Sicherheit im Unternehmen: Das sollten Gründer wissen

Jedes Unternehmen ist mit verschiedenen Herausforderungen konfrontiert – aus mehreren Richtungen und auf mehreren Ebenen. Neben den Bausteinen für eine erfolgreiche Marktetablierung müssen daher auch entsprechende Sicherheitsmaßnahmen von Tag eins an höchste Priorität genießen. Unter anderem muss in den Bereichen Firmenimmobilie und Inventar, IT sowie Finanzen für ausreichende Sicherheit gesorgt werden. Geht hier etwas schief, bedeutet das fast immer hohe Kosten und schlimmstenfalls sogar eine existentielle Bedrohung.

Dieses gesamte Aufgabenportfolio ist von Gründern in der Regel alleine nicht umfassend zu bewältigen. Was zu tun ist und wann Sie als Gründer in welchen Bereichen externe Profis zur Unterstützung heranziehen sollten, zeigen wir Ihnen im folgenden Beitrag auf.
 

Firmenimmobilie und Inventar

Immobilien sind als unverzichtbare Betriebsmittel in den meisten Unternehmen sowohl Leistungsparameter als auch Kosteneinflussgröße. Demnach beeinflussen betriebliche Immobilien die Höhe der Ausgaben, den Nutzen sowie das Risiko einer Firma. Zusammen mit dem Inventar stellen sie jedoch ein wesentliches Element der Geschäftstätigkeit dar, das es abzusichern gilt. Ansonsten besteht das Risiko des finanziellen Ruins.
 

Spezielle Themen erfordern spezialisierte Experten

Um hier Sicherheit für Ihr Unternehmen zu generieren, sollten Sie sich von externen Spezialisten beraten lassen. Ein Versicherungsdienstleister ist beispielsweise ein kompetenter Ansprechpartner, wenn es um die Absicherung von Schadensfällen geht. Für den Brandschutz oder ähnlich sensible Bereiche gibt es ebenfalls externe Profis, deren Rat Sie einholen sollten.

IT und IT-Sicherheit

Jungunternehmen sind für Hacker und andere Cyberkriminelle beliebte Ziele, da sie ihre geschäftskritischen Daten in vielen Fällen noch nicht ausreichend sichern. Kriminelle wittern hier leichte Beute. Für Kunden- und Geschäftsdaten gibt es gerade im Darknet viele zahlungswillige Abnehmer. Häufig kommt dabei auch Ransomware zum Einsatz, die Daten blockiert bzw. verschlüsselt. Sie erhalten dann erst wieder Zugriff auf Ihr eigenes Datenmaterial, wenn Sie ein Lösegeld zahlen.
 

IT-Sicherheit – die wichtigsten Grundregeln für Gründer bzw. Start-ups

Komplett verhindern können Sie Cyberangriffe zwar nicht, aber mit den folgenden grundlegenden Maßnahmen machen Sie es den Angreifern so schwer wie möglich:

• Endpoint Protection: Sichern Sie mithilfe von Virenschutz-Software, Verschlüsselungen und ähnlichen Vorkehrungen von Anfang an sämtliche Schnittstellen nach außen ab.

• Geschlossene IT-Infrastruktur: Schützen Sie alle WLAN-Verbindungen ausreichend. Nutzen Sie keine ungeprüften Datenträger bzw. Medien und sensibilisieren Sie das Mitarbeiterteam.

• Aktualisieren der Software: Um Schwachstellen und Sicherheitslücken zu verhindern, müssen stets die neusten Updates und Versionen aufgespielt werden.

• Schutz der verwendeten Passwörter: Strikte Regelungen und die Vergabe von Zugriffsrechten sind hier eminent wichtig. Hilfreich sind auch Passwort-Manager-Tools.

• Verantwortung delegieren: Lassen Sie auch Mitarbeitern Verantwortung für die IT-Sicherheit übernehmen. Dadurch können Risiken schneller entdeckt und eliminiert werden.

