Ab wann muss ich ein Kassenbuch führen?

Bargeld liegt auf Kassenbuch

Unternehmen halten in einem Kassenbuch alle Bareinnahmen und -ausgaben fest. Dabei ist äußerste Sorgfalt notwendig, da Außenprüfer das Kassenbuch besonders kritisch überprüfen. Die Pflicht ein Kassenbuch zu führen und damit eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung nachzuweisen, ist in den Pragraphen 238-241 HGB geregelt. Davon befreit sind Einzelkaufleute, deren Umsatzerlöse in zwei aufeinanderfolgenden Jahren 600.000 Euro nicht überschreiten und die nicht mehr als 60.000 Euro Gewinn nachweisen. Für neu gegründete Unternehmen gilt: Der Jahresüberschuss am ersten Abschlussstichtag ab Gründung darf die genannten Zahlen nicht übersteigen.

Von dieser Regelung ausgenommen sind Unternehmen, die nicht buchführungspflichtig sind und ihren Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln.
 

Was das Kassenbuch enthalten muss

Im Kassenbuch sind alle Bargeldgeschäfte aufgeführt. Jede Ausgabe und jede Einnahme ist dabei zu erfassen. Barabhebungen bei der Bank, ggf. Privatentnahmen, alles steht im Kassenbuch. Schecks gelten ebenfalls als Barzahlungsmittel.

Folgende Angaben gehören in ein manuelles Kassenbuch:

  • alle baren Betriebseinnahmen 
  • alle baren Betriebsausgaben 
  • bare Privatentnahmen und -einlagen


Diese Anforderungen muss das Kassenbuch erfüllen

Im Kassenbuch ist der gesamte Barverkehr einschließlich der Bestände buchmäßig erfasst und dargestellt. Bei buchführungspflichtigen Unternehmen erfüllt das Kassenbuch die Gundbuchfunktion. Dabei macht es keinen Unterschied, ob das Kassenbuch als Loseblattsammlung oder als Aneinanderreihung von Kassenberichten geführt wird.

Die folgenden Anforderungen müssen Sie bei der Kassenbuchführung in elektronischer Form oder in Papierform ebenfalls beachten:

  • Sie müssen die Buchungen und alle erforderlichen Aufzeichnungen durch Belege nachweisen (Belegprinzip)
  • Sie müssen das Kassenbuch so führen, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb einer angemessenen Frist in der Lage, sich einen Überblick über die wesentlichen Geschäftsvorfälle zu verschaffen.
  • Sie haben die Pflicht zur Einzelaufzeichnung von Bareinnahmen. Alle Geschäftsvorfälle sind lückenlos und vollzählig aufzuzeichnen. Das bedeutet in der Praxis nicht, dass alle Bareinnahmen einzeln aufzuzeichnen sind. Es ist jedoch mindestens eine zusammengefasste Tageslosung zu buchen.
  • Sie müssen Buchungen und Aufzeichnungen zeitgerecht vornehmen, zwischen der buchmäßigen Erfassung und den Vorgängen muss ein zeitlicher Zusammenhang bestehen. § 146 Abs. 1 Satz 2 AO sieht vor, dass die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich zu erfassen sind. Unter bestimmten Voraussetzungen dürfen die Aufzeichnungen auch periodenweise erstellt werden. Diese Voraussetzungen sind:
    - Erfassung bis zum Ablauf des folgenden Monats
    - organisatorische Vorkehrungen stellen sicher, dass keine Unterlagen bis zur Erfassung verloren gehen können, wie beispielsweise Aufbewahrung der Ein- und Ausgangsrechnungen in gesonderten Ordnern oder Mappen, elektronische Aufzeichnung in Kassen-, Warenwirtschafts-, Fakturierungssystemen oder Ähnlichem.

     
  • Haben Sie eine EDV-Registrierkassen oder ein PC-Systeme im Einsatz, dann ist es dem Grundsatz der Klarheit geschuldet, die systematische Erfassung und übersichtliche sowie eindeutige und nachvollziehbare Buchung vorzunehmen. Sammelaufzeichnungen von ungenügend gekennzeichneten Umsätzen verstoßen normalerweise gegen steuerrechtliche Anforderungen (Aufzeichnungspflichten im Sinne des § 22 UStG). Daher ist es empfehlenswert, die verschiedenen Umsätze generell getrennt voneinander aufzuzeichnen.
  • Es darf nicht möglich sein, Buchungen so zu verändern, dass sich der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellen lässt.
  • Die ordnungsgemäße Buchführung erfordert nach ständiger Rechtsprechung an BFH und den Finanzgerichten, sämtliche Geschäftsfälle in zeitlicher Reihenfolge und mit richtigem und erkennbarem Inhalt festzuhalten. Es soll jederzeit möglich sein, Soll- und Ist-Kassenbestand der Geschäftskasse auf Richtigkeit prüfen zu können.

    Fehlende Kassensturzfähigkeit zeigt, dass in der Buchführung im Betrieb formelle und materielle Mängel vorliegen und die Bücher nicht ordnungsgemäß geführt sind. Das Fehlen der Kassensturzfähigkeit stellt einen wesentlichen Fehler dar, der Zweifel an der sachlichen Richtigkeit des ausgewiesenen Ergebnisses zulässt.

Dem Kassenbuch muss eine reale Kasse zugrundeliegen, die Bargeld enthält. Das kann eine Geldkassette, eine Kasse oder ein Tresor sein. Jeder Geschäftsvorfall mit Bargeld muss dabei erfasst werden.
 

Anforderungen bei der Verwendung einer elektronischen Registrierkasse

Unternehmen, die eine elektronische Registrierkasse verwenden, sind dazu verpflichtet, den Tagesendsummenbon aufzubewahren. Er muss die folgenden Angaben enthalten:

  • Name des Unternehmens
  • Datum und Uhrzeit, wann der Abruf erfolgte
  • eine fortlaufende Z-Nummer
  • die Zahl der bereits erfolgten Periodenabrufe
  • Tagessumme
  • Anzahl der Kunden
  • Stornobuchungen
  • Retouren
  • Zahlungswege
  • Entnahmen
  • Berichte zu den Waren, Hauptgruppen und Sparten

dazu alle weiteren Auswertungen, die im Verlauf des Tagesabschlusses für gewöhnlich abgerufen werden, wie Finanzberichte oder betriebswirtschaftliche Auswertungen.
 

Fazit

In kleineren Unternehmen ist das handschriftliche Kassenbuch sicherlich auch heute noch eine zuverlässige und rechtssichere Variante, auch wenn der Steuerprüfer kommt. Wichtig ist die ordnungsgemäße Führung des Kassenbuchs, darüber sind sich viele Unternehmen allerdings nicht im Klaren. Bei Betriebsprüfungen kommt es regelmäßig zu Schätzungen, wenn die Prüfer eine fehlerhafte Kassenführung feststellen. Dabei kann es so weit kommen, dass die Prüfer die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung anzweifeln. So zieht eine kleine Nachlässigkeit massive finanzielle Konsequenzen nach sich.

Die Folgen dieser Entscheidung der Steuerprüfer können für das Unternehmen weitreichend sein. Wenn es ganz schlecht läuft kann es geschehen, dass die gesamte Buchführung keine Beweiskraft mehr entfaltet. Das Finanzamt wird die Steuerschuld schätzen, was sicherlich nicht zugunsten des Unternehmens ausgeht. In den meisten Fällen kommt es zu sehr hohen Steuernachzahlungen. Wohl dem, der dann Mandant eines versierten Steuerberaters ist, der das Schlimmste abwendet.

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