Was sind Rückstellungen?

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Rückstellungen umfassen Zahlungsverpflichtungen eines Unternehmens gegenüber außenstehenden Personen oder anderen Unternehmen. Sie sind im abgelaufenen Geschäftsjahr entstanden, allerdings sind weder Fälligkeitstermin noch die genaue Höhe der Zahlung bekannt. Damit Sie für diese Art der ungewissen Zahlungsverpflichtung eine Rückstellung in Ihrer Bilanz bilden dürfen, muss Eintrittswahrscheinlichkeit für die Zahlung sehr hoch und in absehbarer Zeit fällig sein.
 

Wie Rückstellungen entstehen

Eine im Geschäftsjahr noch ungewisse Zahlungsverpflichtung können Sie nicht begleichen. Da Sie aber schon wissen, dass diese Zahlung mit hoher Wahrscheinlichkeit auf Sie zukommt, haben Sie in der Buchhaltung Passivierungspflicht. Das bedeutet, dass Sie für diese Kosten einen Betrag auf der Passivseite der Bilanz ausweisen müssen. Typischerweise sind das Kosten für Instandhaltungs-, Wartungs- und Renovierungsarbeiten. Da die genaue Höhe der Kosten unbekannt ist, müssen Sie den Betrag für die Rückstellung schätzen.

Laut Handelsgesetzbuch gibt es ungewisse Verbindlichkeiten, für die unbedingt Rückstellungen zu bilden sind:

  • unterlassene Instandhaltungsarbeiten

  • drohende Verluste aus schwebenden Geschäften

  • Gewährleistung ohne rechtliche Verpflichtung
     

Unter welchen Voraussetzungen Sie Rückstellungen bilden dürfen

Die wichtigste Voraussetzung für die Bildung von Rückstellungen ist der Zeitpunkt der Entstehung der Verbindlichkeit. Der Zeitpunkt muss im abgelaufenen Geschäftsjahr liegen. Das heißt, Sie dürfen eine Rückstellung nur dann bilden, wenn der Grund für die Verbindlichkeit bereits besteht. Lediglich Höhe und Zahlungszeitpunkt sind noch ungewiss. Sie dürfen keine Rückstellung bilden, wenn lediglich ein Risiko besteht, dass die Verbindlichkeit eintreten wird. Außerdem haben Sie die Pflicht, die Höhe nach bestem Wissen zu schätzen, wenn Sie zu sehr übertreiben, also die Rückstellung wesentlich zu hoch ansetzen, kann das zu Problemen mit dem Finanzamt führen. Zusätzlich müssen Sie Rückstellungen, die älter als ein Jahr sind, zusätzlich verzinsen.
 

Arten von Rückstellungen

Rückstellungen lassen sich grundsätzlich in Schuld- und Aufwandsrückstellungen unterscheiden.

  • Aufwandsrückstellungen

Aufwandsrückstellungen entstehen aus einer Selbstverpflichtung heraus beispielsweise, weil Sie eine Instandhaltungsmaßnahme geplant, bisher aber noch nicht durchgeführt haben. Auch Kulanzrückstellungen sind Aufwandsrückstellungen. Sie dürfen Sie bilden, wenn Sie freiwillig Kulanzleistungen anbieten, es besteht keine rechtliche Verpflichtung. Das kann beispielsweise eine Garantieleistung sein, die Sie nach Ablauf der regulären Garantiezeit gewähren.

  • Schuldrückstellungen

Schuldrückstellungen entstehen beispielsweise durch drohende Verluste oder Gewährleistungen ohne rechtliche Verpflichtung, für die nach Handelsgesetzbuch eine Passivierungspflicht gilt.

Schuldrückstellungen lassen sich noch weiter in drei Gruppen unterteilen:

Pensionsrückstellungen

Bei Pensionsrückstellungen handelt es sich um Verbindlichkeiten, die ihrer Höhe nach noch ungewiss sind. Sie entstehen aus Ansprüchen der Arbeitnehmer, wenn Sie für diese eine betriebliche Altersvorsorge abgeschlossen haben. Ist zum Zeitpunkt der Entstehung der Verpflichtung noch ungewiss, wann und in welcher Höhe daraus eine Verbindlichkeit entsteht, sind dafür Rückstellungen zu bilden. Das gilt für den Fall, dass es sich um eine lebenslange monatliche Rentenzahlung handelt oder wenn Sie eine einmalige Summe an einen Mitarbeiter auszahlen.

