Selbstständig machen als Buchhalter

Generelle Rahmenbedingungen für selbstständige Buchhalter

Grundsätzlich ist eine selbstständige Tätigkeit als Buchhalter eine attraktive Alternative zum Angestelltenverhältnis, denn es lässt sich ein höheres Einkommen bei voller Selbstbestimmtheit erzielen. Zu den Aufgaben von Buchhaltern gehört es, Kreditoren, Debitoren und das Mahnwesen im Blick zu behalten und die entsprechenden Konten zu führen. Fehler bei Buchungen können für Unternehmen schnell teuer werden bzw. beim Jahresabschluss unangenehme Konsequenzen haben. Und nicht zuletzt gilt es, alle gesetzlichen Rahmenbedingungen jederzeit erfüllen zu können. Hier zeigt sich, warum gerade unerfahrene Existenzgründer nicht auf einen Buchhaltungsservice verzichten sollten. Die Frage, ob die Buchhaltung selbst erledigt oder ausgelagert werden soll, ist im Einzelfall zu klären. Fest steht, dass die externe Sichtweise eines selbstständigen Buchhalters ein Vorteil sein kann, weil eine objektive Betrachtungsweise ins Unternehmen kommt. Im Gegensatz zu fest angestellten Buchhaltern dürfte es seltener zu Interessenskonflikten kommen. In jedem Fall müssen selbstständige Buchhalter team- und kooperationsfähig sein, denn sie arbeiten auch mit Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern zusammen.

Analyse der Ausgangslage

Bevor es an die strategische Ausrichtung dieser Geschäftsidee geht, soll zunächst begriffliche Klarheit hergestellt werden. Da unterschiedliche Bezeichnungen gängig sind, stellt sich die Frage, welche Berufsbezeichnung gewählt werden sollte oder darf.

Für diese Tätigkeit sind die Bezeichnungen Kontierer, Buchführungshelfer, Buchhalter und geprüfter Bilanzbuchhalter zulässig, wobei der konkrete Ausbildungshintergrund zu beachten ist. Beim geprüften Bilanzbuchhalter handelt es sich um einen geschützten Begriff, sodass spezifische Voraussetzungen zu erfüllen sind (mehr dazu weiter unten). Ein Bilanzbuchhalter ist für die vollständige Leitung des Rechnungswesens zuständig, sodass sich durch diese Qualifikation weitere Handlungsspielräume für die Existenzgründung ergeben.

Auch wenn die Begriffe Buchhalter und Buchführungshelfer oft synonym verwendet werden, trifft das nicht ganz zu. Externe, selbstständige Dienstleister werden in der Regel als Buchführungshelfer bezeichnet. Abzugrenzen ist der Buchhalter zudem vom Steuerberater. Generell hat ein Buchhalter weniger Kompetenzen als ein Steuerberater. Es gibt bestimmte Kriterien (Bilanzsumme, Umsätze und Anzahl der Mitarbeiter), die das Hinzuziehen von Steuerberatern unabdingbar machen. Dies betrifft kleine Unternehmen aber weniger, sodass es sich hierbei um die wichtigste Zielgruppe handeln dürfte. Insgesamt können selbstständige Buchhalter ihre Kunden im Rechnungswesen umfassend unterstützen.

Zahlen zur Selbstständigkeit als Buchhalter

Schätzungen zufolge sind in Deutschland derzeit weit über hunderttausend Menschen im Berufsfeld Buchhaltung tätig, ein erheblicher Teil davon selbstständig. Eine Existenzgründung als Buchhalter ist daher nicht die Ausnahme, sondern für viele in diesem Beruf eine prüfenswerte Option. Und trotz der Vielzahl an Fachleuten ist die Nachfrage groß, denn in der Praxis sind schon kleine Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern auf einen Buchhalter angewiesen. Eine Standortanalyse muss zeigen, wie viele selbstständige Buchhalter es bereits gibt und wie viele Unternehmen diese Dienstleistung nachfragen würden. Erschwerend kommt hinzu, dass eine aggressive Vermarktung als Buchhaltungsservice nicht möglich ist – dazu später mehr.

