Bürokosten absetzen: Was Selbstständige geltend machen können

Insofern lohnt es sich, zwei Dinge sauber auseinanderzuhalten: Bürokosten sind nicht dasselbe wie Raumkosten. Was Sie für Miete, Strom und Nebenkosten Ihrer Geschäftsräume zahlen, läuft steuerlich anders als der Bleistift und der Drucker. Die Abgrenzung der Raumkosten als Betriebsausgaben behandeln wir gesondert.

Was zählt zu Büroausstattung und Verbrauchsmaterialien?

Die Verbrauchsmaterialien im Büro sind meistens von eher geringem Wert. Doch diese geringen Werte können sich mit der Zeit zu einem bemerkenswerten Kostenfaktor aufsummieren. Wenn Sie diese Position in Ihrer Steuererklärung vernachlässigen oder sogar vergessen, verschenken Sie bares Geld. Denn dass Bürokosten absetzbar sind, ergibt sich aus dem Einkommensteuergesetz. Erwähnt sind ausdrücklich „Aufwendungen für Arbeitsmittel". Dazu gehören beispielsweise typische Berufskleidung, Werkzeuge, Software, Literatur, konventionelle Verbrauchsgüter wie Papier, Büroklammern oder Tinte, und auch technische Geräte.

In der Buchhaltung laufen diese Positionen typischerweise über eigene Konten. Im SKR 03 ist das Konto 4930 für Bürobedarf vorgesehen, im SKR 04 das Konto 6815. Wer sauber trennt, erspart sich bei einer Prüfung die Diskussion darüber, was in einer Sammelposition eigentlich steckt.

Sofortabzug oder Abschreibung? Die entscheidende Wertgrenze

Da es sich bei Büromaterialien in der Regel um geringwertige Güter handelt, dürfen Sie diese sofort abziehen. Als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) gelten sämtliche selbstständig nutzbaren Wirtschaftsgüter, die einen Nettowert von 800 Euro nicht übersteigen (§ 6 Abs. 2 EStG). Wenn Sie höherwertige Güter anschaffen, müssen Sie diese über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abschreiben.

Maßgeblich ist der Nettowert, also der Betrag ohne Umsatzsteuer — und zwar auch dann, wenn Sie gar nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG bedeutet das in der Praxis: Der Bruttobetrag auf der Rechnung ist zwar Ihr Anschaffungswert, für die Prüfung der 800-Euro-Grenze ist aber der herausgerechnete Nettobetrag entscheidend.

Zwischen 250,01 Euro und 800 Euro netto haben Sie ein Wahlrecht: Sofortabzug als GWG, Einstellung in einen Sammelposten (§ 6 Abs. 2a EStG, aufzulösen über fünf Jahre) oder reguläre Abschreibung über die Nutzungsdauer. Wirtschaftsgüter bis 250 Euro netto können Sie ohne besondere Aufzeichnungspflichten sofort abziehen. Der Sammelposten hat dabei eine Tücke: Wird er einmal gebildet, müssen alle Anschaffungen des Jahres in diesem Wertbereich hinein — Rosinenpickerei ist nicht vorgesehen.

Ob eine konkrete Anschaffung sofort abziehbar ist oder über welchen Zeitraum sie abgeschrieben wird, rechnet Ihnen der folgende Rechner aus. Er berücksichtigt auch die zeitanteilige Berechnung im Anschaffungsjahr und prüft, ob die degressive Abschreibung nach dem Investitions-Booster anwendbar ist.

Die Kosten für Büromaschinen und IT-Infrastruktur

In den meisten Unternehmen ist die Anschaffung verschiedener Geräte im IT-Bereich, wie Computer, Notebooks, Drucker, Netzwerkgeräte oder Smartphones, sehr teuer. Die Kosten belaufen sich, insbesondere am Anfang der Geschäftstätigkeit, auf mehrere Tausend Euro. Die Einzelwerte der Geräte sind meist so hoch, dass die Sofortabschreibung als GWG nicht infrage kommt. Dennoch wollen Unternehmer diese Kosten steuerlich geltend machen. Das ist in diesen Fällen sogar bereits im Voraus möglich. Mit dem Investitionsabzugsbetrag nach § 7g EStG lassen sich Anschaffungen vorbereiten. Auch bei Büromobiliar gilt eine ähnliche Regelung, wenn Einzelposten einen gewissen Grenzbetrag überschreiten.

