Gemeinsam arbeiten in der Cloud: Tipps für mehr Effizienz im Business

Dropbox, Google Drive, Trello, OneDrive – die Zahl der Cloudspeicher und komplexer Projektmanagement-Software im Netz wächst stetig an. Und das ist auch kein Wunder. Unsere Welt wird digitalisiert und hat den Business-Alltag revolutioniert. Brauchten wir früher hunderte Seiten Druckerpapier monatlich, so trocknet heute so manche Druckpatrone ein. Das papierlose Büro ist längst etabliert. Wir archivieren Daten nicht mehr per Ausdruck im Aktenordner und stellen diese in den abschließbaren Schrank, sondern wir archivieren digital.

Die Welt rückt zusammen: Die Cloud ersetzt das Büro

Können Sie sich vorstellen, dass Sie heutzutage eine Firma mit dutzenden Mitarbeitern führen können, ohne je einen von ihnen persönlich zu begegnen? Vielleicht geht es Ihnen wie vielen, denen der persönliche Kontakt wichtig, wenn nicht gar unersetzlich erscheint. Doch die Realität sieht inzwischen anders aus, die Cloud macht es möglich. Software ersetzt das Büro: Sie können digitale Besprechungsräume individuell einrichten und sogar Einzelarbeitsplätze mit Anwesenheitskontrollen per Zeit-/Datumstempel kreieren. Bevor wir Sie mit den Einzelheiten vertraut machen, möchten wir etwas Grundlegendes klären. Die Frage lautet: Was ist das eigentlich, die Cloud?
 

Was ist die Cloud?

Cloud heißt so viel wie Wolke und im Zusammenhang mit Daten sprechen wir von einer Datenwolke. Es handelt sich um ein flexible Speichersystem, welche Sie über einen Internetzugang jederzeit und von jedem Ort aus erreichen können.
 

Die Cloud ist überall!

Im Prinzip kommen Sie an der Cloud überhaupt nicht vorbei. Ob Sie mit Microsoft arbeiten oder auf Apple schwören, die Cloud-Systeme sind fest mit diesen Anbietern verknüpft. Auch Google ist ein weit verzweigtes Cloud-System. Die riesige Datenkrake sammelt Daten und bietet Ihnen Cloud-Produkte wie ein Mailprogramm, einen Kalender oder einen Speicher für Fotos an. Der flexible Cloudspeicher Google Drive hat viel Platz für Daten aller Art.

Welche Daten Sie in der Cloud hinterlegen, liegt immer noch in ihrem Ermessen. Die Cloud ist jedenfalls ausgesprochen vielseitig nutzbar und ermöglicht Zugriff von allen Orten auf der Welt – Hauptsache, Sie haben eine Internetverbindung. Sie können nicht nur selbst Zugriff nehmen, sondern auch beliebig vielen anderen Personen Zugriff gewähren. Der Kostenfaktor liegt in sehr vielen Fällen bei null Euro. Wenn sie weder Microsoft noch Apple nutzen wollen, sondern nach einem anderen Online-Speicher suchen, werden Sie bei den vielen Cloud-Anbietern fündig. Die Cloud-Dienstleistungen sind ein neuer Markt und die Anbieter schießen aktuell aus dem Boden wie Pilze im Herbst. Meistens haben sie ein kostenfreies Angebot im Portfolio, das durch kostenpflichtige Leistungen ergänzt werden kann. Sie haben buchstäblich die Wahl und es spricht nichts dagegen, mehrere Cloud-Tools parallel zu benutzen. Eine Möglichkeit wäre, die Fotos bei einem Anbieter unterzubringen und sensible Bank- und Geschäftsdaten bei einem Konkurrenten, der großen Wert auf Sicherheit und Datenschutz legt.
 

Wie hilft die Cloud im Business-Alltag?

Die Cloud selbst kann Sie im Business Alltag eigentlich gar nicht unterstützen. Vielmehr geht es um Speicherplatzanbieter und Projektmanagement-Software, die in der Cloud in vielen Fällen kostenfrei zur Verfügung gestellt wird. Die Rede ist von Plattformen und Onlinediensten, die einerseits die Datenverwaltung von Einzelpersonen und andererseits die Zusammenarbeit mit mehreren Personen ermöglichen, die nicht am gleichen Ort leben oder arbeiten. Zu den beliebtesten Tools gehören die folgenden:
 

Datenspeicher

- Google Drive

- Dropbox

- OneDrive

Ein Datenspeicher lässt sich mit einem Aktenschrank vergleichen. Im digitalen Aktenschrank liegen Schriftsätze und Buchhaltungsunterlagen, Fotos, Filme oder Musikdateien. Die reinen Speicher ermöglichen lediglich die Ablage und Verwaltung der Datensätze. Einige verfügen über Zusatzfunktionen und gestatten es zum Beispiel, die Dokumente online aufzurufen und zu bearbeiten. Die Änderungen sind dann sofort für alle im Dokument ersichtlich.
 

