Welche Inventurarten gibt es?

Inventur, Jahresinventur, Bestandsaufnahme – damit ist stets dasselbe gemeint. In Unternehmen sind die Lagerbestände, Warenbestände, Vermögen und Schulden aufzulisten und nach Menge und Wert zu erfassen. Diese Zahlen sind notwendig, um zum sogenannten Bilanzstichtag einen Soll-Ist-Vergleich aller Waren und Dienstleistungen eines Unternehmens vornehmen zu können. In Handelsunternehmen wird so lückenlos der Unternehmenswert ermittelt. Das Ergebnis ist das Inventar, in dem alle Waren aufgeführt sind und welches die Grundlage bildet für die Bilanz. Inventar und Inventurliste enthalten sämtliche Bestände im Unternehmen und sind zehn Jahre aufzubewahren.
 

Die körperliche Inventur

Bei physischen Waren erfassen Sie die Bestände in einer körperlichen Inventur. Die dabei angewandten Methoden sind Messen, Wiegen und Zählen der Güter. Ist das nicht möglich, ist der Bestand zu schätzen. Nicht zählbare Bestände, wie Bankguthaben, Lieferverbindlichkeiten oder Kundenforderungen, erfassen Sie anhand der Bestände in den Büchern auf der Grundlage von Belegen. Belege dafür sind beispielsweise Kontoauszüge, Verträge oder Rechnungen.

Im nächsten Schritt, nachdem alle Bestände erfasst sind, vergleichen Sie die gezählten Ergebnisse mit den Soll-Ständen der Lagerbuchhaltung. Hier können aus verschiedensten Gründen Inventurdifferenzen auftreten, wie Fehler in der Buchführung, Diebstahl, falsche Auszählung. Ist das der Fall, sind die Werte in den Büchern an die tatsächlich gezählten Bestände anzupassen. Die Differenz buchen Sie als Bestandsveränderung oder Materialeinsatz.

Wer ist zu einer Inventur verpflichtet?

Kaufleute müssen im Rahmen Ihrer Buchführungspflicht eine Inventur durchführen, das ist gesetzlich vorgeschrieben. Die Inventur muss einmal pro Jahr zu einem bestimmten Stichtag zum Ende des Geschäftsjahres erfolgen. Außerdem ist eine Inventur bei Geschäftseröffnung, Geschäftsaufgabe oder Verkauf vorgeschrieben. Für Unternehmen, die die Einnahmen-Überschuss-Rechnung anwenden, gilt diese Pflicht nicht. Sie können jedoch freiwillig eine Inventur durchführen. Auch wenn die Umsatzerlöse in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren unterhalb von 500.000 Euro liegen und der Gewinn nicht höher ist als 50.000 Euro, sind Unternehmen von der Inventurpflicht befreit.

Details zu den verschiedenen Inventurarten

Für einige Unternehmen erfordern die Inventur stets einen sehr großen Aufwand, wenn sie sie zu einem bestimmten Stichtag durchführen müssen, beispielsweise wenn sie einen sehr großen Warenbestand haben. Deshalb stehen verschiedene Inventurarten zur Auswahl. Das ermöglicht Unternehmen einen größeren Spielraum.
 

Die Stichtagsinventur

Die Stichtagsinventur findet genau zum Bilanzstichtag statt. Normalerweise ist der 31. Dezember der Stichtag, weil in den meisten Unternehmen das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht. Bei einem abweichenden Geschäftsjahr ist der Bilanzstichtag dann entsprechend am letzten Tag des Geschäftsjahres. An diesem Stichtag müssen alle Bestände in Ihrem Unternehmen mengen- und wertmäßig erfasst sein. Lager- und Warenbestände müssen sie messen, wiegen und zählen oder mitunter schätzen. Dieses Verfahren ist in einigen Unternehmen sehr aufwendig. Häufig ruht während der Warenerfassung der Geschäfts- und Produktionsbetrieb. Dadurch entsteht allerdings in den Unternehmen ein größerer Zeitdruck, der dann zu Erfassungsfehlern führen kann. Einige Unternehmen entscheiden sich deshalb für eine andere Inventurart.
 

Die zeitnahe Stichtagsinventur

Die zeitnahe Stichtagsinventur stellt eine Sonderform der Stichtagsinventur dar. Das Finanzamt gewährt Unternehmen dabei einen zeitlichen Spielraum von zehn Tagen um den Stichtag herum. Dafür besteht allerdings eine zwingende Voraussetzung: Veränderungen in den Beständen zwischen dem tatsächlichen Stichtag und der physischen Auszählung sind akribisch zu dokumentieren. Die wertmäßige Fortschreibung oder Rückrechnung muss durch Aufzeichnungen und Belege gewährleistet sein. Der verlängerte Planungszeitraum hat den Vorteil, dass Sie die Inventur besser planen und somit den Geschäftsausfall steuern und eingrenzen können.
 