Darum ist Outsourcing in den meisten Fällen die bessere Lösung

Themen rund um die IT-Infrastruktur und die IT-Sicherheit sind nicht nur äußerst komplex, sondern vor allem auch zeitaufwändig und kostspielig. Eigenes Know-how in diesem sensiblen Bereich aufzubauen, stellt daher gerade für Gründer ein schwieriges Unterfangen dar.

Besser ist es, Risiken und Aufwand an externe Spezialisten in Form von IT-Services auszulagern. Auf diese Weise stellen Sie zum einen sicher, dass Ihr neues Unternehmen auf eine reibungslos funktionierende IT-Infrastruktur zurückgreifen kann. Zum anderen implementieren die externen Experten alle erforderlichen Sicherheitstools und Schutzsysteme. Das schützt die Firma vor Datenverlust bzw. Datendiebstahl. Zudem stellen Sie durch die Unterstützung sicher, dass alle gesetzlichen Standards akkurat eingehalten werden.

Betriebsgeheimnisse und -interna

Dass die eigenen Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse vor der Öffentlichkeit und vor allem vor anderen Wettbewerbern geheim gehalten werden müssen, versteht sich von selbst. Schließlich haben Informationen dieser Art einen sehr hohen wirtschaftlichen Wert für Unternehmen.
 

Als besonders relevante Geschäftsgeheimnisse gelten:

• Businesspläne
• Geschäftsstrategien
• Kunden- und Lieferantendaten
• Investitions- und Liquiditätsberechnungen
• Auftragsdaten
• Einkaufspreise
• Kalkulationspläne
• Marktanalysen
• Marketingkonzepte
• Personalangelegenheiten

Als besonders relevante Betriebsgeheimnisse gelten:

• technisches Know-how (Erfindungen, Algorithmen, Rezepte, Prototypen etc.)
• Herstellungsverfahren
• Konstruktionspläne und -zeichnungen

Größere Gefahr von Betriebsspionage bei Start-ups

In Start-ups besteht ein besonders hohes Risiko, dass Betriebsgeheimnisse und Interna nach außen getragen werden. Die Loyalität zum Unternehmen muss sich erst noch entwickeln und es gibt noch keine langjährigen Mitarbeiter, denen die Unternehmensführung blind vertraut. Das ebnet das Feld für Betriebsspionage und Geheimnisdiebstahl, gerade durch die eigenen Mitarbeiter. Außerdem birgt das Thema Betriebsgeheimnisse und -interna rechtlich eine Gefahrenquelle.

Geschäftsgeheimnisgesetz: Auch rechtliche Gefahren drohen

Denn seit dem 26. April 2019 gilt in Deutschland das so bezeichnete Geschäftsgeheimnisgesetz (GeschGehG). Dieses Gesetz hat die Anforderungen an Unternehmen hinsichtlich der Geheimhaltung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen verschärft. Das bedeutet: Ein subjektiver Geheimhaltungswille reicht nicht mehr aus. Stattdessen müssen Unternehmen organisatorische, technische und rechtliche Maßnahmen treffen, um Betriebsgeheimnisse und -interna nachhaltig zu schützen.

Kann dies ein Unternehmen nicht nachweisen und entsprechende Geheimnisse dringen nach außen, erlöschen eine eventuelle Unterlassung der Beeinträchtigung sowie mögliche Schadensersatzansprüche. Das gilt ab dem Gründungstag. Gründer sollten daher ein klares Schutzkonzept entwickeln. Mögliche Geheimhaltungsstufen sind zum Beispiel existenzielle Informationen, strategisch relevante Daten und im Wettbewerb wichtige Informationen.