Projektmanagement-Tools

- Trello

- MasterTask

- Airtable

- Asana

- ClickUp

Projektmanagement-Tools können mehr. Auf ihnen lassen sich komplexe Workflows abbilden oder einfache To-Do-Listen erstellen. Die Projektmanagementtools lassen sich eher mit einem Büro vergleichen, in dem viele Personen aus- und eingehen. In dem virtuellen Bürogebäude gibt es verschiedene Einzelbüros, es gibt Großraumbüros und es gibt natürlich auch Aktenschränke. Deshalb ist es oft möglich, im Rahmen eines Projektmanagementtools Datenspeicher wie zum Beispiel Google Drive einzubinden (=digitaler Aktenschrank). Sie gestalten auf der von ihm gewählten Plattform die Einzelheiten ganz individuell. Was die Anbieter von Projektmanagement-Tools können, lesen Sie am Beispiel von Trello.
 

Projektmanagement-Software am Beispiel von Trello ausführlich erklärt

Trello funktioniert auf Basis von Kanban. Kanban ist japanisch und bedeutet so viel wie Karte. Wenn Sie in Trello arbeiten, dann erstellen Sie einzelne Karten, die zur Prozesssteuerung dienen. So lässt sich der Arbeitsfluss visualisieren und wesentlich besser im Griff behalten.,

Trello ist ein leicht verständliches Projektmanagementtool. Viel läuft über die visuelle Schiene. Sie können Projekte organisieren und mit anderen teilen. Zudem ist es möglich, direkt zu kommentieren. Trello ist perfekt für kleine und große Projekte geeignet. Im Business können Sie die Mitarbeiter als so genannte Projektteilnehmer aufnehmen. Weite Teile von Trello sind kostenfrei, das macht die Arbeit damit besonders attraktiv.
 

Einfach, aber wirkungsvoll

Trello ist vergleichsweise schlicht konzipiert und es ist dadurch enorm leistungsfähig. Ein Projekt lässt sich auf einen Blick erfassen. Im Prinzip hat Trello vier Hauptbestandteile. Es besteht aus

• Organisationen

• Boards

• Listen

• Karten

Die Organisation ist das Pendant zu einer Firma. Sie können mit Hilfe der Organisationen private und geschäftliche Gruppen trennen. So vermeiden Sie, dass unterschiedliche Interessengruppen Zugriff auf Informationen bekommen, die nicht für sie gedacht sind. Allerdings ist es nicht zwingend erforderlich, Organisationen zu bilden. Sie können auch ohne diese Funktion gut mit Trello arbeiten.

Das Board: Auf einem Board erstellen Sie mehrere Listen und schieben in die Listen die Aufgaben. Diese Aufgaben sind von allen ausgewählten Benutzern einsehbar und zu bearbeiten. Das Board ist eine Art großer Schreibtisch, auf dem Sie viel Platz für sämtliche Aufgaben haben. Sie platzieren die einzelnen Aufgaben auf diesem Board und fügen die Sachbearbeiter hinzu. So weiß jeder sofort, wer für welche Aufgabe zuständig ist. Ist ein Projekt abgeschlossen, können Sie das Board archivieren.

Listen: Auf jedem Board können Sie verschiedene Listen anlegen. Jede Liste stellt eine Projektphase dar. Dadurch verschaffen Sie sich eine Übersicht über die laufenden Aufgaben. In den Listen platzieren Sie die Karten. Diese können Sie zwischen den einzelnen Listen hin und her schieben. Eine beliebte Listenabfolge wäre zum Beispiel die Gliederung nach

• To-do

• Doing

• Done

In die Spalte To-do schieben Sie eine Karte mit einer Aufgabe, die zu erledigen ist. Sie können die Aufgabe mit einer Frist versehen, sodass Sie die Termine im Blick behalten. Wenn Sie mit der Bearbeitung beginnen, ziehen sie die Karte in die nächste Spalte Doing. Jetzt sehen alle Mitglieder auf dem Board, dass Sie die Aufgabe in Bearbeitung haben. Ist die Aufgabe fertig, verschieben Sie diese in der Spalte Done. Und wenn Sie die Karte gar nicht mehr benötigen, können Sie diese archivieren oder sogar komplett löschen.
 

Die Karten

Eine Karte funktioniert wie eine Akte. In der Akte werden sämtliche Informationen zur Aufgabe zentral erfasst. Sie können hier Kommentare hinterlassen, Dokumente hochladen, Fristen hinterlegen und vieles mehr. Sie können eine Karte innerhalb einer Liste oder auch von Board zu Board verschieben. Alles, was auf einer Karte steht, ist für jeden sichtbar, der Zugriff auf das Board hat. Um noch mehr Überblick über die Aufgaben zu bekommen, können Sie die Karten mit verschiedenen Labels farbig markieren.

Fazit: Wer mit Kanbanmodellen gut zurechtkommt, wird Trello lieben. Die Kostenlose Version ist für kleine Unternehmen ideal.

