Kostenfaktor Fremdleistungen: Das müssen Sie wissen

Frau hält Schild mit "Outsourcing" vor Augen

Fremdleistungen sind Kosten, die Ihnen entstehen, wenn Sie externe Firmen oder Freelancer beauftragen, um ihre eigenen Leistungen oder Waren anzufertigen oder zu komplettieren. Alles, was Sie einkaufen, um den Betriebszweck zu erfüllen ist somit prinzipiell eine Fremdleistung. Dazu gehören Subunternehmerleistungen, Lohnveredelung und anderes. Fremdleistungen sind nicht ausschließlich Waren, Erzeugnisse oder Dienstleistungen. Als Fremdleistung werden auch Anlagen und Maschinen verstanden, die ein anderes Unternehmen für Ihren Betrieb erstellt.
 

Teilleistungen sind Fremdleistungen

Angenommen, Sie arbeiten an einem großen Auftrag oder haben eine ganz spezielle technische oder fachliche Fragestellung, die Sie lösen müssen. Dazu suchen Sie externe Unterstützung – einen Fremddienstleister.

Sie sind Hauptunternehmer und als Auftragnehmer rechnen Sie die Gesamtleistung mit Ihrem Kunden ab. Einige Teilleistungen kaufen Sie von fremden Firmen ein. Entweder rechnen Sie die extern eingekauften Leistungen offen bei ihrem Hauptauftraggeber ab oder sie stellen eine Rechnung aus, die nicht erkennen lässt, dass Fremdleistungen beansprucht wurden. Sie müssen darauf achten, dass die Fremdleister eine ordnungsgemäße Rechnung ausstellen. Nur dann können Sie den Betriebsausgabenabzug geltend machen.

Ein Beispiel: Sie werden von Ihrer Gemeinde beauftragt, eine Sporthalle zu bauen. Dieser Auftrag ist für sie aber zu groß, Sie können nicht alle nötigen Leistungen selbst erbringen. Deshalb holen Sie sich zwei weitere Unternehmer für das Dach und die Sanitärinstallationen dazu. Der Dachdecker und der Installateur rechnen ihre Leistungen bei Ihnen ab. Sie wiederum berechnen die Leistungen an den Auftraggeber – die Gemeinde – weiter.
 

Wer haftet für fehlerhafte Fremdleistung?

Eine Fremdleistung ist Bestandteil einer Gesamtleistung. Wenn Sie eine Fremdleistung einkaufen, haften sie gegenüber Ihrem Auftraggeber. Wenn etwas nicht in Ordnung ist, können Sie Ihrem Auftraggeber nicht sagen, dass er sich an den verantwortlichen Fremddienstleister wenden soll. Sie müssen seine Reklamationen oder seine Regressansprüche erfüllen. Deshalb ist es unverzichtbar, dass Sie mit Ihren Subunternehmern bzw. Fremddienstleistern klare Verträge schließen, die die Haftungsfrage eindeutig regeln. Tun Sie das nicht, kann es für Sie richtig teuer werden.

Beispiel: An der Turnhalle stellen sich nach sechs Monaten Wasserschäden am Dach ein. Die Gemeinde kommt auf Sie zu und verlangt die Ausbesserung. Nun ist es an Ihnen, den Dachdecker an seine Verpflichtung und Haftung zu erinnern, damit er das schadhafte Dach fachgerecht repariert. Fehlt Ihnen aber eine entsprechende Vereinbarung, müssen Sie auf Ihre Kosten für die Ausbesserung des Dachs sorgen.
 

Fremdleistungen, die zusätzliche Kosten auslösen

Nicht alle Fremdleistungen sind frei von zusätzlichen Nebenkosten. Gerade in der Baubranche müssen Sie sich mit dem Thema Gewährleistungspflicht auseinandersetzen. Falls sie Fremdleistungen im Bereich des Handels beanspruchen, sind Garantieleistungen ein Thema, dass Sie zu berücksichtigen haben. Auch andere Dienstleister können mitunter unerwartet Zusatzkosten produzieren.

Hier ein Beispiel:

Sie beauftragen regelmäßig einen Texter damit, Ihren Blog zu schreiben. Ihr Blog dient dazu, neue Kunden zu gewinnen. Die Kosten, die der Texte verursacht, sind als Fremdleistungen zu buchen, weil diese dazu beitragen, Produkte oder Dienstleistungen zu verkaufen. Ein Texter, selbst wenn er nach Ihren genauen Vorgaben Inhalte formuliert und nicht kreativ tätig wird, ist ein Künstler im Sinne der Regelungen der Künstlersozialkasse (KSK). Die Künstlersozialkasse verlangt in bestimmten Fällen, dass auf die Kosten des Textes Künstlersozialabgaben zu bezahlen sind. Im Jahr 2018 beträgt der Satz 4,2 %. Angenommen, die Kosten für die Texte betragen im Jahr 5.000 €, dann müssten sie zusätzlich 210 € an die KSK abführen. Sind Sie betroffen? Ausführliche Hinweise über die KSK finden sie in diesem Beitrag. Es unterliegt Ihrer Sorgfaltspflicht, sich mit allen begleitenden Kostenpositionen vertraut zu machen, die die Beauftragung eines Fremddienstleisters mit sich bringt. Versäumen Sie das, können Sie die Kosten auch nicht bei Ihrer Angebotspreiskalkulation berücksichtigen. Zudem kann es nötig werden, dass Sie für die Zusatzkosten Rücklagen ansparen, um die später zu erwartenden Forderungen (z. B. von der KSK) zu erfüllen.
 

