Selbstständig machen als Pflegekraft

Der Trend ist seit einigen Jahren deutlich zu beobachten. Die Gründe liegen auf der Hand: niedrige Löhne, lange und schwer planbare Arbeitszeiten, Schichtdienste, hohe Belastung und Überstunden, die häufig nicht vergütet werden. Unter diesen Bedingungen erscheint die berufliche Selbstständigkeit als attraktive Alternative – höhere Honorare, mehr Selbstbestimmung, bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie und die Möglichkeit, sich auf bestimmte Fachbereiche zu spezialisieren.

Wer diesen Weg geht, sollte allerdings von Beginn an wissen, worauf er sich einlässt. Die freiberufliche Pflege ist rechtlich anspruchsvoller als die meisten anderen Selbstständigkeiten im Gesundheitsbereich, weil sich hier drei Regelwerke überlagern: das Pflegeversicherungsrecht, das Sozialversicherungsrecht und das Steuerrecht. Genau an diesen Schnittstellen scheitern in der Praxis die meisten Gründungen.

Voraussetzungen für die Selbstständigkeit als Pflegekraft

Die Ausbildung zur Pflegefachfrau bzw. zum Pflegefachmann ist seit dem Inkrafttreten des Pflegeberufegesetzes am 1. Januar 2020 generalistisch organisiert. Pflegekräfte sind dadurch flexibel einsetzbar und können in der Alten-, Kranken- und Kinderkrankenpflege gleichermaßen tätig sein. Die abgeschlossene Ausbildung bildet die Grundlage für die selbstständige Tätigkeit – ohne sie ist der Weg versperrt, weil die Berufsbezeichnung geschützt ist.

Wer noch nicht examiniert ist, aber pflegenahe Leistungen anbieten möchte, landet in einem anderen Feld: Betreuung, Alltagsbegleitung und hauswirtschaftliche Unterstützung sind auch ohne Pflegeexamen möglich, gehören dann aber zur Seniorenbetreuung beziehungsweise zur ambulanten Hauswirtschaft – und sind meist gewerblich.

Was darf eine selbstständige Pflegekraft?

Das Leistungsangebot ergibt sich aus der Ausbildung und eventuellen Fortbildungen. Zur grundpflegerischen Versorgung zählen Körperpflege, Ernährungshilfen und Unterstützung bei der Mobilität. Zur Behandlungspflege gehören Injektionen, Wundversorgung oder Katheterpflege – diese Leistungen dürfen nur mit entsprechender Qualifikation und auf ärztliche Anordnung erbracht werden.

Wer sich vertiefen möchte, kann Zusatzqualifikationen erwerben, etwa im Wundmanagement, in der Palliativpflege, der außerklinischen Intensivpflege oder der Demenzbegleitung. Diese Qualifikationen sind in der freiberuflichen Tätigkeit nicht nur fachlich, sondern auch wirtschaftlich der entscheidende Hebel: Sie heben das Honorar aus dem Bereich, in dem ohnehin jeder anbietet.

Freiberuflich oder gewerblich – wo verläuft die Grenze?

Die pflegerische Tätigkeit selbst ist freiberuflich; sie zählt zu den Heil- und Heilhilfsberufen im Sinne des § 18 EStG. Eine Gewerbeanmeldung entfällt damit in den meisten Fällen. Gewerblich wird es dort, wo der pflegerische Bezug fehlt: reine Haushaltshilfe, Einkaufsdienste, Fahrdienste oder der Verkauf von Pflegehilfsmitteln. Wer beides anbietet, muss die Einkünfte sauber trennen – sonst droht die Infektion der gesamten Einnahmen mit der Gewerbesteuer.

Wird der gewerbliche Teil relevant, ist die Anmeldung selbst schnell erledigt.

Gewerbeanmeldungs-Plan: Ihre persönliche Checkliste

Was ist vor Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit zu tun?

Die freiberufliche Tätigkeit wird formlos beim Finanzamt angemeldet, das daraufhin eine Steuernummer vergibt. Diese ist später auf jeder Rechnung anzugeben. In vielen Bundesländern kommt eine Registrierung beim Gesundheitsamt hinzu, teilweise verbunden mit einer gesundheitlichen Eignungsprüfung. Zudem muss die Tätigkeit bei der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW) angemeldet werden – die Mitgliedschaft ist Pflicht, auch ohne Personal. Was dahintersteckt, erklärt unser Ratgeber zur Berufsgenossenschaft.

