Was ist eine Inventur?

Die aktive Bestandsaufnahme des Inventars wird als Inventur bezeichnet. Bei der Inventur werden alle Schulden und Vermögenswerte zu einem bestimmten Zeitpunkt aufgelistet. Die Inventur erfolgt nicht nur zum Beginn und Ende eines Geschäftsjahres. Ebenso wird eine Inventur bei einer Unternehmensauflösung vorgenommen.
 

Wer ist zur Inventur verpflichtet und wer nicht?

Als Kaufmann, also Handelsgewerbetreibender, sind Sie verpflichtet eine Inventur vorzunehmen. Zu den Handelsgewerben zählen Gewerbebetriebe, die in kaufmännischer Art (Qualität) und nach dem kaufmännischen Umfang (z. B. kaufmännische Finanzierung, Buchführung und Firma) eingerichtet sind. Die Beurteilung, ob Sie ein Kaufmann sind, hängt von mehreren Kriterien ab. Diese Kriterien sind:

• Umsatzvolumen

• Geschäftstätigkeit (Art)

• Beschäftigtenzahl

• Organisation

• Niederlassungen

• Darlehen

Je mehr Umsatzvolumen, Beschäftigte, Niederlassungen, Fremdkapital (Darlehen) und Organisationsaufwand Sie haben, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie als Kaufmann eingestuft werden. Auch das Angebot vielfältiger Leistungen und Erzeugnisse (Geschäftstätigkeit) wird bei der Beurteilung der Kaufmannseigenschaft herangezogen.
 

Gewerbetreibende anderer Art können auch zur Inventur verpflichtet sein. Dies gilt dann, wenn eines der folgenden Merkmale erfüllt wird:

• forst- und landwirtschaftlicher Gewinn von über 50000 Euro pro Kalenderjahr

• forst- und landwirtschaftlich genutztes Land mit einem Wert von über 25000 Euro

• Gewinn in Höhe von über 50000 Euro aus dem Gewerbebetrieb pro Geschäftsjahr

• nicht-steuerbare (außer § 4 Nr. 8, 9 und 10 Umsatzsteuergesetz) und steuerbare Umsätze (entgeltliche Unternehmensleistungen oder Lieferungen, die im Inland erbracht werden) über 500000 Euro pro Kalenderjahr

Beachten Sie, dass ein Kalenderjahr immer vom 1. Januar bis zum 31. Dezember eines Jahres geht. Als Unterschied dazu steht das Geschäftsjahr, welches meist zwölf Monate umfasst. Eine Ausnahme von dieser Regelung stellt die Aufgabe des Unternehmens oder der Wechsel des Bilanzstichtags (Abschlusstag) dar. Wird der Abschlusstag geändert oder das Unternehmen aufgegeben, kann ein Geschäftsjahr auch weniger als zwölf Monate betragen.

Gehören Sie als Steuerpflichtiger der Forst- und Landwirtschaft, einem Gewerbebetrieb oder einer selbstständigen Arbeit an, können Sie eine freiwillige Inventur machen. Da eine Inventur eine detaillierte Übersicht von Vermögens- und Schuldenwerten ist, kann dies bei der Kreditgewährung von Vorteil sein. Streben Sie ein Darlehen an, ist es daher empfehlenswert eine freiwillige Inventur zu machen, um die Chancen auf einen Kredit zu verbessern.
 

Gesetzliches zur Inventur - das sollten Sie wissen

Als Kaufmann unterliegen Sie den Bestimmungen des HGB (Handelsgesetzbuch). Nicht nur laut HGB sind sie als Kaufmann zur Inventur verpflichtet, sondern auch gemäß der Abgabenordnung. Während die Abgabenordnung die steuerrechtliche Seite darstellt, ist das Handelsgesetzbuch für die handelsrechtliche Seite (alle Rechtsnormen für Kaufmänner) verantwortlich.

