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Wann bin ich umsatzsteuerpflichtig?

Umsatzsteuererklärung mit Kugelschreiber

Gerade der Bereich Steuern und Buchführung bereitet vielen Existenzgründern Kopfschmerzen, da die Materie recht komplex ist und meistens die notwendigen Fachkenntnisse fehlen. Wer vorher angestellt war, musste sich meistens nur ein Mal pro Jahr mit der Steuererklärung beschäftigen. Mit Blick auf die Existenzgründung stellt sich mit der Frage ‚Wann bin ich umsatzsteuerpflichtig‘ auch die Frage nach zu treffenden strategischen Weichenstellungen. Prinzipiell besteht die Umsatzsteuerpflicht für jeden Unternehmer, wobei jedoch im Falle des nicht Erreichens einer bestimmten Untergrenze aus Gründen der Vereinfachung keine Umsatzsteuer erhoben wird. Man spricht in diesem Fall von der Besteuerung als Kleinunternehmer, wobei Paragraph 19 des Umsatzsteuergesetzes maßgebend ist.

Was Existenzgründer in diesem Beitrag über die Umsatzsteuerpflicht erfahren

Zunächst werden die Bedingungen erläutert, unter denen aus formalen Gründen die Befreiung von der Umsatzsteuer durch die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung möglich ist. Da es sich um eine für 5 Jahre bindende und somit nachhaltige Entscheidung handelt, werden auch die Vor- und Nachteile des ‚Verzichts‘ auf die Umsatzsteuer kompakt beleuchtet. Ziel soll es sein, Existenzgründer in die Lage zu versetzen, die Tragweite ihrer Entscheidung einschätzen zu können, sodass der Verzicht auf die Umsatzsteuer nicht zu einem Verzicht auf unternehmerische Handlungsoptionen wird.
 

Grundsätzliches zur Umsatzsteuerpflicht in Deutschland

Wer eine selbstständige oder freiberufliche Tätigkeit aufnehmen will, muss dies beim Finanzamt melden. In diesem Kontext ist eine steuerliche Erfassung vorzunehmen, im Zuge derer auch eine neue Steuernummer erteilt wird, die später auf zu stellenden Rechnungen aufzuführen ist. Im Rahmen dieser Erfassung müssen sich Existenzgründer zum ersten Mal mit Prognosen zu Umsätzen beschäftigen, da diese sehr relevant für die Umsatzsteuerpflicht sind: Generell wird keine Umsatzsteuer erhoben, wenn die Einnahmen im vorangegangenen bzw. ersten Geschäftsjahr die Grenze von 17.500 Euro nicht überschreiten und im laufenden Jahr nicht höher als 50.000 Euro sein werden. Zu beachten ist, dass die Bruttoeinnahmen eine eventuelle Umsatzsteuer einschließen, sodass die tatsächliche Grenze eigentlich um 19 % tiefer angesetzt werden muss. Wer diese Kriterien erfüllt, kann die Kleinunternehmerregelung beantragen und somit keine Umsatzsteuer auf den Rechnungen ausweisen (allerdings ist dann ein entsprechender Hinweis auf den Rechnungen zwingend erforderlich).

Existenzgründer müssen dann diese Grenzen Jahr für Jahr neu prüfen, um zu beurteilen, ob die Kleinunternehmerregelung noch anzuwenden ist. Sollte die Umsatzgrenze in einem Jahr überschritten worden sein, kann sie zu einem späteren Zeitpunkt bei geringeren Umsätzen ggf. wieder in Anspruch genommen werden. Dies ist dem Finanzamt schriftlich mitzuteilen, da ansonsten Aufforderungen zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen die Regel sind. Im Rahmen der jährlichen Steuererklärung muss mit Blick auf die erzielten Betriebseinnahmen angegeben werden, dass die Kleinunternehmerregelung angewendet wird.
 

