Ab wann muss ich ein Kassenbuch führen?

Unternehmen halten in einem Kassenbuch alle Bareinnahmen und -ausgaben fest. Dabei ist äußerste Sorgfalt notwendig, da Außenprüfer das Kassenbuch besonders kritisch überprüfen. Die Pflicht, ein Kassenbuch zu führen und damit eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung nachzuweisen, ergibt sich aus den allgemeinen Buchführungspflichten der §§ 238 ff. HGB sowie aus den steuerlichen Vorschriften, insbesondere § 141 AO. Von der handelsrechtlichen und steuerlichen Buchführungspflicht befreit sind nach § 241a HGB Einzelkaufleute, deren Umsatzerlöse in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 800.000 Euro betragen und die in diesem Zeitraum nicht mehr als 80.000 Euro Jahresüberschuss erzielen. Für neu gegründete Unternehmen gilt: Überschreiten Umsatz und Jahresüberschuss am ersten Abschlussstichtag nach der Gründung diese Schwellenwerte nicht, gilt die Befreiung zunächst ebenfalls; werden die Grenzen in den Folgejahren überschritten, entsteht Buchführungspflicht ab dem folgenden Geschäftsjahr.

Was das Kassenbuch enthalten muss

Im Kassenbuch sind alle Bargeldgeschäfte aufgeführt. Jede Ausgabe und jede Einnahme ist dabei zu erfassen. Barabhebungen bei der Bank, ggf. Privatentnahmen, alles steht im Kassenbuch. Schecks gelten ebenfalls als Barzahlungsmittel. Neben klassischen Barzahlungen (Geldscheine und Münzen) können auch eingelegte Schecks zunächst über die Kasse laufen; EC- oder Kreditkartenzahlungen hingegen zählen grundsätzlich nicht zum Kassenbestand, sondern sind unbare Vorgänge, die gesondert – etwa über Bankkonten – abzubilden sind. 

Für jede dieser Buchungen sollten Datum, Belegnummer, Buchungstext, Betrag (Soll/Haben) und der sich ergebende Kassenbestand nachvollziehbar festgehalten werden. Jeder Buchungsvorgang muss sich auf einen Beleg zurückführen lassen , damit die Kassenführung bei einer Prüfung lückenlos dokumentiert werden kann.

Existieren mehrere Kassen im Betrieb (z. B. Hauptkasse, Nebenkasse, Portokasse oder Filialkassen), ist für jede Kasse eine eigene Kassenführung notwendig. Die Vermischung unterschiedlicher Kassenbestände in einem Kassenbuch führt schnell zu Unklarheiten und kann als formeller Mangel gewertet werden.

Diese Anforderungen muss das Kassenbuch erfüllen

Im Kassenbuch ist der gesamte Barverkehr einschließlich der Bestände buchmäßig erfasst und dargestellt. Bei buchführungspflichtigen Unternehmen erfüllt das Kassenbuch die Grundbuchfunktion. Dabei macht es keinen Unterschied, ob das Kassenbuch als Loseblattsammlung oder als Aneinanderreihung von Kassenberichten geführt wird. Entscheidend ist, dass die Eintragungen vollständig, chronologisch und in sich schlüssig sind.
 

Die folgenden Anforderungen müssen Sie bei der Kassenbuchführung in elektronischer Form oder in Papierform ebenfalls beachten:

• Sie müssen die Buchungen und alle erforderlichen Aufzeichnungen durch Belege nachweisen (Belegprinzip).
• Sie müssen das Kassenbuch so führen, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb einer angemessenen Frist in der Lage ist, sich einen Überblick über die wesentlichen Geschäftsvorfälle zu verschaffen.
• Sie haben die Pflicht zur Einzelaufzeichnung von Bareinnahmen. Alle Geschäftsvorfälle sind lückenlos und vollzählig aufzuzeichnen. Das bedeutet in der Praxis nicht, dass alle Bareinnahmen einzeln aufzuzeichnen sind. Es ist jedoch mindestens eine zusammengefasste Tageslosung zu buchen. Diese Erleichterung (Tageslosung statt Einzelaufzeichnung) gilt allerdings nur in bestimmten Fällen, insbesondere dort, wo die Einzelaufzeichnung als unzumutbar gilt (zum Beispiel in bestimmten offenen Ladenkassen); in vielen Betrieben mit moderner Kasse erwartet die Finanzverwaltung heute eine detaillierte Einzelaufzeichnung aller Verkäufe.
• Sie müssen Buchungen und Aufzeichnungen zeitgerecht vornehmen, zwischen der buchmäßigen Erfassung und den Vorgängen muss ein zeitlicher Zusammenhang bestehen. § 146 Abs. 1 Satz 2 AO sieht vor, dass die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich zu erfassen sind. Unter bestimmten Voraussetzungen dürfen die Aufzeichnungen auch periodenweise erstellt werden. Diese Voraussetzungen sind:
  - Erfassung bis zum Ablauf des folgenden Monats
  - organisatorische Vorkehrungen stellen sicher, dass keine Unterlagen bis zur Erfassung verloren gehen können, wie beispielsweise Aufbewahrung der Ein- und Ausgangsrechnungen in gesonderten Ordnern oder Mappen, elektronische Aufzeichnung in Kassen-, Warenwirtschafts-, Fakturierungssystemen oder Ähnlichem.
  Für Bargeschäfte verlangt die Finanzverwaltung jedoch inzwischen sehr konsequent eine tägliche Erfassung . Wer Kassenvorgänge über längere Zeit nur vorläufig sammelt und erst „im Block“ nachträgt, riskiert die Anerkennung seiner Kassenführung.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gelten sowohl für papiergebundene als auch für elektronische Kassenbücher. Sie fordern insbesondere: Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Ordnung und Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen. Nachträgliche Änderungen müssen stets dokumentiert und protokolliert werden. 

