Steuererklärung für Selbstständige: selber machen oder zum Steuerberater?

Gewinnermittler haben es einfacher, Bilanzierer brauchen solides Fachwissen

Müssen Sie eine Bilanz erstellen und haben keinerlei Buchführungswissen? Dann ist es überhaupt keine gute Idee, die Steuererklärung auf eigene Faust zu erledigen, denn Ihnen fehlt der Überblick. Wenn Sie platt gesprochen keine Ahnung haben, was Sie überhaupt von der Steuer absetzen können, ob Sie eine einfache oder doppelte Buchführung erledigen oder wie Sie mit Abschreibungen umgehen müssen und welche Vorschriften für die Nutzung eines Firmenwagens gelten, dann ist die Terminvereinbarung bei einem Steuerbüro sicherlich sehr ratsam. Selbst wenn Sie eine ausgeklügelte Software benutzen, die Sie glauben machen will, dass Steuererklärungen kein Problem für Sie sind, sollten Sie kurz innehalten und genau abwägen:

„Verstehe ich alle Begriffe?" Weiß ich, was Einnahmen und was Einkünfte sind? Kann ich zwischen steuerbaren und nicht steuerbaren Umsätzen unterscheiden? Weiß ich, in welchen Fällen Umsätze steuerpflichtig oder steuerfrei sind? Falls Sie sich über diese grundlegenden Fakten nicht im Klaren sind, könnten sich signifikante Fehler in der Einkommensteuer- und Umsatzsteuererklärung einschleichen – und zwar ohne dass es Ihnen auffällt. Das kann empfindlich teuer werden.

Die zweite Frage ist der Dreh- und Angelpunkt, der bei Kleinunternehmen noch nicht allzu schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen kann. Doch mit wachsenden Umsätzen ziehen Sie die Aufmerksamkeit der Finanzbehörden auf sich. Deshalb muss die Antwort auf die zweite Frage „Ja" lauten: „Kann ich die Ergebnisse der Steuererklärung selber auf Richtigkeit kontrollieren?" Falls nicht, dann sollten Sie ein Steuerbüro kontaktieren.

Ob Sie überhaupt bilanzieren müssen oder mit der einfacheren Einnahmenüberschussrechnung auskommen, entscheidet sich an Rechtsform, Umsatz und Gewinn. Diese Weiche steht am Anfang – sie bestimmt, wie aufwendig alles Weitere wird.

Wer die Erklärung selbst macht, sollte zumindest wissen, welche Software die eigene Gewinnermittlungsart sauber abbildet und die Formulare direkt elektronisch übermittelt.

Buchhaltungssoftware im Vergleich: EÜR, Bilanz und Übermittlung

Die Steuerarten: Das müssen Selbstständige standardmäßig einreichen

Selbstständige, die ein Gewerbe betreiben, müssen jedes Jahr eine Gewerbesteuererklärung einreichen. Agieren Sie als Einzelunternehmer, also als natürliche Person, dann werden Einkommensteuern auf den Gewinn fällig. Falls Sie aber zum Beispiel in der Rechtsform einer GmbH selbstständig tätig sind, ist nicht die Einkommensteuer für den Gewinn relevant, sondern stattdessen die Körperschaftsteuer. Auf Ihr Gehalt allerdings, welches Sie aus der GmbH beziehen, müssen Sie nach wie vor die Einkommensteuer bezahlen.

Welche Steuerarten auf Sie zukommen, hängt insofern unmittelbar an der Rechtsform. Wer noch vor der Gründung steht, entscheidet mit der Rechtsform also auch über den späteren Erklärungsaufwand.

Rechtsform-Finder: passende Rechtsform in wenigen Fragen

Umsatzsteuer

Jeder Selbstständige, der umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringt, muss eine Umsatzsteuererklärung abgeben.

Was Kleinunternehmer ohnehin nicht machen müssen, ist im laufenden Jahr eine monatliche oder quartalsweise Umsatzsteuer-Voranmeldung einzureichen. Davon bleiben Sie so lange befreit, bis Sie die steuerlichen Grenzen überschritten haben. Diese Grenzen liegen seit der Neuregelung bei 25.000 € Vorjahresumsatz und 100.000 € im laufenden Jahr. Wichtig dabei: Wird die 100.000-€-Grenze im laufenden Jahr überschritten, endet die Kleinunternehmerregelung sofort mit diesem Umsatz – nicht erst zum Jahreswechsel.

