Übernachtungskosten richtig abrechnen: So geht´s!

Übernachtungskosten können mitunter ganz schön ins Geld gehen. Selbstständige können diese Kosten in voller Höhe ansetzen. Es gibt einige Voraussetzungen, die dabei zu beachten sind. Natürlich hat der Gesetzgeber auch hier wieder ein paar Ausnahmeregelungen und Besonderheiten erlassen. Darüber müssen Sie als Selbstständiger Bescheid wissen. Dieser Beitrag erklärt, was es rund um das Thema Übernachtungskosten zu wissen gibt.

Angemessenheit beachten

Übernachtungskosten müssen angemessen sein. Je nach Branche mögen Übernachtungskosten in einem Luxushotel als unverhältnismäßig gelten. Betriebsprüfer schauen sehr genau hin und schmeißen diese Kosten im Zweifel raus. Was bedeutet das für Sie?

1. Diese Ausgaben werden nicht anerkannt, so dass sie den Gewinn nicht mindern. Ein höherer Gewinn führt zu höheren Steuern.

2. Der Betriebsprüfer checkt sämtliche Übernachtungskosten noch genauer, denn wo er einen Fehler findet, vermutet er noch mehr Ungereimtheiten.
    

Wann werden Übernachtungskosten nicht anerkannt?

Es gibt manche Konstellationen, bei denen Übernachtungskosten nicht abzugsfähig sind. Wenn Sie beispielsweise regelmäßig zu einer weit entfernten Betriebsstätte fahren und lange Zeit verweilen, dort aber keine doppelte Haushaltsführung angegeben haben, sind die Übernachtungskosten nicht abzugsfähig.

Beispiel: Ein freiberuflicher Fotograf ist in Hamburg tätig. Er fliegt regelmäßig nach München und gibt dort Seminare. In Hamburg ist seine regelmäßige Betriebsstätte, die Reisekosten nach München kann er absetzen. Übernachtungskosten aber sind nicht anrechenbar. Hier könnten Freiberufler und Selbstständige einen Antrag auf doppelte Haushaltsführung stellen, vorausgesetzt, die Adresse für einen zweiten Wohnsitz liegt vor. Die regelmäßige Übernachtung in einem Hotel reicht nicht als Anhaltspunkt aus.
 

Achtung Frühstückskosten!

Wenn der Gesetzgeber von Übernachtungskosten spricht, sind die Kosten für ein Frühstück nicht inkludiert. Manche Hotels schreiben die Kosten für das Frühstück mit auf die Rechnung, doch an dieser Stelle sollten Sie aufmerksam sein. Lassen sich nämlich die Kosten für ein Frühstück nicht ermitteln, wird eine Pauschale von 4,80 € von den Übernachtungskosten abgezogen. Sind sie im Ausland unterwegs, werden die dort gültigen Verpflegungsmehraufwendungen zugrunde gelegt und 20 % des jeweiligen Werts angesetzt. Falls die Kosten für das Frühstück über 4,80 € liegen, das ist meistens der Fall, achten Sie darauf, dass es nicht auf der Rechnung steht. Dann fahren sie steuerlich gesehen besser.
 

Übernachtung ohne Frühstück buchen

Noch cleverer ist es, auf der Hotelrechnung „Übernachtung ohne Frühstück“ ausweisen zu lassen. Dann stellt sich überhaupt nicht die Frage nach irgendwelchen pauschalen Abzügen, die die abzugsfähigen Kosten drücken.
 

Der Trick mit dem Business-Package

Manchmal kommt es nur darauf an, welches Etikett aufgeklebt wird. Wenn ein Selbstständiger in einem Hotel übernachtet, kommen weitere Kosten auf hinzu. Manchmal benutzt er einen Hemdenservice, lässt die Schuhe putzen oder nimmt andere Dienstleistungen in Anspruch, die das Finanzamt nicht anerkennt. Über den Umweg des Business-Packages gelingt es trotzdem, die Kosten geltend zu machen. Was sie tun müssen ist, sich auf der Rechnung den Preis für das Zimmer ausweisen und zusätzlich eine Position „Business-Package“ abrechnen zu lassen. Auf diesem Weg werden alle Kosten erstattungsfähig. Natürlich werden die Frühstückskosten wieder herausgerechnet, außer, Sie lassen „Übernachtung ohne Frühstück“ ausweisen.
 