Haben Sie eine EDV-Registrierkassen oder ein PC-Systeme im Einsatz, dann ist es dem Grundsatz der Klarheit geschuldet, die systematische Erfassung und übersichtliche sowie eindeutige und nachvollziehbare Buchung vorzunehmen. Sammelaufzeichnungen von ungenügend gekennzeichneten Umsätzen verstoßen normalerweise gegen steuerrechtliche Anforderungen (Aufzeichnungspflichten im Sinne des § 22 UStG). Daher ist es empfehlenswert, die verschiedenen Umsätze generell getrennt voneinander aufzuzeichnen. Das gilt etwa für unterschiedliche Steuersätze (z. B. 19 % und 7 %), für Bar- und Kartenzahlungen sowie für Retouren, Rabatte oder Stornobuchungen. Moderne Kassensysteme unterstützen diese Trennung und liefern detaillierte Auswertungen, die bei einer Außenprüfung elektronisch zur Verfügung gestellt werden müssen. 

Es darf nicht möglich sein, Buchungen so zu verändern, dass sich der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellen lässt. Elektronische Kassenbücher und Kassensysteme müssen deshalb sicherstellen, dass jede Änderung protokolliert wird (z. B. durch Änderungsprotokolle oder Protokolldateien), damit der ursprüngliche Datenstand jederzeit rekonstruierbar bleibt. 
Die ordnungsgemäße Buchführung erfordert nach ständiger Rechtsprechung an BFH und den Finanzgerichten, sämtliche Geschäftsfälle in zeitlicher Reihenfolge und mit richtigem und erkennbarem Inhalt festzuhalten. Es soll jederzeit möglich sein, Soll- und Ist-Kassenbestand der Geschäftskasse auf Richtigkeit prüfen zu können. Diese sogenannte Kassensturzfähigkeit ist ein zentrales Prüfkriterium der Finanzverwaltung: Zu jedem Zeitpunkt muss sich der im Kassenbuch ausgewiesene Bestand mit dem tatsächlichen Bargeldbestand abgleichen lassen. 

Fehlende Kassensturzfähigkeit zeigt, dass in der Buchführung im Betrieb formelle und materielle Mängel vorliegen und die Bücher nicht ordnungsgemäß geführt sind. Das Fehlen der Kassensturzfähigkeit stellt einen wesentlichen Fehler dar, der Zweifel an der sachlichen Richtigkeit des ausgewiesenen Ergebnisses zulässt. In der Folge ist die Finanzverwaltung berechtigt, die Buchführung zu verwerfen und Hinzuschätzungen vorzunehmen. Bereits  formelle Mängel  in der Kasse können reichen, um Steuern zuzuschätzen – selbst wenn der Steuerpflichtige der Ansicht ist, dass alle Umsätze erklärt wurden. 
Dem Kassenbuch muss eine reale Kasse zugrundeliegen, die Bargeld enthält. Das kann eine Geldkassette, eine Kasse oder ein Tresor sein. Jeder Geschäftsvorfall mit Bargeld muss dabei erfasst werden. Auch bei sogenannten offenen Ladenkassen (z. B. Schubladenkassen ohne elektronische Erfassung) gilt: Der tägliche Kassenbestand ist durch Zählprotokolle zu dokumentieren, und alle Einnahmen und Ausgaben müssen anhand von Belegen und Aufzeichnungen nachvollziehbar sein.

Neben der laufenden Führung ist außerdem die Aufbewahrungspflicht zu beachten: Kassenbücher, Kassenberichte, Tagesendsummenbons, Kassenjournale, Zählprotokolle und die dazugehörigen Belege sind in der Regel zehn Jahre aufzubewahren. Die Unterlagen müssen während dieser Zeit jederzeit lesbar und für die Finanzverwaltung zugänglich sein – auch in elektronischer Form.

