Was gehört zum Betriebsvermögen?

Viele Selbstständige kennen das Problem: Der Pkw wurde privat angeschafft und soll nun für die Selbstständigkeit benutzt werden. Fahrten zu Kunden, Fahrten ins Büro oder Fahrten zum Kauf von Gütern werden damit erledigt. Aber das Auto kommt auch für Privatfahrten zum Einsatz, mitunter für lange und ausgedehnte Urlaubsfahrten. Da kommen so manche Kilometer zusammen. Ist das Auto nun Betriebsvermögen mit privater Nutzung oder Privatvermögen mit betrieblicher Nutzung? Steuerpflichtige schütteln den Kopf und wissen oft nicht weiter. Dieser Beitrag soll aufklären und liefert deshalb umfassende Informationen zum Thema Betriebsvermögen.
 

Betriebsvermögen in aller Kürze

Alle Wirtschaftsgüter in ihrem Betrieb, die Sie für betriebliche Zwecke benutzen, gehören in das Betriebsvermögen. Wie hoch der Wert des Betriebsvermögens angesetzt wird, ist für die Steuer und auch für die betriebswirtschaftliche Betrachtung ihrer Firma von Bedeutung. Es gibt allerdings ein Problem: Der Begriff Betriebsvermögen wird im Gesetz nicht klar definiert.

Das Steuerrecht macht es sich relativ einfach, denn es sagt, dass alle Wirtschaftsgüter eines Unternehmens das Betriebsvermögen bilden. Dabei müssen Sie zwischen zwei verschiedenen Arten von Betriebsvermögen unterscheiden. Es gibt das notwendige Betriebsvermögen und das gewillkürte Betriebsvermögen.

Das notwendige Betriebsvermögen

Unter dem notwendigen Betriebsvermögen sind alle Gegenstände zu verstehen, die einen direkten Bezug zu Ihrer Firma haben. Die Vermögensgegenstände werden ausschließlich im Betrieb oder für ihren Betrieb eingesetzt. Typische Vermögensgegenstände des notwendigen Betriebsvermögens sind Transportfahrzeuge, Fabrikationsanlagen, fest eingebauter Maschinen und Geräte.

Alle Wirtschaftsgüter, die zu mehr als 50 % für Firmenzwecke genutzt werden, sind notwendiges Betriebsvermögen¹. Alles, was Sie kaufen, um ihrem Betrieb aufrechterhalten zu können und zu unterhalten, fällt in diese Sparte. Sonderregelungen gibt es bei Personengesellschaften, weil hier zwischen dem Gesamthandsvermögen der Mitunternehmer und dem Vermögen einzelner Beteiligter unterschieden wird. Das ist das Sonderbetriebsvermögen. Ausführungen hierzu finden Sie weiter unten im Artikel.

Das gewillkürte Betriebsvermögen

Ein typisches Merkmal von gewillkürtem Betriebsvermögen ist, dass ein Wirtschaftsgut nicht eindeutig und ausschließlich dem Privatvermögen bzw. dem Betriebsvermögen zuzuordnen sind. Sie haben die Wahl, wie Sie ein solches Wirtschaftsgut behandeln wollen. Der Gesetzgeber hat allerdings klare Grenze gezogen. Wenn der Anteil der betrieblichen Nutzung zwischen 10 % und 50 % liegt, dann dürfen Sie entscheiden, ob ein Wirtschaftsgut betrieblich oder privat behandelt wird. Liegt die Nutzung unter 10 %, fällt es automatisch in das Privatvermögen. Sobald eine Nutzung von mehr als 50 % vorliegt, ist eine Zuordnung ins notwendige Betriebsvermögen gegeben. Typisches Beispiel ist die bereits eingangs erwähnte Nutzung eines Fahrzeugs. Auch die private Nutzung von Laptops oder Diensthandys mit einem entsprechenden Wert kann ins gewillkürte Betriebsvermögen gerechnet werden, wenn der private Nutzungsanteil 50 % überschreitet.

Beim gewillkürten Betriebsvermögen ist es von zentraler Bedeutung, die Belege zeitnah zu verbuchen. Rückwirkend ist eine Verbuchung nicht zulässig. Was der Gesetzgeber als zeitnah betrachtet, ist nirgendwo niedergelegt. Unser Tipp: Nehmen Sie die Dokumentation an dem Tag vor, an dem Sie das erste Mal gewillkürtes Betriebsvermögen betrieblich nutzen, spätestens aber mit Ablauf des Buchungsmonats.

Wenn Sie Belege zum gewillkürten Betriebsvermögen erstellen, müssen Sie dafür sorgen, dass eine eindeutige Beschreibung vorliegt. Sie müssen sicherstellen, dass der Buchungsvorgang im betrieblichen Anlageverzeichnis wiederzufinden ist. Alternativ können Sie eine schriftliche Erklärung aufsetzen, die Sie dem Finanzamt zukommen lassen.