Steuerrückstellungen

Zur zweiten Gruppen gehören die Steuerrückstellungen. Sie entstehen in so gut wie jedem Unternehmen, da alle Firmen Steuern und Abgaben zahlen müssen. Zum Bilanzstichtag steht die Höhe der Zahlungen noch nicht fest, weil der Jahresabschluss dann meist noch nicht fertig ist.

Sonstige Rückstellungen

Die Gruppe der sonstigen Rückstellungen bildet die größte Gruppe. Hierzu gehören beispielsweise Drohverlustrückstellungen, weil beispielsweise ein noch nicht abgeschlossenes Geschäft einen Verlust einfahren könnte. In diese Gruppe gehören auch die Kulanzrückstellungen, Garantierückstellungen oder Rückstellungen für juristische Prozesse, deren Ausgang zum Bilanzstichtag noch ungewiss ist. Auch Jahresabschlusskosten oder die Kosten für die Prüfung des Jahresabschlusses sind Aufwendungen aus dem abgelaufenen Geschäftsjahr, für die Sie eine Rückstellung bilden dürfen.
 

Wirkung der Rückstellung in der Bilanz

Rückstellungen sind in der Bilanz ganz klar als ungewisse Verbindlichkeiten ausgewiesen, um sie von den gewissen Verbindlichkeiten genau unterscheiden zu können. Sie zählen grundsätzlich zum Fremdkapital und sind in der Bilanz ebenfalls untergliedert in Pensionsrückstellungen, Steuerrückstellungen, sonstige Rückstellungen.
 

  • Rückstellungen für Pensionen oder ähnliche Verpflichtungen

Wenn Sie sich dazu verpflichten, Ihren Angestellten eine Betriebsrente zu zahlen, sind Sie eine Verpflichtung eingegangen, die Sie in der Bilanz festhalten müssen. Allerdings ist zum Zeitpunkt der Entstehung nicht bekannt, wie viel Sie genau bezahlen müssen, denn die Höhe der endgültigen Rente ist zum Entstehungszeitpunkt noch unbekannt. Sie müssen die Höhe dann entsprechend schätzen und als Rückstellung in Ihrem Jahresabschluss ausweisen.
 

  • Rückstellungen für Steuern

Eine weitere Position bei Ihren Rückstellungen sind die Steuerrückstellungen. Sie müssen Sie bilden für alle jene Steuern, die im aktuellen Geschäftsjahr angefallen sind, deren Höhe allerdings noch nicht feststeht.
 

  • Sonstige Rückstellungen

Dabei handelt es sich um Rückstellungen, für die Sie laut Handelsrecht Rückstellungen bilden dürfen. Dabei besteht für diese Rückstellungen Passivierungspflicht. Passivierungspflicht ist das Gebot, das vorschreibt, dass alle Schulden und sonstigen Verbindlichkeiten in der Jahresbilanz auf der Passivseite stehen müssen.

Bilanz

Aktivseite

Passivseite

Vermögenswerte

Kapital

Anlagevermögen

Eigenkapital

Umlaufvermögen

Fremdkapital

Abb. 1: Die Bilanz zeigt auf der Aktivseite die Mittelverwendung, also welche Vermögensgegenstände sich im Unternehmen befinden. Auf der Passivseite ist die Mittelherkunft dargestellt, also inwieweit Ihr Unternehmen sich mit Eigen- und Fremdkapital finanziert. Die Rückstellungen stehen unter dem Punkt Fremdkapital in der Bilanz.

 

Beispiele für Rückstellungen

  • Die Schadenersatzklage eines Kunden ist noch nicht entschieden, aber es ist wahrscheinlich, dass Sie zur Zahlung verurteilt werden. Dabei wissen Sie genau, wann und wie viel Sie zahlen müssen, sollte es zu einer Verurteilung kommen. Jedoch ist noch nicht ganz sicher, dass Sie tatsächlich verurteilt werden.