Der Investitionsabzugsbetrag verschiebt den Abzug zeitlich nach vorn: Sie ziehen bis zu 50 Prozent der voraussichtlichen Anschaffungskosten schon ab, bevor Sie überhaupt gekauft haben. Voraussetzung ist ein Gewinn von höchstens 200.000 Euro im Abzugsjahr; die Investition muss innerhalb von drei Jahren folgen. Bleibt sie aus, wird der Abzug rückwirkend gestrichen — mit Verzinsung. Zu diesem Punkt sollten Sie sich genau beraten lassen.

Einkommensteuerrechner: Was bringt Ihnen der Abzug netto?

Wer größere Anschaffungen finanziert, sollte vorab prüfen, ob es dafür ein Förderprogramm gibt — gerade bei Digitalisierungs- und Ausstattungsinvestitionen fördern Bund und Länder häufiger, als Selbstständige vermuten.

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Unklare Belege

Dem Finanzamt liegen häufig Steuererklärungen vor, in denen die Erklärenden versuchen, sämtliche Ausgaben als Bürobedarf zu erklären, bis hin zum privaten Druckerpapierbedarf oder zum Schulbedarf der Kinder. Auf den Quittungen steht dann einfach „Bürobedarf". Für das Finanzamt ist diese Angabe zu ungenau und somit nicht ausreichend. Das hat dann zur Folge, dass die Behörde die Abzugsfähigkeit der Ausgaben verweigert.

Bürobedarf ist eine sehr ungenaue Bezeichnung, da sie weder Art noch Menge benennt. Doch auch wenn der Vorsteuerabzug verweigert wird, kann es sein, dass Sie die Aufwendungen als Betriebsausgaben geltend machen dürfen. Die beiden Ebenen sind zu trennen: Die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs sind formal strenger als die des Betriebsausgabenabzugs.

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto genügen die erleichterten Angaben nach § 33 UStDV — Ihre Anschrift als Leistungsempfänger muss dort noch nicht stehen. Oberhalb dieser Grenze braucht die Rechnung alle Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG, sonst ist der Vorsteuerabzug verloren.

Plausible Ausgaben

Die Angaben zu den Ausgaben für Bürobedarf müssen immer plausibel sein. Das heißt, Sie müssen nachvollziehbar darstellen, dass jeder Gegenstand auf den Belegen wirklich im Büro notwendig ist. Denn bei einer Prüfung kann das Finanzamt Fragen stellen, beispielsweise bei der Anschaffung einer Videokamera. Bei der Anschaffung von Batterien oder eines Druckers ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass das Finanzamt die Plausibilität infrage stellt. Eine Videokamera ist vielleicht notwendig, um Produkte und Dienstleistungen besser im Internet präsentieren zu können. Sie müssen eine mindestens 10-prozentige betriebliche Nutzung nachweisen. Wenn Sie beispielsweise Ihr Angebot auf YouTube oder in Ihrem Webshop ansprechend präsentieren möchten, benötigen Sie eine gute Digitalkamera. Kaufen Sie die Kamera allerdings nur, um nach einem Unfall mit dem Betriebsfahrzeug Beweisfotos zu machen, so liegt keine ausreichende betriebliche Nutzung vor. Das Finanzamt erkennt dann in der Regel die Ausgaben nicht als Betriebsausgaben an.

Bei einem gemischt genutzten Gegenstand ziehen Sie ohnehin nur den betrieblichen Anteil ab. Bei einem Smartphone, das Sie zu 70 Prozent geschäftlich nutzen, sind es eben 70 Prozent der Kosten. Wer keine Aufzeichnungen führt, muss den Anteil schätzen — und trägt dabei das Risiko, dass der Prüfer anders schätzt.