Angestellter vs. selbstständiger Buchhalter: Warum diesen Schritt wagen?

Unabhängigkeit, Selbstbestimmtheit und ständige Abwechslung sind für viele Buchhalter gute Gründe, sich bewusst gegen das Angestelltendasein zu entscheiden. Kooperationen können projektbasiert oder auf stetige Zusammenarbeit ausgelegt sein. Auswertungen zeigen, dass selbstständige Buchhalter höhere Stundensätze erzielen können, was sicherlich ein wichtiger wirtschaftlicher Grund für die Existenzgründung ist. Zugleich gibt es immer wieder Kritik an der rechtlichen Stellung selbstständiger Buchhalter. Denn in der Praxis dürfen sie weniger Aufgaben übernehmen als angestellte Kollegen – und dies, obwohl der Ausbildungshintergrund derselbe ist. Selbstständigen Buchhaltern ist es beispielsweise untersagt, die Buchführung im Unternehmen einzurichten. Solche Vorbehaltsaufgaben dürfen nur im Angestelltenverhältnis oder von steuerberatenden Berufen erledigt werden.

Das aktuelle Recht bremst selbstständige Buchhalter etwas aus

Viele Experten halten das maßgebliche Steuerberatungsgesetz für überholt. Branchenverbände versuchen seit Längerem, Modernisierungen auf den Weg zu bringen – bislang ohne durchgreifenden Erfolg. Die rechtlichen Rahmenbedingungen sollten auf jeden Fall verfolgt werden, um neue Chancen strategisch klug zu nutzen. Es ist gut möglich, dass sich für selbstständige Buchhalter künftig weitere Handlungsfelder ergeben, sofern es zu Gesetzesreformen kommt.

Voraussetzungen, um sich als Buchhalter selbstständig zu machen

Wer sich als Buchhalter selbstständig machen möchte, braucht eine relevante Berufsausbildung, etwa zum Bürokaufmann oder Steuerfachangestellten. Anerkannt werden kann zudem eine Ausbildung in einer wirtschafts- oder steuerberatenden Tätigkeit. Vorzuweisen sind außerdem drei Jahre Berufserfahrung in der Buchhaltung, wobei diese Tätigkeit mindestens 16 Stunden pro Woche umfasst haben muss. Der geprüfte Bilanzbuchhalter gilt als begehrte Schlüsselqualifikation: Wer diese Prüfung absolviert hat, darf die Bezeichnung nach der Existenzgründung tragen und Kunden ein erweitertes Leistungsspektrum anbieten. Mit dieser Qualifikation ist keine dreijährige Berufserfahrung mehr nachzuweisen. Im Einzelfall gilt: Der Qualifikationshintergrund beeinflusst, welche Tätigkeiten ausgeführt werden dürfen. Die persönlichen Rahmenbedingungen sollten daher im Zuge der Existenzgründung schnellstmöglich geklärt werden.

Gewerbe anmelden

Buchhalter zählen nicht zu den freien Berufen. Daher handelt es sich um eine gewerbliche Tätigkeit, die binnen eines Monats nach Aufnahme angemeldet werden muss. Eine Zulassung durch eine Finanzbehörde ist nicht vorgesehen. Die Pflicht zur Gewerbeanmeldung greift übrigens auch dann, wenn es sich zunächst nur um eine nebenberufliche Tätigkeit handelt. Wie die Anmeldung konkret abläuft, zeigt Ihnen unser Leitfaden zur Gewerbeanmeldung mit persönlicher Checkliste

Was dürfen selbstständige Buchhalter – und was nicht?

Um diese Frage zu beantworten, ist ein Blick in das Steuerberatungsgesetz (StBerG) sinnvoll. Dort ist genau geregelt, welche Tätigkeiten welche Personengruppe übernehmen darf. Der Tätigkeitsbereich selbstständiger Buchhalter ist eingeschränkt; viele Aufgaben sind Steuerberatern vorbehalten. Insofern ist bei der Werbung Vorsicht geboten: Es darf nicht der Anschein erweckt werden, Aufgaben eines Steuerberaters übernehmen zu können.