Pauschalen geltend machen

Nur Angestellte können Pauschalbeträge für Übernachtungen geltend machen. Selbstständige und Freiberufler, die als Einzelunternehmer oder in der Rechtsform einer Personengesellschaft arbeiten, haben deshalb keinen Zugriff auf die Pauschalen. Sind sie aber Geschäftsführer einer GmbH, werden Sie wie ein Angestellter behandelt. Für Übernachtungen in Deutschland wird eine Pauschale von 20 € akzeptiert. Das ist natürlich viel zu wenig, die Kosten in einem Hotel in Deutschland sind in der Regel deutlich höher. Aber wenn Sie ins Ausland reisen, könnte die Abrechnung über die Pauschalen durchaus interessant sein. Ein Blick in die aktuellen Tabellen zeigt, wie die Übernachtungskosten in den einzelnen Ländern pauschal berücksichtigt werden können. Hier eine Reihe von Ländern, mit deutlich höheren Pauschbeträgen für eine Übernachtung:

• Ägypten 125 €

• Argentinien 144 €

• Australien 158 €

• Belgien 135 €

• Dänemark 143 €

• Frankreich (Paris) 152 €

• Luxemburg 130 €

• Niederlande 119 €

• Norwegen 182 €

• Portugal 102 €

• Schweden 168 €

• Schweiz 169 € (außer Genf, dort 195 €)

• Vereinigtes Königreich (London) 224 €, überall sonst 115 €

Vor dem Hintergrund dieser Tabellen können Sie überlegen, ob sie mit der Erstattung der tatsächlichen Übernachtungskosten günstiger wegkommen, als mit dem Ansatz der Pauschalen. Ein Beispiel soll verdeutlichen, wo der Vorteil liegt:

Sie besuchen Ihre Kunden in Belgien, Luxemburg und den Niederlanden auf Ihrer jährlichen Benelux-Tour. Dabei übernachten Sie in jedem Land einmal und bezahlen für jede Übernachtung jeweils 80 €. Ihre tatsächlichen Hotelkosten betragen also 240 €. Würden sie nach Pauschalen abrechnen, dann würden sie für Belgien 135 €, für die Niederlande 119 € und für Luxemburg 130 € erhalten. Über die pauschale Abrechnung könnten Sie Kosten von insgesamt 384 € betrieblich geltend machen. Wenn Sie also ein Interesse daran haben, die Betriebsausgaben zu maximieren, entscheiden Sie sich für die pauschale Abrechnung, weil sie damit 144 € mehr geltend machen können.
 

Sonderfall Übernachtung im Fahrzeug, Flugzeug oder Schiff

Wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter mit einem Fahrzeug unterwegs sind, zum Beispiel mit einem Lkw mit Schlafkabine, dann dürfen keine zusätzlichen Kosten für eine Übernachtung abgerechnet werden. Aber es gibt Ausnahmen. Angenommen, Ihr Mitarbeiter fliegt über Nacht von Amerika nach Europa. Er landet morgens um 2:00 Uhr in Köln und nimmt sich dort ein Hotelzimmer. Diese Übernachtungskosten dürfen Sie betrieblich verbuchen. Das gleiche gilt, wenn der Arbeitnehmer am Abreisetag zunächst im Hotel eingecheckt, bevor die Reise startet.

Reisenebenkosten bei Übernachtungen in Verkehrsmitteln

Reisenebenkosten, die bei Übernachtungen in Fahrzeugen, in Flugzeugen oder auf Schiffen entstehen, sind ebenfalls abzugsfähig. Beispielsweise können Benutzungsgebühren für sanitäre Einrichtungen wie WC und Duschräume sowie Kosten für die Reinigung des Fahrzeuginnenraums anfallen. Diese sind betrieblich veranlasst und deshalb anrechenbar. Das Bundesministerium für Finanzen hat zugelassen, dass Reisenebenkosten nicht grundsätzlich im Detail nachgewiesen werden müssen, wenn es sich um solche Kleinigkeiten wie Nutzungsgebühr für Dusche etc. handelt. Stattdessen reicht es, wenn Sie Ihre Mitarbeiter dazu anhalten, die Belege zu sammeln und einen repräsentativen Zeitraum nachweisen. Dieser sollte drei Monate umfassen. Danach können Sie die durchschnittlichen täglichen Kosten ansetzen, ohne Belege einzureichen.