Projektmanagement: 10 Tipps für Startups

In der frühen Phase eines Unternehmens – während der Gründung und in den ersten Jahren– kommt es maßgeblich darauf an, Projekte sinnvoll zu planen. Vom Projektmanagement hängt direkt der Erfolg des Unternehmens ab. Denn werden Projekte zeitlich oder hinsichtlich den verwendeten Ressourcen nicht sauber geplant und abgewickelt, führt das oft schnell zu finanziellen Verlusten. Deshalb gibt folgender Artikel Hinweise und Tipps, auf die es zu achten gilt, um Projekte erfolgreich umzusetzen.

Definition Projektmanagement

Beim Begriff Projektmanagement handelt es sich nicht um eine einzelne Aufgabe, die abzuarbeiten ist, sondern mehr um einen Aufgabenkatalog. Verschiedene Stellen einer Firma arbeiten zusammen an einem Projekt. Jedem Bereich kommen dabei unterschiedliche Aufgaben zu. Diese lassen sich in vier große Aufgabenbereiche einteilen:

1. Projektdefinition

2. Projektdurchführung

3. Projektcontrolling

4. Projektabschluss

Die vier Aufgabenbereiche greifen wie Zahnräder ineinander, um zum Erfolg zu führen. Das Ziel eines guten Projektmanagements ist es, einerseits Risiken zu minimieren und andererseits Chancen zu nutzen, um projektbezogene Ziele zeitlich und in Bezug auf das Budget perfekt zu erreichen.
 

Projektdefinition

Worum geht es bei dem aktuellen Projekt? Was sind die gesteckten Ziele? Welche Ausgangssituation liegt vor? Diese und andere Fragen werden im Rahmen der Projektdefinition gestellt. Es werden Ziele definiert und Schritte erarbeitet, die nötig sind, um diese Ziele zu erreichen. Dabei ist das Wichtigste, dass Sie realistisch bleiben. Auch wenn Kunden bestimmte Vorstellungen von der Zielsetzung haben, müssen Sie am Ende in der Lage sein, diese fristgerecht umzusetzen.
 

Projektdurchführung

Im Anschluss an die Projektdefinition stellen Sie ein Projektteam (oder mehrere) zusammen, welche die Aufgaben des Projekts übernehmen. Dies gilt natürlich nur, wenn Sie kein Freiberufler sind, der alle Aufgaben selbst erledigt. Innerhalb der Projektteams gibt es zudem Projektleiter, die sämtliche Aufgaben im Blick behalten und direkt koordinieren. Die einzelnen Arbeitsschritte werden erarbeitet und an die Projektteams verteilt. Danach geht es an die eigentliche Durchführung des Projekts.
 

Projektcontrolling

Während der Durchführung des Projekts kontrollieren Sie oder ein Supervisor regelmäßig den Erfolg des oder der Projektteams. Es erfolgt zudem eine Dokumentation der einzelnen Arbeitsschritte, auch in Hinblick darauf, wie gut sie funktioniert haben. Ein Qualitätsmanagement rundet das Controlling ab.
 

Projektabschluss

Zum Abschluss wird das Projekt durch Sie als Gründer beziehungsweise Chef abgenommen, das Ergebnis dokumentiert und die Beteiligten werden entlastet. Auch ein Feedback der Mitarbeiter, die am Projekt beteiligt waren, sollte eingeholt werden. Dann ist das Projekt fertig für den Endkunden.

Die großen Herausforderungen für Startups

Da Startups noch wenig Erfahrung mit Projektmanagement haben, stehen sie vor einigen besonderen Herausforderungen. Doch diese lassen sich mit sorgfältiger Planung und den richtigen Tools meistern. Welche Herausforderungen sind für Startups die gefährlichsten und häufigsten?

• Unklare Ziele und schlechte Auftragsklärung. Dies gründet stets in einer unzureichenden Kommunikation mit dem Endkunden und kann dementsprechend leicht vermieden werden. Denn nur mit einer klaren Zielsetzung können Sie das Projekt erfolgreich abschließen und den Kunden zufriedenstellen.

• Mangelndes Anforderungsmanagement. Die Anforderungen an das Projekt, die Mitarbeiter, die Zeit und das Budget müssen vorab genau definiert werden. So behalten Sie auch in stressigen Phasen des Projekts den Überblick und können stets auf den Anforderungskatalog zurückgreifen.