Mögliche Schutzmaßnahmen zur Sicherung von Betriebsgeheimnissen

• Aufstellen von internen Richtlinien und Arbeitsanweisungen
• Non Disclosure Agreements (Geheimhaltungsvereinbarungen) oder vertragliche Geheimhaltungsklauseln
• Geheimhaltungsverpflichtung von Mitarbeitern
• Vertraulichkeitsvermerke auf Unterlagen und Dokumenten
• Sicherheitsvorgaben an Geschäftspartner und Dienstleister
• Verbot von betrieblich relevanten Datenspeicherungen auf privaten Mitarbeitergeräten
• Einführen einer so bezeichneten Weitergabekontrolle sowie von Zutrittskontrollen
• technisch-organisatorische Maßnahmen (IT-Sicherheit, Datenschutz, Berechtigungskonzepte etc.)
• klassische Maßnahmen, wie zum Beispiel das Installieren von Alarmanlagen, Monitorüberwachung, Türcodes oder Diebstahl- und Einbruchssicherungen

Eine Rechtsberatung und die Unterstützung von IT-Sicherheitsexperten sind essenziell

Der Schutz von Betriebsgeheimnissen und -interna wird von Gründern häufig vernachlässigt. Wichtige Dokumente und Unterlagen in den Tresor, für alles andere ist die IT-Security verantwortlich – so wird ein Schutz dieser Art oftmals praktiziert. Das ist aber zu kurz gedacht. Gerade zum Beispiel im Hinblick auf eigene Rezepturen oder innovative Verfahrenslösungen ist eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitern involviert.

Allein dieser Umstand erhöht die Gefahr, dass Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse nach außen gelangen. Zudem werden Anweisungen, Briefings oder Dokumentationen meistens in digitaler Form gesendet und weitergeleitet. Eine Schwachstelle in der IT-Infrastruktur reicht und unberechtigte Dritte erlangen Zugriff auf E-Mails und andere Nachrichtensysteme. Hinzu kommt die rechtliche Situation. Um auf einen möglichen Diebstahl bzw. Verlust von Betriebsgeheimnissen und internen Informationen angemessen reagieren zu können, müssen sämtliche Vorgaben des Geschäftsgeheimnisgesetzes nachweisbar erfüllt worden sein.

Wer diesen Gefahren aus dem Weg gehen möchte, lässt sich von einem Rechtsanwalt und Sicherheitsexperten beraten. Falls Sie bereits mit einem externen IT-Dienstleister bezüglich der IT-Sicherheit kooperieren, haben Sie für den digitalen Schutz Ihrer Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse gleich den richtigen Ansprechpartner direkt vor Ort.
 

Mittel- und langfristige finanzielle Sicherheit

Eine Unternehmensgründung kostet immer erst einmal Geld. Das ist aber noch nicht alles. Um auf Dauer überlebensfähig zu bleiben, benötigen Sie Investitionskapital und grundsätzlich eine mittel- und langfristige finanzielle Sicherheit.

Wie viel Geld letztendlich benötigt wird, hängt immer von verschiedenen Faktoren ab. Besitzen Sie als potenzieller Gründer nicht selbst genügend Eigenkapital, müssen Sie Geldgeber finden, die erst Ihre Unternehmensgründung finanziell unterstützen und anschließend gegebenenfalls den benötigten Kapitalbedarf decken. Das verschafft Ihnen eine mittel- und langfristige finanzielle Sicherheit ohne Liquiditätsprobleme.
 

Mögliche Ansprechpartner für Finanzierungen sind:

• Ihre Hausbank oder auch andere Kreditinstitute
• Venture-Kapitalgeber
• Business Angels
• Plattformen für Crowdfunding bzw. Crowdinvesting

Darum ist hier die höchstmögliche Finanzkompetenz gefragt

Um überhaupt Chancen auf eine Fremdfinanzierung zu haben, benötigen Sie in erster Linie drei Dinge: einen sorgfältig und nachvollziehbaren Businessplan auf Basis realistischer Zahlen und den jeweiligen Marktmöglichkeiten, klare Investitions- bzw. Kapitalbedarfsgründe und dementsprechende Sicherheiten.

Kommen Sie oder ein Teammitglied nicht selbst aus der Finanzbranche, empfiehlt es sich, bereits im Vorfeld unabhängige Finanzexperten zu konsultieren. Diese überprüfen nicht nur Ihre angegebenen Zahlen auf Korrektheit und Realismus, sondern verbessern in der Regel auch Ihre Verhandlungsposition bei Banken oder anderen Geldgebern.