Die Einkünfte werden in der Einkommensteuererklärung angegeben, die Gewinnermittlung erfolgt über eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Eine Bilanzierungspflicht besteht für Freiberufler unabhängig von der Höhe des Gewinns nicht.

Buchführungspflicht-Check: Gilt die EÜR für mich?

Umsatzsteuer: Welche Vorschrift wirklich gilt

Häufig wird für Pflegeleistungen § 4 Nr. 14 UStG genannt – das ist die Vorschrift für ärztliche und therapeutische Heilbehandlungen. Für pflegerische Leistungen ist stattdessen § 4 Nr. 16 UStG einschlägig. Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass sich selbstständige Pflegekräfte für die Steuerbefreiung auf das Unionsrecht berufen können, wenn sie die Voraussetzungen erfüllen, um Verträge nach § 77 Abs. 1 SGB XI schließen zu können (BFH, Urteil vom 18.08.2015, V R 13/14). Der entsprechende Hinweis gehört auf jede Rechnung.

Vorsicht bei Leistungen ohne pflegerischen Kern: Betreuung, Begleitung und Hauswirtschaft fallen nicht automatisch unter die Befreiung. Wer solche Leistungen gesondert abrechnet, sollte die Umsatzgrenzen im Blick behalten – die Kleinunternehmerregelung greift seit dem 1. Januar 2025 bei bis zu 25.000 Euro Vorjahresumsatz und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr.

Kleinunternehmer-Rechner: Umsatzgrenzen prüfen

Abrechnung mit den Pflegekassen: Was § 77 SGB XI tatsächlich hergibt

Hier hält sich hartnäckig eine Halbwahrheit – in beide Richtungen. Richtig ist: § 77 SGB XI sieht Verträge zwischen Pflegekassen und einzelnen geeigneten Pflegekräften ausdrücklich vor. Der Gesetzgeber hat die frühere Kann-Regelung im Zuge des Pflege-Neuausrichtungs-Gesetzes sogar zur Soll-Regelung aufgewertet. Ein pauschales „Einzelpersonen können nicht mit den Kassen abrechnen" ist juristisch also falsch.

Richtig ist aber auch: In der Praxis werden solche Verträge selten geschlossen. Die Kassen stellen hohe Anforderungen – regelmäßig verlangt werden unter anderem der Nachweis der Berufsqualifikation, Tätigkeitsnachweise, die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft, ein Institutionskennzeichen und ein konkreter Pflegebedürftiger, der ausdrücklich von dieser Pflegekraft und nicht von einem Pflegedienst versorgt werden möchte. Verträge mit Angehörigen bis zum dritten Grad und mit Personen aus demselben Haushalt sind ausgeschlossen.

Für den Start bleiben damit in aller Regel zwei tragfähige Wege:

Wer perspektivisch nicht allein arbeiten will, findet den Weg zur eigenen Struktur in unserem Beitrag zum Pflegedienst gründen; die Zahlenseite dazu liefert der Businessplan für einen Pflegedienst.

Gefahr der Scheinselbstständigkeit: der Knackpunkt in der Pflege

Kein anderes Thema entscheidet in diesem Beruf so hart über Erfolg oder Nachzahlung. Das Bundessozialgericht hat mit Urteil vom 7. Juni 2019 (B 12 R 6/18 R) entschieden, dass Honorarpflegekräfte in stationären Pflegeeinrichtungen regelmäßig nicht selbstständig, sondern abhängig beschäftigt und damit sozialversicherungspflichtig sind. Begründung: Der Versorgungsauftrag der Einrichtung und die heimrechtlichen Vorgaben führen praktisch zwangsläufig zur Eingliederung in deren Organisations- und Weisungsstruktur; unternehmerische Freiheiten sind dort kaum denkbar. Selbstständigkeit kommt nur ausnahmsweise in Betracht.