Während § 6 Nr. 3 StBerG rein mechanische Tätigkeiten erfasst (Belegsortierung, Übertragung ins Kassenbuch, Datenerfassung), die grundsätzlich jeder erledigen kann, setzt § 6 Nr. 4 StBerG ein einschlägiges Qualifikationsprofil voraus – dann sind auch das laufende Verbuchen, Lohnabrechnungen und Lohnsteueranmeldungen möglich. Denkbar ist stets eine Zusammenarbeit mit Steuerberatern: Der Buchhalter liefert die korrekte Zahlenbasis, aus der ein Steuerberater den Jahresabschluss erstellt.

Werbung in eigener Sache ist nur begrenzt möglich

Was Werbemaßnahmen angeht, sind viele aggressive Slogans nicht erlaubt. Zu beachten sind wettbewerbsrechtliche Besonderheiten des Steuerberatungsgesetzes. Die Werbung darf nie den Anschein erwecken, mehr leisten zu können, als selbstständigen Buchhaltern erlaubt ist (etwa die Erstellung von Steuererklärungen). Wer mit einem Buchhaltungsservice wirbt, darf beispielsweise nicht pauschal mit dem Satz „Wir übernehmen die Buchhaltung" auftreten. Werbung darf sich nur auf Tätigkeiten beziehen, zu denen Buchhalter gesetzlich befugt sind. Nichts spricht dagegen, auf der Homepage das erlaubte Leistungsspektrum zu schildern. Auch Visitenkarten und Einträge in Branchenverzeichnissen sind möglich. Mit dem Titel „geprüfter Bilanzbuchhalter" darf nur werben, wer die entsprechende Qualifikation nachweist – der Begriff ist gesetzlich geschützt.

Businessplan und Kundengewinnung

Der Businessplan sollte ernst genommen werden, denn eine ganzheitliche Planung ist die Basis für nachhaltigen Erfolg. Auch wenn das Fachwissen von Buchhaltern unverzichtbar ist, handelt es sich nicht um einen Selbstläufer: Die Akquise entpuppt sich in der Startphase als schwierigste Herausforderung. Zu klären sind die Chancen am Standort und die eigene Vermarktung. Eine Differenzierung kann über das Leistungs- und Servicespektrum erfolgen, wobei grundsätzlich Freiheit bei der Preisgestaltung besteht. Eine Orientierung am Marktüblichen ist dennoch sinnvoll. Generell ist eine Existenzgründung als Buchhalter mit geringem finanziellem Risiko verbunden, denn große Investitionen sind nicht notwendig. Ist ein heimisches Büro vorhanden, kann die Arbeit im Grunde sofort starten. Wer den Buchhaltungsservice größer aufziehen oder sich mit anderen Buchhaltern zusammenschließen möchte, kann über die Anmietung von Büroräumen nachdenken.

Der typische Mandant ist ein Existenzgründer oder unerfahrener Unternehmer, der keinen Plan von Buchhaltung hat. Da dieses Thema im operativen Betrieb nicht vernachlässigt werden darf, können sich selbstständige Buchhalter über große Nachfrage freuen. Allerdings wird die Kundengewinnung anfangs schwierig – darüber sollte von Beginn an ehrliche Klarheit herrschen. Der Aufbau eines Kundenstamms erfordert einen langen Atem; ein funktionierendes Netzwerk, Kontakte und Flexibilität sind wichtige Erfolgsvoraussetzungen. Eine optimierte Homepage ist ein unverzichtbares Instrument, um Präsenz zu zeigen. In den ersten Monaten ist nicht mit hohen Gewinnen zu rechnen, weshalb eine solide Finanzplanung mit Puffern unabdingbar ist, um die kritische Startphase zu überstehen.

Schritt für Schritt in die Selbstständigkeit

Die folgende Übersicht dient als unverbindliche Orientierung, nicht als rechtssicherer Leitfaden – klären Sie Ihren konkreten Fall im Zweifel mit einer fachkundigen Stelle.

