Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen

Wer braucht die USt-IdNr. – und wer nicht?

Die USt-IdNr. dient dazu, Unternehmen im grenzüberschreitenden Warenverkehr eindeutig als Unternehmer auszuweisen. Sie ist letztlich der Nachweis, dass Ihr Geschäftspartner es mit einem umsatzsteuerlichen Unternehmer zu tun hat – und genau daran hängt, ob eine Lieferung im Ursprungsland steuerfrei bleibt und die Steuer beim Empfänger anfällt.

Sie benötigen die Nummer insbesondere, wenn Sie

• Waren an Unternehmen in anderen EU-Staaten liefern (innergemeinschaftliche Lieferung),
• Waren aus anderen EU-Staaten beziehen (innergemeinschaftlicher Erwerb),
• Dienstleistungen an Unternehmen im EU-Ausland erbringen oder von dort beziehen, bei denen die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht (Reverse-Charge, § 13b UStG),
• digitale Leistungen oder Werbeleistungen über Plattformen mit Sitz im EU-Ausland beziehen – ein in der Praxis häufig übersehener Fall.

Wer ausschließlich im Inland tätig ist, kommt dagegen ohne USt-IdNr. aus. Ein rein regional arbeitender Handwerksbetrieb braucht sie nicht.

Diese Unterlagen müssen Selbstständige zur Beantragung parat haben

Die Vorbereitungen, die nötig sind, um eine USt-IdNr. zu beantragen, sind überschaubar. Diese Informationen müssen Selbstständige im Vorfeld zusammentragen:

• das zuständige Finanzamt
• die Anschrift und den Namen des Betriebs (bei allen Rechtsformen außer dem Einzelunternehmen) beziehungsweise die Unternehmerdaten (bei einem Einzelunternehmen)
• die Rechtsform des Betriebs
• die Steuernummer des Unternehmens

Der letzte Punkt ist der entscheidende Engpass: Ohne Steuernummer keine USt-IdNr. Das BZSt gleicht Ihre Angaben mit dem Finanzamt ab. Wenn Sie gerade erst gegründet haben und noch auf die Steuernummer warten, verlängert sich die Wartezeit auf die USt-IdNr. entsprechend.

Mehrere Wege führen zur USt-IdNr.

Für Unternehmer und juristische Personen gibt es drei Möglichkeiten, eine USt-IdNr. zu erhalten.

1. Über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Bei jeder Firmengründung ist der Selbstständige verpflichtet, einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Diesen reichen Selbstständige beim zuständigen Finanzamt ein – seit dem 1. Januar 2021 elektronisch über ELSTER. Und auf eben diesem Antrag gibt es bereits ein Feld, das der Selbstständige lediglich ankreuzen muss. Das Finanzamt bearbeitet den eigenen Part und leitet den Antrag auf eine USt-IdNr. direkt an das Bundeszentralamt für Steuern weiter. Das ist der bequemste Weg, weil er ohne zweiten Antrag auskommt.

2. Schriftlich beim Bundeszentralamt für Steuern

Wer vergessen hat, eben dieses Häkchen zu setzen, kann sich auch direkt an das Bundeszentralamt für Steuern wenden. Der schriftliche Antrag geht dann an das Bundeszentralamt für Steuern, Dienstsitz Saarlouis, 66738 Saarlouis. Der Antrag ist an keine Form gebunden, muss aber die oben genannten Angaben enthalten – insbesondere Name, Anschrift, Rechtsform und Steuernummer.

3. Online über das BZSt-Portal

Die dritte Möglichkeit ist der Online-Antrag. Das BZSt stellt dafür ein eigenes Formular bereit. Dieser Weg ist der schnellste, weil er den Postweg spart und Sie eine Eingangsbestätigung erhalten. Die Beantragung ist in allen drei Varianten kostenfrei. Kommerzielle Anbieter, die eine Gebühr für die „Beantragung" verlangen, erbringen keine Leistung, die Sie nicht selbst in wenigen Minuten erledigen könnten.

Die USt-IdNr. kann nur derjenige beantragen, der auch Unternehmer ist. Die Nummer verschickt das Bundeszentralamt immer per Post; sie erreicht direkt das Unternehmen. Wer einen Steuerberater mit der steuerlichen Vertretung betraut, muss eine entsprechende Vollmacht dokumentieren.

Wie lange dauert die Erteilung?

Rechnen Sie im Regelfall mit ein bis vier Wochen. Liegt Ihre Steuernummer noch nicht vor, weil Sie zeitgleich gründen, kann sich die Wartezeit auf bis zu zwei Monate ausdehnen – das BZSt kann erst tätig werden, wenn das Finanzamt die steuerliche Erfassung abgeschlossen hat. Beantragen Sie die Nummer deshalb frühzeitig, nicht erst dann, wenn der erste EU-Auftrag bereits auf dem Tisch liegt.

Schritt für Schritt zur USt-IdNr.

Die folgende Übersicht dient als unverbindliche Orientierung und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.

Warum die USt-IdNr. des Kunden geprüft werden muss

Eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung setzt voraus, dass Ihr Abnehmer tatsächlich Unternehmer ist. Der Nachweis dafür ist seine gültige USt-IdNr. Stellt sich später heraus, dass die Nummer ungültig war, kann das Finanzamt die Steuerfreiheit versagen – dann schulden Sie die Umsatzsteuer, obwohl Sie sie dem Kunden nie berechnet haben.

