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Mitarbeiter anmelden - Die Formalitäten

Die Einstellung oder Anmeldung von neuen Mitarbeitern ist trotz zusätzlicher Kosten ein gutes Zeichen dafür, dass sich das gegründete Unternehmen auf einem soliden Wachstumspfad befindet, der weitere Personalressourcen erforderlich macht. Nur so kann die wachsende Nachfrage zur vollen Kundenzufriedenheit bewältigt werden. Wer als Freiberufler oder selbstständiger Gewerbetreibender sozialversicherungspflichte Mitarbeiter sowie Auszubildende oder Minijobber bis max. 450 Euro pro Monat beschäftigt, benötigt grundsätzlich eine Betriebsnummer. Diese kann bequem per Mail, Fax, Post oder auch telefonisch beim so genannten Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit angefordert werden. Die so erhaltene achtstellige Betriebsnummer dient der Meldung für die Sozialversicherung (Beiträge für die Arbeitslosen-, Pflege- und Rentenversicherung). Sie wird auch genutzt, um neue Mitarbeiter bei der jeweiligen Krankenkasse anzumelden. Ferner ist sie die formale Grundlage, um betriebsbezogene Arbeitsgenehmigungen zu erlangen und um etwaige Unfälle bei der Berufsgenossenschaft anzuzeigen. Ist der richtige Bewerber nach einem Vorstellunggespräch ausgewählt, so müssen folgende Dokumente vorgelegt werden.
 

Formalien zur Einstellung: Welche Dokumente benötigt der Arbeitgeber von neuen Mitarbeitern?

  • die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM/die Lohnsteuerkarte aus Papier existiert in ihrer alten Form nicht mehr)
  • Steuer-Identifikationsnummer
  • Sozialversicherungsausweis
  • persönliche Daten wie Adresse und Geburtsdatum, Kontaktdaten
  • Mitgliedsbescheinigung der aktuellen Krankenkasse
  • für ausländische Mitarbeiter: Arbeits- respektive Aufenthaltserlaubnis
  • ggf. eine Urlaubsbescheinigung des letzten Arbeitgebers
  • bestimmte Nachweise je nach Berufsfeld/Branche (man denke etwa an eine Gesundheitsbescheinigung für den Gastronomiebereich etc.).
     

Aufgaben und Pflichten des Arbeitgebers rund um die Sozialversicherung

In der Regel besteht ein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis, wenn Mitarbeiter in Voll- oder Teilzeit angestellt werden. Wer Minijobber oder Mitarbeiter auf geringfügiger Stundenbasis einstellt, zahlt in der Regel einen kleinen pauschalen Beitrag zur Sozialversicherung. In diesem Fall ist die Anmeldung bei der Minijobzentrale notwendig. Daraus ergibt sich für den Arbeitgeber die Pflicht, Abgaben vom Lohn an die jeweiligen Behörden fristgerecht abzuführen. Ein erster wichtiger Schritt ist es, den neuen Mitarbeiter bei der Krankenkasse anzumelden, da diese die Sozialversicherungsbeiträge einzieht. Für diesen Vorgang wird auch der Sozialversicherungsausweis des Mitarbeiters benötigt. Unerfahrene Existenzgründer bzw. Arbeitgeber können bei den meisten Krankenkassen einen umfassenden Beratungsservice in Anspruch nehmen, sodass im Regelfall keine Fragen offen bleiben sollten. Nach der Anmeldung wird es zur formalen Pflicht des Arbeitgebers, die Beiträge zur Pflege-, Kranken-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung korrekt zu berechnen und diese Beiträge mit Hilfe eines Beitragsnachweises zu überweisen. Im Sinne des in Deutschland geltenden paritätischen Prinzips zahlen Arbeitgeber 50 % der Abgaben zur Sozialversicherung, womit sich neben der Zahlung des Bruttolohns ein weiterer Kostenaufwand ergibt. Die ermittelten Sozialversicherungsbeiträge sind in aller Regel am drittletzten Bankarbeitstag des jeweiligen Monats fällig. Die Zahlung sollte unbedingt pünktlich durchgeführt werden, da ansonsten Strafzahlungen drohen.
 