Eine nicht ausreichende Finanzierung gefährdet massiv die gesamten Unternehmensziele

Engagieren Sie zum Beispiel eine renommierte Wirtschaftsberatung, verfügt diese meistens schon über zahlreiche Kontakte in der Finanzwelt. Besonders gut passt es, wenn die externen Profis bereits viele Gründungen begleitet und dadurch schon mit einigen Geldgebern mehrere erfolgreiche Finanzierungen abgewickelt haben. Davon profitieren Sie nachhaltig.

Gehen Sie die Gründungsfinanzierung dagegen im Alleingang an, wird dies je nach allgemeiner Wirtschaftslage und Ihrer gebotenen Sicherheiten ein sehr schwieriges Unterfangen. Gründen Sie dann trotz einer nicht hinreichenden mittel- und langfristigen finanziellen Sicherheit Ihr Unternehmen, ist das in der Mehrzahl aller Fälle zum Scheitern verurteilt. Deshalb lohnen sich hier die Ausgaben für externe Finanzprofis eigentlich immer.

Die eigene Arbeitskraft

Als Gründer und Chef Ihres Start-ups haben Sie ein umfassendes Arbeitspensum. Allerdings sollten Sie dabei nicht den Fehler begehen, sich mit sämtlichen Themen und Fragestellungen zu befassen. Sie haben die Aufgabe, das Unternehmen erfolgreich zu führen. Natürlich kommt es bei Mitarbeitern gut an, wenn Sie beispielsweise bei einer eiligen Produktion selbst mitanfassen. Das ergibt für Sie aber nur dann Sinn, wenn Sie dafür auch Zeit haben. Die haben Sie in Anbetracht Ihrer vielfältigen Aufgaben in der Regel aber nicht.

Ihre Aufgabe ist die erfolgreiche Unternehmensführung – Punkt!

Ein schlechtes Management begünstigt in Deutschland das Scheitern eines Start-ups. So gibt es zum Beispiel Probleme dabei, Mitarbeiter effektiv zu führen. In frisch gegründeten Unternehmen ist dieser Punkt noch ausschlaggebender als bei Mitarbeitern, die bereits seit Jahren als Team funktionieren. Außerdem hat sich der Chef hier auch meistens schon Respekt durch seine Entscheidungen und Vorgehensweisen erworben.

Viele Gründer sind dagegen gerade am Anfang noch nicht in der Lage, die eigenen Mitarbeiter effektiv zu führen. Oder aber, Sie haben zum Beispiel Schwierigkeiten, die Finanzen sachgemäß zu verwalten. Um die eigene Arbeitskraft richtig einzusetzen und grundsätzlich zu optimieren, sind zwei Aspekte besonders wichtig:

• Stellen Sie branchen- und praxiserfahrene Mitarbeiter ein. Durch ihre Erfahrung gelingt es besser, die Anforderungen bzw. Herausforderungen des Marktes zu erfüllen. Außerdem wird so das Risiko von Fehlern minimiert.

• Verbessern Sie Ihre eigenen Skills durch Coachings und andere Schulungen. Schon im Hinblick auf die Mitarbeiterführung und Ihre Führungsqualitäten kann das die entscheidenden Prozentpunkte bringen.
  
   

Unternehmerische Entscheidungen und Fehlentscheidungen

Einfach ausgedrückt, führen Sie ein Unternehmen, indem Sie Entscheidungen treffen. Um das tun zu können, benötigen Sie die relevanten Informationen. Fakten, Daten und Zahlen stellen sozusagen das stützende Konstrukt einer Entscheidung dar. Etablierte Firmen mit erfahrenen Managern haben hierbei einen klaren Vorteil gegenüber Gründern mit ihren Start-ups.

Selbst mit Vorkenntnissen und Praxiserfahrung betreten Sie mit einer neu gegründeten Firma praktisch Neuland. Treffen Sie hier in einem relevanten Bereich eine Fehlentscheidung, spiegelt sich das schnell beispielsweise durch Umsatzverlust, ein negatives Image oder einer negativen Weiterentwicklung wider.

