Das erste Geschäftsessen: Wissenswertes für Gründer

Ganz gleich, ob Sie potenzielle Geschäftspartner, Investoren oder Kunden von sich und Ihrer Geschäftsidee überzeugen oder einen bestehenden Kontakt vertiefen wollen: Als Gründer eines Unternehmens steht für Sie früher oder später das erste Geschäftsessen an. Dabei gibt es viel zu beachten, um den richtigen Eindruck zu hinterlassen und dadurch die Weichen auf Erfolg zu stellen. Es lohnt sich daher, sich einmal intensiv mit dem Knigge für Geschäftsessen auseinanderzusetzen – dann werden sie schnell zur Gewohnheit und Sie können solchen Terminen zukünftig entspannt entgegenblicken.
 

Ein guter Start für einen guten Eindruck

Vielleicht werden Sie zu einem Geschäftsessen eingeladen und müssen sich somit nicht um die Organisation kümmern – oder Sie kennen diese noch aus einer anderen beruflichen Phase, wie einem Anstellungsverhältnis. Falls Sie aber selbst Initiator eines Geschäftsessens sind und keine Erfahrung mit solchen Situationen haben, tauchen viele Fragen auf, die Sie vor kleinere oder größere Herausforderungen stellen.

Diese betreffen beispielsweise die Wahl des Restaurants, die richtige Kleidung, den perfekten Zeitpunkt, die Begrüßung oder die Platzwahl – um nur einige Beispiele zu nennen. Doch der erste Eindruck zählt bekanntlich. Deshalb ist es wichtig, von vornherein alles dafür zu tun, dass dieser erste Eindruck positiver Natur ist.
 

Die Bekleidung – was sollten Sie tragen?

Eine gute Planung ist somit das A und O für jedes erfolgreiche Geschäftsessen. Je früher Sie damit beginnen, desto besser, denn so können Sie gegebenenfalls noch sinnvolle Maßnahmen wie den Kauf neuer Kleidung ergreifen. Sie wirkt schließlich maßgeblich auf den Eindruck aus, den Sie hinterlassen, und sollte daher keinesfalls vernachlässigt werden. Bei einem Geschäftsessen gilt es, seriös aufzutreten und sich selbst und das eigene Unternehmen im besten Licht zu präsentieren. Je nach Branche und Tätigkeit muss es dabei mehr oder weniger formell zugehen.

Prinzipiell gilt jedoch das Motto: Lieber zu schick gekleidet sein als zu leger. Für Männer bedeutet das in den allermeisten Fällen, auf einen gutsitzenden Anzug zurückzugreifen, am besten in einer neutralen Farbe und mit der optimalen Passform. Was dafür zu beachten ist, sind neben dem Sitz von Sakko und Hose auch die verschiedenen Fits und Stile. Außerdem macht das Material einen Unterschied.

Frauen tragen in der Regel ein Kostüm mit Hose oder Rock. Gegebenenfalls ist ein Kleid angemessen, sofern es professionell wirkt und nicht zu viel Haut zeigt. In jedem Fall muss die Kleidung professionell, sauber und gepflegt sein.

Übrigens: Die Schuhe, das Make-up, die Accessoires und die Frisur haben ebenfalls großen Einfluss auf den ersten Eindruck, den eine Person hinterlässt. Achten Sie deshalb auf ein Styling, das zu Ihrer Personal Brand passt und lassen Sie sich gegebenenfalls professionell beraten.
 

Das Restaurant – wo soll das Geschäftsessen stattfinden?

Nicht nur Sie müssen beim Geschäftsessen überzeugen, sondern auch die Rahmenbedingungen. Wohin Sie Ihre Gäste einladen, ist daher eine weitere wichtige Frage. Hierbei müssen verschiedene Kriterien erfüllt werden: Die Qualität der Speisen, die Erreichbarkeit für die Gäste, ein gehobenes Ambiente sowie eine gute Akustik, um die wichtigen Gespräche ungestört führen zu können.

Am besten wählen Sie ein Restaurant, das Sie bereits kennen und das all diese Kriterien erfüllt – oder Sie besuchen es vorab für ein „Probeessen“. Zudem ist eine frühzeitige Reservierung ratsam.

Natürlich sollten Sie als Gastgeber zuerst vor Ort sein, um die Gäste zu empfangen. Pünktlichkeit und die richtige Begrüßung sind somit ein weitere wichtige Stichworte.
 