Das Arbeitszimmer – Aufwand für Räumlichkeiten

Zu den Bürokosten zählen in der Regel auch die Aufwendungen für Räumlichkeiten. Bei gewerblichen Immobilien ist die Sache ganz einfach. Die Miete können Sie ganz einfach gewinnmindernd geltend machen. Wenn Sie allerdings als Freiberufler oder Selbstständiger im Homeoffice tätig sind, gelten strengere Vorschriften. Sie müssen nachweisen, dass Sie den Raum nahezu ausschließlich beruflich nutzen. Die private Nutzung darf lediglich einen geringen Anteil ausmachen.

Es muss sich beispielsweise tatsächlich um einen eigenen Raum handeln. Eine Arbeitsecke im Wohn- oder Schlafzimmer genügt nicht. Der Raum muss dabei eine häusliche Verbindung zu Wohnung oder Wohnhaus aufweisen. Ein allein stehendes Gebäude, wie es ein kleines Gartenhaus darstellt, akzeptieren die Behörden aller Wahrscheinlichkeit nach nicht.

Bei den Abzugsbeträgen hat sich die Rechtslage grundlegend geändert. Der frühere Höchstbetrag von 1.250 Euro für den Fall, dass kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, ist mit dem Jahressteuergesetz 2022 ersatzlos entfallen. Maßgeblich sind seither zwei Wege:

Für die anteiligen Kosten teilen Sie die Fläche des Arbeitszimmers durch die Gesamtwohnfläche. Bei 12 Quadratmetern in einer 100-Quadratmeter-Wohnung sind das 12 Prozent von Miete und Nebenkosten. Zweifelsohne die aufwendigere Variante — bei hohen Mieten aber deutlich lohnender als die Pauschale. Die Einzelheiten haben wir unter häusliches Arbeitszimmer und Steuern zusammengestellt.

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Wasser in den Betriebsräumen – mehr als eine höfliche Geste

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Erfrischungsgetränke, Kaffee, Tee und Gebäck bereitstellen, handelt es sich zunächst um eine kleine Aufmerksamkeit des Arbeitgebers. Solange dies in geringem Umfang erfolgt, handelt es sich um Betriebsausgaben, die Sie in voller Höhe steuerlich geltend machen können. Dabei ist es wichtig, dass diese Sachleistungen nicht die Bereicherung der Mitarbeiter zur Folge haben. Außerdem müssen die Mitarbeiter die Speisen und Getränke innerhalb Ihres Unternehmens verzehren.

Getränke und Genussmittel zum Verzehr im Betrieb gehören nach R 19.6 LStR nicht zum Arbeitslohn — für Kaffee, Tee, Wasser und Obst im Büro fällt also weder Lohnsteuer noch Sozialversicherung an. Anders liegt es bei Mahlzeiten aus besonderem Anlass, etwa bei außergewöhnlichem Arbeitseinsatz: Sie bleiben nur bis zu einer Freigrenze von 60 Euro je Person und Anlass steuerfrei. Wird der Betrag überschritten, ist der gesamte Wert lohnsteuerpflichtig, nicht nur der übersteigende Teil.

Bei internen Meetings, Fortbildungen oder Ähnlichem handelt es sich um einen betrieblichen Anlass. Kundentermine begründen einen geschäftlichen Anlass. Die Kosten, die bei beiden entstehen, können Sie zu 100 Prozent, die Bewirtungskosten zu 70 Prozent steuerlich geltend machen.

Wer regelmäßig Personal beschäftigt, sollte diese Nebenkosten von vornherein einkalkulieren — sie gehören zu den Positionen, die bei der Personalplanung gern untergehen.

Mitarbeiterkosten-Rechner: Was kostet ein Angestellter wirklich?

Der Kaffee im Büro

Im Büro einen Kaffee zu trinken, ist vollkommen normal – entweder alleine am Schreibtisch oder zusammen mit Kollegen, Kunden oder Geschäftspartnern in Meetings. Handelt es sich dabei um einen aus betrieblichen Gründen gekochten Kaffee, kann dieser zu 100 Prozent als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Allerdings unterscheidet der Gesetzgeber hier zwischen einer Aufmerksamkeit sowie Bewirtungskosten. Der feine Unterschied besteht darin: Bewirtungskosten sind nur zu 70 Prozent abzugsfähig, Aufmerksamkeiten hingegen zu 100 Prozent.