Unternehmerische Entscheidungen sind gerade in der Gründungsphase brisant

Unternehmerische Entscheidungen stellen dabei immer sehr komplexe Situationen dar. Letztendlich hängt ihre Qualität stets vom eigenen Informationsstand und der Eintrittswahrscheinlichkeiten bestimmter Situationen bzw. Ereignisse ab.

In der Praxis machen gerade unerfahrene oder ungeduldige Gründer genau an dieser Stelle oft entscheidende Fehler: Sie treffen falsche Entscheidungen, da sie zum Beispiel bestimmte Wahrscheinlichkeiten überschätzen, während sie andere massiv unterschätzen – was dann wiederum mit Ihrem Kenntnisstand und einer mangelnden Erfahrung zusammenhängt.

Bei besonders relevanten Entscheidungen können externe Berater extrem helfen

Externe Berater können hier Gold wert sein. Zum einen holen Sie sich damit zusätzliche Kompetenz und Erfahrung ins Boot und zum anderen wird so der berühmte Blick über den Tellerrand gewährleistet. Dies betrifft auch interne Entscheidungen. Unternehmensberater haben hier oftmals einen viel objektiveren Blick auf die Strukturen und Abläufe.

Das bringt einen anderen Einfluss in Ihre Entscheidungen und zeigt möglicherweise auf, dass Ihre eigentlich favorisierte Entscheidung sich im Endeffekt doch als Fehlentscheidung entpuppt hätte. Sie müssen natürlich nicht zwingend jede Entscheidung mithilfe von externen Beratern treffen. Aber um Fehlentscheidungen, die sich sogar existenzbedrohend auswirken können, bei strategisch wichtigen Fragen möglichst zu vermeiden, ist das Einbeziehen von themenspezifischen Consultants sinnvoll.

Zielgruppenanalyse und Ausrichtung des Produktportfolios

Bevor Sie sich definitiv dazu entscheiden, ein Unternehmen zu gründen, müssen bereits im Vorfeld elementare Dinge berücksichtigt werden. Dazu zählen vor allem eine klare Zieldefinition, die Strategieentwicklung, eine genaue Zielgruppenidentifikation bzw. -bestimmung und die darauf basierende Zusammensetzung des Produkt- und Leistungsportfolios. In der Gründungsphase steht ein Start-up meistens noch ohne Aufträge und Kunden dar.
 

Die entscheidenden Fragen sind jetzt:

• Kennt der Gründer seine genaue Zielgruppe?
• Verfügt er über das Wissen, wie er an diese herantreten muss?
• Wie leistungsfähig ist sein Unternehmen im Vergleich zur Konkurrenz?

Wenn Sie diese Fragen nicht vorher eindeutig beantworten können, steigt die Gefahr einer frühen Pleite. Um die diesbezügliche Sicherheit zu erhöhen, sind umfassende Analysen erforderlich. Die Erkenntnisse daraus bilden die Grundlage für die Ausrichtung des Produktportfolios und der jeweils spezifischen Zielgruppenansprache.

Eine umfassende Zielgruppenanalyse gibt Gründern Sicherheit

Unerlässlich ist hier eine gründliche Analyse der Zielgruppe. Nur dadurch ist eine klare Zielgruppendefinition möglich. Diese wiederum ist der entscheidende Baustein, damit Sie ein zielgruppenspezifisches Produkt- und Leistungsportfolio anlegen können. Gleichzeitig sind entsprechende Analysen elementar wichtig, um die passenden Marketingstrategien und richtigen Verkaufskanäle zu wählen.

Mithilfe einer Zielgruppenanalyse lernen Sie die Bedürfnisse Ihrer potenziellen Kunden kennen. Im Zusammenspiel mit identifizierten Anforderungen des Marktes hilft Ihnen eine gründliche Zielgruppenanalyse dabei, das Produktportfolio an den Bedürfnissen der Zielgruppe auszurichten und die unterschiedlichen Marktanforderungen zu verstehen.