Die Begrüßung – was ist zu beachten?

Die Begrüßung ist die erste Interaktion mit Ihren Gästen. Falls es sich um das erste Treffen überhaupt handelt, bestimmt sie zugleich über den gegenseitigen Eindruck. Es kommt deshalb beim Empfang der Gäste auf die richtige Körpersprache, ein höfliches Lächeln und direkten Augenkontakt an.

Sie begrüßen stets die bekannten Personen zuerst und lassen sich von diesen die noch unbekannten Teilnehmer am Geschäftsessen vorstellen. Wichtig ist, dabei stets die hierarchische Reihenfolge zu berücksichtigen, sprich die Person mit dem höchsten Rang wird zuerst begrüßt.

Falls sich einige Gäste noch nicht kennen, gehört sich eine kurze Vorstellung: Erklären Sie ihnen unter Beachtung der hierarchischen Reihenfolge, wen sie vor sich haben. Prinzipiell sind Gäste dabei stets als ranghöher anzusehen gegenüber den Mitgliedern Ihres eigenen Teams.

Wenn Sie selbst einige Personen noch nicht kennen, so können Sie als Gastgeber die Initiative ergreifen und sich kurz vorstellen. Doch ob es zu einem Händedruck kommt, entscheidet erneut die ranghöhere Person. Beachten Sie zudem, dass es bei einer Vorstellung immer interessant ist, neben dem Namen noch zusätzliche Informationen wie das Unternehmen oder die Position zu erfahren.
 

Die Platzwahl – wer sitzt wo?

Abgeschlossen wird die Vorstellungsrunde mit der Platzwahl. Auch hierbei kommt Ihnen als Gastgeber eine zentrale Rolle zu. Ihre Gäste erhalten stets die besten Plätze, also jene mit Blick in den Raum oder mit einer schönen Aussicht. Bei Paaren sitzt in der Regel die Frau rechts. Prinzipiell ist es jedoch sinnvoll, den Gästen einfach selbst die Wahl zu überlassen und sich selbst zuletzt hinzusetzen. So sind alle zufrieden und Sie müssen sich um die Platzwahl keine Gedanken mehr machen. Anschließend kann das eigentliche Geschäftsessen beginnen.
 

Alles rund um Tischmanieren und Umgangsformen

Allerdings kommt es nicht nur bei der Begrüßung auf die richtigen Umgangsformen an, sondern auch beim Geschäftsessen selbst.

Das Essen

Ein Punkt betrifft die Auswahl der Speisen. Diese überlassen Sie dabei selbstverständlich den Gästen; Sie können aber Empfehlungen aussprechen.

Ihre eigene Wahl treffen Sie am besten so, dass keine peinlichen Missgeschicke wie Flecken auf der Kleidung oder unappetitliches Essen mit den Fingern drohen. Wählen Sie somit bei geschäftlichen Anlässen nicht nur nach dem Appetit, sondern auch nach der Frage, wie gut sich die Speisen mit dem Anlass vereinbaren lassen.

Schließlich stehen der gute Eindruck und die Gespräche im Vordergrund. Auf Alkohol verzichten Sie daher ebenfalls am besten ganz oder Sie trinken lediglich eine kleine Menge, passend zum gewählten Gericht.
 

Das Besteck

Sobald das Essen serviert wurde, ist beim Besteck die richtige Reihenfolge entscheidend. Je nach Anzahl und Art der Gänge, kann nämlich mehr oder weniger Besteck neben dem Teller liegen. Die gute Nachricht lautet: Die Reihenfolge ist simpel, denn das Besteck wird stets von außen nach innen verwendet. Nach dem Essen legen Sie Messer und Gabel nebeneinander auf den Teller, um zu signalisieren, dass Sie fertig sind und der Kellner abräumen darf.
 

Umgangsformen und Tischmanieren

Apropos: Der Umgang mit dem Servicepersonal ist essenziell, denn er zeigt Ihren Gästen, wie Sie mit Mitarbeitern & Co umgehen. Achten Sie daher auf einen höflichen und freundlichen Umgangston, selbst bei Missgeschicken, dann sind diese schlussendlich gar nicht so dramatisch.

