Das sind die wichtigsten Tools für Selbstständige (Stand: 3/2019)

Tools am PC

Als Selbstständiger kümmern Sie sich um viele Dinge gleichzeitig. Sie sind Ihr eigener Chef und organisieren Ihr Unternehmen in Eigenregie. Sie übernehmen viele Aufgaben, die Ihr eigentliches Kerngeschäft gar nicht betreffen. Doch hilfreiche Software-Tools, können Ihnen die Arbeit erleichtern.
 

Unternehmen bekannt machen

Sie möchten sich einen zufriedenen und verlässlichen Kundenstamm aufbauen und Ihren Betrieb breitgefächert bekannt machen. Aber: Wie erreichen Sie Menschen, die unter Umständen hunderte Kilometer entfernt wohnen? Über das Internet vermarkten Sie Ihr Unternehmen weltweit.
 

Google My Business

Nach wie vor ist Google die meistgenutzte Online-Suchmaschine. Durch geschickte Verschlagwortung und Suchmaschinenoptimierung erreichen Sie es vielleicht, dass Ihr Unternehmen unter den obersten Ergebnissen einer Suchanfrage rankt.

Mit einem Google-Unternehmensprofil erhöhen Sie diese Chance erheblich.  Je nach Suchbegriff zeigt Google Ihr Google My Business-Profil auf der ersten Seite der Suchergebnisse an. In den Google-Maps Ergebnissen erscheint Ihr Eintrag bei lokalen Suchanfragen. Hierfür benötigen Sie ein Google-Konto. Der Eintrag und die Pflege Ihres Unternehmenseintrags sind kostenlos.

In weiteren Online-Branchenbüchern, wie Gelbe Seiten, können Sie Ihr Unternehmen kostenlos registrieren. Zusätzlich sind Unternehmensseiten in sozialen Medien, wie XING, Facebook oder Twitter wirkungsvoll. Basisprofile erstellen Sie kostenlos und fördern mit regelmäßiger Pflege den Bekanntheitsgrad Ihres Unternehmens.
 

Homepagebaukästen

Vielerorts als antiquiert bezeichnet, ist die eigene Webseite nach wie vor Ihre digitale Visitenkarte. Sie vermitteln suchenden Kunden aus der ganzen Welt einen ersten Eindruck von Ihrem Unternehmen. Viele Internetservices bieten sogenannte „Homepagebaukästen“ an, mit deren Hilfe Sie Ihre Webseite intuitiv und ohne Vorkenntnisse erstellen.
 

WordPress

WordPress bietet Ihnen in der kostenlosen Basisversion vielfältige Features und Gestaltungsmöglichkeiten. Allerdings generiert das Unternehmen Werbeanzeigen auf Basis-Webseiten. Im kostenlosen Modus erweitert WordPress die Internetadresse um den Zusatz „.wordpress.com“ erweitert (Beispiel: https://unternehmensname.wordpress.com).  Der „Persönlich“-Tarif für 4,00 EUR monatlich enthält einen individuellen Domainnamen (Beispiel: https://unternehmensname.de). Die Tarife „Premium“ und „Business“ bieten zusätzlichen Gestaltungsfreiraum. Hiermit passen Sie das Webdesign vollständig Ihren individuellen Bedürfnissen an, verwalten einen Online-Shop oder verdienen Geld mit geschalteten Werbeanzeigen. Dafür sollten Sie allerdings über fortgeschrittene Kenntnisse in der Homepageerstellung verfügen.

Mehrere Administratoren können die Webseite über das Content Management System (CMS) gleichzeitig bearbeiten. Für mobile Endgeräte bietet das Unternehmen eine App an, mit der Sie Ihre Webseite von unterwegs pflegen können.

Tipp: Eine individuelle Internetadresse können Sie auch über einen externen Provider generieren (Strato: ab 0,05 EUR monatlich). Diese leiten Sie per Domainweiterleitung auf die kostenlose Wordpress-Seite um.

Strato, 1&1 oder Jimdo bieten ebenfalls intuitiv zu bedienende Homepagebaukästen an. Bei diesen Providern finden Sie jedoch keine kostenlose Basisversion.