Für die freiberufliche Praxis heißt das: Der Einsatz im Pflegeheim ist als Honorartätigkeit heikel, die häusliche Versorgung mit eigenen Klienten dagegen deutlich tragfähiger. Kritisch wird es außerdem, wenn nur ein Auftraggeber vorhanden ist, wenn Dienstpläne und Dokumentationsvorgaben von außen gesetzt werden oder wenn die Pflegekraft dauerhaft im Haushalt des Patienten lebt. Wer Klarheit braucht, sollte das Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV bei der Deutschen Rentenversicherung nutzen – lieber vorher als nach einer Betriebsprüfung. Grundsätzliches dazu steht in unserem Ratgeber zur Scheinselbstständigkeit.

Scheinselbstständigkeits-Check in 12 Fragen

Ausgangsanalyse: Warum selbstständig machen als Pflegekraft?

Deutschland altert so stark wie kaum ein anderes europäisches Land. Nach Angaben des Statistischen Bundesamtes waren Ende des Erhebungsjahres 2023 rund 5,7 Millionen Menschen pflegebedürftig im Sinne des Pflegeversicherungsgesetzes – ein Zuwachs von 15 Prozent gegenüber der Erhebung zwei Jahre zuvor. Rund 86 Prozent von ihnen, also etwa 4,9 Millionen Menschen, werden zu Hause versorgt; gut 3,1 Millionen davon ausschließlich durch Angehörige mit Pflegegeld.

Genau in dieser Lücke liegt der Markt für freiberufliche Pflegekräfte: Millionen Familien pflegen selbst, stoßen an Grenzen und finden keinen Pflegedienst mit freien Kapazitäten. Wer verlässlich, fachlich sauber und planbar arbeitet, hat in diesem Umfeld keine Nachfrageprobleme – die Herausforderung liegt woanders, nämlich in der Kalkulation und im Status.

Schritt für Schritt in die freiberufliche Pflege

Die folgende Übersicht ist eine unverbindliche Orientierung und ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall.

Zielgruppe: An wen richtet sich eine freiberufliche Pflegekraft?

Die Zielgruppe ist groß und reicht von Pflegebedürftigen und ihren Angehörigen über Pflegedienste, Kliniken und Praxen bis zu betreuten Wohnformen, Hospizen und Einrichtungen der Kurzzeitpflege. Wie sich diese Klientel ansprechen lässt, beleuchtet unser Beitrag zur Zielgruppe Senioren.

Bei der Planung ist einzukalkulieren, dass die Tätigkeit nicht nur aus Pflegearbeit besteht. Eine selbstständige Pflegekraft verantwortet zugleich Abrechnung, Organisation, Dokumentation, Verträge und Zeitmanagement. Diese Nebenzeiten sind kein Beiwerk – sie machen einen erheblichen Teil der Arbeitswoche aus und müssen im Stundensatz abgebildet sein, sonst arbeitet man sie unbezahlt ab.

Was darf Pflege kosten? Wie viel verdient man als Pflegekraft?

In der Grundpflege sind Stundensätze zwischen etwa 35 und 55 Euro realistisch, spezialisierte Leistungen bewegen sich eher zwischen 50 und 80 Euro pro Stunde, in der außerklinischen Intensivpflege liegen sie darüber. Die Spanne hängt von Region, Qualifikation und Leistungsumfang ab.

Entscheidend ist die Unterscheidung, an der viele Gründer scheitern: Der Stundensatz ist Umsatz, nicht Einkommen. Davon gehen Einkommensteuer, Rentenversicherungsbeiträge, Kranken- und Haftpflichtversicherung, Fahrtkosten, Fortbildungen und die unbezahlten Zeiten für Dokumentation und Verwaltung ab. Hinzu kommt, dass Urlaubs- und Krankheitstage ersatzlos ausfallen. Statt sich an fremden Beispielrechnungen zu orientieren, rechnen Sie besser mit Ihren eigenen Zahlen: gewünschter Gewinn, tatsächlich abrechenbare Stunden, reale Fixkosten.

Stundensatz-Rechner mit Branchenvergleich

Wer wissen will, welcher Jahresumsatz nötig ist, damit am Ende der angestrebte Betrag übrig bleibt, dreht die Rechnung um.

Zielumsatz-Rechner: Was muss ich erwirtschaften?

Weil die Einkommensteuer nicht monatlich einbehalten wird, sondern gesammelt nachkommt, gehört ein fester Anteil jeder Zahlung sofort beiseite.