So meistern Sie die Konversation am Tisch

Eine weitere wichtige Grundregel für jedes Geschäftsessen lautet natürlich, dass niemals mit offenem Mund gesprochen wird. Dennoch obliegt es Ihnen als Gastgeber, die Konversation am Laufen zu halten. Legen Sie die oberste Priorität daher nicht auf die Speisen, sondern auf die Gespräche. Hierbei sollte es nicht bloß um Geschäftliches gehen. Beim eigentlichen Essen ist es üblich, erst einmal unverfänglichen Smalltalk zu führen, bevor Sie langsam zu den wirklich wichtigen Themen überleiten.

Passende Gesprächsthemen

Die Gesprächsthemen sollten Sie sorgsam auswählen, um keinen falschen Eindruck zu hinterlassen.
Angemessene Themen sind beispielsweise

• die Umgebung, in der Sie sich gerade befinden,
• positive Äußerungen über die Speisen und Getränke,
• gemeinsame Bekannte,
• Sport,
• Musik,
• Kultur oder Hobbys sowie
• der Anlass für das gemeinsame Essen.

Unerwünschte Gespräche betreffen bei Geschäftsessen hingegen

• Politik,
• Religion,
• Weltanschauungen,
• Finanzielles,
• Krankheit und Tod,
• Klatsch und Tratsch oder
• andere negative Themen.

Genauso sind zu private Äußerungen denkbar ungeeignet.

Sobald das Dessert beendet ist, können Sie auf die geschäftlichen Punkte überleiten, die Sie im Rahmen des Essens besprechen wollten. Achten Sie bei der Konversation am Tisch unbedingt darauf, niemandem ins Wort zu fallen und nicht mit dem Besteck in der Hand zu gestikulieren.
 

Das Geschäftsessen souverän beenden

Sobald sich das Geschäftsessen dem Ende neigt und alles Wichtige besprochen wurde, ist es erneut der Gastgeber, der es offiziell beendet und die Verabschiedung einleitet. Dieser Prozess wird gestartet, indem Sie die Rechnung bezahlen.

Denn wer zum Geschäftsessen eingeladen hat, der bezahlt für alle, so lautet die unausgesprochene Regel. Andere Regelungen müssen vorab explizit vereinbart werden, um unangenehme Missverständnisse und damit einen schlechten Eindruck zu vermeiden.

Am besten begleichen Sie die Rechnung unter vier Augen mit dem Kellner, indem Sie sich kurz vom Tisch verabschieden. Vergessen Sie dabei das Trinkgeld nicht, wobei in Deutschland als Faustregel gilt: Rund 10 Prozent bei kleineren Beträgen, etwa 5 Prozent bei Beträgen ab dem dreistelligen Bereich.

Die Verabschiedung

Sobald die Rechnung beglichen ist, können Sie die Verabschiedung einleiten. Halten Sie dabei noch einmal die wichtigsten Punkte des Abends fest, geben Sie einen Ausblick in die Zukunft oder vereinbaren Sie direkt verbindlich ein weiteres Treffen – je nach individueller Situation.

Verabschieden Sie sich daraufhin von allen Teilnehmern persönlich und bedanken Sie sich für deren Erscheinen. Bedanken können Sie sich außerdem noch einmal im Nachhinein, beispielsweise per E-Mail, um darauf basierend die Geschäftsbeziehung zu vertiefen – sei es mit einem bestimmten Ziel oder einfach, um Ihr Netzwerk zu pflegen.
 

Das Geschäftsessen von der Steuer absetzen

Ein erfolgreiches Geschäftsessen birgt für Sie als Gründer vielfältige Chancen. Allerdings bedeutet es auch eine hohe Rechnung, die vor allem für noch junge Unternehmen mit knappem Budget eine finanzielle Belastung ist. Deshalb drängt sich die Frage auf, ob und wie Sie die Bewirtungskosten steuerlich geltend machen können.

Die gute Nachricht lautet: Geschäftsessen werden unter Umständen als Betriebsausgaben anerkannt. Dafür müssen jedoch gewisse Voraussetzungen erfüllt sein:

Lassen Sie sich am besten von Ihrem Steuerberater helfen, um die Bewirtungskosten korrekt sowie erfolgreich abzusetzen. Indem Sie diese und die weiteren genannten Tipps beherzigen, können Sie dann die Kosten für das Geschäftsessen minimieren, aber einen größtmöglichen Nutzen daraus ziehen – und einen optimalen Eindruck hinterlassen.