Jooomla ist als Open-Source-CMS komplett kostenlos und werbefrei. Allerdings benötigen Sie für die Nutzung der Software fortgeschrittene Kenntnisse in der Webseitenerstellung und eine Domain mit Online-Speicherplatz.
 

Projektmanagement

Sie möchten den Überblick über Ihre Projekte behalten und diese sauber managen. Computerprogramme können Ihnen behilflich sein. In der Regel enthält Projektmanagement-Software die Features Kalender, To-Do-Listen, Meilensteine und Aufgaben-Management und erlaubt mehreren Personen die Bearbeitung.
 

Asana

Asana ist über den heimischen Desktop sowie für mobile Endgeräte verfügbar. Für Teams mit bis zu 15 Personen ist die Basisversion kostenlos und intuitiv bedienbar. Sie fügen in ein Projekt alle mitwirkenden Personen ein und weisen ihnen terminierte Aufgaben zu. Der Kalernder erinnert die Verantwortlichen an bevorstehende und fällige Aufgaben.

Auch andere Tools, wie Trello, Bitrix24 und GanttProject erleichtern die Arbeit in Projektgruppen erheblich. GranttProject setzt nicht wie die Konkurrenz auf eine Cloudlösung, sondern ist als Desktopversion programmiert. Für einige Programme zahlen Sie eine Nutzungsgebühr.
 

Kalender

Mit einer Kalender-Software behalten Sie wichtige Termine im Blick. Die meisten Programme eignen sich für den Teamzugriff. Der Konkurrenzkampf der Anbieter, zum Beispiel TIMIFYKalender.com oder Bileico ist groß.
 

Google Calendar

Der Google Kalender ist ein übersichtlicher Online-Terminkalender und als App für verschiedene mobile Endgeräte verfügbar. Übertragen Sie Termine aus dem Google Calendar bequem per Klick in den Smartphone-Kalender. Wenn Sie es wünschen, schalten Sie weitere Personen für den Zugriff frei. Markieren Sie die Kalendereinträge in verschiedenen Farben und teilen Sie sie personen-, kontextgebunden oder nach Dringlichkeit ein. Sie benötigen einen Google-Account, um den Kalender zu nutzen.
 

Doodle

Die kostenlose, cloudbasierte Doodle-Software eignet sich vor allem zur Terminabstimmung in Teams. Sie geben die Daten vor und Ihre Teammitglieder markieren günstig gelegene Zeiten. In einer strukturierten Übersicht erfahren Sie das Ergebnis der Abfrage.
 

Office-Paket

Um eine Bürosoftware, mit der sich Texte, Tabellen und PDF-Dateien erstellen und bearbeiten lassen, kommen Sie als Selbstständiger nicht umhin. Vorreiter ist das Microsoft Office-Paket, für das Sie jedoch Nutzungsgebühren zahlen.
 

OpenOffice

Eine Alternative zu den Microsoft Programmen bietet das OpenOffice Paket. Erstellte Dokumente speichern Sie wenn gewünscht in den gängigen Microsoft-Formaten .docx und .xlsx ab. Hierfür wählen Sie beim Speichern das gewünschte Format aus. Ohne Änderung speichert OpenOffice die Dokumente automatisch im eigenen Format. Wer die Software nicht nutzt, kann diese Dateien nicht öffnen. Alternativ konvertieren Sie Dokumente auf Knopfdruck in das PDF-Format. Die OpenOffice Programme gleichen in ihrer Bedienbarkeit den Microsoft-Pendants. Microsoft-Office ist die weiter verbreitete Software und in der „Office 365“-Version als Online-Lösung erhältlich. Testen Sie im Zweifelsfall mit der kostenlosen 30-Tage-Version, ob sich ein Kauf lohnt.

Als Nutzer eines Google Accounts bietet Ihnen der Suchmaschinen-Gigant mit Google Docs ebenfalls eine Dokumentenstruktur, die mit dem Microsoft Office-Paket vergleichbar ist. Sie erstellen die Dokumente ausschließlich online, geben sie für andere frei oder laden sie auf Ihren Desktop herunter. Sie speichern heruntergeladene Dateien im Microsoft Office-Format.
 