Die gesetzliche Basis zur Einordnung des Betriebsvermögens

Aus der Vielzahl der Gesetze ist das sogenannte Bewertungsgesetz Grundlage, wenn es um die Einordnung des Betriebsvermögens geht. Paragraf 18 Nummer 3 gibt die Vermögensarten wieder. Im Handelsrecht finden sich in Paragraf 246 fortfolgende HGB alle Vermögensgegenstände, die im Jahresabschluss aufgeführt werden müssen. Weitere gesetzliche Grundlagen sind die Abgabenordnung, Paragraf 39 Abs. 1 und das Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz.
 

Welche steuerlichen Folgen kommen auf Sie zu, wenn Sie Betriebsvermögen anschaffen oder einlegen?

Es gibt einige steuerliche Konsequenzen, die Sie in Betracht ziehen sollten.

• Sie können bereits drei Jahre vor der geplanten Anschaffung von der Abzugsfähigkeit profitieren. Der Gesetzgeber erlaubt Ihnen, den geplanten Investitionsbetrag anzusparen und von der Besteuerung auszunehmen.

• Sie müssen Betriebsvermögen aufzeichnen. Dafür ist das Anlageverzeichnis vorgesehen. Dort sind die Anschaffungskosten bzw. der Einlagewert ihres Wirtschaftsguts einzutragen. Von diesem Wert werden die Abschreibungen getätigt. Sie wirken als Betriebsausgabe gewinnmindernd.

• Alle Kosten, die im Zusammenhang mit einem betrieblichen Wirtschaftsgut stehen, sind in voller Höhe abzugsfähig. Sie senken den Gewinn, sodass später niedrigere Steuern fällig werden.

• Falls Sie eine Maschine anschaffen, die dazu ausgelegt ist, laufend Erträge zu erzielen, müssen Sie diese Umsätze selbstverständlich der Besteuerung zuführen.

• Bei der Anschaffung von Betriebsvermögen bezahlen Sie den Warenwert zuzüglich Vorsteuer. Dieser Vorsteuerbetrag ist abzugsfähig. Die Vorsteuerabzugsfähigkeit gilt selbstverständlich auch für alle Kosten, die im Zusammenhang mit dem Betriebsgut stehen.

• Handelt es sich um ein gewillkürtes Betriebsvermögen, ist der Privatanteil entsprechend zu versteuern. Achtung: Es wird Umsatzsteuer fällig!

• Verkaufen Sie später einen Gegenstand des Betriebsvermögens, hat der Betrieb eine Einnahme, die als Erlös steuerpflichtig zu verbuchen ist. Sind Sie vorsteuerabzugsberechtigt, müssen Sie den Vermögensgegenstand unter Ausweis der Umsatzsteuer verkaufen.

• Kommt es dazu, dass Ihnen jemand ein Wirtschaftsgut stiehlt, zum Beispiel ein Auto oder, dass eine Maschine kaputt geht, steht dieser Vermögensgegenstand immer noch mit einem Restbuchwert im Anlagenverzeichnis. Beim Nachweis des Diebstahls bzw. der Zerstörung, dürfen Sie den Restbuchwert als Kosten ausbuchen. Erhalten Sie eine Versicherungsentschädigung, wird diese im Gegenzug als Betriebseinnahme erfasst.
   

Stolperstein stille Reserven: Steuerpflicht im Auge behalten

So manche Firma führt längst abgeschriebene Maschinen und Geräte in ihrem Anlageverzeichnis, die faktisch einen höheren Marktwert aufweisen. Stille Reserven entstehen also, wenn ein Vermögensgegenstand einen höheren Wert beim Verkauf erzielt, als im Anlagevermögen aufgeführt ist. In der Konsequenz bedeutet das, dass das Unternehmen einen gewinnerhöhenden Erlös zu verbuchen hat. Der erhöhte Gewinn führt zu höheren Steuern.

Ein Beispiel: Der Betriebsinkainhaber kauft zur Gründung im Jahr 1990 ein Mercedes Cabrio für 25.000 DM als Firmenwagen. Das Auto wird linear abgeschrieben und steht aktuell noch mit 1 Euro in den Büchern. Er hegt und pflegt das Auto und fährt es sein ganzes Unternehmerleben lang. Zum Zeitpunkt des Verkaufs im Jahr 2018 ist das Fahrzeug über 30.000 Euro wert. Die Differenz zwischen Buchwert und Marktwert liegt also bei 29.999 Euro. Dieser Betrag muss Gewinnerhöhend beim Verkauf des Fahrzeugs eingebucht werden.
 

