Büro anmieten: Darauf müssen Sie bei der Auswahl achten

Für Mitarbeiter, Arbeitsmaterial und technische Anlagen brauchen Sie Platz. Und auch Sie benötigen einen Arbeitsplatz, um Ihr Unternehmen zu führen. Ein Homeoffice ist vielleicht für den Anfang passend, doch wenn der Betrieb sichtbar wächst, ist ein Büro außerhalb der eigenen vier Wände erforderlich. Was müssen Sie beachten, um ein passendes Büro zu finden? Dieser Artikel gibt Ihnen Tipps für die Bürosuche.
 

1. Hilfe durch einen Makler

Auf der Suche nach einer Immobilie, in der Sie Ihr Unternehmen niederlassen, können Sie unterschiedliche Wege gehen. Mit der Hilfe eines Maklers finden Selbstständige meist rasch ein Büro, ohne selber viel Zeit für die Suche aufzuwenden. Natürlich kostet das etwas, doch Sie sollten abwägen, was Ihnen Ihre Zeit wert ist. In den meisten Fällen ist die Beauftragung eines Maklers wirtschaftlich sinnvoll, damit Sie weiter Ihrem Tagesgeschäft nachgehen können.

Anders als bei Wohnimmobilien gilt für Gewerbeimmobilien nicht das so genannte Bestellerprinzip. Für eine erfolgreiche Vermittlung ist eine Provision fällig, für die der neuer Mieter/Käufer oder Vermieter/Verkäufer aufkommen muss. Der Makler kann die Courtage vom Mieter verlangen, auch wenn das Büro bereits in seinem Bestand war. Zudem ist erlaubt, die Provision vom Vermieter zu verlangen oder von beiden Parteien zu Hälfte. Je nach ortsüblicher Maklerprovision liegt die Courtage für Käufe bei drei bis sieben Prozent des Kaufpreises und bei einer Anmietung bei zwei bis drei Nettokaltmieten. Es gibt jedoch keine gesetzliche Regelung dazu.
 

Verlangt der Makler eine Provision von Ihnen, sind folgende vier Tatbestände von ihm einzuhalten:

• Die Vorlage eines abgeschlossenen Maklervertrages.
• Der Makler muss die Nachweis- oder Vermittlungstätigkeit nachweisen.
• Zusammenhang zwischen Maklerarbeit und Erfolg muss bestehen.
• Miet- oder Kaufvertrag muss zustande kommen.

Machen Sie sich bewusst, welche Ausstattung Ihr neues Büro vorweisen muss, wie viel Platz nötig ist und wo die Immobilie liegen soll. Nur so findet der Makler das passende Objekt für Sie.
 

2. Die Ausstattung eines Büros

Ist das Unternehmen noch jung, für das Sie Büroräume suchen, ist es clever eine Auslastungsanalyse der Räume durchzuführen. Planen Sie direkt Platz für neue Mitarbeiter ein. Prüfen Sie, ob in der Nähe Alternativen vorhanden sind, falls Sie expandieren müssen.

Für jeden Mitarbeiter gibt es bestimmte Vorgaben für den Arbeitsplatz. Gesetzlich sollte ein Platz mit Bildschirm acht bis zehn Quadratmeter aufweisen. Die Mindestfläche für einen Schreibtisch liegt bei 160*80 Zentimetern. Zudem schreibt das Gesetz vor, dass jeder Mitarbeiter hinter seinem Schreibtisch einen Meter Platz bis zur Wand haben muss.

Das Büro selber sollte mit einem Besprechungsraum ausgestattet sein und über eine moderne Infrastruktur wie Internet und Telefonanschlüsse verfügen. Ein WC muss selbstverständlich auch vorhanden sein. Je nach Gewerbe, sollte es ggf. repräsentative Räume geben, um Kunden und Gäste zu empfangen. Für große Unternehmen sind ebenfalls eine Kaffeeküche, Aufenthaltsräume und Waschräume essenziell.

Mittlerweile gibt es unterschiedliche Konzepte für Büroarbeit. Der Coworking-Space oder das Zeit-Büro bieten sich nur an, wenn Sie alleine sind oder wenige Mitarbeiter haben. Eigene Unterlagen können Sie dort jedoch nicht unterbringen, denn die Bürofläche teilen sich viele Nutzer zu unterschiedlichen Zeiten. Der Empfang von Kunden ist dort ebenfalls nicht in jedem Fall machbar. Dafür sind diese Varianten auf kurze Sicht kostengünstiger. Feste kleine Mietbüros finden Sie häufig bei Gründerzentren, die sich auf dieses Angebot spezialisiert haben. Besteht von Anfang an der Bedarf nach viel Platz und verfügen Sie über das nötige Kapital, bietet sich ein Großraumbüro an. Dort können Sie mit dem Unternehmen wachsen und haben genügend Raum für Mitarbeiter und Ideen. Die typischen Nachteile eines Großraumbüros können Sie mit modernen Konzepten wie dem Open-Space-Büro ausgleichen. Mit einer funktionalen und professionellen Einrichtung erhöhen Sie zudem die Motivation und Leistung der Mitarbeiter.
 

3. Standortdaten

Die Frage nach der Erreichbarkeit des Büros spielt eine große Rolle. Gibt es beispielsweise genug Parkplätze für Mitarbeiter und Kunden? Ist der Weg in das Büro barrierefrei? Um das herauszufinden ist eine Standortanalyse wichtig.

Zu den Standortdaten gehören ebenfalls die Mietpreise. Muss das Büro in der Stadt liegen, da Laufkundschaft gefragt ist oder reicht ein Büro am Stadtrand aus, zu dem nur wenige Kunden anreisen? In Nachbargemeinden oder am Stadtrand ist die Miete häufig günstiger, was für den Start eines Unternehmens vorteilhaft ist.
 

4. Die Betriebskosten

Damit Neben- und Betriebskosten möglichst niedrig ausfallen, prüfen Sie zuvor die Immobilie. Alte einfachverglaste Fenster sorgen für zu hohe Energiekosten, da diese die Wärme nicht um Gebäude halten. Eine alte Heizungsanlage kostet Sie viel Geld, wenn Sie mit Öl, Gas oder Strom betrieben wird und die Anlage nicht effizient arbeitet. Achten Sie auf solche Merkmale, um hinterher keine böse Überraschung bei der Abrechnung zu erleben.

Ebenfalls spielt die Beleuchtung eine wichtige Rolle, denn das Licht beeinflusst die Konzentration und Arbeitsleistung der Mitarbeiter. Zudem sparen LED-Lampen Betriebskosten und sind langlebiger als normale Energiesparlampen.

Gibt es eine Klimaanlage, ist deren Zustand zu prüfen. Wie sauber ist die Anlage, wer ist für die Reinigung in welchen Intervallen zuständig und wer trägt die Kosten? Die Klima- und Heizungsanlage sollten für die Anzahl der Mitarbeiter und Größe der Räumlichkeiten ausgelegt sein, damit optimale Arbeitsbedingungen vorliegen.
 

Fazit

Lassen Sie sich genügend Zeit bei einer Besichtigung und gehen Sie keine Kompromisse ein, die Ihnen ein schlechtes Gefühl vermitteln. Am Ende zählt, ein Büro zu haben, dass zu den eigenen Bedürfnissen passt. Vergleiche helfen Ihnen, Angebot und Preis richtig einzuschätzen und das richtige Büro zu finden.