Selbstständig machen mit einem Büroservice (virtuelle Assistenz)

Sekretärin am Telefon

Was für viele ein Graus ist, kann sich für ambitionierte Existenzgründer zu einer vielversprechenden Geschäftsidee entwickeln. Die Rede ist von Büroarbeit, die von Beginn an ein wichtiger Teil einer geschäftlichen Tätigkeit ist, aber sehr viele Ressourcen verschlingt. Viele Existenzgründer kennen das: Der Schreibtisch versinkt in Chaos, wichtige Arbeiten werden nicht erledigt. Im schlimmsten Fall leiden sogar Kunden direkt darunter, da sie niemanden erreichen oder ihre Anliegen nicht bearbeitet werden.
 

Büroservice (virtuelle Assistenz): Eine Alternative für alle Gründer!

Wer die notwendigen Ressourcen für Büroarbeit nicht aufbringen kann oder keine Freude am Organisieren hat, wird sich schnell nach externer Hilfe umschauen. Und hier genau greift die in diesem Beitrag vorgestellte Geschäftsidee: selbstständig machen mit einem Büroservice bzw. als virtuelle Assistenz. Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung wird ein moderner Büroservice recht ortsunabhängig arbeiten können, da viele Arbeiten über das Internet bzw. sichere Netzwerke abgewickelt werden können. Der folgende Beitrag zeigt, auf welche Aspekte es bei der strategischen Ausrichtung eines Büroservices insbesondere ankommt.
 

Existenzgründung mit Büroservice: selbstständig machen mit virtueller Assistenz

  • Analyse der Ausgangslage

  • Strategische Optionen für diese Geschäftsidee

  • Wie Kunden für Büroservice gewinnen?

  • Büroservice gründen: Voraussetzungen

  • Verdienst mit einem Büroservice?
     

Analyse der Ausgangslage

Zu Beginn muss sich jeder Existenzgründer zwangsläufig die Frage stellen, ob sich ein Büroservice als Geschäftsidee lohnt? Auf diese Frage muss der zu erstellende Businessplan eine klare Antwort geben, wozu natürlich im Vorfeld Analysen und zielorientierte Überlegungen notwendig ist.

Generell ist es in Großstädten wie München, Frankfurt oder Berlin, wo viele Gründer aktiv sind, so, dass Büroräume nur schwer zu bekommen sind. Die Mieten für gewerbliche Räume sind stark gestiegen. Deshalb müssen sich Gründer oft mit kleineren Räumen begnügen, sodass ein notwendiger Kundenservice nicht in dem notwendigen Maß realisiert werden kann. Es versteht sich aber von selbst, dass Büroarbeiten wie Korrespondenz oder auch die Buchhaltung unbedingt erledigt werden müssen. Wer ein Unternehmen alleine oder nur mit wenigen Angestellten hochziehen will, wird die Ressourcen in das Kerngeschäft investieren müssen. Gerade in der arbeitsintensiven Startphase bleibt nur wenig Zeit für Büroarbeit. Hier könnte das Leistungsspektrum eines professionellen Büroservices greifen. Zu bedenken ist ferner, dass guter Kundenservice von Beginn an sehr wichtig ist, um zu überzeugen, sich einen Kundenstamm aufzubauen und die Bindung positiv zu beeinflussen. Angesichts dessen gibt es von der Nachfrage her viele Gründe, die für eine Existenzgründung mit einem modernen Büroservice sprechen.
 

Die ständige Erreichbarkeit als Chance nutzen

Durch die omnipräsenten Möglichkeiten des Internets gilt es für viele Geschäftsmodelle mittlerweile, ständige Präsenz für Kunden zu zeigen. Wer will als Kunde schon ewig warten, bis ein persönlicher Ansprechpartner erreicht ist oder auf eine Mail geantwortet wird? In dem Bestreben vieler Unternehmen, Präsenz zu zeigen und ihren eigenen Service für Kunden zu optimieren, liegt eine große Chance für einen Büroservice. Und gerade in kleinen Start-ups ist oft nicht die Manpower vorhanden, um für Kunden die notwendige Präsenz zu zeigen bzw. anfallende Büroarbeit mit der gebotenen Professionalität zu erledigen. Daher überlegen immer mehr kleinere Unternehmen, auf einen Büroservice flexibel zurückzugreifen und so wichtige Arbeiten auszulagern. Das Leistungsspektrum eines zu gründenden Büroservices muss genau auf die Anforderungen der Kunden zugeschnitten sein. Daher ist es geboten, im Vorfeld zu recherchieren, in welchen Bereichen Kunden Unterstützung brauchen. Natürlich spielt auch der eigene Erfahrungshintergrund eine nicht unwesentliche Rolle bei der Ausrichtung. Da es natürlich im Bereich Büroservice Konkurrenz gibt und diese gerade im virtuellen Sektor auch zunehmen wird, kann eine Spezialisierung oder ein ganzheitliches Leistungsspektrum sinnvoll sein. In jedem Fall müssen die angebotenen Dienstleistungen über einen klassischen Schreibservice hinausgehen, wenn Gründer sich dauerhaft am Markt etablieren wollen.

