Unbeschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben

Betrieblich veranlasste Kosten sind Betriebsausgaben. Sie können grundsätzlich gewinnmindernd verbucht werden. Anders als bei den beschränkt abzugsfähigen Kosten gibt es für die unbeschränkt abzugsfähigen Kosten keine Obergrenze – jedenfalls nicht nach den gesetzlichen Anwendungsvorschriften. Doch Sie sollten die Verhältnismäßigkeit berücksichtigen. Was Sie alles absetzen können und worauf Sie achten müssen, ist jetzt Thema.
 

Die Angemessenheit im Auge behalten

Kosten müssen angemessen und verhältnismäßig sein, denn nicht alles, was von Gesetz wegen erlaubt ist, hält auch einer kritischen Prüfung durch das Finanzamt stand. Es trifft zwar nicht immer zu, aber im Prinzip sollten Selbstständige im Zuge einer Routineüberprüfung durch die Finanzbehörden damit rechnen, dass diese einem Steuerpflichtigen so etwas wie Unehrlichkeit unterstellen. Sie gehen mehr oder weniger offensichtlich davon aus, dass Steuerpflichtige den Staat um Steuereinnahmen bringen, wissentlich oder aus Unwissenheit. Wenn ihnen eine Ungereimtheit auffällt, vertiefen sie sich in die Kontrolle, um das angestrebte „Mehrergebnis“ zu erreichen. Im Klartext: Betriebsprüfer haben den Job, Nachzahlungsquoten zu erfüllen und deshalb haben viele von ihnen eine besondere Spürnase für offensichtliche und weniger offensichtliche Aspekte einer Buchführung, die nicht ganz stimmig sind.

Ein Beispiel für eine offensichtliche Unregelmäßigkeit: Ein kleiner Handwerksbetrieb (1 Inhaber und 1 Mitarbeiter), der jede Woche 10 Pfund Kaffee, 30 Rollen Hygienepapier und 15 kg Kekse einkauft, darf diese Kosten in seiner Buchhaltung im Prinzip erfassen. Die Kosten mindern den Gewinn und damit die Steuerlast. Doch ist der Einkauf tatsächlich betrieblich veranlasst und der Höhe nach angemessen? Diese Frage taucht spätestens im Rahmen einer Betriebsprüfung auf, die früher oder später stattfinden wird.

Prüfer suchen nach unverhältnismäßigen Kostenpositionen und steigen dann in die Detailprüfung ein, um Unregelmäßigkeiten aufzudecken. Das bedeutet, dass Sie die Belege im Original verlangen und nachfragen, zu welchem Anlass die Einkäufe stattgefunden haben. Eine denkbare Erklärung wäre zum Beispiel diese:

Es gab mehrere Tage der offenen Tür, die eingekauften Kekse und der Kaffee waren für die Besucher gedacht. Wenn dem so war, müsste es Nachweise darüber geben. Diese sind nun vorzulegen, um zu beweisen, dass die Aussage wahr ist (z. B. durch Fotos und Einladungen, Zeitungsannoncen, Webauftritt).

Wenn Sie nicht schlüssig erklären und verbindlich belegen können, wofür die Einkäufe getätigt wurden, ist das ein guter Grund für einen Prüfer, die verbuchten Kosten zu streichen. Er gelangt wohlmöglich zu der Annahme, dass Sie sich, Ihre Familie oder Ihre Freunde regelmäßig mit diesen Waren versorgt haben. Ob wahr oder nicht: Streicht der Prüfer Kosten, drohen Steuernachzahlungen. Zudem stehen dem Prüfer mit einem Anfangsverdacht wie diesem Tür und Tor offen, um Ihre Buchhaltung buchstäblich auf den letzten Hosenknopf zu prüfen. Er sucht noch intensiver nach Ungereimtheiten, um ein „gutes Prüfergebnis“ im Sinne der Finanzbehörden zu erreichen. Das bedeutet eine saftige Steuernachzahlung für den Steuerpflichtigen und eine ebenso satte Einnahme für das Finanzamt.

Deshalb sollten Sie sich daran halten: Wenn Sie Kosten über die Firma laufen lassen, müssen diese Kosten ohne Ausnahme betrieblich veranlasst und verhältnismäßig sein. Abweichungen müssen Sie erklären und belegen können. Deshalb denken Sie daran, entsprechende Nachweise zu sammeln oder zu erstellen, um diese bei Bedarf vorzulegen.
 