Nehmen Sie Ihre erste Inventur vor, müssen Sie alle in Ihrem Vermögen verfügbaren Gegenstände messen, zählen oder wiegen. Um den genauen Vermögenswert zu ermitteln ist es wichtig, dass Sie die genauste Bestimmungsmethode wählen. Neben der Wertermittlung der Vermögenswerte in Ihrem Unternehmen ist auch die Bestimmung der Schulden notwendig.

Die Daten, die Sie bei der Inventur gewinnen werden für Ihre Eröffnungsbilanz (Gegenüberstellung von Vermögens- und Schuldwerten) benötigt. In der Bilanz sind die zur Verfügung stehenden Mittel (z. B. Geldwerte) im Unternehmen aufgelistet und deren Verwendung.
 

Die Arten und Durchführungsweisen der Inventur

Am Tag, an dem das Geschäftsjahr Ihres Unternehmens endet, ist die Inventur durchzuführen. Zur Bestandsaufnahme in Ihrem Unternehmen stehen Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung.

Sie haben die Option eine:

• Stichtagsinventur/zeitnahe Inventur (Inventur im Zeitraum von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag)

• Stichprobeninventur (mathematische und statistische Methoden mittels Stichproben, wie das Mittelwertverfahren, zur Bestimmung der Vermögensgegenstände)

• verlegte Inventur (nach- oder vorverlegte Inventur, die zwei Monate nach oder drei Monate vor dem Bilanzstichtag erfolgt)

• permanente Inventur (rechnerische Inventur mithilfe von Karteien und Lagerbüchern, die Abgänge und Zugänge lückenlos aufzeigen)

durchzuführen.

Besitzen Sie in Ihren Beständen Ware die verdunstet oder leicht verderblich ist, führen Sie keine permanente oder verlegte Inventur durch. Ebenso sind diese Inventurarten nicht bei sehr wertvollen Vermögensgegenständen zu empfehlen, da es leicht zu Fehleinschätzungen kommen kann, die für Sie eine hohe Steuerlast zur Folge haben können.
 

Die Folgen einer fehlerhaften Inventur - das kann passieren

Kommt es zur Betriebsprüfung in Ihrem Unternehmen, wird in der Regel zuerst auf die Inventur geschaut. Daher ist es wichtig, dass die Inventur sorgfältig erfolgt. Findet ein Betriebsprüfer Fehler oder Mängel in der Inventur, kann das bedeuten, dass Sie Ihre Buchführung nicht ordnungsgemäß ausgeführt haben. In einem solchen Fall wird Ihr Umsatz/Gewinn möglicherweise höher bemessen, als er tatsächlich ist. Für Sie bedeutet das Unkosten, die durch eine saubere Buchführung hätten vermieden werden können.

Vergessen Sie Waren im Lager zu zählen, kann dies zu hohen Steuernachzahlungen führen. Nicht nur der Warenbestand wird dadurch im Lager vom Prüfer erhöht, sondern auch alle anderen Warenbestände, sodass Ihre Steuern höher ausfallen. Der Grund hierfür ist, dass der Betriebsprüfer vermutet, dass Sie bei einem Fehler im Warenbestand einen weiteren Fehler in den Beständen haben könnten. Weitere Zuschläge können durch das Auftreten von Kassendifferenzen (Einnahmen/Auszahlungen) auftreten und so zu Zusatzkosten führen.

Denkt der Betriebsprüfer nicht, dass es sich bei den Inventurfehlern, um etwas Einmaliges handelt, kann es zu einem Strafverfahren kommen, denn eine Steuerhinterziehung wird verdächtigt. Eine Steuerhinterziehung führt zu hohen Strafen, die mit der Höhe der bei der Steuer unterschlagenen Summe ansteigen. Nicht nur hohe Steuernachzahlungen, sondern auch eine Freiheitsstrafe von maximal zehn Jahren sind bei einer Hinterziehung von Steuern in Ausnahmefällen möglich.