der offizielle Termin des Projektbeginns.

Sie dürfen und müssen vor Beginn Angebote einholen und die Möglichkeiten von Zusammenarbeit mit Kooperationspartnern, zukünftigen Mitarbeitern oder anderen Beteiligten klären. Doch Sie dürfen unter keinen Umständen einen verbindlichen Vertrag schließen, jedenfalls bei der überwiegenden Mehrheit der Zuschussprogramme nicht. Es gibt Ausnahmen, die keiner bestimmten Regel folgen. Deshalb sollten Sie die Richtlinien des anvisierten Zuschussprogramms genau studieren und daraufhin prüfen. Falls Sie keine Angaben dazu finden, belassen Sie es nicht dabei, sondern rufen bei der zuständigen Stelle an. Fragen Sie nach, was die Förderstelle als Projektbeginn einstuft und erkundigen sich, ob Sie bereits beginnen dürfen, bevor eine eventuelle Zusage vorliegt. Damit vermeiden Sie ein K. o.-Kriterium, dass sie gnadenlos aus dem Fördertopf ausschließt.

Erst ausgeben, dann kassieren

Die Überschrift klingt widersinnig, doch genau nach diesem Prinzip funktionieren die meisten Zuschüsse. Bevor Sie das Geld von der Förderstelle erhalten, müssen Sie zunächst einmal etwas ausgeben. Das hat verschiedene Gründe. Zum einen werden Zuschüsse auf Basis einer sogenannten Bemessungsgrundlage bezahlt. Die Bemessungsgrundlage setzt sich aus den förderfähigen Kosten/Investitionen zusammen. Um eine Bemessungsgrundlage zu erzeugen, müssen zunächst einmal Kosten produziert werden. Auf dieser Basis wird die Höhe des Zuschusses ausgerechnet und ausbezahlt. Dazu ein Beispiel: über einen typischen Ablauf:

Eine Firma will Geld in den Einbau einer Klimaanlage investieren. Dafür möchte sie gerne Zuschüsse aus dem Topf für Kälte- und Klimaanlagen beantragen.

1. Der erste Schritt besteht darin, ein Angebot einzuholen. Dieses muss im Wesentlichen den technischen Vorgaben, die im Förderprogramm fixiert sind, entsprechen. Antragsteller rufen im Zweifel mit dem vorliegenden Angebot beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle an und fragen nach, ob die angebotene Klimaanlage tatsächlich förderfähig ist. Ist sie es, geht es zu Schritt 2.
2. Sie stellen den Antrag und warten auf die Förderzusage. Achtung: Es können Wochen bis Monate vergehen, bis diese vorliegt. Die Förderzusage enthält die Angaben über die Zuschusshöhe, in unserem Beispiel sollen es 30% sein.
3. Erst bei Vorliegen der Zusage darf der Auftrag zum Einbau der Klimaanlage erteilt werden.
4. Das beauftragte Unternehmen baut die Klimaanlage ein und schreibt die Rechnung, die beispielhafte Rechnungssumme beläuft sich auf 30.000 € netto. Die Mehrwertsteuer ist als durchlaufender Posten nicht förderfähig.
5. Die Rechnung muss nachweislich bezahlt werden. Der Zuschussempfänger schickt der Behörde die Rechnung, den Bezahlnachweis (=Kontoauszug) sowie weitere speziell auszufüllende Formulare zu.
6. Nach Prüfung der Rechnungsunterlagen (=Verwendungsnachweis) und gegebenenfalls Klärung von Unstimmigkeiten zahlt die Förderbehörde den Zuschuss in Höhe von 30 % (= 9.000 €) aus.

Achtung: Hätte der Zuschussempfänger Skonto zum Beispiel in Höhe von 3% gezogen und nur 29.100 € netto bezahlt, wäre der Zuschuss auf 8.730 € gesunken.

 

Urlaub, Jahreswechsel, Feiertage: Der Geldfluss stockt

Mitarbeiter einer Förderbehörde sind auch nur Menschen. Sie gehen in Urlaub, feiern Weihnachten und sind über die Feiertage nicht erreichbar. Besonders der Jahreswechsel sorgt bei Zuschussempfängern immer wieder für Unmut. Das liegt nicht nur an der großen Anzahl von Feiertagen und abwesenden Mitarbeitern in der Zeit zwischen den Jahren, sondern an einer förderspezifischen Eigenheit:

Großvolumige Zuschussprogramme wie zum Beispiel die „Gemeinschaftsaufgabe“, unterliegen einem bestimmten Rhythmus. Jährlich müssen die Förderstellen die so genannte Evaluierung durchführen. Das bedeutet, dass sie ungefähr zwischen Mitte Oktober und Ende März damit beschäftigt sind, Kassensturz zu machen. Sie ermitteln, welche Projekte wie viel Geld erhalten haben, wie hoch die ausstehenden Rest-Zuschüsse sind, welche Anträge in der Warteschleife liegen und wie hoch deren Volumen ausfällt – sie gleichen insgesamt ab, ob das Geld für alle reicht, um im folgenden Jahr auf dieser Basis weiter arbeiten zu können.

Das alles kostet viel Zeit und bindet Arbeitskräfte in der Förderstelle. Für Sie bedeutet das, dass angeforderte Mittel möglicherweise nicht im gewohnten Turnus auf Ihrem Konto eingehen, sondern, dass sie eine gewisse Zeit auf das Geld warten müssen. Bereiten Sie sich darauf vor, indem Sie entweder für eine Zwischenfinanzierung sorgen oder aber geplante Projektschritte zeitlich nach hinten schieben, falls möglich.
 

Nicht jeder Zuschuss lohnt sich: Wirtschaftlichkeit im Auge behalten

Zuschüsse zu bekommen ist gut und schön, doch wenn sie mit einem enormen zeitlichen Verwaltungsaufwand verbunden sind, rechnen sie sich manchmal nicht. Wer jetzt noch Geld für einen Fördermittelberater ausgeben muss, verbraucht den finanziellen Vorteil im Handumdrehen und geht Plus/Minus Null raus. Eine Faustregel sagt: Zuschüsse unter 5.000 € sollten Sie alleine beantragen. Bei höheren Zuschüssen ist die Unterstützung eines Experten sinnvoll und wirtschaftlich – Ausnahmen bestätigen die Regel.