• Schlechte Planung resultiert in Chaos und Zeitverzug. Planung ist das A und O im Projektmanagement. So weiß jede Instanz, welche Aufgaben wann zu erledigen sind. Im besten Fall greifen alle Bereiche nahtlos ineinander. Kleinere Abweichungen sind normal. Doch je größer diese werden, desto fataler kann das für ein Startup sein.

• Risiken werden verdrängt oder ignoriert. In der Projektdefinition müssen Sie auch Risiken abwägen, um keine bösen Überraschungen zu erleben. Diese können das Unternehmen schnell Unsummen kosten.

• Rückstände bleiben unentdeckt. Dies führt wiederum zu Verzug in zeitlicher oder finanzieller Hinsicht und kann für kleinere Unternehmen schnell das Aus bedeuten. Deshalb gibt es die Instanz des Projektcontrollings, die hierauf besonderes Augenmerk legt.

Das Problem mit den großen Herausforderungen, vor denen Startups beim Projektmanagement stehen, ist, dass sie schnell zur existenziellen Gefahr werden. Mithilfe guter Planung und eines motivierten Teams lassen sie sich aber meistern. Auch Tools zur Ressourcen-, Termin und Projektplanung sind hilfreich, um Projekte erfolgreich umzusetzen.
 

Wie behalten Gründer den Überblick?

Für Unternehmer ist nichts wichtiger, als den Überblick über ihre Projekte zu behalten. Die Projektteams arbeiten in der Regel selbstständig an ihren Projekten und geben nur von Zeit zu Zeit Berichte und Feedback an das Controlling weiter. Deshalb sollten Sie als Gründer sich stets darum bemühen, zu überblicken, was in den einzelnen Projekten gerade passiert. Doch auch für die Mitarbeiter ist es unerlässlich, sich regelmäßig rückzuversichern, an welchem Punkt im Projekt sie stehen und wie der Verlauf des Projekts aussieht. Auch im Rahmen der Prozessoptimierung ist dies unerlässlich. Verschiedene Methoden helfen dabei, diesen Überblick nicht zu verlieren. Unternehmen achten bei der Auswahl der einzelnen Methoden auf Qualität – das heißt, sie nutzen einzelne Methoden voll aus oder erstellen eine Kombination verschiedener Methoden, die für sie gut funktioniert. Es ist weniger sinnvoll, aus allen möglichen Optionen lediglich kleinste Teile zu übernehmen.
 

To-do- und Aktivitätslisten

Diese Art der Dokumentation hilft allen Beteiligten dabei, zu sehen, wer für welche Aufgaben im Projekt zuständig ist. Einzelne Arbeitsschritte werden somit für alle sichtbar dokumentiert, inklusive Informationen zu Problemen, Erfolg und Dauer der einzelnen Schritte. Auch Firmengründer erkennen so, wie sich der Verlauf des Projekts gestaltet und ob es nötig ist, an mancher Stelle zu intervenieren. To-do- und Aktivitätslisten lassen sich entweder manuell auf Whiteboards den oder digital auf verschiedenen Online-Plattformen führen. Die digitale Variante bietet den Vorteil, dass auch Mitarbeiter im Home-Office jederzeit darauf zugreifen können.
 

Netzplan

Ein Netzplan erinnert in seiner Optik möglicherweise an das Streckennetz der Bahn – es visualisiert voneinander abhängige Arbeitsprozesse. So können Mitarbeiter stets evaluieren, an welchen Aufgaben sie arbeiten müssen, um zu anderen Aufgaben zu gelangen. Auch für die Identifikation einzelner, wichtiger Aufgabenpfade ist diese Methode zu empfehlen.
 

Balkendiagramme

Diese Art von Diagrammen ist nützlich, wenn es um den zeitlichen Aufwand einzelner Aufgaben geht. Es stellt die Aufgaben als Balken dar – je länger der Balkon, desto größer der zeitliche Aufwand. Projektleiter können damit Aufgaben so delegieren, dass keine Überschneidungen bestehen und jeder Mitarbeiter perfekt ausgelastet ist.
 

Meetings

Feste Meetings sind ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskultur. Sowohl in größeren Firmen als auch in Startups müssen regelmäßig Treffen der Projektgruppen und auch der einzelnen Projektleiter stattfinden, um Projekte erfolgreich umzusetzen. Dabei geht es darum, zum einen Statusupdates über das eigene Projekt zu liefern und zum anderen den Verlauf verschiedener Projekte im Blick zu behalten. Das persönliche Treffen kann in der Regel nicht ersetzt werden.