Rechnungen & Buchhaltung

Verschiedene Softwareunternehmen bieten Programme an, die Ihnen die Buchhaltung , Rechnungserstellung und -verwaltung erleichtern.
 

Debitoor

Mit Debitoor erstellen Sie Rechnungsvorlagen nach Ihren individuellen Vorstellungen. Auf Knopfdruck erhalten Sie einen Überblick über bezahlte und offene Rechnungen. Sie erfassen sämtliche Einnahmen und Ausgaben übersichtlich in einer Maske. Über eine Online-Schnittstelle zu ELSTER übertragen Sie die monatliche Vorsteueranmeldung an Ihr Finanzamt.  Mit der kostenlosen Testversion greifen Sie für sieben Tage vollumfänglich auf das Programm zu. Für die unbeschränkte Vollversion variieren die Kosten abhängig von der Anzahl der jährlichen Rechnungen zwischen 4,00 EUR und 30,00 EUR monatlich.

Weitere Buchhaltungsprogramme sind Lexware Buchhaltung 2019 oder WISO Buchhaltung 365. Letzteres erscheint als „klassische“ CD-Versionen und kostet 139,95 EUR. SevDesk hilft als Cloudlösung bei der Rechnungserstellung (7,50 EUR pro Monat) und Buchhaltung (15,00 EUR pro Monat).
 

Adressverwaltung

Mit einem Tool zur Adressverwaltung halten Sie die Kontaktdaten von Geschäftspartnern, Mitarbeitern und Kunden griffbereit. Manche Programme erstellen auf Knopfdruck Rechnungen.
 

A1-Faktura

Als Selbstständiger im Handwerk nutzen Sie dieses Programm. Die Basisfunktionen sind unbeschränkt kostenlos nutzbar, während für einige Zusatzmodule nach einer Laufzeit von 30 Tagen Gebühren anfallen. Das Programm erscheint im schlichten Design. Sie verwalten Adressen und erstellen Kundenangebote und Rechnungen. Die Vorlagen passen Sie individuell an.

DIGeS oder SuccesControl eignen sich ebenfalls für die Adressverwaltung. Während Sie erstes als kostenlose 30-Tage-Testversion ausprobieren können, benötigen Sie für SuccesControl das Microsoft Office-Paket.
 

Dokumentenarchivierung

Nutzen Sie eine Software zur Dokumentenarchivierung, um nicht den Überblick über abgespeicherte Dateien zu verlieren.
 

fileCon

Mit der kostenlosen 30-Tage-Testversion von fileCon verwalten und archivieren Sie Dokumente in unterschiedlichen Formaten. Sie schaffen eine übersichtliche Ablage und organisieren Ihr digitales Büro.
 

Online Speicherplatz

Viele Provider und Softwarehersteller bieten Online-Speicherplatz an. Der Vorteil: Sie halten Ihre Dokumente immer und überall verfügbar. Die Cloudlösungen unterscheiden sich vornehmlich in angebotenem Speichervolumen und ihrer Preisgestaltung.
 

WeTransfer

Im kostenlosen Basismodus bietet WeTransfer Ihnen 2GB Online-Speicherplatz an. Sie stellen große Dateien über die Plattform anderen zum Download zur Verfügung. Vorteilhaft hierbei ist, dass ein verschickter Download-Link nach sieben Tagen verfällt.

Andere Cloudspeicher sind Dropbox, OneDrive oder Google Drive.
 

Fazit

Viele nützliche Tools erleichtern Ihnen die Selbstständigkeit – teilweise zu geringen Preisen. Recherchieren Sie für zeitintensive oder unliebsame Arbeiten nach unterstützenden Softwarelösungen. Wenn Sie wissen, welche Features Sie benötigen, werden Sie geeignete Programme finden. Damit bleibt Ihnen mehr Zeit, sich Ihrem Kerngeschäft zu widmen.

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