Die permanente Inventur

Haben Sie in Ihrem Unternehmen ein elektronisches Warenwirtschaftssystem im Einsatz, können Sie eine permanente Inventur durchführen. Dazu müssen Sie alle Zu- und Abgänge im laufenden Geschäftsjahr genau dokumentieren. Dennoch ist es auch hier wenigstens einmal jährlich erforderlich, die Bestände physisch zu erfassen. So lassen sich Abweichungen feststellen. Dabei steht es Ihnen frei, den Stichtag für die Inventur selbst festzulegen. Es ist hier sogar möglich, einen Artikel im Januar zu erfassen und einen anderen im Februar. Die Voraussetzung dafür ist, dass ein entsprechendes System zum Einsatz kommt, beispielsweise ein Buchhaltungssoftware, die es ermöglicht, den Lagerbestand fortzuschreiben. Die jährliche physische Erfassung dient dem Soll-Ist-Abgleich und kann während des laufenden Geschäftsbetriebs erfolgen.
 

Die Stichprobeninventur

Die Stichprobeninventur erfolgt vor allem in großen Unternehmen, die einen sehr umfangreichen Warenbestand haben. Der Aufwand für eine andere Inventurart ist hier wirtschaftlich kaum vertretbar. Allerdings muss das Finanzamt im Vorfeld zustimmen. Anerkannte mathematisch-statistische Methoden sind die Basis für diese Inventurart. Die Stichprobeninventur ist dann sinnvoll, wenn nur wenige verschiedene Produkte im Sortiment einen Großteil des Buchwertes ausmachen: die sogenannten A-Güter. Sie erfassen diese bei der Inventur komplett. Die restlichen Güter müssen Sie nur stichprobenartig erfassen. Für die zuverlässige Bestandsaufnahme ist auch hier eine elektronische Lagerbuchhaltung notwendig. Für das Unternehmen bedeutet die Stichprobeninventur weniger Personalaufwand und Zeitersparnis. Gleichzeitig kommt es zu aussagekräftigen Ergebnissen.
 

Die verlegte Inventur

Ist es nicht möglich, eine der anderen Inventurarten durchzuführen, oder sind die anderen Verfahren aufgrund zu hoher Warenbestände einfach nicht umsetzbar, dürfen Sie die Inventur auch auf ein anderes Datum legen. Es ist möglich, die Inventur drei Monate vorzuverlegen oder zwei Monate nach den Bilanzstichtag zu legen. In beiden Fällen muss gewährleistet sein, dass Sie eine wertmäßige Fortschreibung respektive Rückrechnung zum Stichtag vornehmen. Hier ist der Inventurzeitraum auf fünf Monate ausgeweitet. Damit sind Sie flexibler in der Planung. Sie können von einer Zeitersparnis profitieren, da Sie die Möglichkeit haben, den Termin auf eine Zeit mit einem geringen Lagerbestand zu legen. Außerdem können Sie so Engpässe bei den Terminen verringern. Die verlegte Inventur ist insbesondere für Unternehmen interessant, die saisonbedingten Stoßzeiten unterliegen. Den Bilanzstichtag zu verlegen, ist allerdings nur möglich, wenn es sich nicht um besonders wertvolle oder verderbliche Waren handelt. Denn in diesen Fällen ist eine korrekte Rückrechnung meistens nicht gewährleistet.
 

Hoher Zeitaufwand – Betrieb häufig „wegen Inventur geschlossen“

Die Inventur erfolgt in der Regel nach Betriebsschluss, um einen ungestörten Betriebsablauf zu ermöglichen. In großen Unternehmen mit einem großen Warenbestand ist viel Personal dafür notwendig, der Zeitaufwand ist meist enorm. Deshalb sind einige Unternehmen dazu übergegangen, den Betrieb vorübergehend zu schließen. Große Händler handhaben das sogar noch anders: Sie machen jeden Monat eine Inventur. So hat die Zentrale stets den Überblick über Warenbestände in den verschiedenen Filialen.

Kommt es zu Differenzen, sind diese auszubuchen. Sie fließen in die GuV-Rechnung des Unternehmens ein. Fehlbestände können beispielsweise entstehen, wenn Waren das falsche Etikett bekommen haben oder beim Transport etwas zerstört wurde. Auch technische Defekte an der Kasse oder Ladendiebstahl führen zu Differenzen.
 

Schritt für Schritt durch die Inventur

Die Inventur sollten Sie in Ihrem Unternehmen Schritt für Schritt planen, damit alles reibungslos abläuft und Sie keine Zeit vergeuden.