Abzugsfähige Betriebsausgaben verbuchen mit einem Standardkontenrahmen

Es gibt enorm viele verschiedene Konten, auf denen Sie Betriebsausgaben verbuchen können. Es gibt dafür verschiedene vorgefertigte Standardkontenrahmen (SKR), zum Beispiel der SKR 03 oder der SKR 04. Je nach Betriebsstruktur eignet sich der eine oder andere besser. Das besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

Ein Standardkontenrahmen verfügt über ein klar definiertes Kontensystem. So gibt es zum Beispiel den SKR 93, der explizit für Kfz-Betriebe entwickelt wurde. Dieser verfügt zum Beispiel über typische Kostenkonten, die mit Fahrzeugen zu tun haben wie zum Beispiel Öl, Reifen etc. Die eingangs erwähnten Kontenrahmen SKR 04 und 03 sind am weitesten verbreitet. Im Prinzip unterscheiden sie sich in punkto Anordnung der Konten, weil jeder Kontenrahmen für sich unterschiedliche Prinzipien verfolgt.

Während der SKR 03 sich an Betriebsabläufen orientiert und seine Konten danach sortiert, stellt die Systematik des SKR 04 auf die Gliederung im Jahresabschluss ab. Sie werden aber in beiden Kontenrahmen vergleichbare Konten finden, wenn auch systematisch an anderer Stelle platziert. Glücklicherweise können Standardkontenrahmen individuell verändert werden. Sie können in der Buchhaltung Kontenbezeichnungen anpassen oder ganz neue Konten kreieren. So wird aus einem Standardkontenrahmen ein individueller Kontenrahmen, der nur auf Ihren Betrieb zugeschnitten wird. Die folgende Liste mit kurzen Erläuterungen nennt einige wesentliche abzugsfähige Kostenbereich, die für Betriebe immer wieder von Bedeutung sind. Die Liste ist nicht vollständig, sondern stellt nur eine Auswahl dar.
 

Wertpapiere

Manche Betriebe kaufen Wertpapiere ein und verfolgen damit unterschiedliche Zwecke. Nicht immer ist es sinnvoll, denn oft sind Wertpapiere aus steuerlichen Gründen für Einzelunternehmer (selbständig und Freelance) besser im Privatbesitz aufgehoben.
 

Anzahlungen

Anzahlungen sind Kosten, die sie natürlich unbeschränkt abziehen dürfen. Allerdings fließt Geld von ihrem Konto ab, bevor sie eine Leistung erhalten haben. Verbuchen Sie nach dem sogenannten Zufluss-/Abflussprinzip, spielt das eine untergeordnete Rolle. Nicht immer ist die bereits bezahlte Vorsteuer auch abzugsfähig. Das bedeutet, dass es passieren kann, dass sie zwar die Vorsteuer bezahlt haben, diese aber nicht mit der regulären Umsatzsteuervoranmeldung zurückerhalten. Anzahlungen werden in Abhängigkeit von der Jahresabschlussform und/oder der Rechtsform unterschiedlich behandelt.
 

Löhne und Gehälter

Arbeitgeber bezahlen nicht nur das Gehalt und übernehmen Teile der Sozialversicherung, sie haben darüber hinaus noch weitergehende Aufwendungen. Die Lohnnebenkosten betragen in Deutschland je nach Form des Arbeitsverhältnisses 30 % oder mehr. Wer einen Mitarbeiter einstellt, sollte genau wissen, was ihn erwartet. Zusatzkosten wie Beiträge zur Berufsgenossenschaft und Kosten beim Steuerberater für die Lohnabrechnung sind nur der Anfang einer Liste von dauerhaften Belastungen für Arbeitgeber. Incentives und Benefits sind hier noch gar nicht eingerechnet.
 

Materialaufwand für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe

Wenn Sie produzieren, kaufen Sie Rohstoffe ein. Hilfs- und Betriebsstoffe gehören genauso dazu. Hinzu kommen Aufwendungen für Fracht, Verpackung, Zoll und Verbrauchssteuern. Herunterzurechnen sind Abzüge wie Rabatte, Boni, Skonti oder Preisnachlässe aufgrund von Reklamationen.
 

Wareneinkauf

Falls Sie in der Gastronomie tätig sind, müssen sie tagtäglich mit Warenaufschlagsätzen arbeiten, um einigermaßen rentabel zu arbeiten. Der Wareneinkauf ist für Steuerprüfer immer wieder von großem Interesse und ein intensiv geprüftes Feld. Hier steckt viel Potenzial drin, um Steuernachzahlungen festzusetzen. Der Wareneinkauf ist von zentraler Bedeutung, wenn es um die Rentabilität eines Betriebs geht. Sie sollten hier so sorgfältig wie möglich arbeiten und buchen.
 

