Buchungen zum Jahreswechsel: Für wen lohnt sich eine Verschiebung zwischen den Jahren?

Geld mit Schubkarre schieben

Steuerberater nennen es „steuerliche Gestaltung“, wenn sie die Möglichkeiten ausschöpfen, Gewinne zwischen den Jahren zu verschieben. Denn letztlich geht es bei der Frage, in welchem Jahr eine Buchung besser aufgehoben ist, in der Regel um kostenrelevante Buchungen. Und diese haben Gewinnauswirkung. Für wen sich die Verschiebung lohnt und warum erklärt dieser Beitrag.
 

Sinn und Zweck von Gewinnverschiebungen

Bei den Überlegungen zum Jahreswechsel spielen nicht immer nur die Steuern des laufenden Jahres eine Rolle. Je nach betrieblicher Situation kann es ein geschickter Schachzug sein, fällig werdende Steuerbeträge im aktuell laufenden Jahr zu erhöhen. Zum Beispiel gilt das dann, wenn das laufende Jahr eher unterdurchschnittlich gelaufen ist und die Einkommensteuervorauszahlungen für Selbstständige entsprechend niedrig angesetzt wurden. Ist aber im Folgejahr eine verbessernder Gewinnsituation zu erwarten, was eine erhöhte Einkommensteuer nach sich zieht, könnte es sinnvoll sein, bereits im laufenden Jahr für eine entsprechende Anpassung zu sorgen.

Die folgenden Tipps eignen sich deshalb für beide Richtungen, um mit der Steuerlast sinnvoll umzugehen.
 

Betriebseinnahmen regulieren

Eine zentrale Stellschraube zur Gewinnverschiebung ist der Zeitpunkt der Rechnungsstellung sowie der Zeitpunkt des Zahlungszuflusses – je nachdem, ob sie als Soll-Versteuerer oder Ist-Versteuere arbeiten. Soll-Versteuerer versteuern die Umsätze mit Rechnungsstellung. Ist-Versteuerer versteuern die Umsätze mit eingehender Zahlung. Oftmals können Ist-Versteuerer Einzelunternehmen oder Selbstständige sein, Soll-Versteuerer agieren häufig als juristische Person in Gestalt einer GmbH, seltener als AG oder KGaA. In welcher Form Sie versteuern hängt aber trotzdem nicht von Ihrer Rechtsform ab. Sie haben generell im Rahmen der Buchhaltung die Wahl, indem Sie einen Haken an die entsprechende Stelle im System setzen.

Viele Einzelunternehmer bevorzugen eine einfache Gewinnermittlung zum Jahresende. GmbHs hingegen müssen eine Bilanz aufstellen. Diese Merkmale haben maßgeblichen Einfluss auf die Möglichkeiten der Gewinnverschiebung, egal, ob von Seiten der Umsätze oder der Kosten.

  • Wenn ein Ist-Versteuerer im laufenden Jahr hohe Einnahmen verbuchen will, muss die Zahlung auch im laufenden Jahr erfolgen. Das bedeutet, dass sie zum einen Ihre Rechnung spätestens zum 31. Dezember datieren müssen und dass die Zahlung spätestens am 31. Dezember auf Ihrem Konto eingegangen sein muss. Der Umsatz wirkt gewinnerhöhend.

  • Wenn ein Soll-Versteuerer im laufenden Jahr hohe Einnahmen verbuchen will, reicht die rechtzeitige Rechnungsstellung. Der Zeitpunkt des Geldeingangs spielt keine Rolle. Hier wirkt sich die Gewinnerhöhung im aktuellen Jahr aus. Wichtig ist allerdings, dass die Leistung auch im aktuellen Jahr erbracht wurde.

    • Wurde die abgerechnete Leistung noch nicht erbracht, handelt es sich um eine Vorschussrechnung. Wenn ein Soll-Versteuerer eine Vorschussrechnung schreibt, ist dieser Umsatz nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung richtigerweise im Folgejahr einzubuchen. Das bedeutet keine Gewinnerhöhung im laufenden Jahr, sondern erst im neuen Jahr.