MeisterTask

Auch MeisterTask funktioniert nach dem Kanban-Modell wie Trello. Die Konzeption ist vergleichbar. Es gibt Boards, Listen und Karten. Im Detail sind kleine Unterschiede zu finden aber das Prinzip ist gleich. MeisterTask überzeugt besonders durch die einfache Bedienung und mit einem modernen Design. Besonderer Mehrwert bei Meistertask sind die Automationsmöglichkeiten von Aufgaben. Diese gibt es auch bei Trello und anderen Kanban-basierten Projektmanagement-Tool, doch bei MeisterTask sind sie besonders vielfältig. Sie können zum Beispiel dafür sorgen, dass eine bestimmte Aktion erfolgt, sobald sie eine bestimmte Aufgabe erledigt haben oder einen vorher definierten Meilenstein erreichen. Diese bestimmte Aktion kann beispielsweise darin bestehen, dass MeisterTask eine Nachricht verschickt oder die Aufgabe an einen bestimmten Mitarbeiter überträgt oder auf ein anderes Board verschiebt. Eine weitere Besonderheit liegt in zusätzlichen Tools rund um Mindmapping sowie Umwandlung von Aufgaben.

Die Server des Anbieters stehen in Deutschland – für manche Firmen ist das ein wichtiger Punkt in der Entscheidungsfindung.
 

Asana

Asana ist seit 2008 auf dem Markt und entsprechend ausgereift ist das Angebot. Es ist für Freelancer und Startups und auch für große Unternehmen geeignet. Sie können hier wie bei Trello auch Projekte verwalten, Aufgaben definieren, Ziele und Meilensteine setzen.

Bei Asana gibt es drei Spalten. Dadurch wird eine klare Struktur vorgegeben. Links sind die Projekte, in der Mitte die Aufgaben und rechts die Details zu finden. Die vielfältigen Zusatzfunktionen lassen eine Individualisierung bei Asana zu. Prinzipiell läuft die Aufgabenverwaltung ebenfalls über Kanban, so dass es rein optisch an die Konkurrenten Trello oder MeisterTask erinnert. Allerdings ist Asana technisch ausgereifter. So können einzelne Listen und Dokumente per Copy/Paste vervielfältigen. Auch sind ganze Projekte über diese Funktion reproduzierbar. Auf diese Weise gelingt es innerhalb kurzer Zeit, neue Projekte professionell aufzusetzen. Positiver Nebeneffekt ist, dass Standardaufgaben nicht in Vergessenheit geraten. Aufgrund des Standardprozesses erreichen Sie eine gute Effizienz.

Besonderes Extra: Asana hat eine sehr komplexe Suchfunktion, über die Sie gezielt bestimmte Karten und Aufgaben finden können. Es ist beispielsweise möglich, alle Karten eines Benutzers zu finden, die noch unbearbeitet sind. Das erleichtert die Kommunikation mit den Mitgliedern.

Insgesamt sind die Nutzer zufrieden mit Astana. Die Hilfsmöglichkeiten in Form von Tutorials und Videos sind umfangreich und im Blog finden Nutzer immer wieder Hinweise und Best-Practice-Beispiele
 

Microsoft Projekt

Microsoft Project erwähnen wir nur deshalb, weil es im Grunde die Mutter aller Projektmanagement-Tools ist. Microsoft Project ist sehr komplex und enorm variabel. Wenn es um große, sehr komplexe und weitverzweigte Projekte geht, ist Microsoft Project genau das richtige Tool. Doch für kleine Unternehmen oder Mittelständler sind viel zu viele Optionen verfügbar, die überhaupt nicht genutzt werden. Es ist, als würde man mit einem Ferrari Tag für Tag gemütlich durch die Dreißiger-Zone tuckern: Die Möglichkeiten des Tools werden nicht ausgenutzt und sind zum größten Teil überflüssig. Unser Fazit: Microsoft Project lohnt sich nicht für Selbstständige und Freiberufler.

Fazit: Projektmanagement Microsoft Projekt

Die Funktionalitäten von Projektmanagement- Tools und Cloud-Speicher generell lösen Ländergrenzen auf und ermöglichten die Zusammenarbeit über Kontinente hinweg. Sie müssen nicht länger Mitarbeiter vor Ort suchen, Büroräume mieten und Büroinventar kaufen. Die Cloud verschafft Zugang zu viel größeren personellen und fachlichen Ressourcen außerhalb Ihres Ortes. Ein professionelles Projektmanagement-Tool kann faktisch ein gemeinsames Büro ersetzen. Sie können buchstäblich eine Online-Firma errichten, in dem Sie sich mithilfe von Cloudspeichern und professioneller Projektmanagementsoftware Ihre eigene digitale Welt erschaffen. Ihr Büro ist für jeden zugänglich, der einen Internetanschluss besitzt. In der Praxis bedeutet das eine hohe Effizienz. Sie müssen weder E-Mails schreiben, um sich auszutauschen noch mühsam Informationen zusammentragen, um diese dann an einzelne Personen zu schicken. Über die Projektmanagement Software und Speicher in der Cloud können Sie Daten jeder beliebigen Person zur Verfügung stellen und das unabhängig von Ort und Zeit.

Die digitale Projektmanagement Software eröffnet ihnen ganz neue Arbeitsmöglichkeiten und schenkt ihnen mehr Zeit. Dieses Plus an Zeit können sie für wichtige Unternehmensaufgaben verwenden oder einfach die Freizeit genießen.