Vorweggenommene Betriebsausgaben: So behalten Sie den Durchblick

Sich selbstständig zu machen ist hochspannend und erfordert Durchblick – auch was den Umgang mit den Finanzbehörden angeht. Sie sollten von Tag eins an sämtliche Belege sammeln, die mit der geplanten Existenzgründung in Zusammenhang stehen. Viele Kosten, die bereits vor der offiziellen Gründung anfallen, lassen sich nämlich als vorweggenommen Betriebsausgaben berücksichtigen. Schon in der Planungsphase kann es dazu kommen, dass sie Geld ausgeben – sei es für Telefonate oder, weil sie zu Recherchezwecken eine Reise unternehmen müssen. Auch Beratungskosten und die Aufwendungen für den Besuch eines Gründerseminars fallen in diese Kategorie. Die Ausgaben bedeuten Verluste und es ist möglich, diese Verluste mit zukünftigen oder zurückliegenden Einkünften zu verrechnen. Der Gesetzgeber erlaubt, die Kosten auf das Vorjahr oder auf das laufende Jahr umzulegen. Dieser Beitrag erklärt, wie Sie vorgehen müssen, um alle Ausgaben korrekt geltend zu machen und beschäftigt sich mit weiteren Fragen rund um das Thema vorweggenommene Betriebsausgaben.
 

Wie funktioniert der Vorsteuerabzug bei vorweggenommenen Betriebsausgaben?

Sollten sie als Existenzgründer den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen, können Sie die Auslagen für Vorsteuerbeträge aus den Rechnungen für die vorweggenommenen Betriebsausgaben vom Finanzamt zurückfordern.

Wenn Sie Vorsteueranspruch gelten machen wollen, dürfen Sie sich nicht als Kleinunternehmer registrieren. Kleinunternehmer schreiben Rechnungen ohne Umsatzsteuer und dürfen im Gegenzug dazu auch keine Vorsteuer zu Erstattung anmelden. Nur, wenn sie auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, haben sie die Möglichkeit, die Vorsteuer vom Finanzamt zurückzufordern. Dieses geschieht in der monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung. Dabei handelt es sich um ein Formular, in denen Sie die Umsätze nebst vereinnahmter Umsatzsteuer sowie die bezahlten Vorsteuerbeträge eintragen. Die Angaben werden miteinander verrechnet, das heißt, dass die vereinnahmte Umsatzsteuer durch die verauslagte Vorsteuer gemindert wird.

Sind Ausbildungskosten und Fortbildungskosten vorweggenommen Betriebsausgaben?

Ja. Kosten, die im Zusammenhang mit einer Ausbildung, einer Fort- oder Weiterbildung stehen, werden in vielen Fällen als vorweggenommene Betriebsausgaben akzeptiert. Es gibt einen höchstrichterlichen Beschluss, der die Kosten für eine Ausbildung oder Fortbildung dann als vorweggenommenen Betriebsausgaben anerkennt, wenn sie in einem konkreten Zusammenhang zur Existenzgründung stehen.
 

Vorweggenommene Betriebsausgaben - was zählt nicht dazu?

Nicht alle Kosten, die in der Vorbereitungsphase zu Existenzgründung anfallen, können Sie geltend machen. Grundsätzlich muss der wirtschaftliche Zusammenhang erkennbar sein. Fehlt dieser, sind die Kosten nicht abzugsfähig.

Beispiel: Sie wollen sich als Schreiner selbstständig machen und kaufen in Vorbereitung darauf ein seltenes Musikinstrument zur Dekoration ihrer Wand im zukünftigen Büro. Diese Ausgabe stellt keine Betriebsausgaben dar.

Wenn Sie planen, einen Vermögensgegenstand, den sie vor vielen Jahren angeschafft haben, in die Firma einzulegen, können Sie das nicht zu seinem vollen Wert tun. Die vorweggenommenen Betriebsausgaben können Sie dann nur zu einem verminderten Zeitwert ansetzen.

Was tun, wenn Sie sich doch nicht selbstständig machen?

Falls Sie sich während der Vorbereitung auf ihrer Existenzgründung doch umentscheiden und sich nicht selbstständig machen, dürfen sie die Betriebsausgaben trotzdem geltend machen. Und auch der Vorsteueranspruch geht nicht verloren. Dazu müssen sie aktiv werden und dem Finanzamt glaubhaft machen, wie ernsthaft Sie die Gründungsabsicht betrieben haben. Erklären Sie, warum Sie den Weg in die Selbstständigkeit abgebrochen haben. Gelingt es, das Finanzamt zu überzeugen, können Sie die Kosten absetzen.
 

Vorweggenommen Betriebsausgaben buchen

Wenn Sie sich tatsächlich selbstständig machen, behandeln Sie die vorweggenommenen Betriebsausgaben wie folgt: Sie tun so, als hätten sie alle Belege am Tag der Geschäftsgründung in Ihrem Briefkasten gefunden. Das bedeutet, Sie buchen sie zum Termin der Geschäftseröffnung in das Buchhaltungssystem ein.
 

Welche Vor- und Nachteile haben vorweggenommen Betriebsausgaben?

Vorweggenommene Betriebsausgaben haben einen entscheidenden Vorteil: Sie können diese entweder mit dem Vorjahr, mit dem aktuellen Jahr oder mit zukünftigen Jahren verrechnen. Dadurch mindern sie beispielsweise die Höhe Ihre Arbeitnehmereinkünfte in dem Jahr, in dem Sie noch nicht selbstständig sind. Oder sie mindern die Höhe des Gewinns in dem Jahr, in dem sie gründen. In beiden Fällen resultiert daraus eine Steuerersparnis.

Die Ausgaben in Höhe von 4000 € sind vorweggenommene Betriebsausgaben. Sie können Sie im Jahr 2016 in der Einkommensteuer erklären und damit die Höhe des zu versteuernden Einkommens mindern. Oder Sie entscheiden sich dazu, die 4000 € erst geltend zu machen, wenn der Betrieb gegründet wurde. Dann werden sie im Jahr 2017 angesetzt und mindern den Gewinn im Gewerbebetrieb. Sie haben die Wahl, in welchem Jahr sie die Steuerentlastung in Anspruch nehmen wollen.
 

Nachteile bei der Gewerbesteuer

Ein Nachteil der vorweggenommenen Betriebsausgaben steckt in der Berücksichtigung bei der Gewerbesteuer. Vorweggenommene Betriebsausgaben werden nämlich gewerbesteuerlich nicht anerkannt. Daraus resultiert unser Tipp, dass Sie hohe Ausgaben erst dann verursachen, wenn die Anmeldung bereits erfolgt ist. Nur dann ist es möglich, die Ausgaben auch in Sachen Gewerbesteuer anzusetzen. Der Gesetzgeber spricht von einem sogenannten „stehenden Gewerbebetrieb“. Ihr Gewerbebetrieb steht, sobald Sie die Anmeldung beim Gewerbeamt durchgeführt haben. Ab sofort sind die Ausgaben auch gewerbesteuerlich zu berücksichtigen.
 

Kann eine GmbH auch vorweggenommenen Betriebsausgaben geltend machen?

Ja, für die GmbH gelten vergleichbare Regelungen wie für Einzelunternehmen. Die Rechtsform ist also kein K.o.-Kriterium. Es müssen entsprechende Belege vorhanden und der wirtschaftliche Zusammenhang muss unmissverständlich vorhanden sein. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, steht einer Verbuchung im Rahmen der GmbH nichts mehr entgegen.