Bei Unternehmern, die eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen (einfache Gewinnermittlung) gilt noch folgender Hinweis: Wenn eine regelmäßig wiederkehrende Einnahme zum Beispiel die Miete aus der Überlassung von Büroräumen, bis zum 10. Januar des Folgejahres auf dem Konto gutgeschrieben werden, muss der Umsatz in das alte Jahr gebucht werden.
 

Betriebsausgaben flexibel handhaben

Nicht nur bei den Umsätzen, sondern auch bei den Kosten können sie flexibel vorgehen. Hier kommt es darauf an, zu welchem Zeitpunkt die Rechnung ausgestellt wurde.

  • Wenn sie zum Beispiel Büromaterial am 31. Dezember eines Jahres bestellen und die Rechnung mit Januar-Rechnungsdatum nebst Materiallieferung in den ersten Januartagen erhalten, gehören die Kosten ins neue Jahr. Die Auswirkung auf den Gewinn im alten Jahr ist gleich Null.

  • Haben Sie die Absicht, den Gewinn im aktuellen Jahr zu drücken, kaufen sie noch im alten Jahr ein und lassen sich die Ware liefern. Doch Vorsicht: Nicht alle Anschaffungen schlagen sich in ganzer Höhe nieder. Wenn Sie sich dazu entscheiden Anlagevermögen zu kaufen, zum Beispiel ein Fahrzeug oder eine neue Büroeinrichtung, dann dürfen Sie nur einen Teil der Kosten im Jahr der Anschaffung verbuchen, weil nämlich die reguläre Abschreibungsregelung greift.
     

Sonderfall Sofortabschreibung

Nicht alle Wirtschaftsgüter unterfallen der regulären Abschreibungsregelungen. Es gibt daneben die Sofortabschreibung. Seit 1.1.2018 wurde die Grenze von 410 € auf 800 € angehoben. Hier die wichtigsten Eckdaten:

  • Wenn Sie eine Anschaffung bis 250 € tätigen, können Sie diese sofort komplett abschreiben.

  • Kaufen sie ein Wirtschaftsgut mit einem Wert zwischen 250,01 € und 800 €, haben sie die Wahl. Entweder nutzen Sie die Sofortabschreibung oder Sie buchen in einen Sammelposten. Im Sammelposten werden die Kosten auf fünf Jahre verteilt abgeschrieben.

  • Schaffen sie ein Wirtschaftsgut an, dass zwischen 800,01 € und 1000 € kostet, müssen sie einen Sammelposten mit fünfjährige Abschreibungsdauer bilden. In dem Moment, in dem das geschieht sind sie verpflichtet, Betriebsausgaben für geringwertige Wirtschaftsgüter ab 250,01 € ebenfalls dem Sammelposten zuzuordnen.
     

Rückstellungen mindern den Gewinn

Es gibt verschiedene Arten von gewinnmindernden Rückstellungen, wie dieser Beitrag genauestens erklärt. Rückstellungen kommen für bilanzierende Unternehmen in Frage. Die wichtigsten Informationen zur Gewinnauswirkung liefert der folgende Überblick:

  • Um den Gewinn zu mindern können sie verschiedene Rückstellungen bilden. Der Gesetzgeber hat dafür genauer Regelungen vorgesehen.

  • Zwingend erforderlich gemäß Handelsgesetzbuch sind Rückstellungen für unterlassene Instandhaltungsarbeiten, drohende Verluste und Gewährleistungsverpflichtungen.

  • Rückstellungen dürfen nur gebildet werden, wenn der Zeitpunkt der Entstehung im aktuellen Jahr liegt und der Grund für die wahrscheinliche Verbindlichkeit besteht. Nur genaue Höhe und der Zahlungszeitpunkt sind noch unklar.

  • Sie dürfen keine Rückstellungen bilden, wenn Sie lediglich befürchten, dass Kosten auf sie zukommen.

  • Die Höhe der Rückstellungen muss angemessen sein.

  • Bilden sie eine zu hohe Rückstellung, könnte der Finanzbeamte im Rahmen einer Betriebsprüfung Konsequenzen daraus ziehen. Diese äußern sich in einer Gewinnerhöhung und der daraus resultierenden erhöhten Steuerlast.
     