Das BZSt bietet dafür die Bestätigungsabfrage an. Verlassen Sie sich nicht auf die einfache Abfrage, die nur die Gültigkeit prüft, sondern nutzen Sie die qualifizierte Bestätigung: Sie gleicht zusätzlich Name, Rechtsform, Ort und Straße des Geschäftspartners ab. Fordern Sie eine schriftliche Bestätigung an und bewahren Sie sie auf – im Streitfall ist das Ihr Nachweis, dass Sie sorgfältig gehandelt haben.

Was auf die Rechnung gehört

Hier entstehen die meisten Fehler, weil die Anforderungen je nach Geschäftsvorfall auseinanderfallen.

Beachten Sie außerdem: Im inländischen B2B-Bereich gilt seit dem 1. Januar 2025 die E-Rechnungspflicht. Unternehmen müssen strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können; für den Versand laufen gestaffelte Übergangsfristen. Wer seine Rechnungsstellung ohnehin anpasst, erledigt beides in einem Zug.

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Die Umsatzsteuer und der Vorsteuerabzug

Die Umsatzsteuer, die ein Unternehmen ans Finanzamt abführen muss, hängt nicht zuletzt vom Vorsteuerabzug ab. Die Umsatzsteuer, die ein Unternehmen selbst auf Eingangsrechnungen bezahlt hat, wird mit der vereinnahmten Umsatzsteuer verrechnet. Die Differenz – die Zahllast – führen Sie an das Finanzamt ab. Übersteigt die Vorsteuer die vereinnahmte Umsatzsteuer, etwa in einer investitionsstarken Gründungsphase, erhalten Sie eine Erstattung.

Für die Kalkulation heißt das: Die Umsatzsteuer ist für Sie ein durchlaufender Posten, kein Ertrag. Wer sie in der Umsatzplanung mitrechnet, plant zu optimistisch.

Ob Sie überhaupt Umsatzsteuer ausweisen oder als Kleinunternehmer davon befreit sind, entscheidet sich an den Umsatzgrenzen von 25.000 € (Vorjahr) und 100.000 € (laufendes Jahr):

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Drei Nummern – und mittlerweile eine vierte

Verwechslungsgefahr herrscht vor allem mit Blick auf die verschiedenen Nummern, mit denen der Selbstständige zu jonglieren hat. Die Steueridentifikationsnummer ist personengebunden und hat den Zweck, alle steuerlichen Themen zu einer Person auf einer Identifikationsnummer zu bündeln; sie wird bereits nach der Geburt vergeben und bleibt lebenslang gleich. Nicht zu verwechseln ist diese personenbezogene Steuer-ID mit der Steuernummer, die Freiberufler oder Gewerbetreibende mit der steuerlichen Erfassung ihrer Tätigkeit vom Finanzamt erhalten und die sich etwa bei einem Umzug ändern kann.

Hinzu kommt seit einiger Zeit die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.), die das BZSt seit November 2024 stufenweise an alle wirtschaftlich Tätigen vergibt. Sie besteht aus „DE" und neun Ziffern und sieht der USt-IdNr. dadurch zum Verwechseln ähnlich. Beantragen müssen Sie sie nicht – die Vergabe läuft automatisch.

Für die Zwischenzeit gilt: Solange Ihnen noch keine USt-IdNr. erteilt wurde, geben Sie auf allen Rechnungen die Steuernummer an. Eine Lücke entsteht dadurch nicht.

Tücken und häufige Fehler

• Annehmen, die Nummer komme mit der Gewerbeanmeldung. Sie kommt nur auf Antrag. Wer darauf wartet, wartet vergeblich.
• Die USt-IdNr. für zwingend auf jeder Rechnung halten. Im Inland genügt die Steuernummer. Zwingend ist die USt-IdNr. erst im innergemeinschaftlichen Geschäft.
• Die Nummer des Kunden ungeprüft übernehmen. Ohne qualifizierte Bestätigung tragen Sie das Risiko, wenn die Steuerfreiheit später versagt wird.
• Die Zusammenfassende Meldung vergessen. Sie ist Voraussetzung für die Steuerfreiheit, nicht bloß eine Statistikpflicht.
• Als Kleinunternehmer auf den Antrag verzichten. Beim Bezug von Leistungen aus dem EU-Ausland greift Reverse-Charge auch bei Kleinunternehmern – dann schulden Sie die Steuer, ohne Vorsteuer abziehen zu können.
• Für die Beantragung bezahlen. Der Antrag ist beim BZSt kostenlos.
• Die Nummer im Impressum vergessen. Liegt eine USt-IdNr. vor, gehört sie nach dem Digitale-Dienste-Gesetz in die Anbieterkennzeichnung.

Wie das Umsatzsteuersystem insgesamt funktioniert und wann welcher Steuersatz greift, ist im Beitrag zum Umsatzsteuersystem beschrieben. Was Sie im Gegenzug an gezahlter Umsatzsteuer zurückholen können, klärt der Beitrag zum Vorsteuerabzug.

Wer regelmäßig Umsatzsteuer abführt, sollte die Zahllast nicht als verfügbares Geld betrachten. Sie gehört von Anfang an beiseitegelegt:

Steuerrücklagen-Rechner: Wie viel zurücklegen?