  1. Schritt: Sie bestimmen einen Termin

Zunächst legen Sie einen Inventurtermin fest, der in der Regel am Ende des Geschäftsjahres liegt.

  1. Schritt: Sie erstellen einen Zeitplan

Damit alle Helfer bei der Inventur genau wissen, was sie tun sollen, brauchen Sie einen Zeitplan. Planen Sie die Zeit, die die Bestandsaufnahme in Anspruch nehmen könnte. Dazu gehören auch Überlegungen, ob es sinnvoll ist, den laufenden Betrieb zu unterbrechen oder Sie lieber während des Betriebs die Inventur durchführen. Teilen Sie dabei auch gleich das Personal ein, das am besten in Zweierteams arbeitet: Einer zählt und sagt an, der zweite schreibt die Daten auf.

  1. Schritt: Sie legen den Umfang der Inventur fest

Für die Inventur müssen Sie Warenbestand, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe zählen, messen und wiegen. Alles, was in einem Anlageverzeichnis erfasst ist, können Sie auslassen, beispielsweise Werkzeuge und Maschinen in der Produktion.

  1. Schritt: Sie sortieren den Bestand

Sie müssen Ihre eigenen Waren von den kundeneigenen Waren, die bereits verkauft sind oder sich zu Reparaturzwecken im Betrieb befinden, und Kommissionswaren schon im Vorfeld trennen.

  1. Schritt: Sie führen Inventurlisten

Für die Inventur sollten Sie Inventurlisten verwenden, die Sie vom Hersteller der Buchhaltungssoftware oder im Schreibwarenhandel bekommen. Diese Listen müssen Sie mit allen anderen Inventuraufzeichnungen aufbewahren. Wenn Zweifel aufkommen, können diese Unterlagen helfen, negative Folgen durch das Finanzamt zu verhindern.
 

Inventurgrundsätze

Egal welche Inventurart Sie anwenden, es gelten stets die gesetzlichen Regelungen und überdies grundlegende Richtlinien, wie eine sachgemäße Inventur zu erfolgen hat.

  • Die Bestandsaufnahme muss geschultes Personal durchführen.

  • Die Lagerbestände dürfen sich während der Erfassung nicht verändern.

  • Die Einträge zum Inventar müssen eindeutig, datiert und vollständig sein.

  • Mussten Sie schätzen, ist das in der Inventurliste zu vermerken.

  • Sind Unternehmenswerte nicht zählbar, so sind sie anhand von Belegen durch Buchinventur zu erfassen.

  • Die Leiter der Inventur müssen bei fünf Prozent der erfassten Positionen eine Stichprobe machen und das Inventurergebnis bestätigen.
     

Warum sind Inventuren überhaupt notwendig?

Im Einzelhandel ist Diebstahl an der Tagesordnung, was sich natürlich auf die Inventur auswirkt und die Ursache für Differenzen ist. Ladendiebstahl lässt sich leider nicht vollständig verhindern. Doch Sie können das Ausmaß abschätzen und gegebenenfalls weitere Maßnahmen einleiten. Außerdem zeigen regelmäßige Bestandsaufnahmen auch andere Probleme auf, wie beschädigte Waren oder fehlerhafte Bestellungen.

Bei der Inventur können Sie Artikel identifizieren, die sich besonders schnell oder langsam verkaufen. Diese Informationen können Sie nutzen, um beispielsweise einen Sonderrabatt auf Ladenhüter zu geben oder die Waren anders zu präsentieren.

Mithilfe der Inventur identifizieren Sie auch knappe Produkte, die bisher noch nicht aufgefallen waren. Sie können durch diese Informationen Ihre Bestellprozesse optimieren.
 

Was tun bei Inventurdifferenzen?

Während der Inventur bekommen bestimmte Artikel unter Umständen einen anderen Wert, weil beispielsweise Ladenhüter abgewertet werden. Dann weicht der Wert der physischen Inventur von den Werten in der Buchhaltung ab. Es ist ein zusätzlicher Aufwand oder Ertrag entstanden, der als solcher verbucht werden muss.

Ihr buchhalterischer Warenbestand ist 5.000 Euro höher als der Wert, den Sie bei der Inventur festgestellt haben. Diese 5.000 Euro müssen Sie als zusätzlichen Aufwand buchen. Um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden, müssen Sie schriftlich eine plausible Erklärung zu dieser Differenz abgeben, wie beispielsweise verdorbene oder defekte Ware, Ladenhüter.
 

Weitere Informationen:

https://www.deutsche-handwerks-zeitung.de/inventur-so-klappt-die-bestandaufnahme-im-betrieb/150/3098/87552

Ordner mit Aufschrift Inventurmethoden

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