Lohnsteuern an das Finanzamt abführen

Zu den treuhänderischen Tätigkeiten des Arbeitgebers gehört es auch, jeden Monat anhand der individuellen Steuermerkmale (Steuerklasse und Freibeträge) den fälligen Betrag an das zuständige Finanzamt zu überweisen. Unerfahrene Existenzgründer können hier die Hilfe von Steuerberatern in Anspruch nehmen oder aber die anfallenden Aufgaben mit einem professionellen Lohnbuchhaltungsprogramm erledigen. Die Anmeldung zur Lohnsteuer durch den Arbeitgeber erfolgt übrigens auch nur noch online auf der Homepage des zuständigen Finanzamtes. Entsprechende Lohnbuchhaltungsprogramme berechnen ausgehend vom monatlichen Bruttolohn und etwaigen Sonderzahlungen anhand der Steuermerkmale die konkrete Summe, die abzuführen ist. Der Mitarbeiter selbst hat also zunächst überhaupt nichts mit der Lohnsteuer ‚zu tun‘. Er sollte erst aktiv werden, wenn bis zum 31. Mai des Jahres die Steuererklärung eingereicht werden muss.
 

Hinweise zum Beitrags- und Meldeverfahren

Zu beachten ist, dass das so genannte Beitrags- bzw. Meldeverfahren zwischen dem Arbeitgeber und den angeführten Einzugsstellen nur noch in Form einer gesicherten (= verschlüsselten) Datenübertragung erfolgen darf, wobei systemgeprüfte Programme oder automatisierte Ausfüllhilfen zulässig sind (Details werden in § 28a SGB IV und § 18 und 26 DEÜV geregelt). Das hat zur konkreten Folge, dass Arbeitgeber keinerlei Meldevordrucke geschweige denn Speichermedien mehr nutzen dürfen. So genannte Kleinstarbeitgeber, die nicht über einen Steuerberater oder eine entsprechende Ausstattung verfügen, können ggf. die elektronischen Meldungen auch über die Geschäftsstellen der Krankenkassen abwickeln. Einige Geschäftsstellen haben die Absicht geäußert, einen solchen Service bieten zu wollen.
 

Zu erledigende Aufgaben in puncto Unfallversicherung

Wer ein Unternehmen gegründet und Mitarbeiter eingestellt hat, muss dies zwangsläufig bei der zuständigen Berufsgenossenschaft (BG) melden. Dabei spielt es keine Rolle, in welchem Angestelltenverhältnis sich die Mitarbeiter befinden: Sie müssen bei der gesetzlichen Unfallversicherung angemeldet und somit versichert sein. Die fälligen Beiträge hat der Arbeitgeber alleine und fristgerecht abzuführen. Mit dieser Anmeldung schützt der Arbeitgeber seine Mitarbeiter, aber auch sich selbst angesichts des Risikos eines Unfalles. In jedem Falle hat er nichtsdestotrotz alle Pflichten und Aufgaben so zu erfüllen, dass ein hohes Maß an Arbeitssicherheit gewährleistet wird. Im Übrigen wird durch diesen Versicherungsschutz auch ein etwaiger ‚Wegeunfall‘ abgedeckt, also der Weg zur Arbeit und zurück. Zwar entstehen so weitere Kosten, unerfahrene Existenzgründer können sich von der BG aber professionell mit Blick auf das Thema Arbeitssicherheit beraten lassen.
 

Auswege aus dem Fachkräftemangel:
neue Mitarbeiter aus einem (Nicht) EU-Land

Mittlerweile ist der Fachkräftemangel was Nachwuchskräfte und erfahrene Mitarbeiter anbelangt so groß, dass immer mehr Unternehmen gerne ausländische Mitarbeiter einstellen. Sofern eine Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis als formale Grundvoraussetzung vorhanden sind, können die oben geschilderten Anmeldungen auch ohne vorhandene Versicherungsnummer erfolgen, wobei aber gleichzeitig eine solche Nummer beantragt werden muss.
 