Zu Beginn ist eine genaue Standortanalyse erforderlich, wobei durch die Möglichkeiten der virtuellen Assistenz auch Unternehmen in größerer Entfernung durchaus zum Kundenkreis gehören können. Durch die Digitalisierung sind physische Präsenz und örtliche Nähe kein entscheidendes Kriterium mehr. Es gibt mittlerweile viele sichere Systeme, mit denen sich Arbeiten aus der Ferne transparent erledigen lassen. Wer sich selbstständig mit einem Büroservice machen möchte, sollte sich in dieser Hinsicht mit allen technischen Möglichkeiten für eine maximale Effizienz bestens auskennen. Zudem sollte der Zielmarkt genau analysiert werden: Welche Dienstleistungen werden angeboten? Wofür gibt es offenbar eine Angebotslücke, die genutzt werden kann? Welche Unternehmen kommen in Frage? Welche typischen Probleme dieser Unternehmen muss das zu erarbeitende Leistungsspektrum überzeugend (auch mit Blick auf entstehende Kosten!) lösen können?
 

Büroservice gründen: Leistungsspektrum

Letztlich kann das Leistungsspektrum nur sinnvoll aufgestellt werden, wenn die Zielgruppe klar umrissen werden kann. Typischerweise werden Büroarbeiten diverser Art wie Korrespondenz, Erstellen von Schriftstücken, Recherchen, Telefonservice und die Rechnungserstellung zum Leistungsspektrum zählen. Da das Umfeld für Unternehmen immer komplexer und dynamischer geworden ist, erweist sich ein hoher Spezialisierungsgrad eines Büroservices aus Kundensicht als wichtiger denn je! Daher kann es Sinn machen, auch Leistungen im Bereich der Buchhaltung anzubieten, wobei aber natürlich das notwendige Fachwissen zweifelsohne vorhanden sein muss. Je nach Hintergrund und eigenem Netzwerk könnte ein Büroservice auch in den Bereichen Marketing/Social Media, Webdesign/Grafikdesign, Suchmaschinenoptimierung, Bildbearbeitung und Erstellung von Werbemitteln ein attraktiver Partner für Unternehmen sein. Angesichts dessen kann der eigene Ausbildungshintergrund für diese Geschäftsidee sehr unterschiedlich sein. Zusatzleistungen sollten aber nur angeboten werden, wenn eine gewisse Qualität garantiert werden kann. Denn was nützen Kunden Ausgaben in den vorgestellten Bereichen, wenn sie nicht zu mehr Erfolg führen?
 

Vorteile dieser Geschäftsidee?

Was spricht noch dafür, sich mit einem Büroservice selbstständig zu machen? In erster Linie können Gründer mit dieser Geschäftsidee schnell durchstarten, denn sie verlangt weder nach hohen Investitionen noch sind unüberwindbare formale Auflagen zu fürchten (dazu später noch mehr). In der Startphase braucht es nur einen gut eingerichteten Büroraum, in dem Gründer in Ruhe und organisiert arbeiten können. Meistens ist ein großer Teil der erforderlichen Technik zu Beginn bereits vorhanden. Zu einem späteren Zeitpunkt können weitere Investitionen idealerweise aus ersten Gewinnen finanziert werden. Sofern der Büroservice sofort größer angelegt werden soll, ist nach geeigneten Räumlichkeiten zu suchen. Eigene Räumlichkeiten hätten den Vorteil einer persönlichen Anlaufstelle. Hier könnten sich interessierte Kunden zum Beispiel mit Blick auf Formen und Konditionen der Zusammenarbeit beraten lassen. Auch wäre so genug Raum für Wachstum vorhanden. Denn je mehr Kunden bedient werden, desto mehr Ressourcen wird der Büroservice aufbringen können müssen. Insofern muss der geplante Umfang der Geschäftstätigkeit im Businessplan deutlich werden. Im Finanzteil müssen Gründer zeigen, welche Kosten welchen geplanten Einnahmen gegenüberstehen.
 