Fehler bei der Zielgruppenanalyse bergen große Gefahren

Aber Vorsicht: Unterlaufen Ihnen bei der Analyse und Definition Ihrer Zielgruppe Fehler, besteht die Gefahr, dass Vermarktung und Vertrieb völlig in die falsche Richtung laufen. In der alltäglichen Praxis ist es schon öfter vorgekommen, dass Unternehmen am Bedarf der Zielgruppe vorbei produziert haben. Um das zu korrigieren, muss mit teilweise horrenden Kosten gerechnet werden.

So sieht das auf jeden Fall bei Unternehmen aus, die sich schon eine gewisse Marktposition sichern konnten. Unterlaufen Ihnen als Gründer Fehler bei der Zielgruppenanalyse und der Ausrichtung des Produktportfolios, kann das schon das Ende bedeuten. Denn nach einem solchen Fehlschlag in der Anfangsphase wird es schwer, neues Fremdkapital zu besorgen.

Professionelle Zielgruppenanalysen sind das A und O für bedarfsgerechte Produkte

Daher sollten Sie eine Markt- und Zielgruppenanalyse von externen Profis durchführen lassen. Eine gute Wahl stellen zum Beispiel Marktforschungsunternehmen oder eine SEA-Agentur im digitalen Bereich dar.

Die Experten berücksichtigen alle ausschlaggebenden Faktoren rund um die demografischen und soziodemografischen Eigenschaften sowie die geografischen und psychografischen Merkmale. Je präziser die Eigenschaften und Charakteristika der Zielgruppe definiert werden, desto wahrscheinlicher ist es, dass Ihr Start-up seine Leistungen und Produkte erfolgreich an die Nutzer verkauft.
 

Steuern

Jeder Gründer muss sich unabhängig von der Größe des Unternehmens mit den anfallenden Steuern auseinandersetzen. Hierbei spielen viele verschiedene Arten von Steuern eine Rolle, unter anderem die Umsatzsteuer, die Gewerbesteuer, die Lohnsteuer oder die Körperschaftssteuer.
 

Steuer-Experten sind unerlässlich für Gründer und Start-ups

Das Thema Steuern ist äußerst komplex. Sind Sie selbst kein Steuer-Fachmann, ist jederzeit die Gefahr gegeben, dass Sie entscheidende Fehler bei den Berechnungen machen. Das aber kann fatale Folgen nach sich ziehen. Hinzu kommt, dass sich die Steuervorgaben des Gesetzgebers teilweise an der Rechtsform Ihres Start-ups orientiert. Zudem gibt es immer besondere steuerliche Feinheiten zu beachten.
 

Steuern sparen und Gewinn optimieren – das ist mit professioneller Hilfe möglich

Ein Steuer-Fachmann kennt die diesbezüglichen legalen Tricks, die Ihnen helfen, Steuern zu sparen und damit Ihren Gewinn zu optimieren. Ein Steuerberater respektive ein Steuerberatungsunternehmen stellt daher ohne Wenn und Aber ein Muss für Gründer und Start-ups dar. Ohne die nötige Kompetenz droht in Sachen Steuern schnell Ärger mit dem Finanzamt. Außerdem verpassen Sie womöglich Steuerersparnisse.
 

Zusammenfassung und Fazit

Gründer müssen von Anfang an unglaublich viele mögliche Risiken berücksichtigen. Diese fangen bei den Gefahren von Hackerangriffen an, reichen über den Diebstahl von entscheidenden Betriebsgeheimnissen und gehen bis zu Fehlentscheidungen, die sich existentiell bedrohlich auswirken oder den Gründer selbst womöglich vor Gericht bringen.

An einem Punkt können Gründer jedoch beruhigt sein: Die Risiken zu kennen, ist vielfach bereits der wichtigste Schritt in Richtung Sicherheit. Dann braucht es nur noch die Entscheidung, wo es sinnvoll ist, externe Experten mit ins Boot zu holen.