Klein, aber dennoch geschäftstüchtig: Die Anwendung der Kleinunternehmerregelung

Kleinunternehmen führen also keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab, auf den Rechnungen darf diese aber auch keinesfalls ausgewiesen werden. Zudem ist zu beachten, dass Kleinunternehmen nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Durch die Option für diese Regelung vereinfachen Existenzgründer die Buchhaltung, denn regelmäßige Abführungen an das Finanzamt und Dokumentationen zur Umsatzsteuer entfallen somit. Im Wesentlichen bestimmen die Rechnungen, die einen Hinweis zur Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht durch die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung enthalten, den Aufwand der Buchhaltung. Natürlich liegt aber keine Befreiung von der Einkommenssteuer vor, die auf die erzielten Einnahmen zu zahlen ist. Auch muss ein Gewerbe angemeldet und Gewerbesteuer abgeführt werden, sofern es sich nicht um eine freiberufliche Tätigkeit handelt. Die Höhe der Einnahmen ist für diese unternehmerische Steuerlast nicht entscheidend. Maßgebend in puncto Umsatzsteuerpflicht sind somit die Obergrenze von 17.500 Euro zu Beginn der selbstständigen Tätigkeit sowie die Entwicklung im Folgejahr (maximal 50.000 Umsatz). Beide Bedingungen sind zu erfüllen und stets im Auge zu behalten!
 

Kluge Existenzgründer handeln nachhaltig durch langfristiges Denken

Da die Entscheidung für die Kleinunternehmerregelung für einen Zeitraum von 5 Jahren bindend ist, sollte sie zu Beginn gut überlegt werden. Es mag schwierig sein, Umsätze zu prognostizieren, allerdings ist dies der einzige Weg, um die Umsatzsteuerpflicht zahlenbasiert im wahrsten Wortsinne abschätzen zu können. Nicht für alle Existenzgründer mit voraussichtlich geringen Umsätzen ist die Kleinunternehmerregelung generell zu empfehlen. Die Regelbesteuerung kann konkret von Vorteil sein, wenn bei einer Geschäftsneugründung die Vorsteuern die Umsatzsteuerschuld übertreffen. Kleinunternehmer sind nicht zum Abzug der Vorsteuer berechtigt, was sich in der Startphase bei größeren Anschaffungen als Nachteil im operativen Geschäft erweisen kann. Wer sich für die so genannte Regelbesteuerung mit Abführung der Umsatzsteuer an das Finanzamt entscheidet, muss die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder vierteljährlich beim Finanzamt einreichen.
 

Was passiert, wenn ich die Grenze für die Kleinunternehmerregelung überschreite?

Sofern im laufenden Geschäftsjahr die Grenze von 17.500 Euro überschritten wird, muss für das folgende Geschäftsjahr optiert (d.h. Umsatzsteuer erhoben) werden. Unternehmer handeln hier selbstständig respektive eigenverantwortlich, sodass das Finanzamt nicht auf diesen Umstand aufmerksam machen muss. Die Pflicht für die Umsatzsteuer in diesem Geschäftsjahr gilt selbst dann, wenn sich für das darauffolgende Jahr schon wieder Umsätze unterhalb der Grenze andeuten. Allerdings ist dann wieder eine Rückkehr zur Kleinunternehmerregelung möglich. Wer diese Grenzen übersieht und keine Umsatzsteuer trotz formaler Pflicht abführt, muss mit Nachzahlungen an das Finanzamt rechnen: Je nach Art der Produkte/Dienstleistung werden die Einnahmen dann um 19 % geschmälert. Es empfiehlt sich also dringend, die Umsatzzahlen und Geschäftsentwicklung konsequent zu beachten, sofern man sich zu Beginn für die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung entschieden hat.
 

Was bedeutet die Entscheidung in der Praxis: Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung in der Übersicht

Vorteile:

+ Vereinfachung der Buchhaltung (Brutto/Netto Unterscheidung fällt weg), keine ständigen Abführungen an das Finanzamt

+ Preis-Vorteil, da Leistungen für Endkunden günstiger angeboten werden können (legale Ersparnis der Mehrwertsteuer)

+ Wettbewerbsvorteil, wenn bestimmte Leistungen günstiger als bei der Konkurrenz angeboten werden müssen (ohne dass die eigenen Einnahmen geschmälert werden)
 

Nachteile:

- Die Entscheidung ist für 5 Jahre bindend. Es ergibt sich ein Perspektiv-Nachteil, da bei Überschreiten der Grenze zur Regelbesteuerung zurückgekehrt werden muss

- Kontrollzwang, da die Umsätze stets im Blick gehalten werden müssen

- mögliche Image-Nachteile: Im B2B Bereich kann sich der Eindruck ergeben, der Anbieter sei aufgrund geringerer Umsätze kein Profi

- Liquiditätsnachteile: Kleinunternehmer sind nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, sodass sich die Betriebsausgaben faktisch erhöhen. Gerade in der Startphase von investitionsintensiven Geschäftsmodellen kann dies ein entscheidender Nachteil sein.
 