Strategische Optionen prüfen

Wer das finanzielle Risiko der Existenzgründung noch weiter minimieren will, kann über die Option der nebenberuflichen Gründung nachdenken. Der Arbeitgeber ist vor diesem Schritt offiziell um Erlaubnis zu fragen. So steht es jedenfalls in den allermeisten Arbeitsverträgen. Falls er grünes Licht gibt, kann ein Büroservice nach und nach aufgebaut werden. Sind Kundenstamm und Arbeitsvolumen irgendwann zu groß für den Nebenberuf geworden, ist es Zeit für den hauptberuflichen Einstieg. Wer sich für diesen Weg entscheidet, kann langsam wachsen und mit einem sicheren monatlichen Einkommen die Geschäftsidee testen und weiterentwickeln. Es versteht sich von selbst, dass dieser Weg sehr arbeitsintensiv ist.
 

Kunden gewinnen für einen Büroservice

Das ist, wie bei eigentlich jeder Existenzgründung, die wichtigste Voraussetzung für einen attraktiven Verdienst. Unternehmen müssen wissen, dass es einen solchen Service gibt, der ihnen Arbeit abnimmt und dem Chaos ein Ende setzt. Daher muss das Motto von Beginn an lauten, so präsent wie nur möglich zu sein. Das wird in erster Linie über eine suchmaschinenoptimierte Homepage mit maximaler Reichweite funktionieren. Zu ergründen ist, welche Suchbegriffe bzw. Keywords in diesem Kontext relevant sind. Sinnvoll kann es auch sein, mit Unternehmen das direkte Gespräch zu suchen und Infobroschüren zu verschicken. Das Werbematerial sollte aber professionell erstellt werden, um sofort einen guten Eindruck zu hinterlassen. Durch Präsenz auf entsprechenden Portalen im Internet ist sicherzustellen, dass potenzielle Kunden auf das Unternehmen zukommen können.

Der Gründer selbst kann auf Plattformen wie Xing aktiv sein, um sein professionelles Angebot ‚persönlich‘ zu vermarkten. Ein Profil in einem sozialen Netzwerk kann ein guter Weg sein, um Einblicke in die Arbeit des Büroservices zu gewähren und so für Vertrauen zu werben. Letztlich muss das Angebot absolut seriös wirken, denn unternehmensinterne Daten werden Kunden nur dann auslagern, wenn sie von der Professionalität des Geschäftspartners absolut überzeugt sind.

In jedem Fall wird ein gewisses Werbe- bzw. Marketingbudget zu Beginn bereitgestellt werden müssen. Auch über bezahlte Werbung in Google ist nachzudenken, um schnell erste Erfolge zu erzielen. Insgesamt sollten alle Maßnahmen mit hoher Zielfokussierung ausgerichtet werden. Je klarer und schärfer das Profil des Unternehmens ist, desto eher werden Kunden anbeißen. Auf keinen Fall sollte der Büroservice/die virtuelle Assistenz als beliebig und ersetzbar erscheinen.
 

Voraussetzungen, um sich mit Büroservice selbstständig zu machen

Die formalen Hürden halten sich für eine Existenzgründung mit einem Büroservice in sehr überschaubaren Grenzen. Die Bezeichnung ist nicht geschützt, sodass jeder einen Büroservice gründen kann. Es versteht sich aber von selbst, dass fundierte Kenntnisse in den angebotenen Bereichen und ein sicherer Umgang mit Sprache als Voraussetzung gelten können. Zudem müssen Gründer selbst ein ausgeprägtes Organisationstalent mitbringen, um zu keiner Zeit den Überblick zu verlieren. Ein hohes Maß an kommunikativer Kompetenz kann mit Blick auf das facettenreiche Aufgabenfeld ebenfalls als erfolgskritisch angesehen werden. Idealerweise haben Gründer vorher selber Erfahrungen in Büros sammeln können, sodass sie mit Abläufen und vor allem auch Problemen vertraut sind.
 