Ob Sie mit Ihren Zahlen noch unter der Regelung bleiben oder in die Regelbesteuerung rutschen, lässt sich vorab durchrechnen. Weitere Details liefert der Beitrag zum Kleingewerbe.

Kleinunternehmer-Rechner: Grenzen und Wechsel zur Regelbesteuerung prüfen

Selbstständige Gewerbetreibende müssen je nach Rechtsform und Umsatzlage

• Umsatzsteuer,
• Einkommensteuer – oder, wenn sie in Form einer Kapitalgesellschaft tätig sind, Körperschaftsteuer –
• und Gewerbesteuer

zahlen und entsprechende Steuererklärungen einreichen. Selbstständige, die freiberuflich tätig sind, müssen lediglich eine Umsatzsteuer- und eine Einkommensteuererklärung einreichen. Eine Gewerbesteuer wird nicht fällig.

Ob Ihre Tätigkeit überhaupt gewerblich ist oder als freier Beruf nach § 18 EStG gilt, entscheidet damit unmittelbar darüber, ob eine Gewerbesteuererklärung dazukommt.

Gewerbe oder Freiberuf? Ihren Status klären

Die Umsatzsteuer-Jahreserklärung im Überblick

In der jährlichen Umsatzsteuer-Jahreserklärung sind alle Umsätze anzugeben. Das bedeutet, dass Sie auch Umsätze eintragen müssen, auf die keine Umsatzsteuer entfällt. Das betrifft zum Beispiel Lieferungen und Leistungen, die in ein Drittland (außerhalb der EU) gehen – also zum Beispiel in die Schweiz oder die USA.

In der Umsatzsteuererklärung sind Angaben zu steuerpflichtigen Lieferungen, sonstigen Leistungen und unentgeltlichen Wertabgaben zu machen. Getrennt nach Steuerschlüssel (19 % oder 7 %) tragen Sie die Netto-Umsätze ein. Diese Regelung gilt grundsätzlich: Sie müssen immer den Nettowert eintragen. Das System ermittelt die darauf entfallende Umsatzsteuer automatisch. Es gibt gesonderte Felder für abweichende Steuersätze sowie für Umsätze, die in Land- und Forstwirtschaft erzielt werden.

Zudem müssen Sie die folgenden Umsatzarten getrennt ausweisen und deshalb auch in der Buchhaltung im Einzelnen erfassen:

• steuerfreie Umsätze mit Vorsteuerabzug (z. B. innergemeinschaftliche Lieferungen)
• steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug (z. B. Umsätze aus Vermietung und Verpachtung)
• Umsätze, bei denen der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (Reverse-Charge nach § 13b UStG)
• weitere Umsatzsteuer-Sonderfälle wie zum Beispiel innergemeinschaftliche Erwerbe oder innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte

Wenn Sie mit einem Buchhaltungsprogramm arbeiten und während des Jahres die Umsätze auf den korrekten Konten verbucht haben, dann übertragen Sie die Werte per Mausklick automatisch an das Umsatzsteuer-Modul der Software. Die Angaben landen an der richtigen Stelle im Formular. Wenn Sie keine entsprechende Schnittstelle nutzen können, empfehlen wir Ihnen, einen Profi um Hilfe zu bitten.

Voraussetzung dafür, dass die Zahlen überhaupt stimmen, sind formal korrekte Ausgangsrechnungen. Im Geschäft zwischen Unternehmen gilt inzwischen die E-Rechnungspflicht: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische B2B-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format empfangen werden können, für den Versand laufen gestaffelte Übergangsfristen. Was dabei zu beachten ist, erläutert der Beitrag zur E-Rechnung.

Dem stehen die abziehbaren Vorsteuerbeträge gegenüber, die Sie ebenfalls erklären – Einzelheiten dazu im Beitrag zum Vorsteuerabzug.