Steuerrücklagen-Rechner: Wie viel zurücklegen? Einkommensteuerrechner für Selbstständige

Und wer den Vergleich zur Anstellung sucht, sollte nicht Stundensatz gegen Stundenlohn stellen, sondern den Gewinn nach allen Kosten gegen das Nettogehalt.

Brutto-Netto-Rechner für den Vergleich zur Anstellung

Welche Versicherungen braucht eine selbstständige Pflegekraft?

Eine Berufshaftpflichtversicherung ist unerlässlich, da Fehler im Pflegealltag schwerwiegende Folgen haben können. Ergänzend kann eine Rechtsschutzversicherung sinnvoll sein. Die Mitgliedschaft in der BGW ist ohnehin Pflicht.

Ein Punkt, der regelmäßig übersehen wird: Selbstständige Pflegekräfte unterliegen nach § 2 Satz 1 Nr. 2 SGB VI der Versicherungspflicht in der gesetzlichen Rentenversicherung – und zwar solange sie keinen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigen. Wer das nicht von Anfang an einplant, bekommt die Beiträge später rückwirkend in Rechnung gestellt. Freiwillig ist hier nichts; die private Altersvorsorge kommt gegebenenfalls obendrauf.

Bei der Krankenversicherung besteht dagegen Wahlfreiheit. Weil der Beitrag in der gesetzlichen Kasse am Einkommen hängt und für Selbstständige eine Mindestbemessungsgrundlage gilt, lohnt die Rechnung vor dem Start.

Krankenkassenrechner: GKV-Beitrag für Selbstständige

Wer allein arbeitet, hat keinen Kollegen, der einspringt: Bei Krankheit steht das Honorar sofort still, während die laufenden Kosten weiterlaufen.

Krankentagegeld-Bedarfsrechner

Vertragliche Grundlagen: nie ohne schriftliche Vereinbarung

Pflegeleistungen sollten niemals ohne schriftlichen Vertrag erbracht werden. Ein Pflegevertrag regelt Leistungsumfang, Einsatzzeiten, Vergütung, Fahrtkosten, Dokumentationspflichten, Vertretungsregelungen bei Urlaub und Krankheit sowie Kündigungsfristen. Auch Sonderregelungen – etwa zur privat finanzierten Verhinderungspflege oder zu Zusatzleistungen – gehören hinein.

Ein sauberer Vertrag hat neben dem Haftungsschutz einen zweiten Nutzen, der oft unterschätzt wird: Er dokumentiert die unternehmerische Eigenständigkeit und ist damit ein Baustein gegen den Vorwurf der Scheinselbstständigkeit. Wer eigene Vertragsbedingungen stellt, eigene Preise setzt und Vertretung selbst organisiert, argumentiert im Statusverfahren deutlich besser.

Tücken und häufige Fehler beim Start

• Nur einen Auftraggeber haben: Der klassische Einstieg über einen einzelnen Pflegedienst ist bequem – und der direkte Weg in die Statusprüfung.
• Rentenversicherungspflicht übersehen: § 2 SGB VI wird häufig erst bei einer Prüfung entdeckt, dann rückwirkend samt Säumniszuschlägen.
• Stundensatz vom Bruttogehalt ableiten: Wer den bisherigen Stundenlohn als Maßstab nimmt, kalkuliert Steuern, Versicherungen und Ausfallzeiten weg.
• Fahrt- und Dokumentationszeiten verschenken: In der mobilen Pflege ist ein erheblicher Teil der Arbeitszeit nicht am Patienten – wird das nicht eingepreist, sinkt der reale Stundenlohn massiv.
• Behandlungspflege ohne Anordnung erbringen: Fachlich naheliegend, rechtlich riskant – ohne ärztliche Verordnung fehlt die Grundlage.
• Umsatzsteuer falsch behandeln: Betreuungs- und Hauswirtschaftsleistungen ohne pflegerischen Kern sind nicht automatisch befreit.
• Ohne schriftlichen Vertrag starten: Bei Streit über Umfang oder Vergütung steht Aussage gegen Aussage.

Wie Patienten gewinnen als selbstständige Pflegekraft?

Die Akquise ist zu Beginn die größte Hürde. Eine professionell gestaltete Webseite ist heute unverzichtbar, weil Angehörige online nach Unterstützung suchen – meist unter Zeitdruck und in einer belastenden Situation. Entscheidend ist weniger die Gestaltung als die Frage, ob innerhalb weniger Sekunden erkennbar ist, welche Leistungen im welchem Gebiet angeboten werden und wie man Kontakt aufnimmt.