Für bestimmte Branchen gelten besondere Nachweise

Neben der Einstellung und Anmeldung neuer Mitarbeiter sollten Arbeitgeber beachten, dass in etlichen Bereichen eine so genannte Unbedenklichkeitserklärung eines Amtsarztes vorgelegt werden muss. Dies gilt vor allem in gastronomischen oder medizinischen Berufen, in denen Hygiene im Alltag eine große Rolle spielt. Sofern der Mitarbeiter einen solchen aktuellen Nachweis nicht von selbst mitbringt, sollte der Arbeitgeber aktiv eingreifen.
 

Der Arbeitsvertrag als formaler Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses

Noch bevor die hier geschilderten Anmeldungen erfolgen, sollte der Arbeitsvertrag natürlich von beiden Seiten unterschrieben werden. Somit ist die Sicherheit gegeben, dass die Anmeldungen auch auf einer realen Grundlage basieren. Wer als Arbeitgeber überhastet die Anmeldungen durchführt, hat im Falle einer ausbleibenden Vertragsunterschrift mehr Ärger und Arbeit als nötig. Professionelle Vorlagen für Arbeitsverträge, die nur noch personalisiert werden müssen, können genutzt werden, um Zeit zu sparen und Rechtssicherheit zu genießen. Als zentrale Größe ist natürlich auch der Bruttoarbeitslohn anzugeben, der sodann die Rechengrundlage für die abzuführenden Sozialversicherungsbeiträge ist. Im Grunde genommen verläuft der Anmeldeprozess schnell und unkompliziert, wobei unerfahrene Arbeitgeber sich auf ein breites Netz an Informationsangeboten stützen können.
 

Praxisorientierte Checkliste:
Was ist mit Blick auf die Anmeldung eines Mitarbeiters zu wissen/erledigen?

  • jedes Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt, braucht eine Betriebsnummer
  • Minijobber müssen bei der Minijobzentrale angemeldet werden
  • sozialversicherungspflichtige Mitarbeiter werden bei der jeweiligen Krankenkasse mit der Sozialversicherungsnummer angemeldet
  • die Krankenkasse zieht alle Sozialversicherungsbeiträge ein
  • im Sinne des paritätischen Prinzips muss der Arbeitgeber 50 % der Sozialversicherungsbeiträge zahlen und überweisen
  • Anmeldung beim zuständigen Finanzamt und monatliche Abführung des anhand der Steuermerkmale berechneten Wertes
  • die Zahlungen an die Krankenkasse für die Sozialversicherungsbeiträge haben fristgerecht zu erfolgen
  • wer als Arbeitgeber seine formalen Pflichten verletzt, riskiert Strafzahlungen und den Verlust der Gewerbetätigkeit
  • Arbeitsvertrag als rechtliche Grundlage aufsetzen und VOR der Anmeldung von beiden Seiten unterschreiben lassen
  • Anmeldung bei der BG (Berufsgenossenschaft), damit Mitarbeiter unfallversichert sind (am Arbeitsplatz sowie auf dem Weg zur Arbeit/nach Hause)
  • bei ausländischen Mitarbeitern ist die Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis zu prüfen, die beschriebenen Anmeldungen können auch ohne vorhandene Sozialversicherungsnummer erfolgen
  • ein Unbedenklichkeitsnachweis vom Gesundheitsamt ist für Berufe relevant, in denen hohe hygienische Standards gelten
     

Ihre Mitarbeiter sind oftmals besser abgesichert, als Sie selbst!

Wenn Ihr Mitarbeiter einmal erkrankt, hat dieser den gesetzlichen Anspruch auf Lohnfortzahlung und Krankengeld. Sie als Arbeitgeber haben nur die Möglichkeit, Ihren Verdienstausfall über ein privates Krankentagegeld abzusichern. Doch mangels Unkenntnis und fehlender gesetzlicher Vorgaben fehlt hier oftmals dieser so wichtige Schutz. Im Rahmen einer Privaten Krankenversicherung kann das Krankentagegeld für Selbstständige sehr kostengünstig mit eingeschlossen werden. Aufgrund der einkommensunabhängigen Beiträge zahlen viele Selbstständige als "Privatversicherte" sogar weniger, als in der gesetzlichen Krankenversicherung. Und das trotz weitaus besserer Leistungen.

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