Was ist das Sonderbetriebsvermögen?

Ein Sonderbetriebsvermögen ist nur für Personengesellschaften von Bedeutung. Eine Personengesellschaft besteht immer aus mehreren Personen, die gemeinsam arbeiten. Jede einzelne Person hat ihr eigenes Vermögen, welches als Sonderbetriebsvermögen bezeichnet wird. Es gibt analog zum notwendigen und gewillkürten Betriebsvermögen auch das notwendige und gewillkürte Sonderbetriebsvermögen. Wie hoch die Beteiligung einer Person eine Personengesellschaft ist, spielt bei der Ermittlung der Höhe des Sonderbetriebsvermögens keine Rolle. Vielmehr wird zwischen dem aktiven und dem passiven Sonderbetriebsvermögen abgegrenzt.
 

Das aktive Sonderbetriebsvermögen

Das aktive Sonderbetriebsvermögen beschreibt zum Beispiel Immobilien und Grundbesitz, die einem einzelnen Mitunternehmer gehören, aber für den Betrieb von allen Mitunternehmern benutzt werden. Es ist ohne Bedeutung, ob der Eigentümer für die Nutzung dieses Wirtschaftsguts Geld erhält oder nicht.
 

Das passive Sonderbetriebsvermögen

Passives Sonderbetriebsvermögen meint Schulden, die ein Mitunternehmer hat. Die Schulden müssen dem Betrieb der Personengesellschaft dienen, dann werden sie in den Bereich des passiven Sonderbetriebsvermögens eingeordnet. Falls Sie beispielsweise ein Darlehen aufgenommen haben, um die Einlage für die Gründung der Personengesellschaft erbringen zu können, so gehört diese Schuld in Ihr passives Sonderbetriebsvermögen.
 

Gewillkürtes Sonderbetriebsvermögen

Wenn Sie über aktives Sonderbetriebsvermögen verfügen, können Sie sich dazu entscheiden, es als gewillkürtes Sonderbetriebsvermögen um zu qualifizieren. Das ist nur dann möglich, wenn sich das Wirtschaftsgut dazu eignet, im Betrieb eingesetzt zu werden. Das Wirtschaftsgut muss dazu dienen, die Beteiligung einer Person an der Personengesellschaft zu ermöglichen. Der Vermögensgegenstand muss einen Nutzen haben. Fehlt der Nutzen, akzeptiert die Finanzbehörde die Zuordnung ins gewillkürte Betriebsvermögen nicht. Was übrigens gar nicht möglich ist, ist das passive Sonderbetriebsvermögen in ein gewillkürtes passives Betriebsvermögen umzuqualifizieren. Schulden, die sie machen, bleiben zu Ihren Lasten und gehen niemals zu Lasten des Gesamthandsvermögens.

Sonderfall Pkw

Wenn Sie sich dazu entscheiden, einen Pkw in das gewillkürte Betriebsvermögen einzuordnen, dann ist es ausgeschlossen, die 1-Prozent-Regelung anzuwenden. Nur, wenn der Pkw hauptsächlich im Betrieb genutzt wird und deswegen zum notwendigen Betriebsvermögen zählt, ist die 1-Prozent-Regelung zulässig.

Dauerhafte Einordnung des Pkw ins Betriebsvermögen trotz sinkender betrieblicher Nutzung

Wie bereits weiter oben ausgeführt wurde, wird ein Auto, das aus dem Privatvermögen stammt und zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird, als notwendiges Betriebsvermögen qualifiziert. Auch, wenn sie im Laufe der Jahre die Nutzung des Fahrzeugs immer mehr einschränken und die betriebliche Nutzung nur noch 10 % beträgt, so bleibt das Wirtschaftsgut weiterhin dem Betriebsvermögen erhalten.

Sonderfall Immobilien

Es kommt häufig vor, dass Privathäuser betrieblich genutzte Räume aufweisen. Eine Immobilie kann deshalb zu Privatvermögen oder zum Betriebsvermögen gehören.
 

Gemischt genutzte Immobilien und Grundbesitz

Der Gesetzgeber verlangt, dass die einzelnen Räume und Gebäudeteile abgegrenzt dargestellt und berücksichtigt werden. So kommt es, dass Häuser teilweise dem Privatvermögen und teilweise dem Betriebsvermögen zugeordnet werden.

Betriebsgrundstücke sind in der Regel notwendiges Betriebsvermögen. Vorsicht ist bei der Veräußerung geboten, weil sich in Grundstücken oft stille Reserven befinden. Werden die stillen Reserven aufgedeckt, indem das Grundstück verkauft wird, fällt es in das Betriebsvermögen, welches zu versteuern ist.