Für jedes Unternehmen empfiehlt sich darüber hinaus eine Verfahrensdokumentation , in der beschrieben wird, wie die Kassenführung im Betrieb konkret organisiert ist (z. B. Kassensystem, Verantwortlichkeiten, Abläufe bei Tagesabschluss, Datensicherung, Aufbewahrung). Bei einer Betriebsprüfung wird diese Dokumentation zunehmend ausdrücklich verlangt.

Anforderungen bei der Verwendung einer elektronischen Registrierkasse

Unternehmen, die eine elektronische Registrierkasse verwenden, sind dazu verpflichtet, den Tagesendsummenbon aufzubewahren. Er muss die folgenden Angaben enthalten:

dazu alle weiteren Auswertungen, die im Verlauf des Tagesabschlusses für gewöhnlich abgerufen werden, wie Finanzberichte oder betriebswirtschaftliche Auswertungen. Der Tagesendsummenbon allein genügt heute allerdings nicht mehr: Die Finanzverwaltung verlangt zusätzlich die vollständigen elektronischen Kassendaten (z. B. Journal-, Einzelfall- und Programmierdaten) in einem auswertbaren Format, die bei einer Außenprüfung digital zur Verfügung gestellt werden müssen.

Seit Einführung der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und des § 146a AO besteht für elektronische Aufzeichnungssysteme die Pflicht, eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu verwenden. Diese TSE protokolliert jede Kassentransaktion manipulationssicher. Ohne funktionierende TSE oder bei nicht konformen Systemen drohen erhebliche formelle Mängel und im Extremfall Bußgelder.

Darüber hinaus gibt es seit 2020 eine Belegausgabepflicht („Bonpflicht“) für elektronische Kassensysteme : Bei jedem Geschäftsvorfall ist dem Kunden ein Beleg zur Verfügung zu stellen – in Papierform oder, wo zulässig, elektronisch. Auf diesen Belegen müssen neben den „klassischen“ Angaben auch TSE-bezogene Informationen (z. B. Transaktionsnummern) angegeben sein, wenn das System entsprechend ausgestattet ist.

Seit 2025 sind elektronische Kassensysteme und TSE zudem regelmäßig dem Finanzamt zu melden. Bereits im Einsatz befindliche Systeme müssen innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Fristen über das ELSTER-Portal registriert werden, neue Systeme innerhalb kurzer Zeit nach Inbetriebnahme. Wer dieser Meldepflicht nicht nachkommt, riskiert ebenfalls Beanstandungen und mögliche Sanktionen.

Zu beachten ist außerdem, dass Verstöße gegen § 146a AO (z. B. fehlerhafte oder fehlende TSE, nicht gemeldete Kassensysteme oder Missachtung der Belegpflicht) als Ordnungswidrigkeiten mit Bußgeldern von bis zu 25.000 Euro geahndet werden können – unabhängig von etwaigen Steuerschätzungen.

Fazit

In kleineren Unternehmen ist das handschriftliche Kassenbuch sicherlich auch heute noch eine zuverlässige und rechtssichere Variante, auch wenn der Steuerprüfer kommt. Wichtig ist die ordnungsgemäße Führung des Kassenbuchs, darüber sind sich viele Unternehmen allerdings nicht im Klaren. Bei Betriebsprüfungen kommt es regelmäßig zu Schätzungen, wenn die Prüfer eine fehlerhafte Kassenführung feststellen. Dabei kann es so weit kommen, dass die Prüfer die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung anzweifeln. So zieht eine kleine Nachlässigkeit massive finanzielle Konsequenzen nach sich.

Die Folgen dieser Entscheidung der Steuerprüfer können für das Unternehmen weitreichend sein. Wenn es ganz schlecht läuft kann es geschehen, dass die gesamte Buchführung keine Beweiskraft mehr entfaltet. Das Finanzamt wird die Steuerschuld schätzen, was sicherlich nicht zugunsten des Unternehmens ausgeht. In den meisten Fällen kommt es zu sehr hohen Steuernachzahlungen. Wohl dem, der dann Mandant eines versierten Steuerberaters ist, der das Schlimmste abwendet. Umso wichtiger ist es, von Beginn an für eine lückenlose, nachvollziehbare und GoBD-konforme Kassenführung zu sorgen – unabhängig davon, ob Sie eine offene Ladenkasse, ein elektronisches Kassensystem oder ein handschriftliches Kassenbuch nutzen. Wer sich hier auf professionelle Unterstützung, etwa durch einen Steuerberater oder einen auf Kassenprüfungen spezialisierten Fachmann, verlässt, reduziert das Risiko teurer Überraschungen erheblich.