Wann handelt es sich um eine Aufmerksamkeit, wann um Bewirtungskosten?

Wenn Sie Ihren Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern im Büro einen Kaffee, ein Erfrischungsgetränk oder einen Tee anbieten, ist der Umfang entscheidend und nicht der Preis der Speisen und Getränke. Im steuerlichen Sinn sind Sie aufmerksam. Das gilt auch, wenn Sie bei Meetings, Schulungen und am Messestand Kaffee bereitstellen. Es handelt sich um eine Geste der Höflichkeit, die Sie als Aufmerksamkeit einstufen können. Das hat zur Folge, dass Sie die Kosten zu 100 Prozent als Betriebsausgaben geltend machen können.

Eine Bewirtung ist auch der Verzehr von Speisen und Getränken. Hier steht jedoch meistens die Darreichung derselben im Vordergrund, beispielsweise bei einem Geschäftsessen im Restaurant. Wenn Sie dann zusammen mit Ihren Geschäftspartnern nach dem Essen noch einen Kaffee trinken, ist das Teil der Bewirtung und Sie können den Kaffee nur zu 70 Prozent als Betriebsausgaben deklarieren. Bei einer Bewirtung benötigen Sie im Vergleich zu einer Aufmerksamkeit einen detaillierteren Beleg. Auf diesem Bewirtungsbeleg müssen Sie zusätzliche Angaben festhalten, wie den Anlass der Bewirtung, die Namen der Gäste und auch Ihre Unterschrift darf darauf nicht fehlen. Der Kaffee im Büro kann also unter bestimmten Voraussetzungen als Bürokosten zu 100 Prozent als Betriebsausgaben gelten.

Ein wichtiger Punkt in puncto Vorsteuer: Die 70-Prozent-Kürzung betrifft nur die Einkommensteuer. Die Vorsteuer aus Bewirtungsrechnungen ist zu 100 Prozent abziehbar, sofern die Bewirtung betrieblich veranlasst und der Beleg ordnungsgemäß ist. Die weiteren Abzugsbeschränkungen finden Sie unter beschränkt abziehbare Betriebsausgaben.

Tücken und häufige Fehler bei Bürokosten

• Brutto statt netto bei der 800-Euro-Grenze: Ein Gerät für 900 Euro brutto liegt bei 756 Euro netto — also noch im GWG-Bereich. Wer die Grenze am Bruttobetrag prüft, verschenkt den Sofortabzug.
• Sammelposten unvollständig geführt: Wird der Sammelposten gebildet, gehören alle Anschaffungen zwischen 250,01 und 800 Euro des Jahres hinein. Einzelne herauszunehmen, weil der Sofortabzug günstiger wäre, ist nicht zulässig.
• Die 90-Prozent-Quote auf alles angewandt: Sie gilt für den Investitionsabzugsbetrag, nicht für den gewöhnlichen Betriebsausgabenabzug.
• Arbeitszimmer nach altem Recht erklärt: Der 1.250-Euro-Höchstbetrag existiert nicht mehr. Wer ihn weiter ansetzt, obwohl das Zimmer nicht Mittelpunkt ist, erklärt einen Betrag, den es nicht gibt.
• Sammelbelege „Bürobedarf": Der häufigste Grund für gestrichene Positionen. Der Kassenbon des Elektronikmarkts sollte erkennen lassen, was gekauft wurde.
• Belege nicht aufbewahrt: Rechnungen und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren. Thermopapier verblasst — eine Kopie oder ein Scan gehört dazu.

Buchführungspflicht-Check: EÜR oder Bilanz?

Wie Bürokosten in die Gewinnermittlung eingehen, hängt davon ab, ob Sie eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder eine Bilanz erstellen. Bei der EÜR gilt das Zufluss-Abfluss-Prinzip: Entscheidend ist der Tag der Zahlung, nicht der Tag der Rechnung.

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