Daneben tragen Einträge in Kartendiensten, regionale Pflegeverzeichnisse, Kooperationen mit Ärzten, Apotheken und Pflegestützpunkten sowie Aushänge in Seniorentreffs. Vermittlungsplattformen können den Start beschleunigen, ihre Vertragsbedingungen gehören aber genau gelesen – Exklusivitätsklauseln und Provisionsmodelle wirken sich direkt auf die Kalkulation aus. Wer sein Angebot später verbreitern will, findet Anregungen beim Cross-Selling in der Pflege oder beim benachbarten Einkaufsservice.

Bereits wenige feste Klienten reichen aus, um wirtschaftlich zu starten – was die Sache aber nicht ungefährlich macht: Fällt einer davon weg, bricht ein großer Teil der Einnahmen auf einmal weg.

Spezialisierung: mit Fachkompetenz zu höheren Honoraren

Der Bedarf an spezialisierten Pflegekräften steigt. Besonders gesucht sind Fachkräfte in der Demenzbetreuung, im Wundmanagement, in der Palliativpflege und in der außerklinischen Intensivpflege. Wer sich auf ein Fachgebiet konzentriert, kann höhere Honorare durchsetzen, hebt sich vom Wettbewerb ab und baut mittelfristig ein Netzwerk auf, das Aufträge von allein bringt.

Der wirtschaftliche Effekt ist erheblich: Zwischen einer allgemeinen Grundpflege und einer qualifizierten Intensivpflegeleistung liegen im Stundensatz oft mehr als zwanzig Euro – bei vergleichbarem Zeitaufwand. Fortbildungskosten amortisieren sich in diesem Beruf insofern schneller als in den meisten anderen Selbstständigkeiten.

Finanzierung und Förderung

Der Kapitalbedarf ist in der freiberuflichen Pflege niedrig – ein zuverlässiges Fahrzeug, Arbeitskleidung, Dokumentationssoftware und die Absicherung genügen meist. Trotzdem lohnt der Blick auf Zuschüsse, gerade in der Anlaufphase, in der die Klientenzahl noch schwankt.

Kostenloser Fördermittelcheck

Wer aus der Arbeitslosigkeit heraus startet, sollte den Gründungszuschuss vor Aufnahme der Tätigkeit prüfen – im Nachhinein ist er nicht mehr zu bekommen.

Gründungszuschuss: Anspruch prüfen

Das Fahrzeug ist in diesem Beruf das zentrale Betriebsmittel; ob es sinnvoller ins Betriebs- oder ins Privatvermögen gehört, entscheidet sich an der betrieblichen Nutzung.

Firmenwagenrechner: 1-%-Regelung oder Fahrtenbuch?

Wer zunächst neben der Anstellung startet, findet die Rahmenbedingungen in unserem Ratgeber zur nebenberuflichen Selbstständigkeit – in der Pflege ist das ein gangbarer Einstieg, weil sich Dienste und eigene Klienten oft vereinbaren lassen.

Perspektiven für selbstständige Pflegekräfte

Die Aussichten sind selten so eindeutig gewesen: Die Zahl der Pflegebedürftigen steigt seit Jahren deutlich, während gleichzeitig Pflegepersonal fehlt. Wer fachlich sauber arbeitet, sich gut organisiert, regelmäßig fortbildet und sein Angebot klar zuschneidet, kann sich eine wirtschaftlich tragfähige Existenz aufbauen. Manche Pflegekräfte entwickeln ihre Tätigkeit später weiter und gründen einen eigenen Pflegedienst – dann allerdings mit Personal, Qualitätsmanagement und den entsprechenden Auflagen.

Sobald die erste Mitarbeiterin dazukommt, verschiebt sich die Kalkulation grundlegend, weil das Arbeitgeberbrutto deutlich über dem liegt, was auf der Abrechnung steht.

Mitarbeiterkosten-Rechner: Was kostet eine Pflegekraft wirklich?

Wer diesen Schritt plant, sollte zugleich die Rechtsform überdenken – mit Personal steigt das Haftungsrisiko spürbar.

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