Gewerbeanmeldung für einen Büroservice

Bevor der Büroservice offiziell seine Arbeit aufnehmen kann, muss ein Gewerbe angemeldet werden. In aller Regel dürfte es sich aber nicht um ein erlaubnispflichtiges Gewerbe handeln. Etwaige Hinweise ergäben sich aus dem Leistungsspektrum, das im Zuge der Gewerbeanmeldung zu schildern ist. Um Verzögerungen zu vermeiden, sollte jeder Gründer frühzeitig Klarheit über seine persönlichen Voraussetzungen erlangen. Die Kosten für die Gewerbeanmeldung (=> https://gewerbeanmeldung.de/gewerbeamt) sind in den Bundesländern nicht einheitlich. Sie bewegen sich in einem sehr moderaten Bereich, sodass nicht mit einer hohen Belastung zu rechnen ist. Als formaler Rahmen sollten Gründer noch klären, mit welcher Rechtsform sie agieren wollen. Die meisten entscheiden sich für ein Einzelunternehmen, da für diese Rechtsform kein Stammkapital aufgebracht werden muss. Denkbar ist es aber auch, mit einer modernen UG zu firmieren.

In Anlehnung an notwendige Transparenz und Vertrauen sollten Gründer geltende Datenschutzrichtlinien nicht nur gut kennen, sondern auch konsequent umsetzen. Alle Prozesse sind so zu gestalten, dass schützenswerte Daten nicht in die Hände Dritter gelangen können. Dieser Sicherheitsaspekt wird einen direkten Einfluss auf das Image des Büroservices haben. Zudem ist eine gewissenhafte und transparente Arbeitsweise ein direkter Hinweis auf gelebte Professionalität.
 

Verdienst mit Büroservice?

Der Verdienst mit einem Büroservice wird unmittelbar das kaufmännische Können des Existenzgründers widerspiegeln: Denn letztlich hängen die Verdienstmöglichkeiten unmittelbar davon ab, wie geschickt Preise kalkuliert werden und wie viel Arbeitsaufwand für welche Leistung investiert werden muss. Da die meisten Kunden Festpreise erwarten, kommt der Preispolitik eine entscheidende Rolle zu. Auch in der Hinsicht, dass bei zu hohen Preisen viele potenzielle Kunden es doch lieber selber versuchen werden, selber Ordnung in das Chaos zu bekommen. Im Falle einer hohen Auslastung ist mit guten Gewinnen für einen Büroservice zu rechnen, da die Kostenstruktur von Natur aus bei diesem Geschäftsmodell schlank ausfallen sollte. Glaubt man Angaben von gehalt.de zur Verdienstspanne von Selbstständigen mit einem Büroservice, so liegt diese zwischen 2.700 und 4.860 Euro im Monat. Wer einen Businessplan erstellt oder besser gesagt durchgerechnet hat, sollte im Finanzteil genau beziffern können, mit welchem Verdienst in den ersten 3 Geschäftsjahren zu rechnen ist.
 

Zusammenfassung für die Geschäftsidee ‚selbstständig machen mit Büroservice‘

  1. Wenn in Unternehmen Chaos herrscht und die Büroarbeit eindeutig zu kurz kommt, kann das Angebot eines Büroservices flexibel greifen

  2. Vor allem die ständige Erreichbarkeit und damit verbundene unternehmerische Ressourcen können in Zukunft einen Wachstumskurs für moderne Büroservices ebnen. Formen der virtuellen Assistenz werden noch mehr kosteneffiziente Flexibilität erlauben

  3. Mit dem Leistungsspektrum wird die strategische Ausrichtung auf die anvisierte Zielgruppe vorgenommen: Neben typischen Dienstleistungen können auch Spezialisierungen zu zugkräftigen Mehrwerten führen

  4. Damit potenzielle Kunden einen Büroservice beauftragen, muss er als Alternative wahrnehmbar sein. Das Marketing sollte also in jeder Hinsicht auf Reichweite setzen, und zwar auf unterschiedlichsten Kanälen

  5. Um einen Büroservice (virtuelle Assistenz) gründen zu können, ist eine Gewerbeanmeldung erforderlich

  6. Im Falle einer hohen Auslastung und einer durchdachten Preiskalkulation kann sich der Verdienst mit einem Büroservice bis in den mittleren vierstelligen Bereich entwickeln.

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