Sonderfall Baustelle: Fremdleistungen bei Bauleistungen

Ist von Fremdleistungen bei Bauleistungen die Rede, handelt es sich beispielsweise um folgende Positionen:

  • Leistungen eines Nachunternehmers

  • Aufwendung für besondere Transportleistungen (zum Beispiel Erdmassen oder Abbruchmassen)

  • Kosten für den Auf- und Abbau von Gerüsten sowie Montageteilen und andere Teilleistungen inklusive Teile und Geräte

  • fremder Geräteeinsatz

  • Ingenieursleistungen
     

Wenn Sie mit Fremdleistungen arbeiten, werden diese Vertragsbestandteil zwischen Ihnen und Ihrem Auftraggeber. Sie treten zum Beispiel als Generalunternehmer auf. Sie sollten darauf achten, dass der Nachunternehmer die Bauleistungen technisch abgeschlossen übernimmt. Dazu gehören auch die Regelungen in Sachen Mängelansprüche. Der Nachunternehmer stellt ihn dafür Kosten in Rechnung, die Sie wiederum bei ihrem Auftraggeber abrechnen. Versäumen Sie es, diese Position mit einzukalkulieren, entstehen Ihnen daraus finanzielle Nachteile.
 

Unterschiede zwischen Fremdleistungen und Fremdarbeitskosten

Im Unterschied zu Fremdarbeiten umfassen Fremdarbeitskosten nur Lohnleistungen, die ein anderes Unternehmen für Sie erbringt. Damit sind zum Beispiel diese Leistungen gemeint:

  • Montage von Fertigteilen

  • Bewehrungsarbeiten

  • Schalungsarbeiten

Für die Arbeiten werden Materialien und Geräte zur Verfügung gestellt, sodass tatsächlich nur die reinen Lohnkosten anfallen.
 

So wirken sich die Kosten für Fremdleistungen auf ihre betrieblichen Zahlen aus

Fremdleistungen werden in der Erfolgsrechnung weit oben in der Liste der Kostenpositionen ausgewiesen. Üblicherweise stehen an erster Stelle die Umsatzerlöse, die als Gesamtleistung ausgewiesen werden. Direkt danach folgen die Kostenblöcke, allen voran der Wareneinsatz. Genau hier gliedern sich die Fremdleistungen ein. Die Fremdleistungen mindern die Umsätze und ergeben den so genannten Rohertrag. Wenn keine weiteren betrieblichen Erlöse oder sonstigen Sachbezüge wie zum Beispiel die Kfz-Gestellung für einen Geschäftsführer ausgewiesen werden, ist der Rohertrag gleichzusetzen mit dem betrieblichen Rohertrag. Davon werden alle weiteren Kostenpositionen abgezogen dazu gehören zum Beispiel:

  • Personalkosten

  • Raumkosten

  • Versicherungen

  • Kfz-Kosten

  • Werbe- und Reisekosten

  • Reparatur- und Instandhaltungskosten

  • sonstige Kosten für den allgemeinen Geschäftsbetrieb (Porto, Telefon, Buchführungskosten etc.)

Nachdem sämtliche Kostenpositionen vom betrieblichen Rohertrag abgerechnet wurden, ergibt sich das Betriebsergebnis.
 

Vorsicht Falle: bei Fremdleistungen schauen Finanzämter ganz genau hin

Tauchen in Ihrer Firma Fremdleistungen in der Buchführung auf, werden Finanzämter besonders aufmerksam. Grund sind die steuerlichen Besonderheiten, die mit Fremdleistungen einhergehen.

  • Es könnte sein, dass Ihnen ein Scheinunternehmen eine Rechnung gestellt hat. Das Finanzamt kommt auf Sie zu und will von Ihnen erfahren, wer hinter dem Unternehmen steckt. Gelingt es Ihnen nicht, die Fragen des Finanzamts zu beantworten, könnte ein Betriebsprüfer nicht nur die Betriebsausgaben streichen, sondern auch die gezogene Vorsteuer zurückverlangen.

  • Rechnungen für Fremdleistungen müssen immer so ausgestellt sein, dass ihr Inhalt unmissverständlich klar ist. Ein fremder Dritter muss sofort erkennen, welche Leistung die Fremdfirma bei Ihnen abgerechnet hat. Sind die Angaben auf der Rechnung nicht eindeutig, kann hier genau dasselbe passieren wie bei einem Scheinunternehmen: Das Finanzamt versagt Ihnen den Betriebsausgabenabzug und fordert Vorsteuer zurück.


Weitere Informationen zum Thema Fremdleistungen finden Sie unter:

https://www.haufe.de/finance/finance-office-professional/fremdleistungen-was-dazu-zaehlt-und-wie-richtig-gebucht-wird_idesk_PI11525_HI1137134.html

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