Die Körperschaftsteuer-Jahreserklärung im Überblick

Im Rahmen der Körperschaftsteuer wird der Gewinn der Firma besteuert. Der Steuersatz liegt einheitlich bei 15 %, hinzu kommt der Solidaritätszuschlag von 5,5 % auf die Körperschaftsteuer – zusammen also rund 15,825 %. Im Prinzip folgt die Ermittlung einem recht einfachen Schema:

Auf den Gewinn entfällt die Körperschaftsteuer. Der ermittelte Gewinn ist zugleich für die Gewerbesteuer von Bedeutung, denn sie ist der Ausgangspunkt der Gewerbesteuerberechnung. Rechnet man Gewerbesteuer und Körperschaftsteuer zusammen, liegt die Gesamtbelastung einer GmbH je nach Hebesatz der Gemeinde bei etwa 30 %.

Falls Sie vom Gewinn eine Ausschüttung vornehmen, entfällt darauf beim Empfänger die Einkommensteuer. Bei natürlichen Personen im Privatvermögen geschieht das über die Abgeltungsteuer von 25 % zuzüglich Solidaritätszuschlag. Wirtschaftlich wird der Gewinn damit zweimal belastet – einmal in der Gesellschaft, einmal bei der Ausschüttung. Genau das ist der Punkt, an dem sich die Rechtsformfrage rechnerisch entscheidet.

Die Formulare für die Körperschaftsteuer sind recht unübersichtlich und es gibt mehr als zwei Dutzend Anlagen für viele verschiedene Sonderfälle. So einfach die Körperschaftsteuer in der Systematik auch aussieht, Sie sollten die Ermittlung der korrekten Daten nicht auf die leichte Schulter nehmen. Schauen Sie sich die Formulare in Ruhe an und prüfen Sie, ob Sie die Bedeutung der darin formulierten Positionen verstehen. Ist das nicht der Fall, lautet unser Tipp wie gewöhnlich: Holen Sie sich Hilfe bei einem Profi! Fehlerhafte Steuererklärungen können sehr unangenehme und teure Konsequenzen nach sich ziehen. Der Rat vom Steuerberater ist mit Sicherheit wesentlich günstiger.

Die Einkommensteuer-Jahreserklärung im Überblick

Die Einkommensteuer (ESt) wird auf das Einkommen von natürlichen Personen erhoben. Anders als die Körperschaftsteuer wird die Besteuerung individuell vorgenommen. Im deutschen Einkommensteuergesetz (EStG) ist die Besteuerung nach dem persönlichen Steuersatz verankert. Die sogenannte Grundtabelle gibt darüber Auskunft, wie hoch dieser persönliche Steuersatz ist. Dieser nimmt mit steigendem Einkommen zu und setzt erst oberhalb des Grundfreibetrags ein: Bis zu dieser Grenze bleibt das zu versteuernde Einkommen steuerfrei, erst der Euro darüber wird mit dem Eingangssteuersatz von 14 % belastet. Der Grundfreibetrag wird regelmäßig angehoben und liegt derzeit bei 12.348 € für Ledige, bei Zusammenveranlagung beim doppelten Betrag.

Weil die Belastung mit steigendem Gewinn progressiv zunimmt, ist die überschlägige Berechnung vor dem Jahresende sinnvoll – nicht erst beim Bescheid.

Einkommensteuerrechner: Steuerlast auf Ihren Gewinn ermitteln

Wie wird das zu versteuernde Einkommen ermittelt?

Um das zu versteuernde Einkommen zu ermitteln, müssen Steuerpflichtige sämtliche Einnahmen und sämtliche Ausgaben angeben, die steuerlich relevant sind. Dazu sind alle Einkunftsarten zu betrachten, die jeweils gesondert darzustellen sind, soweit Umsätze oder Ausgaben erzielt wurden, die anrechenbar sind. Die sieben Einkunftsarten im Einkommensteuergesetz lauten:

• Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft
• Einkünfte aus Gewerbebetrieb
• Einkünfte aus selbstständiger Arbeit
• Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit
• Einkünfte aus Kapitalvermögen
• Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung
• Sonstige Einkünfte im Sinne des § 22 EStG

Es ist möglich, dass Sie in jeder Einkunftsart Einnahmen und Ausgaben zu erklären haben oder nur in einem der sieben genannten Bereiche.