  • Als Hersteller eines Massenprodukts wissen Sie aus Erfahrung, dass Geräte während der Garantiezeit kaputt gehen können, was Ihnen Kosten verursachen wird. Deshalb bilden Sie für jedes verkaufte Gerät eine Rückstellung, deren Betrag etwa den Durchschnittskosten entspricht, die Ihnen entstehen werden. Ob für einen bestimmten Artikel tatsächlich Garantiekosten entstehen, wissen Sie nicht. Gab es bis zum Ablauf der Garantiezeit noch keine Ansprüche vonseiten Ihrer Kunden, müssen Sie die Rückstellungen wieder auflösen, was dann ergebniswirksam ist. Ergebniswirksam bedeutet, dass ein Ertrag entsteht, wenn Sie die Rückstellung auflösen.
     

Weitere Gründe für die Bildung von Rückstellungen können sein:

  • Rückstellung für künftige Jubiläumszuwendungen

  • Rückstellungen für Leistungen aufgrund eines Sozialplans

  • Rückstellungen, weil das Risiko besteht, dass ein Kunde einen Vertrag auflöst und Ihnen dadurch Kosten entstehen

  • Pfandrückstellungen

  • Rückstellungen für hinterzogene Lohnsteuer

  • Rückstellungen wegen Patentverletzung

  • Rückstellungen, weil Verpflichtungen aus schwebenden Geschäften entstehen werden

  • Gewerbesteuerrückstellung

  • Rückstellungen, weil Sie Weihnachtsgeld zahlen müssen

  • Rückstellungen für die Provisionsfortzahlungen für Ihre Handelsvertreter.
     

So lösen Sie Rückstellungen wieder auf

Sie dürfen Rückstellungen nur dann auflösen, sofern der Grund für die Bildung der Rückstellung entfallen ist. Dies geschieht meist über das Konto „betriebliche Erträge“.

Haben Sie beispielsweise eine Prozesskostenrückstellung in Höhe von 15.000 Euro gebildet und den Prozess gewonnen, ist die Rückstellung vollständig aufzulösen. Sie verbuchen dann die 15.000 Euro vollständig als betrieblichen Ertrag.

Haben Sie den Prozess verloren und Ihnen entstehen Prozesskosten in Höhe von 8.000 Euro, wurde die Rückstellung zum Teil verbraucht. Die restlichen 7.000 Euro müssen Sie ergebniswirksam auflösen.
 

Auswirkungen der Rückstellungen im Unternehmen

Wenn Sie Rückstellungen bilden, müssen Sie gleichzeitig Aufwendungen verbuchen, allerdings fließt das Geld noch nicht tatsächlich aus Ihrem Unternehmen ab. Damit können Sie den Jahresüberschuss verringern oder den Jahresfehlbetrag erhöhen. Sobald der Grund für die Rückstellung wegfällt, lösen Sie die Rückstellung wieder auf. Weicht der Betrag, der tatsächlich zu zahlen ist, von dem in der Bilanz ab, müssen Sie die Differenz als Aufwand oder Ertrag verbuchen. Wenn Sie nun die beiden Jahre betrachten – das Jahr der Bildung der Rückstellung und das Jahr der Auflösung der Rückstellung – haben Sie in der Summe den gleichen Überschuss beziehungsweise Fehlbetrag. Für den Staat bedeutet dies, dass er keine Steuereinnahmen verliert. Lediglich der Zeitpunkt der Steuerzahlung verschiebt sich.
 

Fazit

Wenn Sie eine Bilanz erstellen, sollten Sie bei der Erstellung des Jahresabschlusses intensiv nachdenken, ob es im vergangenen Geschäftsjahr Vorfälle gegeben hat, die in folgenden Jahren ungeplante Ausgaben nach sich ziehen könnten. Für diese Vorfälle dürfen Sie Rückstellungen bilden, die Ihren Gewinn mindern können, denn Sie bilden dafür Aufwendungen. Dadurch können Sie am Ende Steuern sparen, was Ihnen einen enormen Liquiditätsvorteil verschaffen kann. Bei der korrekten Bildung der Rückstellungen kann Ihr Steuerberater Ihnen Hilfestellung geben. Grundlage für deren Bewertung ist das Handelsgesetzbuch. Haben Ihre Rückstellungen eine Laufzeit von mehr als einem Jahr, müssen Sie daran denken, dass Sie diese abzinsen müssen. Den entsprechenden Zinssatz für die Berechnung bestimmt die Deutsche Bundesbank.

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