Wann bin ich umsatzsteuerpflichtig? Ein kompaktes Fazit

Grundsätzlich ist jeder Existenzgründer bzw. Unternehmer umsatzsteuerpflichtig, es sei denn, er entscheidet sich für die Kleinunternehmerregelung, die von der Umsatzsteuerpflicht befreit. In diesem Fall dürfen die Einnahmen aber 17.500 Euro im aktuellen oder vorangegangen und 50.000 Euro im folgenden Geschäftsjahr nicht übersteigen, da ansonsten im nächsten Jahr automatisch wieder die Umsatzsteuerpflicht greift. Mit der Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht spüren Existenzgründer formale Vereinfachungen, sodass sie ihre Energie gerade in der Startphase voll und ganz in ihr Geschäft stecken können.

Wie dargelegt, kann die Kleinunternehmerregelung sowohl operative Vor- als auch Nachteile mit sich bringen, hier ist keine generelle Empfehlung möglich. Allerdings sollte jeder Existenzgründer sich mit den zu erwartenden Umsätzen ernsthaft auseinandersetzen, um eine belastbare Entscheidung zu treffen. Für eine tragfähige Entscheidung ist auch die Art der Tätigkeit maßgebend: Wer viele Investitionen tätigt und Produkte einkauft, wird auf den Vorsteuerabzug nicht verzichten wollen und die Kleinunternehmerregelung trotz vermutlich geringer Umsätze eher ausschlagen. Wer allerdings eine kreativ-künstlerische Tätigkeit ohne große Einkaufsaktivitäten ausübt, wird sich über die Erleichterungen und die preislichen Vorteile für die potenzielle Kundschaft freuen. Im Zweifelsfall kann auch eine umfassende Beratung durch einen Steuerfachmann sinnvoll sein. Im schlechtesten Fall, wenn die Pflicht zur Umsatzsteuer ‚übersehen‘ wird, drohen Nachzahlungen, die den Umsatz/Gewinn um 19 % schmälern. Ansonsten vereinfacht sich die Rechnungsstellung durch die Kleinunternehmerregelung, denn mit einem entsprechenden Hinweis müssen nur noch die Zahlungseingänge kontrolliert werden, die Umsatzsteuer ist nicht separat zu verwalten und abzuführen.


Oftmals nachrangig behandelt, aber bedeutend wichtig: Ihre Krankenversicherung

Als Selbstständiger haben Sie die Wahl zwischen gesetzlicher und privater Krankenversicherung. Letztere bietet Ihnen den "umfangreicheren" Versicherungsschutz im Krankheitsfall, den Sie als Selbstständiger benötigen (insbesondere Krankentagegeld im Krankheitsfall). Die Beiträge werden hier auch nicht anhand Ihres Einkommens jährlich neu berechnet, was in der GKV oft zu hohen Nachzahlungen führt. Viele Selbstständige sparen mit der PKV viel Geld, trotz weitaus besseren Leistungen, als in der gesetzlichen Variante!
Tipp: Kostenlos PKV vergleichen und Geld sparen!

 

Wann bin ich umsatzsteuerpflichtig? Die wichtigsten Antworten auf diese Frage

  • grundsätzlich ist jeder Unternehmer umsatzsteuerpflichtig (wobei nicht alle Leistungen und Produkte der Umsatzsteuerpflicht unterliegen [Beispiel: medizinische Leistungen])
  • die Befreiung von der Umsatzsteuer hat nichts mit zu zahlender Gewerbe- und oder Lohnsteuer zu tun
  • Existenzgründer können sich für die Kleinunternehmerregelung entscheiden und keine Umsatzsteuer abführen (diese Entscheidung ist für 5 Jahre bindend)
  • Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen, ein entsprechender Rechtshinweis ist unabdingbar
  • für die Kleinunternehmerregelung dürfen folgende Grenzen nicht überschritten werden: 17.500 Euro im vorangegangen oder aktuellen Geschäftsjahr sowie 50.000 Euro im Folgejahr
  • unternehmerische Pflicht zur Kontrolle: werden die Grenzen überschritten, so greift im Folgejahr automatisch die Umsatzsteuerpflicht (das Finanzamt muss darauf nicht gesondert aufmerksam machen)
  • der große Vorteil in der Kleinunternehmerregelung liegt in der buchhalterischen Vereinfachung sowie in preislichen Vorteilen für Kunden
  • der große Nachteil der Befreiung von der Umsatzsteuer ist die fehlende Berechtigung zum Vorsteuerabzug für Kleinunternehmer (besonders für einkaufsintensive Geschäftsmodelle)

7 Schritte zur Selbstständigkeit

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