Beispiel 1:

Sie sind noch fest angestellt und betreiben nebenberuflich eine kleine Möbelwerkstatt. Zudem haben Sie Sparguthaben, welches Zinsen einbringt. Sie müssen deshalb für die Einkunftsarten nichtselbstständige Arbeit, Gewerbebetrieb und Kapitalvermögen Formulare ausfüllen, um das gesamte Einkommen für die Besteuerung zu ermitteln.

Beispiel 2:

Sie haben sich als Künstlerin selbstständig gemacht und verkaufen Ihre Werke online und offline. Weitere Einkünfte haben Sie nicht. Ihre Einkommensteuererklärung beinhaltet Angaben über die Einkünfte aus selbstständiger Arbeit sowie alle steuerlich abziehbaren Aufwendungen aus dem privaten Bereich. Gemeint sind zum Beispiel Aufwendungen für Krankheitskosten, Vorsorgeaufwendungen etc.

Krankheitskosten und vergleichbare private Aufwendungen wirken sich allerdings erst oberhalb der zumutbaren Belastung aus, die sich nach Einkommen, Familienstand und Kinderzahl richtet.

Außergewöhnliche Belastungen: zumutbare Eigenbelastung berechnen

Hinweis: Jede der sieben Einkunftsarten unterliegt ganz bestimmten Vorschriften und es gibt jeweils spezifische Formulare nebst zahlreichen Anlagen. Diese im Detail zu erläutern, würde den Rahmen dieses Beitrags sprengen. Deshalb liefern wir die wichtigsten Informationen zu den steuerlichen Sachverhalten der Einkunftsarten in gesonderten Beiträgen. Einen Einstieg bietet der Beitrag zur persönlichen Steuerpflicht.

Die Gewerbesteuer-Jahreserklärung im Überblick

Betreiben Sie ein Gewerbe, müssen Sie jedes Jahr eine Gewerbesteuererklärung einreichen. Im Prinzip ergibt sich die Bemessungsgrundlage für die Gewerbesteuer aus einem systematischen Rechenschema. Der Rechenweg ist wie folgt und jedem Steuer-Lehrbuch zu entnehmen:

Der Freibetrag von 24.500 € gilt ausdrücklich nicht für Kapitalgesellschaften – eine GmbH zahlt Gewerbesteuer ab dem ersten Euro Gewerbeertrag. Für Einzelunternehmer wird die Gewerbesteuer zudem nach § 35 EStG pauschal auf die Einkommensteuer angerechnet, sodass sie bei durchschnittlichen Hebesätzen weitgehend neutralisiert wird.

Gewerbesteuerrechner: Belastung für Ihren Gewerbeertrag ermitteln

Die Gewerbesteuer ist die Steuer, die sich am einfachsten erschließt und in die sich Selbstständige am schnellsten einarbeiten können. Die größte Herausforderung besteht darin, die zulässigen Hinzurechnungen und Kürzungen zu identifizieren und einzutragen. Der Rest der Berechnung ergibt sich von selbst. Das Formular führt Steuerpflichtige durch den gesamten Prozess und bezeichnet die einzelnen Positionen der Hinzurechnungen und Kürzungen detailliert.

Beispiele für Hinzurechnungen:

• Zinsaufwendungen für Darlehen
• Kfz-Leasingraten

Hinzugerechnet wird dabei nicht der volle Betrag: Die Finanzierungsanteile werden anteilig erfasst und wirken sich erst oberhalb eines Freibetrags von 200.000 € aus. Kleinere Betriebe sind davon in der Regel nicht betroffen.

Beispiele für typische Kürzungen:

• Spenden
• Mitgliedsbeiträge

Die praktisch wichtigste Kürzung fehlt in dieser Aufzählung allerdings: Gehört ein Grundstück zum Betriebsvermögen, wird der Gewerbeertrag pauschal um 1,2 % des Einheitswerts gekürzt.

Die Angaben, die in die Gewerbesteuererklärung gehören, werden in der Regel nicht automatisch in das Formular übertragen. Das liegt daran, dass viele unterschiedliche Konten in der Buchhaltung genutzt werden und dass die Eintragungen auf den relevanten Konten nicht alle zwingend als Kürzungs- oder Hinzurechnungsbeträge anrechenbar sind. Hier ist eine aufmerksame manuelle Prüfung der einzelnen Positionen nötig. Lediglich die Übertragung des Gewinns lässt sich automatisieren.