Die Auflösung von Rückstellungen erhöht den Gewinn

Weil die Bildung einer Rückstellung gewinnmindernd wirkt, wirkt sich die Auflösung einer Rückstellung gewinnerhöhend aus. In dem Moment, in dem der Grund zu Rückstellungsbildung entfällt, müssen Sie deshalb einen betrieblichen Ertrag verbuchen. Die Auswirkungen im Jahr der Auflösung sind in der Regel fast gewinnneutral, wenn die Rückstellungen im Vorjahr penibel kalkuliert wurden.

Beispiel: Sie buchen regelmäßig einige Künstler, um Ihre Hausmesse, die regelmäßig zweimal im Jahr stattfindet, besser vermarkten zu können. Aus diesem Grund sind sie verpflichtet, Abgaben an die Künstlersozialkasse zu bezahlen. Der Beitragssatz liegt 2018 bei 4,2 % bezogen auf die Kosten für die Künstler. Die Kosten für die Künstler betragen knapp 10.000 €. Sie bilden deshalb eine Rückstellung in Höhe von 4,2 % bezogen auf die 10.000 €, was einem Betrag von 420 € entspricht.

Im nächsten Jahr kommt der Bescheid. Dieser nimmt den exakten Nettowert der Künstler-Rechnungen von 10.000 €. Sie müssen eine Zahlung in Höhe von 420 € leisten. Nun müssen Sie in der Buchhaltung folgende Buchungen vornehmen:

1. Sie lösen die Rückstellung aus dem Vorjahr in Höhe von 420 € auf, indem Sie einen Ertrag buchen. Diese Buchung erhöht den Gewinn im laufenden Jahr zunächst.

2. Sie verbuchen danach die tatsächlichen Kosten, die sich aus dem Bescheid ergeben, also 420 €. Die Kosten wirken gewinnmindernd.

Im Ergebnis wirken sich die Kosten also in keiner Weise auf den Gewinn des laufenden Jahres aus. Dieses Prinzip steckt im Kern jeder Rückstellung.
 

In Arbeit befindliche Aufträge: Buchungen mit gewinnerhöhender Auswirkung

In der Baubranche ist es üblich und auch in vielen Dienstleistungsunternehmen gibt es Projekte, die über den Jahreswechsel hinaus laufen. Stecken Sie mitten in einem Projektabschnitt, haben eine abrechenbare Leistung erbracht und können - aus welchen Gründen auch immer - nicht zum 31.12. abrechnen, dann haben Sie „in Arbeit befindliche Aufträge“. Diese können Sie mit Gewinnauswirkung einbuchen, vorausgesetzt Sie erstellen eine Bilanz.

Die „in Arbeit befindlichen Aufträge“ erhöhen den Jahresgewinn. Als Nachweis im Falle einer Prüfung müssen Sie entsprechende Unterlagen bereithalten, die die Plausibilität erklären.
 

Tipp: Bei Rückstellungen, in Arbeit befindlichen Aufträgen und vergleichbaren Buchungen am besten den Profi fragen

Ratsam ist es, sich bei Buchungen von Rückstellungen und in Arbeit befindlichen Aufträgen mit einem Steuerberater zusammen zu setzen. Denn was sich recht einfach liest hat auch Auswirkungen auf die umsatzsteuerliche Verbuchung. Zu welchem Zeitpunkt die Umsatzsteuer entsteht, lässt sich nicht in ein oder zwei Absätzen erklären. Dazu bedarf es fundierten Fachwissens, um steuerrechtlich sicher und korrekt zu buchen. Zwar versprechen Anbieter von Buchungssoftware, dass die Buchführung praktisch kinderleicht von Statten geht, aber es ist nicht zu leugnen, dass spezielle Sachverhalte spezielle Sachkenntnis erfordern. Ob ein Steuerberater oder die Software zur Selbstbuchung für Sie die richtige Alternative ist, hängt auch vom Umfang ihres Geschäfts ab.

Jahresabschlussbuchungen wie solche, die steuerlichen Gestaltungsraum nutzen, sollten Sie als das sehen, was Sie sind: Ein Instrument für Profis, die die dahinterliegenden Zusammenhänge genau kennen.

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