Verdienst als selbstständiger Buchhalter

Selbstständige Buchhalter haben es in der Hand, Preise für ihre Leistungen individuell zu vereinbaren. In der Praxis wird meistens nach Zeitaufwand oder pauschal je nach Aufgabe abgerechnet. Eine Orientierung bietet die Gebührentabelle des Bundesverbands der selbstständigen Buchhalter und Bilanzbuchhalter. Umfragen zufolge bewegen sich die Stundensätze selbstständiger Buchhalter grob zwischen 30 und 60 Euro. Geht man vom Mittelwert von rund 45 Euro und etwa 160 Arbeitsstunden pro Monat aus, ergeben sich Einnahmen von etwa 7.200 Euro; nach Abzug der Kosten bleibt daraus ein mittlerer vierstelliger Verdienst.

Branchenkenner bemängeln, dass sich viele Buchhalter unter Wert verkaufen – oft, weil sie gute Fachleute, aber keine geübten Unternehmer sind und sich zu sehr auf das Fachwissen fokussieren. Wer als selbstständiger Buchhalter gut verdienen möchte, muss von Beginn an gewinnorientiert denken und die richtigen kaufmännischen Entscheidungen treffen. In erster Linie ist für eine hohe Auslastung und einen wachsenden Kundenstamm zu sorgen. Schon im Businessplan sollte deutlich werden, mit welcher strategischen Positionierung ein hoher Verdienst angestrebt wird.

Damit Ihr Stundensatz alle Kosten deckt und trotzdem einen echten Unternehmerlohn übrig lässt, kalkulieren Sie ihn am besten sauber durch:

Tücken und häufige Fehler

• Kompetenzen überschreiten: Wer versehentlich Vorbehaltsaufgaben übernimmt (z. B. Umsatzsteuervoranmeldung), riskiert ein empfindliches Bußgeld – der häufigste und teuerste Anfängerfehler.
• Unzulässige Werbung: Pauschale Aussagen wie „Wir machen Ihre Buchhaltung" oder „Steuern sparen" können Abmahnungen auslösen.
• Stundensatz zu niedrig: Wer sich am Angestellten-Bruttolohn orientiert, vergisst Akquisezeit, Ausfallrisiko, Versicherung und Fortbildung.
• Akquise unterschätzt: Der Kundenstamm wächst langsam. Ohne Finanzpuffer wird die Startphase gefährlich.
• Haftung ignoriert: Ein einziger Buchungsfehler kann teuer werden – ohne Vermögensschadenhaftpflicht steht das Privatvermögen im Feuer.

Trends im Berufsfeld Buchhaltung

• Digitalisierung und E-Rechnung: Die schrittweise verpflichtende elektronische Rechnung im B2B-Bereich verändert Arbeitsabläufe und schafft Beratungsbedarf bei kleinen Unternehmen.
• Cloud-Buchhaltung: Mandantenübergreifendes Arbeiten in Online-Systemen wird zum Standard und erlaubt ortsunabhängige Zusammenarbeit.
• Automatisierung: Belegerkennung und Vorkontierung per Software verschieben den Schwerpunkt von der Datenerfassung hin zu Kontrolle und Beratung.
• Fachkräftemangel in Steuerkanzleien: Kanzleien lagern zunehmend vorbereitende Buchhaltung an externe Fachkräfte aus – eine Chance für selbstständige Buchhalter.

Notwendige Versicherungen

Eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung ist für selbstständige Buchhalter praktisch unverzichtbar, auch wenn sie formal nicht verpflichtend ist. Fehler sind trotz akribischer Arbeitsweise nie ganz auszuschließen, und im Rechnungswesen können daraus schnell erhebliche Verluste entstehen, die betroffene Unternehmen als Schadenersatz einfordern. Zudem verlangen Auftraggeber häufig einen Nachweis über einen entsprechenden Versicherungsschutz, bevor sie eine Zusammenarbeit eingehen.

Kurz zusammengefasst