Hier liegt auch der Grund, warum die Gewerbesteuererklärung immer nach der Körperschaft- oder Einkommensteuererklärung gemacht werden muss: Nur mit dem korrekten steuerlichen Gewinn lässt sich die Gewerbesteuer zutreffend ermitteln.

Fristen: Bis wann muss die Erklärung beim Finanzamt sein?

Selbstständige sind zur Abgabe verpflichtet, eine freiwillige Abgabe wie bei Arbeitnehmern gibt es hier nicht. Die gesetzliche Frist des § 149 AO läuft bis zum 31. Juli des Folgejahres. Lassen Sie die Erklärung von einem Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein erstellen, verlängert sich die Frist bis Ende Februar des übernächsten Jahres. Diese Fristen wurden in den vergangenen Jahren mehrfach gesetzlich verlängert und laufen inzwischen wieder auf den regulären Stand zu – prüfen Sie den konkreten Termin deshalb für das jeweilige Veranlagungsjahr.

Wer zu spät abgibt, riskiert einen Verspätungszuschlag. Er beträgt mindestens 25 € für jeden angefangenen Monat und wird ab einer Verspätung von 14 Monaten automatisch festgesetzt. Hinzu kommen bei einer Nachzahlung Zinsen. Reicht die Zeit nicht, ist ein formloser Antrag auf Fristverlängerung beim Finanzamt der richtige Weg – und zwar vor Ablauf der Frist.

Tücken und häufige Fehler

• Die Steuererklärung ohne saubere Buchhaltung angehen. Was während des Jahres falsch gebucht wurde, lässt sich im Formular nicht heilen. Der Aufwand verschiebt sich nur nach hinten und wird dort teurer.
• Keine Rücklage für die Nachzahlung. Die erste Steuererklärung eines Selbstständigen führt oft zu einer Nachzahlung und gleichzeitig zur Festsetzung von Vorauszahlungen für das laufende Jahr. Beides trifft im selben Monat auf dem Konto ein.
• Privates und Betriebliches vermischen. Ein durchmischtes Konto macht die Zuordnung im Nachhinein aufwendig und angreifbar.
• Belege nicht aufbewahren. Für Buchführungsunterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren; für Handels- und Geschäftsbriefe wurde sie von zehn auf acht Jahre verkürzt.
• Die Gewerbesteuererklärung vor der Einkommensteuererklärung erstellen. Die Reihenfolge ist nicht beliebig, weil der steuerliche Gewinn die Ausgangsgröße ist.

Gegen die typische Doppelbelastung aus Nachzahlung und Vorauszahlung hilft nur eines: von jeder Einnahme einen festen Anteil zurücklegen.

Steuerrücklagen-Rechner: Rücklage für Nachzahlung und Vorauszahlung

Damit die Zuordnung sauber bleibt, gehört das Geschäftliche auf ein eigenes Konto.

Geschäftskonto-Vergleich für Selbstständige

Schritt für Schritt zur Steuererklärung

Die folgende Übersicht dient als unverbindliche Orientierung und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.

Lohnt sich der Steuerberater?

Die Frage lässt sich nicht pauschal beantworten, aber eingrenzen. Die Kosten richten sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung und bemessen sich am Gegenstandswert – bei kleinen Betrieben mit EÜR bewegt sich das für Gewinnermittlung und Erklärungen erfahrungsgemäß im niedrigen vierstelligen Bereich pro Jahr, bei bilanzierenden Betrieben deutlich darüber. Diese Kosten sind ihrerseits Betriebsausgaben und mindern den Gewinn.

Dagegen zu rechnen ist nicht nur das Risiko eines Fehlers, sondern die eigene Zeit: Wer mehrere Tage mit Formularen verbringt, verliert diese Zeit für die Arbeit am Kunden. Erst der Vergleich mit dem eigenen Stundensatz zeigt, ob das Selbermachen tatsächlich billiger ist.

Stundensatz-Rechner: eigenen Zeitaufwand realistisch bewerten