Kosten für Fremdleistungen

Fremdleistungen sind immer dann zu verbuchen, wenn externe Mitarbeiter oder Firmen dazu beitragen, ein Produkt oder eine Dienstleistung zu erschaffen, welches oder welche dann weiterverkauft wird. Typische Kostenpositionen im Bereich der Fremdleistungen sind Freelancer oder Subunternehmer.
 

Gewährte Skonti und Rabatte

Gewähren Sie Ihren Kunden Preisnachlässe in Form von Skonti und Rabatten, verzichten sie auf Umsatz. Insofern sind Skonti und Rabatte als Kostenfaktor zu betrachten. Da in der Buchhaltung grundsätzlich ein Verrechnungsverbot besteht, müssen Sie die Umsätze auf einem Konto und die Kosten auf einem anderen separaten Konto einbuchen. Bei der Preiskalkulation sollten Skonti und Rabatte stets berücksichtigt werden, damit sie Preisverhandlungen mit Kunden Verträge nicht zu ihrem Nachteil abschließen.
 

Raumkosten

Raumkosten gehören zu den klassischen Fixkosten eines Unternehmens. Wer eine eigene Immobilie besitzt, zahlt anstelle von Miete Finanzierungsraten bei der Bank ab. Die Finanzierungskosten können also pauschal betrachtet durchaus Bestandteil bei der Kalkulation von Raumkosten sein. Hinzu kommen Positionen wie Heizung, Strom, Reinigung und spezielle Versicherungen.
 

Versicherungen, Beiträge und Gebühren

Versicherungen sowie Beiträge zu berufsständischen Verbänden und Vereinigungen sind grundsätzlich unbeschränkt abzugsfähig. Auch, wenn es um Gebühren geht, sind die Kosten bei betrieblicher Veranlassung voll einsetzbar.
 

Kfz-Kosten

Gehört das Fahrzeug zum Betrieb, so sind alle damit im Zusammenhang stehenden Kosten voll abzugsfähig. Fahren Sie aber Ihren privaten Pkw zu betrieblichen Zwecken, dann gibt es klare Regeln, denen sie folgen müssen. Sie erhalten eine Pauschale, die sämtliche Kosten abdecken soll. Ab wann sich die Anschaffung eines Firmenwagens lohnt, hängt von mehreren Faktoren ab, die in diesem Beitrag erläutert werden.
 

Werbekosten

Unter dem Begriff Werbekosten fallen sämtliche Positionen in Zusammenhang mit voll abzugsfähigen Ausgaben für Werbung, Marketing und ähnliches. Nicht zu verwechseln ist dieses Konto mit den Werbungskosten, die aus dem Einkommensteuerrecht bekannt sind. Über das Konto Werbekosten können Sie zum Beispiel auch (Werbe-)Geschenke abrechnen, ohne dass steuerliche Grenzen wie bei üblichen Geschenken an Mitarbeiter und Geschäftsfreunde greifen.
 

Gewährleistungskosten

Wenn Sie Produkte herstellen und verkaufen, müssen Sie deren Funktionsfähigkeit sicherstellen. Der Gesetzgeber schreibt aus Verbraucherschutzgründen bestimmte Regelungen dazu vor. Eine Garantieleistung ist jedoch freiwillig. Die Sachmängelhaftung, die früher Gewährleistung genannt wurde und bis heute in den Standardkontenrahmen als solche bezeichnet wird, ist gesetzlich verbrieft. Betroffen sind davon Händler – nicht Hersteller. Damit sie Gewährleistungsansprüche bedienen können, müssen Sie vorsorgen. Gewährleistungsrückstellungen sind eine solche Vorsorgemöglichkeit.
 

Abschreibungen

Eine Abschreibung wird in der Buchhaltung vorgenommen, um die fortlaufende Wertminderung eines Vermögensgegenstands abzubilden. Im Gegensatz dazu fungiert übrigens die Zuschreibung. Die einen Wertzuwachs abbildet. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten der Abschreibungen und es ist immer ratsam, sich darüber mit einem Steuerberater abzustimmen.

Bürokosten

Bürokosten sind eine große Sammelposition für vielfältige unterschiedliche Ausgaben, die sie tätigen, um ihren Betrieb am Laufen zu halten. Kosten für Porto und Telefon, Telefax, Bürobedarf, Miete und Leasing von Geräten und vieles mehr lässt sich unter dem Oberbegriff Bürokosten subsumieren.