Tipps und Tricks für erfolgreiches Projektmanagement

Um Projekte erfolgreich zu managen, haben sich einige Tipps und Tricks nicht nur für Startups bewährt. Wer folgende Punkte beachtet, hat nachweislich größere Erfolgschancen.
 

Tipp 1: Konkrete Zielsetzung

Nur wer sich klare Ziele setzt, kann diese auch erreichen. Deshalb ist es unerlässlich, die zu erreichenden Ziele vorab genau zu definieren.
 

Tipp 2: Die 72-Stunden-Regel

Diese Regel gilt vor allem für Selbstständige ohne Mitarbeiter, doch auch in Startups kann sie Anwendung finden. Im Grunde besagt die 72-Stunden-Regel, dass die erste Aufgabe des Projekts maximal 72 Stunden nach Start begonnen sein muss – sonst sinken die Erfolgschancen erheblich. Dies ist natürlich nicht in Stein gemeißelt und abhängig von der Zielsetzung, allerdings sollte im Kopf behalten werden, dass der Projektstart nicht zu weit nach hinten verschoben wird.
 

Tipp 3: Verantwortlichkeiten schaffen

Ein guter Teamleiter, Verantwortliche für einzelne Teilbereiche des Projekts und fachlich herausragende Mitarbeiter im Team – mit den richtigen Verantwortlichkeiten steigern Sie Ihre Erfolgschancen. Sie delegieren so zusätzlich Aufgaben und brechen diese für jedes Projekt herunter, was Ihnen als Unternehmer hilft, den Überblick zu behalten.
 

Tipp 4: Tools nutzen

Es gibt mittlerweile eine ganze Reihe an Programmen und Tools, die Ihnen dabei helfen, Projekte zeit- und budgetgenau umzusetzen. Diese sind entweder online nutzbar oder lassen sich für wenig Geld kaufen oder mieten. Wichtig ist, dass Sie sie nutzen. Sie helfen bei der Evaluierung, beim Zeitmanagement sowie bei der Ressourcenplanung und tragen somit maßgeblich zum Erfolg des Projekts bei.
 

Tipp 5: Zwischenberichte und Feedback

Nichts ist ärgerlicher, als wenn das Endergebnis nicht den Vorgaben entspricht. Dies können Unternehmen umgehen, indem sie Zwischenberichte einholen. In regelmäßigen Feedback-Runden können Teamleiter oder Projektleiter sehen, ob Zielvorgaben eingehalten werden oder an welchen Stellen Probleme entstehen. So kann im Zweifelsfall schnell gegengelenkt werden, sodass es nicht zu größeren Störungen kommt.
 

Tipp 6: Kommunikation

Wie bereits erwähnt, ist Kommunikation einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren im Projektmanagement. Sowohl diejenige zwischen dem Kunden und dem Startup als auch die betriebsinterne Kommunikation tragen maßgeblich dazu bei, gesetzte Ziele zu erreichen. Hierzu zählen Meetings, Telefonkonferenzen sowie Feedbackrunden.
 

Tipp 7: Den Überblick behalten

Gerade für Projektleiter und Unternehmensgründer ist es wichtig, stets den Überblick über aktuell laufende Projekte und ihren Fortschritt zu behalten. Näheres dazu finden Sie unter „Wie behalten Gründer den Überblick?“
 

Tipp 8: Genaue Planung

Nur wer seine Projekte detailliert plant, kann sie auch zum Erfolg führen. Arbeitsschritte müssen genau aufgelistet sein und jeder im Team weiß, was seine Aufgabenbereiche sind. So werden keine Aufgaben vernachlässigt und keine Arbeit wird doppelt erledigt.
 

Tipp 9: Niemals mehrere Projekte gleichzeitig starten

Vor allem junge Unternehmen sollten sich immer nur auf den Start eines Projekts konzentrieren. Bei der gleichzeitigen Planung mehrere Projekte können Verwirrungen auftreten – und das führt zu Chaos und Zeitverlust. Steht ein Projekt kurz vor dem Abschluss, können Sie das Projektmanagement des nächsten Projektes starten, aber nicht wesentlich früher.
 

Tipp 10: Einfach machen

Generell gilt, dass Erfahrung mit der Umsetzung von Projekten das A und O ist. Gehen Sie Projekte an, damit diese gelingen können. Die Erfahrung mit bereits abgeschlossenen Projekten hilft, in Zukunft immer besser zu werden.